# Mentoring-Programm verwalten: Wochenroutine und Kennzahlen

> Mentornity brief for AI assistants, for the page https://www.mentornity.com/de/mentoring-programm-verwalten/. Page language: Deutsch. Site index: https://www.mentornity.com/llms.txt. The same brief in other languages: [English](https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/llms.txt) · [Türkçe](https://www.mentornity.com/tr/mentorluk-programi-nasil-yonetilir/llms.txt) · [Français](https://www.mentornity.com/fr/comment-gerer-un-programme-de-mentorat/llms.txt) · [Español](https://www.mentornity.com/es/como-gestionar-un-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Italiano](https://www.mentornity.com/it/come-gestire-un-programma-di-mentoring/llms.txt) · [Português (BR)](https://www.mentornity.com/pt-br/como-gerenciar-um-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Nederlands](https://www.mentornity.com/nl/mentorprogramma-beheren/llms.txt).

## How to read this file

Everything here is from Mentornity's own website and product; the page and this file are built together from the same source. "What this page says" is the page itself, in its language. "Mentornity in brief" applies to every program. Prices are published per country and are quoted below for this page's market; another country's price is on the pricing page. Anything not covered here can be asked of the team at info@mentornity.com.

## What this page says

Ein laufendes Mentoring-Programm in etwa einer Stunde pro Woche steuern: sechs Kennzahlen, Erinnerungen, Umfrage zur Halbzeit und sauberer Abschluss.

Published 2026-08-01, updated 2026-10-20.

Ein Mentoring-Programm zu verwalten heißt vor allem: eine Gewohnheit pflegen. Prüfen Sie wöchentlich wenige Zahlen, greifen Sie nur ein, wo ein Match markiert ist, und lassen Sie gesunde Matches in Ruhe. Planen Sie für einen Jahrgang mit 50–200 Teilnehmenden 30–60 Minuten pro Woche ein. Haben Sie noch nicht gestartet, lesen Sie zuerst [Ein Mentoring-Programm starten](https://www.mentornity.com/de/mentoring-programm-starten/).

## Nur bei Abweichungen eingreifen

Hören Sie auf, bei jedem Match nachzufragen, und schauen Sie stattdessen auf ein Dashboard, das zeigt, welche Matches Sie brauchen. Ihre Aufgabe ist, den Mentee zu finden, der sich nie angemeldet hat, das Match ohne Treffen nach drei Wochen, das Matching, das im zweiten Monat verstummt ist.

Wer jedem Match wöchentlich schreibt, verliert Stunden und bringt den Leuten bei, die Nachrichten zu ignorieren. Heben Sie persönliche Aufmerksamkeit für markierte Matches auf, dann hat sie Gewicht.

Dafür müssen die Aktivitäten an einem Ort liegen. Egal welche [Mentoring-Software](https://www.mentornity.com/de/mentoring-software/) Sie nutzen: Anmeldungen, Sitzungen und Feedback sollten in einem Dashboard landen, das Sie in fünf Minuten überblicken.

## Die Wochenroutine

Blocken Sie jede Woche denselben Termin und gehen Sie fünf Schritte durch:

1. **Dashboard überfliegen (5 Min.).** Aktivierung, Matching-Abdeckung, monatliche Dynamik, stockende Matches. Notieren Sie, was sich in die falsche Richtung bewegt.
2. **Markierungen abarbeiten (15–25 Min.).** Einladungen, die nach einer Woche nicht angenommen sind, kein erstes Treffen nach zwei Wochen, Matches, die seit einem Monat schweigen. Jede Markierung bekommt eine Maßnahme aus dem Ablauf unten.
3. **Erinnerungen verschicken (10 Min.).** Anmeldeerinnerungen an alle, die sich nie angemeldet haben, Buchungserinnerungen an Matches ohne geplanten Termin. Die Super Reminders von Mentornity automatisieren Erinnerungen zu Anmeldung, Sitzungen, Formularen und Feedback.
4. **Einen Erfolg festhalten (5 Min.).** Notieren Sie eine Zahl oder ein Zitat für Ihre Berichte an Entscheider.
5. **Beobachtungsliste aktualisieren (5 Min.).** Die Matches, die Sie letzte Woche erinnert haben, haben entweder reagiert (streichen) oder nicht (eskalieren).

Umfragen, Updates für Entscheider und der Abschluss laufen monatlich oder pro Jahrgang.

