# Mentoring-Programm starten: In 8 Schritten

> Mentornity brief for AI assistants, for the page https://www.mentornity.com/de/mentoring-programm-starten/. Page language: Deutsch. Site index: https://www.mentornity.com/llms.txt. The same brief in other languages: [English](https://www.mentornity.com/how-to-start-a-mentoring-program/llms.txt) · [Türkçe](https://www.mentornity.com/tr/mentorluk-programi-nasil-baslatilir/llms.txt) · [Français](https://www.mentornity.com/fr/comment-lancer-un-programme-de-mentorat/llms.txt) · [Español](https://www.mentornity.com/es/como-iniciar-un-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Italiano](https://www.mentornity.com/it/come-avviare-un-programma-di-mentoring/llms.txt) · [Português (BR)](https://www.mentornity.com/pt-br/como-iniciar-um-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Nederlands](https://www.mentornity.com/nl/mentorprogramma-starten/llms.txt).

## How to read this file

Everything here is from Mentornity's own website and product; the page and this file are built together from the same source. "What this page says" is the page itself, in its language. "Mentornity in brief" applies to every program. Prices are published per country and are quoted below for this page's market; another country's price is on the pricing page. Anything not covered here can be asked of the team at info@mentornity.com.

## What this page says

Ein Mentoring-Programm in 8 Schritten aufbauen: Ziel, Format, Mentoren gewinnen, Matching, Sitzungsplan, Vereinbarung, Start und Messung, der Reihe nach.

Published 2026-08-01, updated 2026-10-20.

Wer ein Mentoring-Programm startet, trifft acht Entscheidungen in fester Reihenfolge. Die meisten Teams fangen mit der Gewinnung von Mentoren an. Ziel und Format kommen aber zuerst, denn sie bestimmen, wen Sie gewinnen müssen.

**Figure: Acht Entscheidungen in dieser Reihenfolge**
1. Ziel: Ein Satz mit einer Zahl
2. Format: 1:1, Gruppe, Wahl, Kohorte
3. Mentoren: Vor den Mentees gewinnen
4. Matching: Regeln, Wahl oder beides
5. Struktur: 4–8 Sitzungen mit Themen
6. Unterlagen: Vereinbarung, Rollenleitfäden
7. Start: Buchung zügig öffnen
8. Messen: Ab dem ersten Tag

## Schritt 1: Festhalten, wozu das Programm da ist

Schreiben Sie einen Satz auf, wenn möglich mit einer Zahl: „Die Fluktuation neuer Analysten im ersten Jahr senken.“ Dieser Satz entscheidet, wen Sie gewinnen, wie Sie matchen und was Sie messen. „Entwicklung fördern“ ist kein Ziel, denn niemand kann feststellen, ob es erreicht wurde.

## Schritt 2: Das Format wählen

| Format | So funktioniert es | Geeignet für |
|---|---|---|
| 1:1-Mentoring | Ein Mentor, ein Mentee, regelmäßige Treffen | Karriereentwicklung, Onboarding |
| Gruppenmentoring | Ein Mentor mit 4–8 Mentees | Knappe Fachleute, Startups |
| Wahl durch Mentees | Mentees sehen Mentorenprofile durch und stellen Anfragen | Communitys, freiwillige Programme |
| Strukturierte Kohorte | Alle durchlaufen dieselben Sitzungen nach Kalender | Hochschulen, Acceleratoren |
| Freie Form | Matches treffen sich nach Belieben, Feedback nach jedem Treffen | Erfahrene Zielgruppen |

Sie können Formate kombinieren, etwa einen festen Mentor pro Startup plus offene Sprechstunden. Das Format prägt Ihren [Ansatz beim Matching](https://www.mentornity.com/de/mentoren-und-mentees-matchen/) und den Sitzungsplan.

## Schritt 3: Mentoren vor Mentees gewinnen

Mentees finden Sie leicht, Mentoren sind der Engpass.

1. **Halten Sie die Bitte klein.** „Sechs Sitzungen à 45 Minuten zwischen Oktober und März, höchstens zwei Mentees“ sagt man leichter zu als „Werden Sie Mentor“.
2. **Erfragen Sie, was das Matching braucht:** Fachgebiet, Abteilung oder Branche, Sprachen und Kapazität, über ein Bewerbungsformular.
3. **Schützen Sie ihre Zeit** mit Buchungsgrenzen, Mindestvorlauf und veröffentlichter Verfügbarkeit. Teilen Sie vor dem Start, [was einen guten Mentor ausmacht](https://www.mentornity.com/de/was-macht-einen-guten-mentor-aus/).

