# Cómo gestionar un programa de mentoría: rutina y métricas

> Mentornity brief for AI assistants, for the page https://www.mentornity.com/es/como-gestionar-un-programa-de-mentoria/. Page language: Español. Site index: https://www.mentornity.com/llms.txt. The same brief in other languages: [English](https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/llms.txt) · [Türkçe](https://www.mentornity.com/tr/mentorluk-programi-nasil-yonetilir/llms.txt) · [Français](https://www.mentornity.com/fr/comment-gerer-un-programme-de-mentorat/llms.txt) · [Deutsch](https://www.mentornity.com/de/mentoring-programm-verwalten/llms.txt) · [Italiano](https://www.mentornity.com/it/come-gestire-un-programma-di-mentoring/llms.txt) · [Português (BR)](https://www.mentornity.com/pt-br/como-gerenciar-um-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Nederlands](https://www.mentornity.com/nl/mentorprogramma-beheren/llms.txt).

## How to read this file

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## What this page says

Gestiona un programa de mentoría en marcha en una hora semanal: seis métricas, avisos a los matches señalados, encuesta intermedia y cierre de cohortes.

Published 2026-08-01, updated 2026-10-20.

Gestionar un programa de mentoría se reduce a un hábito. Revisa unas pocas cifras cada semana, interviene solo donde un match aparece señalado y deja tranquilas a los que van bien. Calcula de 30 a 60 minutos semanales para una cohorte de 50 a 200 participantes. Si todavía no has lanzado el programa, lee primero [cómo iniciar un programa de mentoría](https://www.mentornity.com/es/como-iniciar-un-programa-de-mentoria/).

## Gestionar por excepción

Deja de revisar match por match y consulta un panel que te muestre qué matches te necesitan. Tu trabajo es encontrar al mentorado que nunca activó su cuenta, al match sin reunión a las tres semanas, al emparejamiento que se quedó en silencio el segundo mes.

Escribir a todos los matches cada semana cuesta horas y enseña a la gente a ignorarte. Reserva la atención personal para los matches señalados y así tendrá peso.

Para eso, la actividad tiene que estar en un solo sitio. Uses el [software de mentoría](https://www.mentornity.com/es/software-de-mentoria/) que uses, los accesos, las sesiones y el feedback deberían llegar a un panel que puedas revisar en cinco minutos.

## La rutina semanal

Reserva la misma franja cada semana y sigue cinco pasos:

1. **Revisa el panel (5 min).** Activación, cobertura del emparejamiento, ritmo mensual, matches estancados. Anota lo que vaya en la dirección equivocada.
2. **Resuelve las alertas (15–25 min).** Invitaciones sin aceptar tras una semana, sin primera reunión a las dos semanas, matches que llevan un mes sin verse. Cada caso recibe una acción del protocolo de abajo.
3. **Envía avisos (10 min).** Recordatorios de acceso a quien nunca ha entrado y avisos para reservar a los matches sin nada agendado. Los Súper recordatorios de Mentornity automatizan los avisos de acceso, sesiones, formularios y feedback.
4. **Guarda un logro (5 min).** Apunta una cifra o una cita para tus notas a los interesados.
5. **Actualiza la lista de seguimiento (5 min).** Los matches avisados la semana anterior o han respondido (salen de la lista) o no (escalas).

Las encuestas, los informes a los interesados y el cierre van cada mes o por cohorte.

## Seis métricas y cuándo actuar

Estos son los umbrales que usa la vista de salud del programa de Mentornity. Tómalos como señales para iniciar una conversación, no como notas.

| Métrica | Saludable | En riesgo | Primera acción |
| --- | --- | --- | --- |
| Activación de invitaciones | 70 % o más de los invitados registrados | Menos del 50 % | Reenviar con el nombre de un patrocinador |
| Cobertura del emparejamiento | 90 % o más de los participantes emparejados | Menos del 90 % tras la semana 2 | Reclutar mentores o pausar la lista de espera |
| Tiempo hasta la primera reunión | En 14 días | Sin reunión entre el día 21 y el 30 | Correo personal al mentor |
| Ritmo mensual | 60 % o más de los matches se reunió este mes | Menos del 60 % | Aviso para reservar a los matches inactivos |
| Matches inactivos | Ningún match con 60 días o más sin sesión | Cualquier match por encima de 60 días | Aviso ya; hablar de reemparejar cerca del día 90 |
| Tasa de cancelación | Menos del 15 % de las sesiones | Más del 30 % | Preguntar por problemas de agenda |

El tiempo hasta la primera reunión anticipa lo que viene después. En 78.318 matches de Mentornity, los que se reunieron por primera vez en la primera semana tuvieron una media de 2,7 reuniones en el año siguiente. Las que se reunieron por primera vez pasados dos meses, 1,8.

