# Cómo emparejar mentores y mentorados: criterios y métodos

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Emparejamiento de mentores y mentorados: reglas del administrador, autoselección o híbrido. Qué criterios usar, cómo puntúan las reglas y errores comunes.

Published 2026-08-01, updated 2026-10-20.

Las reglas, la autoselección y los modelos híbridos funcionan como métodos de emparejamiento. Importa más tener criterios claros, un proceso que la gente perciba como justo y emparejar rápido.

## Los tres métodos de emparejamiento

**Figure: Quién decide el emparejamiento**
From Decide el administrador to Decide el mentorado:
- Reglas del administrador: El software puntúa, el administrador aprueba
- Híbrido: El algoritmo propone, una persona confirma
- Autoselección: Los mentorados exploran y solicitan

**Emparejamiento por reglas del administrador.** Defines los criterios, el software puntúa todos los matches posibles y tú revisas y apruebas. Es justo, rápido y fácil de defender, y funciona aunque haya más de unas decenas de personas. Necesita perfiles con datos razonables.

**Autoselección del mentorado.** Los mentorados consultan los perfiles de los mentores y solicitan el emparejamiento. Encaja en comunidades donde la jerarquía chocaría. Limita las solicitudes por mentor, anima a quien se quede atascado y ten una alternativa para quien no encuentre a nadie.

**Híbrido.** El algoritmo propone una lista corta y el mentorado elige, o el mentor confirma. Dar voz a las personas tiene respaldo: en un estudio de programas formales, la participación percibida en el proceso se relacionó de forma constante con una mentoría de mejor calidad ([Allen, Eby y Lentz, Journal of Applied Psychology, 2006](https://doi.org/10.1037/0021-9010.91.3.567)).

Elige para cada programa. Una aceleradora puede usar ambos: mentores principales asignados por reglas y horas de consulta abiertas que cualquier fundador puede reservar.

## Qué criterios usar

Por orden aproximado:

1. **Condiciones imprescindibles.** Idioma común, husos horarios compatibles y ninguna relación jerárquica directa (en [programas para empleados](https://www.mentornity.com/es/software-mentoria-empleados/)). Conviértelas en **reglas obligatorias** que descarten el match por completo, no que solo bajen su puntuación.
2. **Objetivo y experiencia.** El objetivo del mentorado ("pasar a gestión de producto") debe coincidir con la experiencia real del mentor, no con su cargo. Pregunta por los objetivos en campos estructurados del formulario de solicitud, no solo en texto libre.
3. **Trayectoria, igual o distinta.** El mismo departamento transfiere conocimiento; departamentos distintos abren la red y favorecen la franqueza. Decide según el objetivo del programa y configúralo como regla de igual o distinto.
4. **Diferencia de etapa profesional.** Un valor razonable por defecto es dos o más niveles, o unos cinco años más de experiencia.
5. **Intereses comunes, con poco peso.** Ayudan en la primera conversación, pero no sostienen seis meses.

Quédate en dos o tres criterios ponderados y una o dos reglas obligatorias. Cada factor de más diluye los que importan.

## Cómo puntúan las reglas en Mentornity

La puntuación es tan sencilla que puedes explicarla a quien cuestione un emparejamiento. Cada regla compara un campo del mentor con uno del mentorado (igual, distinto, similar, idéntico, mayor) y tiene un peso. La puntuación de un match es:

> **peso de las reglas cumplidas ÷ peso total de las reglas × 100**

Con cuatro reglas del mismo peso y tres cumplidas, el match obtiene un **75 %**. Cuanto más peso tiene una regla, más cuenta.

**Figure: De las reglas a los emparejamientos aprobados**
1. Definir reglas: Campos, comparación y peso
2. Descartar: Matches que no cumplen una regla obligatoria
3. Puntuar: Todos los matches restantes
4. Asignar: Las mejores matches según la capacidad de cada persona
5. Revisar: El administrador aprueba una a una o todas

Los matches con un 0 % nunca se asignan automáticamente. En el panel de administración pulsas **Calcular** en **Algoritmo de emparejamiento**, revisas los matches propuestos y los apruebas una a una o todas a la vez. Con los mismos datos, el resultado es siempre el mismo. Cada acción queda registrada en **Acciones de emparejamiento**, así que a la pregunta "¿por qué estos dos?" respondes con las reglas y no con una intuición.

