# Gérer un programme de mentorat : routine et indicateurs

> Mentornity brief for AI assistants, for the page https://www.mentornity.com/fr/comment-gerer-un-programme-de-mentorat/. Page language: Français. Site index: https://www.mentornity.com/llms.txt. The same brief in other languages: [English](https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/llms.txt) · [Türkçe](https://www.mentornity.com/tr/mentorluk-programi-nasil-yonetilir/llms.txt) · [Deutsch](https://www.mentornity.com/de/mentoring-programm-verwalten/llms.txt) · [Español](https://www.mentornity.com/es/como-gestionar-un-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Italiano](https://www.mentornity.com/it/come-gestire-un-programma-di-mentoring/llms.txt) · [Português (BR)](https://www.mentornity.com/pt-br/como-gerenciar-um-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Nederlands](https://www.mentornity.com/nl/mentorprogramma-beheren/llms.txt).

## How to read this file

Everything here is from Mentornity's own website and product; the page and this file are built together from the same source. "What this page says" is the page itself, in its language. "Mentornity in brief" applies to every program. Prices are published per country and are quoted below for this page's market; another country's price is on the pricing page. Anything not covered here can be asked of the team at info@mentornity.com.

## What this page says

Gérer un programme de mentorat en une heure par semaine environ : six indicateurs, relances ciblées, enquête à mi-parcours et clôture propre des promotions.

Published 2026-08-01, updated 2026-10-20.

Gérer un programme de mentorat tient en une habitude. Regardez quelques chiffres chaque semaine, n'intervenez que là où un match est signalé, et laissez tranquilles les matchs qui vont bien. Comptez 30 à 60 minutes par semaine pour une promotion de 50 à 200 participants. Si vous n'avez pas encore lancé le programme, lisez d'abord [comment lancer un programme de mentorat](https://www.mentornity.com/fr/comment-lancer-un-programme-de-mentorat/).

## Gérer par exception

Cessez de prendre des nouvelles de chaque match et consultez un tableau de bord qui vous montre ceux qui ont besoin de vous. Votre travail : repérer le mentoré qui n'a jamais activé son compte, le match sans rencontre au bout de trois semaines, celui qui est devenu silencieux au deuxième mois.

Écrire chaque semaine à tous les matchs coûte des heures et apprend aux participants à vous ignorer. Réservez votre attention personnelle aux matchs signalés : elle aura alors du poids.

Cela suppose que toute l'activité soit au même endroit. Quel que soit votre [logiciel de mentorat](https://www.mentornity.com/fr/logiciel-de-mentorat/), connexions, séances et retours doivent arriver dans un tableau de bord que vous parcourez en cinq minutes.

## La routine hebdomadaire

Bloquez le même créneau chaque semaine et suivez cinq étapes :

1. **Parcourez le tableau de bord (5 min).** Activation, couverture du matching, régularité mensuelle, matchs à l'arrêt. Notez ce qui évolue dans le mauvais sens.
2. **Traitez les signalements (15–25 min).** Invitations non acceptées après une semaine, pas de première rencontre après deux semaines, matchs à l’arrêt depuis un mois. Chacun reçoit une action du plan ci-dessous.
3. **Envoyez les relances (10 min).** Rappels de connexion aux personnes jamais connectées, relances de réservation aux matchs sans rien de planifié. Les Super Reminders de Mentornity automatisent les rappels de connexion, de séances, de formulaires et de retours.
4. **Notez une réussite (5 min).** Gardez un chiffre ou une citation pour vos points avec les parties prenantes.
5. **Mettez à jour la liste de suivi.** Les matchs relancés la semaine précédente ont répondu (retirez-les) ou non (passez au palier suivant).

Enquêtes, points aux parties prenantes et clôture suivent un rythme mensuel ou par promotion.