**Figure: Reuniones en el año siguiente, según cuándo fue la primera**
- Primera semana: 2,7
- Pasados dos meses: 1,8
Source: Mentornity, 78.318 matches

Aun así, el 52 % de los matches que no se habían reunido el día 14 acabaron reuniéndose, así que dos semanas de silencio piden un aviso, no un reemparejamiento. Con el silencio pasa lo mismo. Un match con 60 días sin reunirse tenía aproximadamente una posibilidad entre tres de volver a hacerlo, y una entre diez a los 90 días.

**Figure: Probabilidad de que un match inactivo vuelva a reunirse**
- 60 días sin reunirse: 33 % (aprox. una de cada tres)
- 90 días sin reunirse: 10 % (aprox. una de cada diez)
Actúa entre los días 30 y 40, cuando un aviso todavía cuesta poco.
Source: Mentornity, 78.318 matches

Seguir esto en una hoja de cálculo es posible, pero lento. La vista Salud del programa de Mentornity puntúa cada programa en 11 dimensiones, así que la revisión semanal lleva minutos.

## Cuando un match deja de reunirse

Escala según un calendario: primero avisos automáticos, después notas personales y, al final, cambios en el match.

1. **Día 7, sin activar:** recordatorio de acceso automático. Un segundo el día 12, con el nombre de la persona que gestiona el programa.
2. **Día 14, sin primera reunión reservada:** avisa al mentor, no al mentorado. “Tu mentorado te está esperando; aquí tienes tu enlace de reserva”.
3. **Días 21 a 30, todavía sin reunión:** escribe a los dos por separado. Pregunta qué bloquea la primera sesión y ofrécete a agendarla.
4. **Día 45 sin reunirse:** pregunta directamente si quieren seguir o cambiar de match. Que reemparejar no suponga culpar a nadie.
5. **Día 60:** reempareja al mentorado por iniciativa propia en lugar de esperar a que lo pida. Consulta [cómo emparejar mentores y mentorados](https://www.mentornity.com/es/como-emparejar-mentores-y-mentees/) para ver qué valorar de otra forma la segunda vez.

Nunca riñas. Un correo que hace sentir culpable consigue una reunión de disculpa y después un silencio más profundo.

## La encuesta intermedia

Hazla una sola vez, a mitad del programa, con cinco preguntas como máximo:

- ¿Cuántas veces te has reunido con tu match?
- ¿Es útil el emparejamiento (1–5)?
- ¿Hay algo que te bloquee?
- ¿Quieres ayuda o un cambio de match?
- ¿Qué debería cambiar el equipo del programa?

Envía un recordatorio a quien no responda; muchas serán tus matches estancados. La encuesta también detecta matches que se reúnen con regularidad pero no sacan nada de ello.

Actúa en el plazo de una semana. Reempareja a quien lo pidió, corrige la queja más repetida y díselo a los participantes: la encuesta pedía X y hemos cambiado Y.

## Mantener a los interesados de tu lado

Envía un breve resumen mensual antes de que nadie lo pida: matches activos, sesiones del mes, porcentaje de ritmo y una cita anónima de un participante. Una pantalla, sin adjuntos.

Cada trimestre, añade la evolución del ritmo y de las cancelaciones, la previsión de finalización y una petición: presupuesto, ayuda para reclutar mentores o un correo del patrocinador. Exporta los datos en CSV o Excel para que RR. HH. o finanzas puedan analizarlos. Si tu patrocinador es mentor de un match, comparte con él cada trimestre la historia de ese match.

## Cerrar una cohorte

Empieza cuatro semanas antes de la fecha de fin:

1. **Anuncia la meta.** Pide a todos los matches que reserven una última sesión.
2. **Lanza la encuesta final.** Objetivos cumplidos (sí, en parte, no), satisfacción, si lo recomendarían, un testimonio con permiso para citarlo y “¿serías mentor en la próxima cohorte?”.
3. **Emite los certificados.** Los certificados de Mentornity tienen una página pública de verificación y pueden compartirse en LinkedIn. Vincularlos a la encuesta final también sube la tasa de respuesta.
4. **Pasa los matches a antiguos participantes.** Marca la cohorte como completada y di a los matches que pueden seguir reuniéndose por su cuenta. Invita a los mentorados más destacados a ser mentores la próxima vez, con [qué hace a un buen mentor](https://www.mentornity.com/es/que-hace-a-un-buen-mentor/).
5. **Escribe una retrospectiva de 30 minutos.** Tres listas: mantener, cambiar, eliminar. Guárdala con el informe final para el próximo lanzamiento.

Si no quieres montar el panel tú mismo, [prueba Mentornity con una cohorte pequeña](https://www.mentornity.com/es/prueba-gratis/).