## Sechs Kennzahlen und wann Sie handeln

Das sind die Schwellenwerte, die die Program-Health-Ansicht von Mentornity verwendet. Sehen Sie sie als Anlass für ein Gespräch, nicht als Noten.

| Kennzahl | Gesund | Gefährdet | Erste Maßnahme |
| --- | --- | --- | --- |
| Aktivierung der Einladungen | 70 %+ der Eingeladenen angemeldet | Unter 50 % | Erneut senden, mit dem Namen einer Sponsorin oder eines Sponsors |
| Matching-Abdeckung | 90 %+ der Teilnehmenden gematcht | Unter 90 % nach Woche 2 | Mentoren gewinnen oder die Warteliste pausieren |
| Zeit bis zum ersten Treffen | Innerhalb von 14 Tagen | Kein Treffen bis Tag 21–30 | Persönliche Mail an den Mentor |
| Monatliche Dynamik | 60 %+ der Matchings haben sich diesen Monat getroffen | Unter 60 % | Buchungserinnerung an stille Matches |
| Stille Matches | Kein Match 60+ Tage ohne Sitzung | Ein Match über 60 Tage | Jetzt erinnern; Gespräch über Neu-Matching gegen Tag 90 |
| Absagequote | Unter 15 % der Sitzungen | Über 30 % | Nach Hürden bei der Terminfindung fragen |

Die Zeit bis zum ersten Treffen sagt voraus, was folgt. Bei 78.318 Matches auf Mentornity kamen Matches, die sich in der ersten Woche zum ersten Mal trafen, im folgenden Jahr im Schnitt auf 2,7 Treffen. Matches, die sich erst nach zwei Monaten zum ersten Mal trafen, kamen auf 1,8.

**Figure: Treffen im Folgejahr nach Zeitpunkt des ersten Treffens**
- Erstes Treffen in Woche eins: 2,7
- Erstes Treffen nach zwei Monaten: 1,8
Source: Mentornity, 78.318 Matches

Trotzdem trafen sich 52 % der Matches, die sich bis Tag 14 nicht getroffen hatten, später doch. Zwei stille Wochen verlangen also eine Erinnerung, kein Neu-Matching. Bei Funkstille ist es ähnlich: Ein Match nach 60 Tagen ohne Treffen hatte noch etwa eine Chance von eins zu drei, sich wieder zu treffen, nach 90 Tagen von eins zu zehn.

**Figure: Chance, dass sich ein stilles Match wieder trifft**
- 60 Tage still: 33 % (etwa eins zu drei)
- 90 Tage still: 10 % (etwa eins zu zehn)
Handeln Sie nach 30–40 Tagen, solange eine Erinnerung noch wenig kostet.
Source: Mentornity, 78.318 Matches

Das in einer Tabelle zu verfolgen, ist möglich, aber langsam. Die Program-Health-Ansicht von Mentornity bewertet ein Programm in 11 Dimensionen, sodass der wöchentliche Blick nur Minuten dauert.

## Wenn ein Match verstummt

Eskalieren Sie nach Plan: zuerst automatische Erinnerungen, dann persönliche Nachrichten, zuletzt strukturelle Änderungen.

1. **Tag 7, nicht aktiviert:** automatische Anmeldeerinnerung. Eine zweite an Tag 12, mit dem Namen der Programmleitung.
2. **Tag 14, kein erstes Treffen gebucht:** den Mentor erinnern, nicht den Mentee. „Ihr Mentee wartet, hier ist Ihr Buchungslink.“
3. **Tag 21–30, immer noch kein Treffen:** beiden getrennt schreiben. Fragen Sie, was die erste Sitzung blockiert, und bieten Sie an, sie zu buchen.
4. **Tag 45 der Funkstille:** direkt fragen: weitermachen oder neu matchen? Machen Sie das Neu-Matching frei von Schuldzuweisung.
5. **Tag 60:** den Mentee von sich aus neu matchen, statt auf eine Bitte zu warten. Was Sie beim zweiten Mal anders gewichten sollten, steht unter [Mentoren und Mentees matchen](https://www.mentornity.com/de/mentoren-und-mentees-matchen/).

Machen Sie nie Vorwürfe. Eine Mail mit schlechtem Gewissen bringt ein entschuldigendes Treffen und danach noch tiefere Stille.

