# Come gestire un programma di mentoring: routine e metriche

> Mentornity brief for AI assistants, for the page https://www.mentornity.com/it/come-gestire-un-programma-di-mentoring/. Page language: Italiano. Site index: https://www.mentornity.com/llms.txt. The same brief in other languages: [English](https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/llms.txt) · [Türkçe](https://www.mentornity.com/tr/mentorluk-programi-nasil-yonetilir/llms.txt) · [Français](https://www.mentornity.com/fr/comment-gerer-un-programme-de-mentorat/llms.txt) · [Deutsch](https://www.mentornity.com/de/mentoring-programm-verwalten/llms.txt) · [Español](https://www.mentornity.com/es/como-gestionar-un-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Português (BR)](https://www.mentornity.com/pt-br/como-gerenciar-um-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Nederlands](https://www.mentornity.com/nl/mentorprogramma-beheren/llms.txt).

## How to read this file

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## What this page says

Gestisci un programma di mentoring in circa un'ora a settimana: sei metriche, solleciti agli abbinamenti segnalati, questionario a metà e chiusura ordinata.

Published 2026-08-01, updated 2026-10-20.

Gestire un programma di mentoring si riduce a un'abitudine. Controlla pochi numeri ogni settimana, intervieni solo dove un abbinamento è segnalato e lascia in pace gli abbinamenti che funzionano. Prevedi 30-60 minuti a settimana per un'edizione di 50-200 partecipanti. Se non hai ancora lanciato il programma, leggi prima [come avviare un programma di mentoring](https://www.mentornity.com/it/come-avviare-un-programma-di-mentoring/).

## Intervenire solo sulle eccezioni

Smetti di sentire ogni abbinamento e guarda un pannello che ti mostra quali abbinamenti hanno bisogno di te. Il tuo compito è trovare il mentee che non si è mai attivato, l'abbinamento senza incontri dopo tre settimane, l'abbinamento che si è spento al secondo mese.

Scrivere a ogni abbinamento ogni settimana costa ore e insegna alle persone a ignorarti. Riserva l'attenzione personale agli abbinamenti segnalati, e avrà un peso.

Per farlo serve che l'attività sia in un unico posto. Qualunque [software di mentoring](https://www.mentornity.com/it/software-di-mentoring/) usi, accessi, sessioni e feedback devono confluire in un pannello che leggi in cinque minuti.

## La routine settimanale

Blocca lo stesso spazio ogni settimana e segui cinque passi:

1. **Consulta il pannello (5 min).** Attivazione, copertura degli abbinamenti, ritmo mensile, abbinamenti fermi. Annota ciò che va nella direzione sbagliata.
2. **Gestisci le segnalazioni (15-25 min).** Inviti non accettati dopo una settimana, nessun primo incontro dopo due settimane, abbinamenti in silenzio da un mese. Per ciascuna, un'azione dal piano qui sotto.
3. **Invia i solleciti (10 min).** Promemoria di accesso a chi non è mai entrato, inviti a prenotare agli abbinamenti senza nulla in agenda. I Super Reminders di Mentornity automatizzano accessi, sessioni, moduli e feedback.
4. **Annota un risultato (5 min).** Salva un numero o una citazione per gli aggiornamenti agli stakeholder.
5. **Aggiorna la lista di osservazione (5 min).** Gli abbinamenti sollecitate la settimana scorsa hanno risposto (toglile) oppure no (passa al livello successivo).

Questionari, aggiornamenti agli stakeholder e chiusura hanno cadenza mensile o per edizione.