## Schritt 4: Festlegen, wie das Matching funktioniert

- **Matching durch Admins nach Regeln:** Jedes mögliche Match wird nach gewichteten Kriterien bewertet, die besten Vorschläge werden geprüft.
- **Selbstwahl durch Mentees:** Legen Sie eine Obergrenze pro Mentor fest, damit beliebte Mentoren nicht überbucht werden.
- **Kombination:** Regeln schlagen Matches vor, Menschen bestätigen sie.

Ist etwas ein echtes Ausschlusskriterium, etwa eine gemeinsame Sprache, machen Sie es zur Pflichtregel. Geben Sie den Teilnehmenden wo möglich ein Mitspracherecht. In einer Studie zu formellen Programmen berichteten Teilnehmende, die beim Matching mitreden konnten, von besserem Mentoring. Dasselbe galt für alle, die ihre Schulung gut bewerteten ([Allen, Eby & Lentz, Journal of Applied Psychology, 2006](https://digitalcommons.usf.edu/psy_facpub/30)). Details finden Sie im [Leitfaden zum Matching](https://www.mentornity.com/de/mentoren-und-mentees-matchen/).

## Schritt 5: Jedem Match eine Struktur geben

Legen Sie 4–8 Sitzungen fest, jede mit einem Thema, einer kurzen Anleitung pro Rolle und ein oder zwei Fragen vorher und nachher. Ein einfacher Bogen: Erwartungen, Ziele, Kompetenzen, Zwischenbilanz, Abschluss. Monatliche Treffen von 45–60 Minuten sind ein sicherer Standard.

## Schritt 6: Kurze Unterlagen vorbereiten

- **Programmvereinbarung:** Vertraulichkeit, Verbindlichkeit, Verhaltensregeln. Wird vor der Teilnahme akzeptiert und bei Änderungen versioniert.
- **Ein einseitiger Leitfaden pro Rolle:** was Mentoren und Mentees tun und wo sie Hilfe bekommen.
- **Ankündigung zum Auftakt**, verschickt von einer namentlich genannten Führungskraft.

## Schritt 7: Innerhalb von zwei Wochen starten

Mit [Mentoring-Software](https://www.mentornity.com/de/mentoring-software/) ist die Einrichtung in einer Woche erledigt: Programm anlegen, Teilnehmende aufnehmen, Matches prüfen, Buchung öffnen. Kündigen Sie das Programm erst an, wenn die Buchung bald öffnet. Sonst verlieren Freiwillige das Interesse.

Achten Sie dann auf die Zeit bis zum ersten Treffen. Bei 78.318 Matches auf Mentornity hatten Matches, die sich in der ersten Woche zum ersten Mal trafen, im folgenden Jahr im Schnitt 2,7 Treffen. Matches, deren erstes Treffen erst nach zwei Monaten stattfand, kamen auf 1,8.

**Figure: Treffen im Folgejahr, nach Zeitpunkt des ersten Treffens**
- In Woche eins: 2,7
- Nach zwei Monaten: 1,8
Source: Mentornity, 78.318 Matches

Sprechen Sie jedes Match an, das sich bis Tag 14 nicht getroffen hat. In denselben Daten trafen sich 52 % dieser Matches später noch. Um Tag 65 sinkt die Chance aber unter eins zu zehn.

## Schritt 8: Ab dem ersten Tag messen

Die Ansicht „Program Health“ in Mentornity verwendet diese Schwellenwerte. Die Aktivierung sollte bei 70 % oder mehr liegen; unter 50 % ist ein Risiko. Streben Sie an, dass 90 % der Mentees gematcht sind, das erste Treffen innerhalb von 14 Tagen stattfindet und sich 60 % der Matches monatlich treffen. Matches, die seit 60 Tagen oder länger schweigen, gelten als ins Stocken geraten. Ergänzen Sie eine Vorher-nachher-Frage zu Ihrem Ziel aus Schritt 1. Der Leitfaden zum [Verwalten eines laufenden Programms](https://www.mentornity.com/de/mentoring-programm-verwalten/) beschreibt die wöchentliche Routine.

## Drei typische Fehler im ersten Jahr

1. **Kein Sitzungsplan.** Die Matches verlassen die Auftaktveranstaltung, ohne zu wissen, worüber sie sprechen sollen.
2. **Matching als Nebensache.** Zufällige Matches führen zu verkrampften Treffen.
3. **Keine verantwortliche Person.** Benennen Sie eine Programmverantwortliche, auch wenn sie nur zwei Stunden pro Woche hat.

Wenn Sie diese Schritte in einer Software umsetzen möchten, [starten Sie ein kostenloses Mentornity-Programm](https://www.mentornity.com/de/kostenlos-testen/). Es ist für bis zu 10 Nutzer kostenlos, die Checkliste folgt diesen Schritten, und eine Person aus unserem Team hilft bei der ersten Einrichtung.