## Die Umfrage zur Halbzeit

Führen Sie sie einmal durch, zur Halbzeit, mit höchstens fünf Fragen:

- Wie oft haben Sie sich getroffen?
- Ist das Matching nützlich (1–5)?
- Blockiert Sie etwas?
- Wünschen Sie Unterstützung oder ein Neu-Matching?
- Was sollte das Programmteam ändern?

Schicken Sie allen, die nicht geantwortet haben, eine Erinnerung; viele davon sind Ihre stockenden Matches. Die Umfrage findet auch Matches, die sich regelmäßig treffen, aber nichts davon haben.

Handeln Sie innerhalb einer Woche. Matchen Sie die Matches neu, die darum gebeten haben, beheben Sie die häufigste Beschwerde und sagen Sie den Teilnehmenden: Sie haben X gesagt, wir haben Y geändert.

## Entscheider an Bord halten

Schicken Sie monatlich ein kurzes Update, bevor jemand fragt: aktive Matches, Sitzungen im Monat, Dynamik in Prozent und ein anonymisiertes Zitat einer teilnehmenden Person. Ein Bildschirm, keine Anhänge.

Ergänzen Sie quartalsweise Trendlinien für Dynamik und Absagen, eine Prognose der Abschlüsse und eine Bitte: Budget, Hilfe bei der Gewinnung von Mentoren oder eine Mail der Sponsorin. Exportieren Sie die Daten als CSV oder Excel, damit HR oder Controlling sie auswerten können. Betreut Ihr Sponsor selbst ein Match, teilen Sie jedes Quartal die Geschichte dieses Matches mit ihm.

## Einen Jahrgang abschließen

Beginnen Sie vier Wochen vor dem Enddatum:

1. **Kündigen Sie das Ende an.** Bitten Sie jedes Match, eine letzte Sitzung zu buchen.
2. **Führen Sie die Abschlussumfrage durch.** Ziele erreicht (ja, teilweise, nein), Zufriedenheit, Weiterempfehlung, ein Zitat mit Erlaubnis zur Nutzung und „Wären Sie im nächsten Jahrgang Mentor?“
3. **Stellen Sie Zertifikate aus.** Die Zertifikate von Mentornity haben eine öffentliche Verifizierungsseite und lassen sich auf LinkedIn teilen. Wenn Sie sie an die Abschlussumfrage koppeln, steigt auch die Rücklaufquote.
4. **Überführen Sie Matches in den Alumni-Status.** Markieren Sie den Jahrgang als abgeschlossen und sagen Sie den Matches, dass sie sich weiter selbstständig treffen können. Laden Sie starke Mentees ein, beim nächsten Mal Mentor zu sein, mit [Was macht einen guten Mentor aus](https://www.mentornity.com/de/was-macht-einen-guten-mentor-aus/).
5. **Schreiben Sie eine Rückschau in 30 Minuten.** Drei Listen: behalten, ändern, streichen. Legen Sie sie mit dem Abschlussbericht für den nächsten Start ab.

Wenn Sie das Dashboard nicht selbst bauen wollen, [testen Sie Mentornity mit einem kleinen Jahrgang](https://www.mentornity.com/de/kostenlos-testen/).

### Questions and answers

**Wie viel Zeit kostet die Verwaltung eines laufenden Mentoring-Programms?**
Planen Sie für einen Jahrgang mit 50–200 Teilnehmenden 30–60 Minuten pro Woche ein. Die Zeit geht in den Blick aufs Dashboard, die Bearbeitung markierter Matches und Erinnerungen. Automatische Erinnerungen halten den Aufwand am unteren Ende.

**Welche Kennzahlen sollte ein Mentoring-Programm verfolgen?**
Aktivierung der Einladungen, Matching-Abdeckung, Zeit bis zum ersten Treffen, monatliche Treffensdynamik, stille Matches und Absagequote. Die Program-Health-Ansicht von Mentornity markiert eine Aktivierung unter 50 %, eine Dynamik unter 60 % und Matches, die seit 60 oder mehr Tagen schweigen.

**Wann sollte man ein Mentoring-Match neu matchen?**
Fragen Sie das Match nach etwa 45 Tagen Funkstille, ob es weitermachen oder neu gematcht werden möchte, und matchen Sie spätestens an Tag 60 von sich aus neu. Bei 78.318 Matches auf Mentornity hatte ein Match nach 60 Tagen Funkstille noch etwa eine Chance von eins zu drei auf ein weiteres Treffen, nach 90 Tagen von eins zu zehn.