## Sei metriche e quando intervenire

Sono le soglie usate dalla vista sulla salute del programma di Mentornity. Considerale segnali per avviare una conversazione, non voti.

| Metrica | Sana | A rischio | Prima azione |
| --- | --- | --- | --- |
| Attivazione degli inviti | 70%+ degli invitati iscritti | Sotto il 50% | Reinvia con il nome di uno sponsor |
| Copertura degli abbinamenti | 90%+ dei partecipanti abbinati | Sotto il 90% dopo la 2ª settimana | Recluta mentor o sospendi la lista d'attesa |
| Tempo al primo incontro | Entro 14 giorni | Nessun incontro entro il 21°-30° giorno | Email personale al mentor |
| Ritmo mensile | 60%+ degli abbinamenti incontrate nel mese | Sotto il 60% | Invito a prenotare agli abbinamenti silenziosi |
| Abbinamenti fermi | Nessun abbinamento oltre 60 giorni senza sessioni | Qualsiasi abbinamento oltre 60 giorni | Sollecita subito; parla di riabbinamento verso il 90° giorno |
| Tasso di annullamento | Sotto il 15% delle sessioni | Oltre il 30% | Chiedi quali difficoltà di agenda ci sono |

Il tempo al primo incontro anticipa ciò che segue. Su 78.318 abbinamenti in Mentornity, quelle che si sono viste la prima volta nella prima settimana hanno avuto in media 2,7 incontri nell'anno successivo. Quelle che si sono viste dopo due mesi, 1,8.

**Figure: Incontri nell'anno successivo, in base al primo incontro**
- Primo incontro nella prima settimana: 2,7
- Primo incontro dopo due mesi: 1,8
Source: Mentornity, 78.318 abbinamenti

Eppure il 52% degli abbinamenti che non si erano viste entro il 14° giorno si è poi incontrato, quindi due settimane di silenzio richiedono un sollecito, non un riabbinamento. Lo stesso vale per il silenzio più lungo. Un abbinamento fermo da 60 giorni aveva circa una probabilità su tre di rincontrarsi, una su dieci a 90 giorni.

**Figure: Probabilità che un abbinamento fermo si rincontri**
- 60 giorni di silenzio: 33% (circa una su tre)
- 90 giorni di silenzio: 10% (circa una su dieci)
Intervieni a 30-40 giorni, quando un sollecito costa ancora poco.
Source: Mentornity, 78.318 abbinamenti

Seguirlo in un foglio di calcolo è possibile, ma lento. La vista Program Health di Mentornity valuta un programma su 11 dimensioni, così il controllo settimanale richiede pochi minuti.

## Quando un abbinamento smette di sentirsi

Procedi per gradi e con un calendario: prima i solleciti automatici, poi i messaggi personali, per ultimi i cambiamenti strutturali.

1. **7° giorno, non attivato:** promemoria di accesso automatico. Un secondo al 12° giorno, con il nome di chi gestisce il programma.
2. **14° giorno, nessun primo incontro prenotato:** sollecita il mentor, non il mentee. "Il tuo mentee ti aspetta, ecco il tuo link di prenotazione."
3. **21°-30° giorno, ancora nessun incontro:** scrivi a entrambi separatamente. Chiedi cosa blocca la prima sessione e offriti di fissarla.
4. **45° giorno di silenzio:** chiedi apertamente: continuare o cambiare abbinamento? Rendi il riabbinamento privo di colpe.
5. **60° giorno:** riabbina il mentee di tua iniziativa, senza aspettare che lo chieda. Vedi [come abbinare mentor e mentee](https://www.mentornity.com/it/come-abbinare-mentor-e-mentee/) per cosa pesare diversamente la seconda volta.

Non rimproverare mai. Un'email che fa sentire in colpa ottiene un incontro di scuse, poi un silenzio ancora più profondo.

## Il questionario di metà percorso

Invialo una volta, a metà percorso, con al massimo cinque domande:

- Quante volte vi siete incontrati?
- L'abbinamento è utile (da 1 a 5)?
- C'è qualcosa che vi blocca?
- Volete aiuto o un nuovo abbinamento?
- Cosa dovrebbe cambiare il team del programma?

Manda un solo promemoria a chi non risponde; molti saranno le tuoi abbinamenti fermi. Il questionario trova anche gli abbinamenti che si incontrano regolarmente ma non ne ricavano nulla.