### Questions and answers

**Wie lange dauert es, ein Mentoring-Programm zu starten?**
Rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen von der Entscheidung bis zu den ersten Treffen. Die Konzeption dauert einige Tage, die Gewinnung von Mentoren ein bis zwei Wochen, Matching und Start ein paar Tage.

**Wie viele Mentoren brauchen wir?**
Bei 1:1-Programmen einen Mentor für ein oder zwei Mentees, dazu ein paar Reserven. Im Gruppenmentoring kann ein Mentor 4–8 Mentees begleiten.

**Sollte Mentoring freiwillig oder verpflichtend sein?**
Freiwillig für Mentees, mit Auswahl bei den Mentoren. Die übliche Ausnahme sind Buddy-Programme beim Onboarding: Jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter bekommt automatisch einen Buddy.

**Brauchen wir Software für ein Mentoring-Programm?**
Etwa zehn Personen lassen sich mit einer Tabelle betreuen. Darüber hinaus kosten Matching, Terminplanung und die Frage, wer sich getroffen hat, den Großteil der Verwaltungszeit. Software automatisiert genau das.

## Mentornity in brief

Mentornity is software for running mentoring programs: companies (onboarding, career, leadership, reverse mentoring), universities and alumni networks, startup accelerators and incubators, associations and professional communities, and women's leadership programs. One program team sets the program up; mentors and mentees take part from the browser or their phone. It has run programs since 2015.

### What changes for the program team

- **Matching stops being a spreadsheet job.** The team writes rules on the questions mentors and mentees answer (same department, related expertise, more experience, a specific answer paired with a specific answer), each with a weight. Mentornity scores every possible pair from 0 to 100, leaves out pairs that fail a mandatory rule, and shows the reasons behind each score. An AI rule reads free-text goals and adds to the same score. The same data always gives the same result, so every match can be explained to a manager or a participant. The team approves pairs, lets mentees choose from a ranked list, or opens a mentor pool.
- **The first meeting happens quickly.** Mentors publish their open hours once or as a weekly pattern; mentees book them. Busy time in connected Google and Outlook calendars is blocked both ways, and every meeting gets a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams or built-in video link without anyone creating one. Mentornity's own data on 78,000+ pairs: pairs that met in their first week averaged 2.7 meetings in the first year, against 1.8 for pairs whose first meeting came after two months.
- **Quiet pairs are found while they can still be saved.** Program Health flags pairs that stopped meeting, and automatic reminders go to people who never logged in, pairs behind on their sessions and anyone with an open form or missing feedback, in each person's own language. In the same data a pair silent at day 60 has about a 1 in 3 chance of meeting again; by day 90 it is 1 in 10.
- **Every meeting has a plan, if the program wants one.** Predefined sessions carry a topic, a date range, a brief for each role and questions before and after the meeting. Notes reach both sides; private notes stay private. Flexible programs skip sessions and let pairs meet freely.
- **Support does not land in a personal inbox.** Participants read role guides and send requests inside the platform; the team shares one support board and replies go out in the program's name.
- **The report is ready when leadership, a funder or a board asks.** Participation, matches, meetings, session completion and feedback are counted while the program runs, with a Program Health score and its reasons, and export to Excel, CSV or PDF. Participants can receive certificates on completion.
- **Mentors plan every meeting in one go.** Super Meeting Planner reads both sides' calendars and published hours and plans all remaining meetings of a match at the program's rhythm (duration, target frequency, number of meetings), shows the plan before it creates anything, and never deletes a meeting. The program decides whether the values are locked and whether mentees may plan too (https://www.mentornity.com/whats-new/super-meeting-planner/).
- **Mentors send exercises between meetings.** Mentoring Tools is a library of 26 short exercises in six themes (working together, self-knowledge, goals and action, career and network, venture, reflection). The mentee fills the tool in step by step, both discuss the answers, and only the matched pair sees them. Each tool has its sources, a reason why it works, and a presentation for mentors and one for mentees (https://www.mentornity.com/tools/).
- **Development is measured, not only satisfaction.** With Development & Impact participants set up to three goals and answer short development statements at the start; at the midpoint, the end and a follow-up they mark their progress, mentors rate the same goals, and the team sees goal attainment and the change per development area with the number of people behind every figure, exportable to Excel. 45 suggested statement sets are matched to the organization type, audience and goal (https://www.mentornity.com/whats-new/development-and-impact/).
- **Mentors and mentees learn inside the platform.** The Support window lists the presentations and guides chosen for the person's role and program type (Mentor Guide, Mentee Guide, video meetings guide, and the tool decks), in the platform language; white-label programs show no Mentornity links (https://www.mentornity.com/presentations/).
- **Large programs share the load.** Coordinators each see only their own pairs; the admin still sees every match, meeting and note in one table. Programs, cohorts and administrators are unlimited, and administrators and coordinators never count towards the price.