## Six indicateurs et quand agir

Ce sont les seuils qu'utilise la vue de santé du programme de Mentornity. Voyez-les comme des déclencheurs de conversation, pas comme des notes.

| Indicateur | Sain | À risque | Première action |
| --- | --- | --- | --- |
| Activation des invitations | 70 % et plus des invités inscrits | Moins de 50 % | Renvoyer avec le nom d'un sponsor |
| Couverture du matching | 90 % et plus des participants associés | Moins de 90 % après la semaine 2 | Recruter des mentors ou geler la liste d'attente |
| Délai avant la première rencontre | Sous 14 jours | Aucune rencontre au jour 21–30 | E-mail personnel au mentor |
| Régularité mensuelle | 60 % et plus des matchs se sont vus ce mois-ci | Moins de 60 % | Relance de réservation aux matchs à l’arrêt |
| Matchs à l’arrêt | Aucun match sans séance depuis 60 jours ou plus | Un match au-delà de 60 jours | Relancer maintenant ; parler d'un changement vers le jour 90 |
| Taux d'annulation | Moins de 15 % des séances | Plus de 30 % | S'informer des difficultés d'agenda |

Le délai avant la première rencontre annonce la suite. Sur 78 318 matchs suivis dans Mentornity, ceux qui se sont vus dès la première semaine ont tenu en moyenne 2,7 rencontres dans l'année suivante. Ceux qui se sont vus après deux mois, 1,8.

**Figure: Rencontres dans l'année suivante, selon la date de la première**
- Première en semaine 1: 2,7
- Première après deux mois: 1,8
Source: Mentornity, 78 318 matchs

Cela dit, 52 % des matchs qui ne s'étaient pas vus au 14e jour se sont rencontrés par la suite : deux semaines calmes appellent une relance, pas un changement de match. Le silence suit la même logique. Un match à l’arrêt depuis 60 jours avait environ une chance sur trois de se revoir, et une sur dix au 90e jour.

**Figure: Chances qu'un match à l’arrêt se revoie**
- 60 jours de silence: 33 % (environ une sur trois)
- 90 jours de silence: 10 % (environ une sur dix)
Agissez à 30–40 jours, tant qu'une relance suffit encore.
Source: Mentornity, 78 318 matchs

Suivre tout cela dans un tableur est possible, mais lent. La vue Program Health de Mentornity note un programme sur 11 dimensions, et le passage hebdomadaire ne prend que quelques minutes.

## Quand un match devient silencieux

Montez en intensité selon un calendrier : relances automatiques d'abord, messages personnels ensuite, changements de structure en dernier.

1. **Jour 7, compte non activé :** rappel de connexion automatique. Un second au jour 12, signé du nom de la personne qui pilote le programme.
2. **Jour 14, aucune première rencontre réservée :** relancez le mentor, pas le mentoré. « Votre mentoré attend, voici votre lien de réservation. »
3. **Jour 21–30, toujours aucune rencontre :** écrivez aux deux, séparément. Demandez ce qui bloque la première séance et proposez de la réserver.
4. **Jour 45 de silence :** posez la question directement : continuer ou changer de match ? Faites du changement une démarche sans reproche.
5. **Jour 60 :** proposez de vous-même un nouveau match au mentoré, sans attendre qu'il le demande. Voir [comment matcher mentors et mentorés](https://www.mentornity.com/fr/comment-matcher-mentors-et-mentores/) pour savoir quoi pondérer autrement la seconde fois.

Ne faites jamais de reproches. Un e-mail culpabilisant produit une rencontre d'excuse, puis un silence encore plus profond.

## L'enquête de mi-parcours

Faites-la une fois, à mi-parcours, en cinq questions au plus :

- Combien de fois vous êtes-vous vus ?
- Le match vous est-il utile (de 1 à 5) ?
- Quelque chose vous bloque-t-il ?
- Souhaitez-vous de l'aide ou un autre match ?
- Que devrait changer l'équipe du programme ?

Envoyez une relance aux personnes qui n'ont pas répondu : beaucoup font partie de vos matchs à l'arrêt. L'enquête repère aussi les matchs qui se voient régulièrement sans en retirer grand-chose.