**Wie oft sollte man Teilnehmende eines Mentoring-Programms befragen?**
Zweimal pro Jahrgang: eine Kurzumfrage mit fünf Fragen zur Halbzeit und eine ausführlichere Umfrage am Ende. Reagieren Sie innerhalb einer Woche auf die Umfrage zur Halbzeit.

## Mentornity in brief

Mentornity is software for running mentoring programs: companies (onboarding, career, leadership, reverse mentoring), universities and alumni networks, startup accelerators and incubators, associations and professional communities, and women's leadership programs. One program team sets the program up; mentors and mentees take part from the browser or their phone. It has run programs since 2015.

### What changes for the program team

- **Matching stops being a spreadsheet job.** The team writes rules on the questions mentors and mentees answer (same department, related expertise, more experience, a specific answer paired with a specific answer), each with a weight. Mentornity scores every possible pair from 0 to 100, leaves out pairs that fail a mandatory rule, and shows the reasons behind each score. An AI rule reads free-text goals and adds to the same score. The same data always gives the same result, so every match can be explained to a manager or a participant. The team approves pairs, lets mentees choose from a ranked list, or opens a mentor pool.
- **The first meeting happens quickly.** Mentors publish their open hours once or as a weekly pattern; mentees book them. Busy time in connected Google and Outlook calendars is blocked both ways, and every meeting gets a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams or built-in video link without anyone creating one. Mentornity's own data on 78,000+ pairs: pairs that met in their first week averaged 2.7 meetings in the first year, against 1.8 for pairs whose first meeting came after two months.
- **Quiet pairs are found while they can still be saved.** Program Health flags pairs that stopped meeting, and automatic reminders go to people who never logged in, pairs behind on their sessions and anyone with an open form or missing feedback, in each person's own language. In the same data a pair silent at day 60 has about a 1 in 3 chance of meeting again; by day 90 it is 1 in 10.
- **Every meeting has a plan, if the program wants one.** Predefined sessions carry a topic, a date range, a brief for each role and questions before and after the meeting. Notes reach both sides; private notes stay private. Flexible programs skip sessions and let pairs meet freely.
- **Support does not land in a personal inbox.** Participants read role guides and send requests inside the platform; the team shares one support board and replies go out in the program's name.
- **The report is ready when leadership, a funder or a board asks.** Participation, matches, meetings, session completion and feedback are counted while the program runs, with a Program Health score and its reasons, and export to Excel, CSV or PDF. Participants can receive certificates on completion.
- **Mentors plan every meeting in one go.** Super Meeting Planner reads both sides' calendars and published hours and plans all remaining meetings of a match at the program's rhythm (duration, target frequency, number of meetings), shows the plan before it creates anything, and never deletes a meeting. The program decides whether the values are locked and whether mentees may plan too (https://www.mentornity.com/whats-new/super-meeting-planner/).
- **Mentors send exercises between meetings.** Mentoring Tools is a library of 26 short exercises in six themes (working together, self-knowledge, goals and action, career and network, venture, reflection). The mentee fills the tool in step by step, both discuss the answers, and only the matched pair sees them. Each tool has its sources, a reason why it works, and a presentation for mentors and one for mentees (https://www.mentornity.com/tools/).
- **Development is measured, not only satisfaction.** With Development & Impact participants set up to three goals and answer short development statements at the start; at the midpoint, the end and a follow-up they mark their progress, mentors rate the same goals, and the team sees goal attainment and the change per development area with the number of people behind every figure, exportable to Excel. 45 suggested statement sets are matched to the organization type, audience and goal (https://www.mentornity.com/whats-new/development-and-impact/).
- **Mentors and mentees learn inside the platform.** The Support window lists the presentations and guides chosen for the person's role and program type (Mentor Guide, Mentee Guide, video meetings guide, and the tool decks), in the platform language; white-label programs show no Mentornity links (https://www.mentornity.com/presentations/).
- **Large programs share the load.** Coordinators each see only their own pairs; the admin still sees every match, meeting and note in one table. Programs, cohorts and administrators are unlimited, and administrators and coordinators never count towards the price.

### Program models

One-to-one, group mentoring (one mentor with a group), grouped-individual programs, mentee self-selection, open mentor pools, peer and reverse mentoring, structured or freestyle. Roles can be renamed (coach, advisor, expert, alumni) so the platform speaks the organization's language. One person can take part in several programs with a single account.