## Cómo es un proceso justo

- **Transparencia.** Publica los criterios en el arranque. Si las reglas están a la vista, nadie especula sobre cómo se hicieron los emparejamientos.
- **Consentimiento.** Alguien (mentor, mentorado o administrador) confirma de forma explícita cada emparejamiento.
- **Una salida sin culpas.** Un periodo de reasignación en la tercera o cuarta semana, sin pedir motivos. Obligar a seguir a un match que no funciona puede hacer que pierdas a las dos personas.

## Errores habituales al emparejar

- **Emparejar por cargo.** "Director" abarca trabajos muy distintos. Empareja por la experiencia y los objetivos declarados.
- **Sobrecargar a los mentores estrella.** Dar ocho mentorados a cada uno de tus cinco mejores mentores quema justo a las personas de las que depende el programa. Pon límites.
- **Tratar el emparejamiento como algo puntual.** Pronto llegarán incorporaciones tardías, reasignaciones y nuevas cohortes. Guarda tus reglas y vuelve a calcular cuando haga falta; aquí es donde ayuda el [software](https://www.mentornity.com/es/software-de-mentoria/).
- **Dejar a gente sin match en silencio.** Explica a quienes no tienen match qué está pasando. Ofréceles mentoría grupal o la siguiente cohorte, y amplía la oferta de mentores en la próxima ronda. Si una regla obligatoria los dejó fuera, comprueba si de verdad tiene que serlo.

El emparejamiento es un paso de una secuencia más amplia; consulta [cómo iniciar un programa de mentoría](https://www.mentornity.com/es/como-iniciar-un-programa-de-mentoria/). Para probar el motor de emparejamiento, [crea un programa gratis](https://www.mentornity.com/es/prueba-gratis/) para hasta 10 usuarios, define dos reglas y pulsa Calcular.

### Questions and answers

**¿Qué criterios usar para emparejar mentores y mentorados?**
Empieza por las condiciones imprescindibles: idioma común, husos horarios compatibles y ninguna relación jerárquica directa. Después, cruza el objetivo del mentorado con la experiencia del mentor y, por último, la trayectoria. Dos o tres criterios ponderados y una o dos reglas obligatorias se explican mejor que una fórmula larga.

**¿Deben los mentorados elegir a su propio mentor?**
La autoselección encaja en comunidades voluntarias, pero necesita un límite por mentor para que los nombres más populares no acaparen toda la demanda. En programas de empresa y por cohortes, el emparejamiento por reglas con aprobación humana suele ser más justo y rápido. Un modelo híbrido, en el que el algoritmo propone y el mentorado confirma, combina ambos.

**¿Cómo funciona el emparejamiento algorítmico?**
Cada regla compara un campo del mentor con uno del mentorado y tiene un peso. La puntuación de un match es el peso de las reglas que se cumplen dividido por el peso total, multiplicado por 100. Los matches que no cumplen una regla obligatoria quedan fuera; el resto se ordena y se asigna según la capacidad de cada persona.

**¿Conviene que mentor y mentorado sean del mismo departamento?**
Depende del objetivo. Los programas de desarrollo profesional suelen emparejar entre departamentos para ganar franqueza y ampliar la red. Los de transferencia de conocimiento y onboarding suelen emparejar dentro del mismo departamento por el contexto compartido.

**¿Se puede reasignar un match que no funciona?**
Sí. Incluye en las normas del programa un periodo de reasignación sin culpas, por ejemplo en la tercera o cuarta semana. Sin pedir motivos.

## Mentornity in brief

Mentornity is software for running mentoring programs: companies (onboarding, career, leadership, reverse mentoring), universities and alumni networks, startup accelerators and incubators, associations and professional communities, and women's leadership programs. One program team sets the program up; mentors and mentees take part from the browser or their phone. It has run programs since 2015.