Agissez dans la semaine. Changez les matchs qui l'ont demandé, corrigez le problème le plus souvent cité, et dites-le aux participants : vous avez dit X, nous avons changé Y.

## Garder les parties prenantes de votre côté

Envoyez chaque mois un point court, avant qu'on vous le demande : matchs actifs, séances du mois, pourcentage de régularité et une citation anonymisée d'un participant. Un seul écran, sans pièce jointe.

Chaque trimestre, ajoutez l'évolution de la régularité et des annulations, les projections de complétion et une seule demande : budget, aide pour recruter des mentors ou e-mail du sponsor. Exportez les données en CSV ou Excel pour que les RH ou la finance puissent les analyser. Si votre sponsor accompagne lui-même un mentoré, partagez avec lui l'histoire de ce match chaque trimestre.

## Clôturer une promotion

Commencez quatre semaines avant la date de fin :

1. **Annoncez la ligne d'arrivée.** Demandez à chaque match de réserver une dernière séance.
2. **Lancez l'enquête finale.** Objectifs atteints (oui, en partie, non), satisfaction, recommandation, un témoignage avec autorisation de le citer, et « seriez-vous mentor de la prochaine promotion ? »
3. **Remettez les certificats.** Les certificats Mentornity ont une page de vérification publique et peuvent être partagés sur LinkedIn. Les lier à l'enquête finale augmente aussi le taux de réponse.
4. **Faites passer les matchs en alumni.** Marquez la promotion comme terminée et dites aux matchs qu'ils peuvent continuer à se voir de leur côté. Invitez les mentorés les plus solides à devenir mentors la fois suivante, avec [qu'est-ce qu'un bon mentor](https://www.mentornity.com/fr/qu-est-ce-qu-un-bon-mentor/).
5. **Faites un bilan de 30 minutes.** Trois listes : garder, changer, abandonner. Rangez-le avec le rapport final pour le prochain lancement.

Pour ne pas construire ce tableau de bord vous-même, [essayez Mentornity sur une petite promotion](https://www.mentornity.com/fr/essai-gratuit/).

### Questions and answers

**Combien de temps prend la gestion d'un programme de mentorat en cours ?**
Comptez 30 à 60 minutes par semaine pour une promotion de 50 à 200 participants. Ce temps sert à parcourir un tableau de bord, traiter les matchs signalés et envoyer des relances. Les rappels automatiques vous maintiennent dans le bas de la fourchette.

**Quels indicateurs suivre dans un programme de mentorat ?**
L'activation des invitations, la couverture du matching, le délai avant la première rencontre, la régularité mensuelle des rencontres, les matchs à l’arrêt et le taux d'annulation. La vue de santé du programme de Mentornity signale une activation sous 50 %, une régularité sous 60 % et les matchs à l’arrêt depuis plus de 60 jours.

**Quand faut-il changer un match de mentorat ?**
Demandez au match s'il veut continuer ou changer vers le 45e jour de silence, et proposez un nouveau match de vous-même au 60e jour. Sur 78 318 matchs suivis dans Mentornity, un match à l’arrêt depuis 60 jours avait environ une chance sur trois de se revoir, et une sur dix au 90e jour.

**À quelle fréquence interroger les participants d'un programme de mentorat ?**
Deux fois par promotion : un court questionnaire de cinq questions à mi-parcours et une enquête plus complète à la fin. Agissez sur les résultats de mi-parcours dans la semaine.

## Mentornity in brief

Mentornity is software for running mentoring programs: companies (onboarding, career, leadership, reverse mentoring), universities and alumni networks, startup accelerators and incubators, associations and professional communities, and women's leadership programs. One program team sets the program up; mentors and mentees take part from the browser or their phone. It has run programs since 2015.