### Launch

Most programs go from signup to invitations within a day: create the program, follow the built-in checklist (profile questions, sessions, application form), import participants from Excel or share an application link, and send invitations. A person from the Mentornity team helps with the first setup, free of charge.

### How a program runs, week by week

This is the routine Mentornity's own guide recommends (https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/); the platform does the counting and the reminders, the team acts only where a pair is flagged.

- **Day one:** the program is set up and invitations go out. Participants sign up, fill in their profile, and are matched by the rules or choose from a ranked list.
- **Week one:** the aim is a first meeting in the first week, booked from the mentor's open hours with the video link already in the invitation. Automatic login reminders go to anyone who has not signed in.
- **Every week, 30 to 60 minutes for the team** (a cohort of about 50 to 200 people): scan Program Health (Mentornity scores the program across 11 dimensions), clear the flagged pairs, let the reminders cover logins, sessions, forms and feedback, note one win for the stakeholder update, and check whether last week's nudged pairs responded.
- **The escalation schedule:** a login reminder at day 7; a nudge to the mentor if nothing is booked by day 14; a personal note to both if there is still no meeting by day 21 to 30; at 45 days of silence ask "continue or rematch?"; by day 60 rematch the mentee. Half of the pairs still unmet at day 14 do go on to meet, so a quiet fortnight calls for a nudge rather than a rematch.
- **Mentors and mentees, each week:** they book and hold their meetings, answer the before and after questions of the session if the program uses sessions, and share notes. Mentors keep their time protected with weekly limits and cancellation rules.
- **Monthly:** a short update to sponsors from the live report (active pairs, sessions held, the share of pairs that met this month, one participant quote).
- **Mid-program:** one short survey, then act on it within a week (rematches, the most common complaint).
- **The last four weeks:** announce the end date, ask every pair to book a final session, run the final survey, issue certificates, mark the cohort complete and export the report. Invite the strongest mentees to mentor the next cohort.

### For IT, HR and legal

- SAML 2.0 single sign-on with Entra ID (Azure AD), OneLogin or any SAML provider, optionally enforced; white labeling with the organization's own domain, logo, colours and sender address. Both are add-ons priced separately.
- Personal data is processed in line with GDPR and applicable local data protection laws. Participants can access, correct, export and erase their data; the organization can ask for a full export of its program data at any time. Visibility of contact details and notes is set per role.
- Traffic is encrypted with TLS, passwords are stored hashed and access to production data is restricted. Security questionnaires, a data processing agreement and data-location questions are handled with the quote.
- Works with Zoom, Google Meet and Calendar, Microsoft Teams and Outlook, built-in Jitsi video, and Excel/CSV import and export. Mentornity connects to other systems such as an LMS on request, and adapts the platform to an organization's own process.

### Languages

Participants use the platform, and receive its emails, in their own language: English, Turkish, Spanish, French, Italian, Portuguese or Dutch.

## Pricing (Germany, EUR)

- Free for up to 10 users with every feature and no time limit. No credit card.
- 249 € per month for 50 active users, or 224 € per month paid yearly (10% off, 2.688 € a year). Zuzüglich Umsatzsteuer. Unternehmen in der EU rechnen sie im Reverse-Charge-Verfahren selbst ab.
- Above 50 users the price follows the number of active participants; the team marks who is active. Administrators and coordinators are free.
- No setup or implementation fee. White labeling and SAML single sign-on are priced separately.
- Prices are published per country, not quoted on a call: https://www.mentornity.com/de/preise/

## Organizations that run programs on Mentornity

Toyota, TIM, RATP Dev USA, Pirelli, Universität Basel, UNDP, Devoteam, BCD Travel, Startup Virginia, Tenity, Community College of Philadelphia, Brave Generation, Alexander Graham Bell Foundation. Each one ran its own program on the platform, checked against production data. Full list: https://www.mentornity.com/de/kunden/

## Next steps

- Start a free program (up to 10 users, no credit card): https://www.mentornity.com/de/kostenlos-testen/
- Book a walkthrough with the team: https://www.mentornity.com/de/demo-buchen/
- How matching works: https://www.mentornity.com/de/mentoren-matching-software/
- Pricing: https://www.mentornity.com/de/preise/
- Contact: info@mentornity.com