### What changes for the program team

- **Matching stops being a spreadsheet job.** The team writes rules on the questions mentors and mentees answer (same department, related expertise, more experience, a specific answer paired with a specific answer), each with a weight. Mentornity scores every possible pair from 0 to 100, leaves out pairs that fail a mandatory rule, and shows the reasons behind each score. An AI rule reads free-text goals and adds to the same score. The same data always gives the same result, so every match can be explained to a manager or a participant. The team approves pairs, lets mentees choose from a ranked list, or opens a mentor pool.
- **The first meeting happens quickly.** Mentors publish their open hours once or as a weekly pattern; mentees book them. Busy time in connected Google and Outlook calendars is blocked both ways, and every meeting gets a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams or built-in video link without anyone creating one. Mentornity's own data on 78,000+ pairs: pairs that met in their first week averaged 2.7 meetings in the first year, against 1.8 for pairs whose first meeting came after two months.
- **Quiet pairs are found while they can still be saved.** Program Health flags pairs that stopped meeting, and automatic reminders go to people who never logged in, pairs behind on their sessions and anyone with an open form or missing feedback, in each person's own language. In the same data a pair silent at day 60 has about a 1 in 3 chance of meeting again; by day 90 it is 1 in 10.
- **Every meeting has a plan, if the program wants one.** Predefined sessions carry a topic, a date range, a brief for each role and questions before and after the meeting. Notes reach both sides; private notes stay private. Flexible programs skip sessions and let pairs meet freely.
- **Support does not land in a personal inbox.** Participants read role guides and send requests inside the platform; the team shares one support board and replies go out in the program's name.
- **The report is ready when leadership, a funder or a board asks.** Participation, matches, meetings, session completion and feedback are counted while the program runs, with a Program Health score and its reasons, and export to Excel, CSV or PDF. Participants can receive certificates on completion.
- **Mentors plan every meeting in one go.** Super Meeting Planner reads both sides' calendars and published hours and plans all remaining meetings of a match at the program's rhythm (duration, target frequency, number of meetings), shows the plan before it creates anything, and never deletes a meeting. The program decides whether the values are locked and whether mentees may plan too (https://www.mentornity.com/whats-new/super-meeting-planner/).
- **Mentors send exercises between meetings.** Mentoring Tools is a library of 26 short exercises in six themes (working together, self-knowledge, goals and action, career and network, venture, reflection). The mentee fills the tool in step by step, both discuss the answers, and only the matched pair sees them. Each tool has its sources, a reason why it works, and a presentation for mentors and one for mentees (https://www.mentornity.com/tools/).
- **Development is measured, not only satisfaction.** With Development & Impact participants set up to three goals and answer short development statements at the start; at the midpoint, the end and a follow-up they mark their progress, mentors rate the same goals, and the team sees goal attainment and the change per development area with the number of people behind every figure, exportable to Excel. 45 suggested statement sets are matched to the organization type, audience and goal (https://www.mentornity.com/whats-new/development-and-impact/).
- **Mentors and mentees learn inside the platform.** The Support window lists the presentations and guides chosen for the person's role and program type (Mentor Guide, Mentee Guide, video meetings guide, and the tool decks), in the platform language; white-label programs show no Mentornity links (https://www.mentornity.com/presentations/).
- **Large programs share the load.** Coordinators each see only their own pairs; the admin still sees every match, meeting and note in one table. Programs, cohorts and administrators are unlimited, and administrators and coordinators never count towards the price.

### Program models

One-to-one, group mentoring (one mentor with a group), grouped-individual programs, mentee self-selection, open mentor pools, peer and reverse mentoring, structured or freestyle. Roles can be renamed (coach, advisor, expert, alumni) so the platform speaks the organization's language. One person can take part in several programs with a single account.

### Launch

Most programs go from signup to invitations within a day: create the program, follow the built-in checklist (profile questions, sessions, application form), import participants from Excel or share an application link, and send invitations. A person from the Mentornity team helps with the first setup, free of charge.