### What changes for the program team

- **Matching stops being a spreadsheet job.** The team writes rules on the questions mentors and mentees answer (same department, related expertise, more experience, a specific answer paired with a specific answer), each with a weight. Mentornity scores every possible pair from 0 to 100, leaves out pairs that fail a mandatory rule, and shows the reasons behind each score. An AI rule reads free-text goals and adds to the same score. The same data always gives the same result, so every match can be explained to a manager or a participant. The team approves pairs, lets mentees choose from a ranked list, or opens a mentor pool.
- **The first meeting happens quickly.** Mentors publish their open hours once or as a weekly pattern; mentees book them. Busy time in connected Google and Outlook calendars is blocked both ways, and every meeting gets a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams or built-in video link without anyone creating one. Mentornity's own data on 78,000+ pairs: pairs that met in their first week averaged 2.7 meetings in the first year, against 1.8 for pairs whose first meeting came after two months.
- **Quiet pairs are found while they can still be saved.** Program Health flags pairs that stopped meeting, and automatic reminders go to people who never logged in, pairs behind on their sessions and anyone with an open form or missing feedback, in each person's own language. In the same data a pair silent at day 60 has about a 1 in 3 chance of meeting again; by day 90 it is 1 in 10.
- **Every meeting has a plan, if the program wants one.** Predefined sessions carry a topic, a date range, a brief for each role and questions before and after the meeting. Notes reach both sides; private notes stay private. Flexible programs skip sessions and let pairs meet freely.
- **Support does not land in a personal inbox.** Participants read role guides and send requests inside the platform; the team shares one support board and replies go out in the program's name.
- **The report is ready when leadership, a funder or a board asks.** Participation, matches, meetings, session completion and feedback are counted while the program runs, with a Program Health score and its reasons, and export to Excel, CSV or PDF. Participants can receive certificates on completion.
- **Mentors plan every meeting in one go.** Super Meeting Planner reads both sides' calendars and published hours and plans all remaining meetings of a match at the program's rhythm (duration, target frequency, number of meetings), shows the plan before it creates anything, and never deletes a meeting. The program decides whether the values are locked and whether mentees may plan too (https://www.mentornity.com/whats-new/super-meeting-planner/).
- **Mentors send exercises between meetings.** Mentoring Tools is a library of 26 short exercises in six themes (working together, self-knowledge, goals and action, career and network, venture, reflection). The mentee fills the tool in step by step, both discuss the answers, and only the matched pair sees them. Each tool has its sources, a reason why it works, and a presentation for mentors and one for mentees (https://www.mentornity.com/tools/).
- **Development is measured, not only satisfaction.** With Development & Impact participants set up to three goals and answer short development statements at the start; at the midpoint, the end and a follow-up they mark their progress, mentors rate the same goals, and the team sees goal attainment and the change per development area with the number of people behind every figure, exportable to Excel. 45 suggested statement sets are matched to the organization type, audience and goal (https://www.mentornity.com/whats-new/development-and-impact/).
- **Mentors and mentees learn inside the platform.** The Support window lists the presentations and guides chosen for the person's role and program type (Mentor Guide, Mentee Guide, video meetings guide, and the tool decks), in the platform language; white-label programs show no Mentornity links (https://www.mentornity.com/presentations/).
- **Large programs share the load.** Coordinators each see only their own pairs; the admin still sees every match, meeting and note in one table. Programs, cohorts and administrators are unlimited, and administrators and coordinators never count towards the price.

### Program models

One-to-one, group mentoring (one mentor with a group), grouped-individual programs, mentee self-selection, open mentor pools, peer and reverse mentoring, structured or freestyle. Roles can be renamed (coach, advisor, expert, alumni) so the platform speaks the organization's language. One person can take part in several programs with a single account.

### Launch

Most programs go from signup to invitations within a day: create the program, follow the built-in checklist (profile questions, sessions, application form), import participants from Excel or share an application link, and send invitations. A person from the Mentornity team helps with the first setup, free of charge.