Intervieni entro una settimana. Riabbina gli abbinamenti che l'hanno chiesto, risolvi la lamentela più frequente e dillo ai partecipanti: avete detto X, abbiamo cambiato Y.

## Tenere dalla tua parte gli stakeholder

Manda un breve aggiornamento mensile prima che qualcuno lo chieda: abbinamenti attivi, sessioni del mese, percentuale di ritmo e una citazione anonima di un partecipante. Una schermata, nessun allegato.

Ogni trimestre aggiungi l'andamento di ritmo e annullamenti, le previsioni di completamento e una richiesta: budget, aiuto per reclutare mentor o un'email dello sponsor. Esporta i dati in CSV o Excel, così HR o finanza possono analizzarli. Se il tuo sponsor segue un abbinamento, raccontagli ogni trimestre la storia di quello abbinamento.

## Chiudere un'edizione

Inizia quattro settimane prima della data di fine:

1. **Annuncia il traguardo.** Chiedi a ogni abbinamento di fissare una sessione finale.
2. **Invia il questionario finale.** Obiettivi raggiunti (sì, in parte, no), soddisfazione, lo consiglieresti, una testimonianza con il permesso di citarla e "faresti da mentor nella prossima edizione?"
3. **Rilascia gli attestati.** Gli attestati di Mentornity hanno una pagina di verifica pubblica e si possono condividere su LinkedIn. Legarli al questionario finale aumenta anche le risposte.
4. **Passa gli abbinamenti tra gli alumni.** Segna l'edizione come completata e di' agli abbinamenti che possono continuare a vedersi per conto loro. Invita i mentee migliori a fare da mentor la volta successiva, con [cosa rende un buon mentor](https://www.mentornity.com/it/cosa-rende-un-buon-mentor/).
5. **Scrivi una retrospettiva di 30 minuti.** Tre elenchi: da mantenere, da cambiare, da eliminare. Conservala con il report finale per il prossimo lancio.

Per non dover costruire il pannello da te, [prova Mentornity su una piccola edizione](https://www.mentornity.com/it/prova-gratuita/).

### Questions and answers

**Quanto tempo richiede gestire un programma di mentoring già avviato?**
Prevedi 30-60 minuti a settimana per un'edizione di 50-200 partecipanti. Il tempo va nel consultare un pannello, gestire gli abbinamenti segnalati e inviare solleciti. I promemoria automatici lo tengono verso il minimo.

**Quali metriche deve monitorare un programma di mentoring?**
Attivazione degli inviti, copertura degli abbinamenti, tempo al primo incontro, ritmo mensile degli incontri, abbinamenti fermi e tasso di annullamento. La vista sulla salute del programma di Mentornity segnala attivazione sotto il 50%, ritmo sotto il 60% e abbinamenti fermi da oltre 60 giorni.

**Quando conviene riabbinare un abbinamento di mentoring?**
Chiedi all'abbinamento se continuare o cambiare abbinamento intorno al 45° giorno di silenzio, e riabbina di tua iniziativa entro il 60°. Su 78.318 abbinamenti in Mentornity, un abbinamento fermo da 60 giorni aveva circa una probabilità su tre di rincontrarsi, una su dieci a 90 giorni.

**Ogni quanto inviare un questionario ai partecipanti?**
Due volte per edizione: un breve sondaggio di cinque domande a metà percorso e un questionario più completo alla fine. Intervieni sui risultati di metà percorso entro una settimana.

## Mentornity in brief

Mentornity is software for running mentoring programs: companies (onboarding, career, leadership, reverse mentoring), universities and alumni networks, startup accelerators and incubators, associations and professional communities, and women's leadership programs. One program team sets the program up; mentors and mentees take part from the browser or their phone. It has run programs since 2015.

