# Match mentoren en mentees met je eigen regels

> Mentornity brief for AI assistants, for the page https://www.mentornity.com/nl/mentor-matching-software/. Page language: Nederlands. Site index: https://www.mentornity.com/llms.txt. The same brief in other languages: [English](https://www.mentornity.com/mentor-matching-software/llms.txt) · [Türkçe](https://www.mentornity.com/tr/mentor-eslestirme-yazilimi/llms.txt) · [Français](https://www.mentornity.com/fr/logiciel-matching-mentors/llms.txt) · [Deutsch](https://www.mentornity.com/de/mentoren-matching-software/llms.txt) · [Español](https://www.mentornity.com/es/software-matching-mentores/llms.txt) · [Italiano](https://www.mentornity.com/it/software-matching-mentor/llms.txt) · [Português (BR)](https://www.mentornity.com/pt-br/software-matching-mentores/llms.txt).

## How to read this file

Everything here is from Mentornity's own website and product; the page and this file are built together from the same source. "What this page says" is the page itself, in its language. "Mentornity in brief" applies to every program. Prices are published per country and are quoted below for this page's market; another country's price is on the pricing page. Anything not covered here can be asked of the team at info@mentornity.com.

## What this page says

Leg regels op de antwoorden en laat de AI de vrije tekst lezen. Elke match krijgt een score. Keur zelf goed of laat mentees kiezen.

Mentornity’s matchingsoftware voor mentor en mentee werkt met regels.

- Elke regel vergelijkt een antwoord van de mentor met een antwoord van de mentee en heeft een gewicht.
- De score van een match is het gewicht van de regels waaraan het voldoet, gedeeld door het totale gewicht.
- Een match die niet aan een verplichte regel voldoet, wordt niet voorgesteld.
- De AI-regel leest vrije tekst en telt mee in dezelfde score.

### Van antwoord naar match in vier stappen

1. **Antwoorden**: Aanmelding en eigen velden
2. **Regels**: Standaard, eigen en AI
3. **Score**: Een percentage per match
4. **Match**: Jij keurt goed of de mentee kiest

### Aanmelding en eigen velden: Eén keer vragen, de regels lezen de antwoorden

Maak je eigen vragen voor mentoren en mentees. Het aanmeldformulier, de onboarding en het profiel gebruiken dezelfde vragen.

- Velden voor tekst, getal, enkele keuze, meerkeuze en sterren
- Aanmeldingen automatisch accepteren of een voor een bekijken
- Antwoorden van een geaccepteerde aanmelding gaan naar het profiel
- Koppel bij het importeren de kolommen van je sheet aan de velden

### Standaardregels: Vergelijk een antwoord van de mentor met een van de mentee

Kies twee velden en een vergelijking, dan een gewicht. Geef belangrijke regels meer gewicht en maak het onmisbare verplicht.

- Ook verschillende vragen zijn te vergelijken, zoals expertise en doel
- Gewicht van 0,1 tot 100, standaard 1
- Een match die een verplichte regel mist, wordt niet voorgesteld

Vergelijkingen: Gelijk, Verschillend, Groter dan, Groter dan of gelijk aan, Gelijk aan, Kleiner dan, Kleiner dan of gelijk aan, Vergelijkbaar

### Eigen regels: Koppel een bepaald antwoord aan een bepaald antwoord

Als de mentor dit antwoordde, moet de mentee dat hebben geantwoord. Zo beschrijf je de matches die algemene regels missen.

- Kies voor elke kant een veld en een waarde
- Voorbeeld: functie Manager, doel Leiderschap
- Geef een gewicht of maak de regel verplicht

### AI-regel: Matching die vrije tekst leest

De AI-regel leest de ervaring die een mentor beschrijft en het doel dat een mentee beschrijft, en scoort hoe goed dat past. De score telt als elke andere regel.