### Program models

One-to-one, group mentoring (one mentor with a group), grouped-individual programs, mentee self-selection, open mentor pools, peer and reverse mentoring, structured or freestyle. Roles can be renamed (coach, advisor, expert, alumni) so the platform speaks the organization's language. One person can take part in several programs with a single account.

### Launch

Most programs go from signup to invitations within a day: create the program, follow the built-in checklist (profile questions, sessions, application form), import participants from Excel or share an application link, and send invitations. A person from the Mentornity team helps with the first setup, free of charge.

### How a program runs, week by week

This is the routine Mentornity's own guide recommends (https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/); the platform does the counting and the reminders, the team acts only where a pair is flagged.

- **Day one:** the program is set up and invitations go out. Participants sign up, fill in their profile, and are matched by the rules or choose from a ranked list.
- **Week one:** the aim is a first meeting in the first week, booked from the mentor's open hours with the video link already in the invitation. Automatic login reminders go to anyone who has not signed in.
- **Every week, 30 to 60 minutes for the team** (a cohort of about 50 to 200 people): scan Program Health (Mentornity scores the program across 11 dimensions), clear the flagged pairs, let the reminders cover logins, sessions, forms and feedback, note one win for the stakeholder update, and check whether last week's nudged pairs responded.
- **The escalation schedule:** a login reminder at day 7; a nudge to the mentor if nothing is booked by day 14; a personal note to both if there is still no meeting by day 21 to 30; at 45 days of silence ask "continue or rematch?"; by day 60 rematch the mentee. Half of the pairs still unmet at day 14 do go on to meet, so a quiet fortnight calls for a nudge rather than a rematch.
- **Mentors and mentees, each week:** they book and hold their meetings, answer the before and after questions of the session if the program uses sessions, and share notes. Mentors keep their time protected with weekly limits and cancellation rules.
- **Monthly:** a short update to sponsors from the live report (active pairs, sessions held, the share of pairs that met this month, one participant quote).
- **Mid-program:** one short survey, then act on it within a week (rematches, the most common complaint).
- **The last four weeks:** announce the end date, ask every pair to book a final session, run the final survey, issue certificates, mark the cohort complete and export the report. Invite the strongest mentees to mentor the next cohort.

### For IT, HR and legal

- SAML 2.0 single sign-on with Entra ID (Azure AD), OneLogin or any SAML provider, optionally enforced; white labeling with the organization's own domain, logo, colours and sender address. Both are add-ons priced separately.
- Personal data is processed in line with GDPR and applicable local data protection laws. Participants can access, correct, export and erase their data; the organization can ask for a full export of its program data at any time. Visibility of contact details and notes is set per role.
- Traffic is encrypted with TLS, passwords are stored hashed and access to production data is restricted. Security questionnaires, a data processing agreement and data-location questions are handled with the quote.
- Works with Zoom, Google Meet and Calendar, Microsoft Teams and Outlook, built-in Jitsi video, and Excel/CSV import and export. Mentornity connects to other systems such as an LMS on request, and adapts the platform to an organization's own process.

### Languages

Participants use the platform, and receive its emails, in their own language: English, Turkish, Spanish, French, Italian, Portuguese or Dutch.

## Pricing (Germany, EUR)

- Free for up to 10 users with every feature and no time limit. No credit card.
- 249 € per month for 50 active users, or 224 € per month paid yearly (10% off, 2.688 € a year). Zuzüglich Umsatzsteuer. Unternehmen in der EU rechnen sie im Reverse-Charge-Verfahren selbst ab.
- Above 50 users the price follows the number of active participants; the team marks who is active. Administrators and coordinators are free.
- No setup or implementation fee. White labeling and SAML single sign-on are priced separately.
- Prices are published per country, not quoted on a call: https://www.mentornity.com/de/preise/

## Organizations that run programs on Mentornity

Toyota, TIM, RATP Dev USA, Pirelli, Universität Basel, UNDP, Devoteam, BCD Travel, Startup Virginia, Tenity, Community College of Philadelphia, Brave Generation, Alexander Graham Bell Foundation. Each one ran its own program on the platform, checked against production data. Full list: https://www.mentornity.com/de/kunden/

## Next steps

- Start a free program (up to 10 users, no credit card): https://www.mentornity.com/de/kostenlos-testen/
- Book a walkthrough with the team: https://www.mentornity.com/de/demo-buchen/
- How matching works: https://www.mentornity.com/de/mentoren-matching-software/
- Pricing: https://www.mentornity.com/de/preise/
- Contact: info@mentornity.com