### What changes for the program team

- **Matching stops being a spreadsheet job.** The team writes rules on the questions mentors and mentees answer (same department, related expertise, more experience, a specific answer paired with a specific answer), each with a weight. Mentornity scores every possible pair from 0 to 100, leaves out pairs that fail a mandatory rule, and shows the reasons behind each score. An AI rule reads free-text goals and adds to the same score. The same data always gives the same result, so every match can be explained to a manager or a participant. The team approves pairs, lets mentees choose from a ranked list, or opens a mentor pool.
- **The first meeting happens quickly.** Mentors publish their open hours once or as a weekly pattern; mentees book them. Busy time in connected Google and Outlook calendars is blocked both ways, and every meeting gets a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams or built-in video link without anyone creating one. Mentornity's own data on 78,000+ pairs: pairs that met in their first week averaged 2.7 meetings in the first year, against 1.8 for pairs whose first meeting came after two months.
- **Quiet pairs are found while they can still be saved.** Program Health flags pairs that stopped meeting, and automatic reminders go to people who never logged in, pairs behind on their sessions and anyone with an open form or missing feedback, in each person's own language. In the same data a pair silent at day 60 has about a 1 in 3 chance of meeting again; by day 90 it is 1 in 10.
- **Every meeting has a plan, if the program wants one.** Predefined sessions carry a topic, a date range, a brief for each role and questions before and after the meeting. Notes reach both sides; private notes stay private. Flexible programs skip sessions and let pairs meet freely.
- **Support does not land in a personal inbox.** Participants read role guides and send requests inside the platform; the team shares one support board and replies go out in the program's name.
- **The report is ready when leadership, a funder or a board asks.** Participation, matches, meetings, session completion and feedback are counted while the program runs, with a Program Health score and its reasons, and export to Excel, CSV or PDF. Participants can receive certificates on completion.
- **Mentors plan every meeting in one go.** Super Meeting Planner reads both sides' calendars and published hours and plans all remaining meetings of a match at the program's rhythm (duration, target frequency, number of meetings), shows the plan before it creates anything, and never deletes a meeting. The program decides whether the values are locked and whether mentees may plan too (https://www.mentornity.com/whats-new/super-meeting-planner/).
- **Mentors send exercises between meetings.** Mentoring Tools is a library of 26 short exercises in six themes (working together, self-knowledge, goals and action, career and network, venture, reflection). The mentee fills the tool in step by step, both discuss the answers, and only the matched pair sees them. Each tool has its sources, a reason why it works, and a presentation for mentors and one for mentees (https://www.mentornity.com/tools/).
- **Development is measured, not only satisfaction.** With Development & Impact participants set up to three goals and answer short development statements at the start; at the midpoint, the end and a follow-up they mark their progress, mentors rate the same goals, and the team sees goal attainment and the change per development area with the number of people behind every figure, exportable to Excel. 45 suggested statement sets are matched to the organization type, audience and goal (https://www.mentornity.com/whats-new/development-and-impact/).
- **Mentors and mentees learn inside the platform.** The Support window lists the presentations and guides chosen for the person's role and program type (Mentor Guide, Mentee Guide, video meetings guide, and the tool decks), in the platform language; white-label programs show no Mentornity links (https://www.mentornity.com/presentations/).
- **Large programs share the load.** Coordinators each see only their own pairs; the admin still sees every match, meeting and note in one table. Programs, cohorts and administrators are unlimited, and administrators and coordinators never count towards the price.

### Program models

One-to-one, group mentoring (one mentor with a group), grouped-individual programs, mentee self-selection, open mentor pools, peer and reverse mentoring, structured or freestyle. Roles can be renamed (coach, advisor, expert, alumni) so the platform speaks the organization's language. One person can take part in several programs with a single account.

### Launch

Most programs go from signup to invitations within a day: create the program, follow the built-in checklist (profile questions, sessions, application form), import participants from Excel or share an application link, and send invitations. A person from the Mentornity team helps with the first setup, free of charge.