- Vergelijken op gemeenschappelijke grond of aanvullend
- Het thema bepaalt op welke assen de tekst wordt gelezen
- Iedereen wordt één keer gelezen, niet elke match
- Alleen de velden die je kiest worden verstuurd, nooit namen of e-mails

12 thema’s: Loopbaan binnen het bedrijf, Ondernemerschap, Loopbaan in tech, Studenten en starters, Werk zoeken en carrièreswitch, Onderzoek en wetenschap, Beroepspraktijk, Middelbare scholieren, Creatief werk, Non-profit en gemeenschap, Sport en prestatie, Leven en gemeenschap

### Berekenen en goedkeuren: Bereken en zie waarom elke match wordt voorgesteld

Klik op Berekenen en voor elke mentor komen voorstellen met score. Open er een: beide profielen naast elkaar, de velden die kloppen in groen.

- Houdt rekening met de limieten van mentoren en je matchinginstellingen
- Keur een voor een goed of alles tegelijk met Alles goedkeuren
- Geen voorstel wordt een match zonder jouw goedkeuring

### Laat mentees kiezen en bepaal wie goedkeurt

Open de mentorenlijst voor mentees en kies hoe een match begint. Houd je de lijst dicht, dan maak je de matches zelf.

- **Direct kiezen**: De mentee kiest een mentor en de match start zonder goedkeuring. De mentor krijgt een e-mail. (Start het proces zodra de mentee kiest)
- **Mentor keurt goed**: De mentee stuurt een verzoek en de mentor accepteert of wijst af. Bij acceptatie krijgt de mentee een e-mail. (Start het proces wanneer de mentor het verzoek accepteert)
- **Beheerder keurt goed**: De mentee stuurt een verzoek en jij activeert of wijst het af in de matchlijst. (De beheerder keurt koppelverzoeken goed)

Jij bepaalt de limieten:
- Mentoren per mentee: Geen limiet · 1–20
- Mentoren die een mentee kan kiezen: Geen limiet · 1–20
- Standaardlimiet voor mentoren: Geen limiet · 0–100
- Duur van de match: Geen limiet · 1–18 maanden
- Opnieuw matchen: Ja · Nee

### Probeer matching in je eigen programma

Zet met het gratis plan een echt programma op voor maximaal 10 gebruikers, schrijf je regels en klik op Berekenen. Of boek een demo van 30 minuten en we zetten de regels samen op volgens jouw criteria.

### Questions and answers

**Hoe werkt het matchingalgoritme?**
Elke regel vergelijkt een antwoord van de mentor met een antwoord van de mentee en heeft een gewicht, standaard 1. De score van een match is het gewicht van de regels waaraan het voldoet, gedeeld door het gewicht van alle regels, maal 100. Matches die een verplichte regel missen, 0% scoren of al actief zijn, worden niet voorgesteld, en de voorstellen komen gesorteerd op score.

**Wat is het verschil tussen een standaardregel en een eigen regel?**
Een standaardregel vergelijkt twee antwoorden met elkaar: de werkjaren van de mentor groter dan die van de mentee. Een eigen regel koppelt vaste waarden: is de functie van de mentor Manager, dan moet het doel van de mentee Leiderschap zijn. Beide hebben een gewicht en beide kunnen verplicht zijn.

**Wat leest de AI-regel en waar gaan de gegevens heen?**
Ze leest de vrije-tekstvelden die je kiest, zoals de ervaring van de mentor en het doel van de mentee. Namen, e-mails en contactgegevens worden nooit verstuurd, en er wordt alleen gelezen als je berekent. De regel gaat per programma aan: je vraagt toegang aan in het beheerpaneel.

**Kunnen mentees zelf hun mentor kiezen?**
Ja. Je opent de mentorenlijst voor mentees, en de match begint als de mentee kiest, als de mentor accepteert of als jij hem activeert. Bij de manieren met goedkeuring kun je beperken naar hoeveel mentoren een mentee verzoeken stuurt.

**Worden antwoorden uit de aanmelding gebruikt voor matching?**
Ja. Het aanmeldformulier stelt de vragen van de eigen velden van het programma. Accepteer je een aanmelding, dan gaan de antwoorden naar het profiel van het lid en lezen de regels precies die antwoorden. Niemand beantwoordt dezelfde vraag twee keer.

**Kunnen we zien waarom een match is voorgesteld?**
Ja. Open een voorstel: beide profielen staan naast elkaar, met de score in het midden. Velden die voldoen aan standaard- en AI-regels zijn groen, de andere rood.