### How a program runs, week by week

This is the routine Mentornity's own guide recommends (https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/); the platform does the counting and the reminders, the team acts only where a pair is flagged.

- **Day one:** the program is set up and invitations go out. Participants sign up, fill in their profile, and are matched by the rules or choose from a ranked list.
- **Week one:** the aim is a first meeting in the first week, booked from the mentor's open hours with the video link already in the invitation. Automatic login reminders go to anyone who has not signed in.
- **Every week, 30 to 60 minutes for the team** (a cohort of about 50 to 200 people): scan Program Health (Mentornity scores the program across 11 dimensions), clear the flagged pairs, let the reminders cover logins, sessions, forms and feedback, note one win for the stakeholder update, and check whether last week's nudged pairs responded.
- **The escalation schedule:** a login reminder at day 7; a nudge to the mentor if nothing is booked by day 14; a personal note to both if there is still no meeting by day 21 to 30; at 45 days of silence ask "continue or rematch?"; by day 60 rematch the mentee. Half of the pairs still unmet at day 14 do go on to meet, so a quiet fortnight calls for a nudge rather than a rematch.
- **Mentors and mentees, each week:** they book and hold their meetings, answer the before and after questions of the session if the program uses sessions, and share notes. Mentors keep their time protected with weekly limits and cancellation rules.
- **Monthly:** a short update to sponsors from the live report (active pairs, sessions held, the share of pairs that met this month, one participant quote).
- **Mid-program:** one short survey, then act on it within a week (rematches, the most common complaint).
- **The last four weeks:** announce the end date, ask every pair to book a final session, run the final survey, issue certificates, mark the cohort complete and export the report. Invite the strongest mentees to mentor the next cohort.

### For IT, HR and legal

- SAML 2.0 single sign-on with Entra ID (Azure AD), OneLogin or any SAML provider, optionally enforced; white labeling with the organization's own domain, logo, colours and sender address. Both are add-ons priced separately.
- Personal data is processed in line with GDPR and applicable local data protection laws. Participants can access, correct, export and erase their data; the organization can ask for a full export of its program data at any time. Visibility of contact details and notes is set per role.
- Traffic is encrypted with TLS, passwords are stored hashed and access to production data is restricted. Security questionnaires, a data processing agreement and data-location questions are handled with the quote.
- Works with Zoom, Google Meet and Calendar, Microsoft Teams and Outlook, built-in Jitsi video, and Excel/CSV import and export. Mentornity connects to other systems such as an LMS on request, and adapts the platform to an organization's own process.

### Languages

Participants use the platform, and receive its emails, in their own language: English, Turkish, Spanish, French, Italian, Portuguese or Dutch.

## Pricing (Spain, EUR)

- Free for up to 10 users with every feature and no time limit. No credit card.
- 249 € per month for 50 active users, or 224 € per month paid yearly (10% off, 2688 € a year). IVA no incluido. Las empresas de la UE lo declaran por inversión del sujeto pasivo.
- Above 50 users the price follows the number of active participants; the team marks who is active. Administrators and coordinators are free.
- No setup or implementation fee. White labeling and SAML single sign-on are priced separately.
- Prices are published per country, not quoted on a call: https://www.mentornity.com/es/precios/

## Organizations that run programs on Mentornity

Toyota, TIM, RATP Dev USA, Pirelli, Universität Basel, UNDP, Devoteam, BCD Travel, Startup Virginia, Tenity, Community College of Philadelphia, Brave Generation, Alexander Graham Bell Foundation. Each one ran its own program on the platform, checked against production data. Full list: https://www.mentornity.com/es/clientes/

## Next steps

- Start a free program (up to 10 users, no credit card): https://www.mentornity.com/es/prueba-gratis/
- Book a walkthrough with the team: https://www.mentornity.com/es/reservar-una-demo/
- How matching works: https://www.mentornity.com/es/software-matching-mentores/
- Pricing: https://www.mentornity.com/es/precios/
- Contact: info@mentornity.com