### How a program runs, week by week

This is the routine Mentornity's own guide recommends (https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/); the platform does the counting and the reminders, the team acts only where a pair is flagged.

- **Day one:** the program is set up and invitations go out. Participants sign up, fill in their profile, and are matched by the rules or choose from a ranked list.
- **Week one:** the aim is a first meeting in the first week, booked from the mentor's open hours with the video link already in the invitation. Automatic login reminders go to anyone who has not signed in.
- **Every week, 30 to 60 minutes for the team** (a cohort of about 50 to 200 people): scan Program Health (Mentornity scores the program across 11 dimensions), clear the flagged pairs, let the reminders cover logins, sessions, forms and feedback, note one win for the stakeholder update, and check whether last week's nudged pairs responded.
- **The escalation schedule:** a login reminder at day 7; a nudge to the mentor if nothing is booked by day 14; a personal note to both if there is still no meeting by day 21 to 30; at 45 days of silence ask "continue or rematch?"; by day 60 rematch the mentee. Half of the pairs still unmet at day 14 do go on to meet, so a quiet fortnight calls for a nudge rather than a rematch.
- **Mentors and mentees, each week:** they book and hold their meetings, answer the before and after questions of the session if the program uses sessions, and share notes. Mentors keep their time protected with weekly limits and cancellation rules.
- **Monthly:** a short update to sponsors from the live report (active pairs, sessions held, the share of pairs that met this month, one participant quote).
- **Mid-program:** one short survey, then act on it within a week (rematches, the most common complaint).
- **The last four weeks:** announce the end date, ask every pair to book a final session, run the final survey, issue certificates, mark the cohort complete and export the report. Invite the strongest mentees to mentor the next cohort.

### For IT, HR and legal

- SAML 2.0 single sign-on with Entra ID (Azure AD), OneLogin or any SAML provider, optionally enforced; white labeling with the organization's own domain, logo, colours and sender address. Both are add-ons priced separately.
- Personal data is processed in line with GDPR and applicable local data protection laws. Participants can access, correct, export and erase their data; the organization can ask for a full export of its program data at any time. Visibility of contact details and notes is set per role.
- Traffic is encrypted with TLS, passwords are stored hashed and access to production data is restricted. Security questionnaires, a data processing agreement and data-location questions are handled with the quote.
- Works with Zoom, Google Meet and Calendar, Microsoft Teams and Outlook, built-in Jitsi video, and Excel/CSV import and export. Mentornity connects to other systems such as an LMS on request, and adapts the platform to an organization's own process.

### Languages

Participants use the platform, and receive its emails, in their own language: English, Turkish, Spanish, French, Italian, Portuguese or Dutch.

## Pricing (Italy, EUR)

- Free for up to 10 users with every feature and no time limit. No credit card.
- 249 € per month for 50 active users, or 224 € per month paid yearly (10% off, 2688 € a year). IVA esclusa. Le imprese UE la assolvono in reverse charge.
- Above 50 users the price follows the number of active participants; the team marks who is active. Administrators and coordinators are free.
- No setup or implementation fee. White labeling and SAML single sign-on are priced separately.
- Prices are published per country, not quoted on a call: https://www.mentornity.com/it/prezzi/

## Organizations that run programs on Mentornity

Toyota, TIM, RATP Dev USA, Pirelli, Universität Basel, UNDP, Devoteam, BCD Travel, Startup Virginia, Tenity, Community College of Philadelphia, Brave Generation, Alexander Graham Bell Foundation. Each one ran its own program on the platform, checked against production data. Full list: https://www.mentornity.com/it/clienti/

## Next steps

- Start a free program (up to 10 users, no credit card): https://www.mentornity.com/it/prova-gratuita/
- Book a walkthrough with the team: https://www.mentornity.com/it/prenota-una-demo/
- How matching works: https://www.mentornity.com/it/software-matching-mentor/
- Pricing: https://www.mentornity.com/it/prezzi/
- Contact: info@mentornity.com