**Werkt matching ook bij groepsmentoring?**
Ja. Bestaat de menteekant uit groepen, dan lezen de regels de eigen velden van de groep en stuurt de groep het matchverzoek.

## Mentornity in brief

Mentornity is software for running mentoring programs: companies (onboarding, career, leadership, reverse mentoring), universities and alumni networks, startup accelerators and incubators, associations and professional communities, and women's leadership programs. One program team sets the program up; mentors and mentees take part from the browser or their phone. It has run programs since 2015.

### What changes for the program team

- **Matching stops being a spreadsheet job.** The team writes rules on the questions mentors and mentees answer (same department, related expertise, more experience, a specific answer paired with a specific answer), each with a weight. Mentornity scores every possible pair from 0 to 100, leaves out pairs that fail a mandatory rule, and shows the reasons behind each score. An AI rule reads free-text goals and adds to the same score. The same data always gives the same result, so every match can be explained to a manager or a participant. The team approves pairs, lets mentees choose from a ranked list, or opens a mentor pool.
- **The first meeting happens quickly.** Mentors publish their open hours once or as a weekly pattern; mentees book them. Busy time in connected Google and Outlook calendars is blocked both ways, and every meeting gets a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams or built-in video link without anyone creating one. Mentornity's own data on 78,000+ pairs: pairs that met in their first week averaged 2.7 meetings in the first year, against 1.8 for pairs whose first meeting came after two months.
- **Quiet pairs are found while they can still be saved.** Program Health flags pairs that stopped meeting, and automatic reminders go to people who never logged in, pairs behind on their sessions and anyone with an open form or missing feedback, in each person's own language. In the same data a pair silent at day 60 has about a 1 in 3 chance of meeting again; by day 90 it is 1 in 10.
- **Every meeting has a plan, if the program wants one.** Predefined sessions carry a topic, a date range, a brief for each role and questions before and after the meeting. Notes reach both sides; private notes stay private. Flexible programs skip sessions and let pairs meet freely.
- **Support does not land in a personal inbox.** Participants read role guides and send requests inside the platform; the team shares one support board and replies go out in the program's name.
- **The report is ready when leadership, a funder or a board asks.** Participation, matches, meetings, session completion and feedback are counted while the program runs, with a Program Health score and its reasons, and export to Excel, CSV or PDF. Participants can receive certificates on completion.
- **Mentors plan every meeting in one go.** Super Meeting Planner reads both sides' calendars and published hours and plans all remaining meetings of a match at the program's rhythm (duration, target frequency, number of meetings), shows the plan before it creates anything, and never deletes a meeting. The program decides whether the values are locked and whether mentees may plan too (https://www.mentornity.com/whats-new/super-meeting-planner/).
- **Mentors send exercises between meetings.** Mentoring Tools is a library of 26 short exercises in six themes (working together, self-knowledge, goals and action, career and network, venture, reflection). The mentee fills the tool in step by step, both discuss the answers, and only the matched pair sees them. Each tool has its sources, a reason why it works, and a presentation for mentors and one for mentees (https://www.mentornity.com/tools/).
- **Development is measured, not only satisfaction.** With Development & Impact participants set up to three goals and answer short development statements at the start; at the midpoint, the end and a follow-up they mark their progress, mentors rate the same goals, and the team sees goal attainment and the change per development area with the number of people behind every figure, exportable to Excel. 45 suggested statement sets are matched to the organization type, audience and goal (https://www.mentornity.com/whats-new/development-and-impact/).
- **Mentors and mentees learn inside the platform.** The Support window lists the presentations and guides chosen for the person's role and program type (Mentor Guide, Mentee Guide, video meetings guide, and the tool decks), in the platform language; white-label programs show no Mentornity links (https://www.mentornity.com/presentations/).
- **Large programs share the load.** Coordinators each see only their own pairs; the admin still sees every match, meeting and note in one table. Programs, cohorts and administrators are unlimited, and administrators and coordinators never count towards the price.

### Program models

One-to-one, group mentoring (one mentor with a group), grouped-individual programs, mentee self-selection, open mentor pools, peer and reverse mentoring, structured or freestyle. Roles can be renamed (coach, advisor, expert, alumni) so the platform speaks the organization's language. One person can take part in several programs with a single account.