### Questions and answers

**¿Cuánto tiempo lleva gestionar un programa de mentoría en marcha?**
Calcula de 30 a 60 minutos semanales para una cohorte de 50 a 200 participantes. El tiempo se va en revisar un panel, resolver los matches señalados y enviar avisos. Los recordatorios automáticos lo mantienen en la parte baja.

**¿Qué métricas debe seguir un programa de mentoría?**
Activación de invitaciones, cobertura del emparejamiento, tiempo hasta la primera reunión, ritmo mensual de reuniones, matches inactivos y tasa de cancelación. La vista de salud del programa de Mentornity señala una activación inferior al 50 %, un ritmo inferior al 60 % y los matches con 60 días o más sin reunirse.

**¿Cuándo hay que reemparejar a un match de mentoría?**
Pregunta al match si quiere seguir o cambiar hacia el día 45 sin reuniones, y reempareja por iniciativa propia antes del día 60. En 78.318 matches de Mentornity, un match con 60 días sin reunirse tenía aproximadamente una posibilidad entre tres de volver a hacerlo, y una entre diez a los 90 días.

**¿Con qué frecuencia hay que encuestar a los participantes?**
Dos veces por cohorte: un sondeo de cinco preguntas a mitad del programa y una encuesta más completa al final. Actúa sobre la encuesta intermedia en el plazo de una semana.

## Mentornity in brief

Mentornity is software for running mentoring programs: companies (onboarding, career, leadership, reverse mentoring), universities and alumni networks, startup accelerators and incubators, associations and professional communities, and women's leadership programs. One program team sets the program up; mentors and mentees take part from the browser or their phone. It has run programs since 2015.

### What changes for the program team

- **Matching stops being a spreadsheet job.** The team writes rules on the questions mentors and mentees answer (same department, related expertise, more experience, a specific answer paired with a specific answer), each with a weight. Mentornity scores every possible pair from 0 to 100, leaves out pairs that fail a mandatory rule, and shows the reasons behind each score. An AI rule reads free-text goals and adds to the same score. The same data always gives the same result, so every match can be explained to a manager or a participant. The team approves pairs, lets mentees choose from a ranked list, or opens a mentor pool.
- **The first meeting happens quickly.** Mentors publish their open hours once or as a weekly pattern; mentees book them. Busy time in connected Google and Outlook calendars is blocked both ways, and every meeting gets a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams or built-in video link without anyone creating one. Mentornity's own data on 78,000+ pairs: pairs that met in their first week averaged 2.7 meetings in the first year, against 1.8 for pairs whose first meeting came after two months.
- **Quiet pairs are found while they can still be saved.** Program Health flags pairs that stopped meeting, and automatic reminders go to people who never logged in, pairs behind on their sessions and anyone with an open form or missing feedback, in each person's own language. In the same data a pair silent at day 60 has about a 1 in 3 chance of meeting again; by day 90 it is 1 in 10.
- **Every meeting has a plan, if the program wants one.** Predefined sessions carry a topic, a date range, a brief for each role and questions before and after the meeting. Notes reach both sides; private notes stay private. Flexible programs skip sessions and let pairs meet freely.
- **Support does not land in a personal inbox.** Participants read role guides and send requests inside the platform; the team shares one support board and replies go out in the program's name.
- **The report is ready when leadership, a funder or a board asks.** Participation, matches, meetings, session completion and feedback are counted while the program runs, with a Program Health score and its reasons, and export to Excel, CSV or PDF. Participants can receive certificates on completion.
- **Mentors plan every meeting in one go.** Super Meeting Planner reads both sides' calendars and published hours and plans all remaining meetings of a match at the program's rhythm (duration, target frequency, number of meetings), shows the plan before it creates anything, and never deletes a meeting. The program decides whether the values are locked and whether mentees may plan too (https://www.mentornity.com/whats-new/super-meeting-planner/).
- **Mentors send exercises between meetings.** Mentoring Tools is a library of 26 short exercises in six themes (working together, self-knowledge, goals and action, career and network, venture, reflection). The mentee fills the tool in step by step, both discuss the answers, and only the matched pair sees them. Each tool has its sources, a reason why it works, and a presentation for mentors and one for mentees (https://www.mentornity.com/tools/).
- **Development is measured, not only satisfaction.** With Development & Impact participants set up to three goals and answer short development statements at the start; at the midpoint, the end and a follow-up they mark their progress, mentors rate the same goals, and the team sees goal attainment and the change per development area with the number of people behind every figure, exportable to Excel. 45 suggested statement sets are matched to the organization type, audience and goal (https://www.mentornity.com/whats-new/development-and-impact/).
- **Mentors and mentees learn inside the platform.** The Support window lists the presentations and guides chosen for the person's role and program type (Mentor Guide, Mentee Guide, video meetings guide, and the tool decks), in the platform language; white-label programs show no Mentornity links (https://www.mentornity.com/presentations/).
- **Large programs share the load.** Coordinators each see only their own pairs; the admin still sees every match, meeting and note in one table. Programs, cohorts and administrators are unlimited, and administrators and coordinators never count towards the price.