### How a program runs, week by week

This is the routine Mentornity's own guide recommends (https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/); the platform does the counting and the reminders, the team acts only where a pair is flagged.

- **Day one:** the program is set up and invitations go out. Participants sign up, fill in their profile, and are matched by the rules or choose from a ranked list.
- **Week one:** the aim is a first meeting in the first week, booked from the mentor's open hours with the video link already in the invitation. Automatic login reminders go to anyone who has not signed in.
- **Every week, 30 to 60 minutes for the team** (a cohort of about 50 to 200 people): scan Program Health (Mentornity scores the program across 11 dimensions), clear the flagged pairs, let the reminders cover logins, sessions, forms and feedback, note one win for the stakeholder update, and check whether last week's nudged pairs responded.
- **The escalation schedule:** a login reminder at day 7; a nudge to the mentor if nothing is booked by day 14; a personal note to both if there is still no meeting by day 21 to 30; at 45 days of silence ask "continue or rematch?"; by day 60 rematch the mentee. Half of the pairs still unmet at day 14 do go on to meet, so a quiet fortnight calls for a nudge rather than a rematch.
- **Mentors and mentees, each week:** they book and hold their meetings, answer the before and after questions of the session if the program uses sessions, and share notes. Mentors keep their time protected with weekly limits and cancellation rules.
- **Monthly:** a short update to sponsors from the live report (active pairs, sessions held, the share of pairs that met this month, one participant quote).
- **Mid-program:** one short survey, then act on it within a week (rematches, the most common complaint).
- **The last four weeks:** announce the end date, ask every pair to book a final session, run the final survey, issue certificates, mark the cohort complete and export the report. Invite the strongest mentees to mentor the next cohort.

### For IT, HR and legal

- SAML 2.0 single sign-on with Entra ID (Azure AD), OneLogin or any SAML provider, optionally enforced; white labeling with the organization's own domain, logo, colours and sender address. Both are add-ons priced separately.
- Personal data is processed in line with GDPR and applicable local data protection laws. Participants can access, correct, export and erase their data; the organization can ask for a full export of its program data at any time. Visibility of contact details and notes is set per role.
- Traffic is encrypted with TLS, passwords are stored hashed and access to production data is restricted. Security questionnaires, a data processing agreement and data-location questions are handled with the quote.
- Works with Zoom, Google Meet and Calendar, Microsoft Teams and Outlook, built-in Jitsi video, and Excel/CSV import and export. Mentornity connects to other systems such as an LMS on request, and adapts the platform to an organization's own process.

### Languages

Participants use the platform, and receive its emails, in their own language: English, Turkish, Spanish, French, Italian, Portuguese or Dutch.

## Pricing (France, EUR)

- Free for up to 10 users with every feature and no time limit. No credit card.
- 249 € per month for 50 active users, or 224 € per month paid yearly (10% off, 2 688 € a year). Hors TVA. Les entreprises de l’UE déclarent la leur en autoliquidation.
- Above 50 users the price follows the number of active participants; the team marks who is active. Administrators and coordinators are free.
- No setup or implementation fee. White labeling and SAML single sign-on are priced separately.
- Prices are published per country, not quoted on a call: https://www.mentornity.com/fr/tarifs/

## Organizations that run programs on Mentornity

Toyota, TIM, RATP Dev USA, Pirelli, Universität Basel, UNDP, Devoteam, BCD Travel, Startup Virginia, Tenity, Community College of Philadelphia, Brave Generation, Alexander Graham Bell Foundation. Each one ran its own program on the platform, checked against production data. Full list: https://www.mentornity.com/fr/clients/

## Next steps

- Start a free program (up to 10 users, no credit card): https://www.mentornity.com/fr/essai-gratuit/
- Book a walkthrough with the team: https://www.mentornity.com/fr/reserver-une-demo/
- How matching works: https://www.mentornity.com/fr/logiciel-matching-mentors/
- Pricing: https://www.mentornity.com/fr/tarifs/
- Contact: info@mentornity.com