### Launch

Most programs go from signup to invitations within a day: create the program, follow the built-in checklist (profile questions, sessions, application form), import participants from Excel or share an application link, and send invitations. A person from the Mentornity team helps with the first setup, free of charge.

### How a program runs, week by week

This is the routine Mentornity's own guide recommends (https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/); the platform does the counting and the reminders, the team acts only where a pair is flagged.

- **Day one:** the program is set up and invitations go out. Participants sign up, fill in their profile, and are matched by the rules or choose from a ranked list.
- **Week one:** the aim is a first meeting in the first week, booked from the mentor's open hours with the video link already in the invitation. Automatic login reminders go to anyone who has not signed in.
- **Every week, 30 to 60 minutes for the team** (a cohort of about 50 to 200 people): scan Program Health (Mentornity scores the program across 11 dimensions), clear the flagged pairs, let the reminders cover logins, sessions, forms and feedback, note one win for the stakeholder update, and check whether last week's nudged pairs responded.
- **The escalation schedule:** a login reminder at day 7; a nudge to the mentor if nothing is booked by day 14; a personal note to both if there is still no meeting by day 21 to 30; at 45 days of silence ask "continue or rematch?"; by day 60 rematch the mentee. Half of the pairs still unmet at day 14 do go on to meet, so a quiet fortnight calls for a nudge rather than a rematch.
- **Mentors and mentees, each week:** they book and hold their meetings, answer the before and after questions of the session if the program uses sessions, and share notes. Mentors keep their time protected with weekly limits and cancellation rules.
- **Monthly:** a short update to sponsors from the live report (active pairs, sessions held, the share of pairs that met this month, one participant quote).
- **Mid-program:** one short survey, then act on it within a week (rematches, the most common complaint).
- **The last four weeks:** announce the end date, ask every pair to book a final session, run the final survey, issue certificates, mark the cohort complete and export the report. Invite the strongest mentees to mentor the next cohort.

### For IT, HR and legal

- SAML 2.0 single sign-on with Entra ID (Azure AD), OneLogin or any SAML provider, optionally enforced; white labeling with the organization's own domain, logo, colours and sender address. Both are add-ons priced separately.
- Personal data is processed in line with GDPR and applicable local data protection laws. Participants can access, correct, export and erase their data; the organization can ask for a full export of its program data at any time. Visibility of contact details and notes is set per role.
- Traffic is encrypted with TLS, passwords are stored hashed and access to production data is restricted. Security questionnaires, a data processing agreement and data-location questions are handled with the quote.
- Works with Zoom, Google Meet and Calendar, Microsoft Teams and Outlook, built-in Jitsi video, and Excel/CSV import and export. Mentornity connects to other systems such as an LMS on request, and adapts the platform to an organization's own process.

### Languages

Participants use the platform, and receive its emails, in their own language: English, Turkish, Spanish, French, Italian, Portuguese or Dutch.

## Pricing (Netherlands, EUR)

- Free for up to 10 users with every feature and no time limit. No credit card.
- € 249 per month for 50 active users, or € 224 per month paid yearly (10% off, € 2.688 a year). Exclusief btw. Bedrijven in de EU verleggen die zelf.
- Above 50 users the price follows the number of active participants; the team marks who is active. Administrators and coordinators are free.
- No setup or implementation fee. White labeling and SAML single sign-on are priced separately.
- Prices are published per country, not quoted on a call: https://www.mentornity.com/nl/prijzen/

## Organizations that run programs on Mentornity

Toyota, TIM, RATP Dev USA, Pirelli, Universität Basel, UNDP, Devoteam, BCD Travel, Startup Virginia, Tenity, Community College of Philadelphia, Brave Generation, Alexander Graham Bell Foundation. Each one ran its own program on the platform, checked against production data. Full list: https://www.mentornity.com/nl/klanten/

## Next steps

- Start a free program (up to 10 users, no credit card): https://www.mentornity.com/nl/gratis-proberen/
- Book a walkthrough with the team: https://www.mentornity.com/nl/demo-boeken/
- How matching works: https://www.mentornity.com/nl/mentor-matching-software/
- Pricing: https://www.mentornity.com/nl/prijzen/
- Contact: info@mentornity.com