### Program models

One-to-one, group mentoring (one mentor with a group), grouped-individual programs, mentee self-selection, open mentor pools, peer and reverse mentoring, structured or freestyle. Roles can be renamed (coach, advisor, expert, alumni) so the platform speaks the organization's language. One person can take part in several programs with a single account.

### Launch

Most programs go from signup to invitations within a day: create the program, follow the built-in checklist (profile questions, sessions, application form), import participants from Excel or share an application link, and send invitations. A person from the Mentornity team helps with the first setup, free of charge.

### How a program runs, week by week

This is the routine Mentornity's own guide recommends (https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/); the platform does the counting and the reminders, the team acts only where a pair is flagged.

- **Day one:** the program is set up and invitations go out. Participants sign up, fill in their profile, and are matched by the rules or choose from a ranked list.
- **Week one:** the aim is a first meeting in the first week, booked from the mentor's open hours with the video link already in the invitation. Automatic login reminders go to anyone who has not signed in.
- **Every week, 30 to 60 minutes for the team** (a cohort of about 50 to 200 people): scan Program Health (Mentornity scores the program across 11 dimensions), clear the flagged pairs, let the reminders cover logins, sessions, forms and feedback, note one win for the stakeholder update, and check whether last week's nudged pairs responded.
- **The escalation schedule:** a login reminder at day 7; a nudge to the mentor if nothing is booked by day 14; a personal note to both if there is still no meeting by day 21 to 30; at 45 days of silence ask "continue or rematch?"; by day 60 rematch the mentee. Half of the pairs still unmet at day 14 do go on to meet, so a quiet fortnight calls for a nudge rather than a rematch.
- **Mentors and mentees, each week:** they book and hold their meetings, answer the before and after questions of the session if the program uses sessions, and share notes. Mentors keep their time protected with weekly limits and cancellation rules.
- **Monthly:** a short update to sponsors from the live report (active pairs, sessions held, the share of pairs that met this month, one participant quote).
- **Mid-program:** one short survey, then act on it within a week (rematches, the most common complaint).
- **The last four weeks:** announce the end date, ask every pair to book a final session, run the final survey, issue certificates, mark the cohort complete and export the report. Invite the strongest mentees to mentor the next cohort.

### For IT, HR and legal

- SAML 2.0 single sign-on with Entra ID (Azure AD), OneLogin or any SAML provider, optionally enforced; white labeling with the organization's own domain, logo, colours and sender address. Both are add-ons priced separately.
- Personal data is processed in line with GDPR and applicable local data protection laws. Participants can access, correct, export and erase their data; the organization can ask for a full export of its program data at any time. Visibility of contact details and notes is set per role.
- Traffic is encrypted with TLS, passwords are stored hashed and access to production data is restricted. Security questionnaires, a data processing agreement and data-location questions are handled with the quote.
- Works with Zoom, Google Meet and Calendar, Microsoft Teams and Outlook, built-in Jitsi video, and Excel/CSV import and export. Mentornity connects to other systems such as an LMS on request, and adapts the platform to an organization's own process.

### Languages

Participants use the platform, and receive its emails, in their own language: English, Turkish, Spanish, French, Italian, Portuguese or Dutch.

## Pricing (Spain, EUR)

- Free for up to 10 users with every feature and no time limit. No credit card.
- 249 € per month for 50 active users, or 224 € per month paid yearly (10% off, 2688 € a year). IVA no incluido. Las empresas de la UE lo declaran por inversión del sujeto pasivo.
- Above 50 users the price follows the number of active participants; the team marks who is active. Administrators and coordinators are free.
- No setup or implementation fee. White labeling and SAML single sign-on are priced separately.
- Prices are published per country, not quoted on a call: https://www.mentornity.com/es/precios/

## Organizations that run programs on Mentornity

Toyota, TIM, RATP Dev USA, Pirelli, Universität Basel, UNDP, Devoteam, BCD Travel, Startup Virginia, Tenity, Community College of Philadelphia, Brave Generation, Alexander Graham Bell Foundation. Each one ran its own program on the platform, checked against production data. Full list: https://www.mentornity.com/es/clientes/

## Next steps

- Start a free program (up to 10 users, no credit card): https://www.mentornity.com/es/prueba-gratis/
- Book a walkthrough with the team: https://www.mentornity.com/es/reservar-una-demo/
- How matching works: https://www.mentornity.com/es/software-matching-mentores/
- Pricing: https://www.mentornity.com/es/precios/
- Contact: info@mentornity.com