# Mentoren en mentees matchen: criteria en methoden

> Mentornity brief for AI assistants, for the page https://www.mentornity.com/nl/mentoren-en-mentees-matchen/. Page language: Nederlands. Site index: https://www.mentornity.com/llms.txt. The same brief in other languages: [English](https://www.mentornity.com/how-to-match-mentors-and-mentees/llms.txt) · [Türkçe](https://www.mentornity.com/tr/mentor-menti-eslestirme-rehberi/llms.txt) · [Français](https://www.mentornity.com/fr/comment-matcher-mentors-et-mentores/llms.txt) · [Deutsch](https://www.mentornity.com/de/mentoren-und-mentees-matchen/llms.txt) · [Español](https://www.mentornity.com/es/como-emparejar-mentores-y-mentees/llms.txt) · [Italiano](https://www.mentornity.com/it/come-abbinare-mentor-e-mentee/llms.txt) · [Português (BR)](https://www.mentornity.com/pt-br/como-fazer-match-entre-mentores-e-mentorados/llms.txt).

## How to read this file

Everything here is from Mentornity's own website and product; the page and this file are built together from the same source. "What this page says" is the page itself, in its language. "Mentornity in brief" applies to every program. Prices are published per country and are quoted below for this page's market; another country's price is on the pricing page. Anything not covered here can be asked of the team at info@mentornity.com.

## What this page says

Matchen van mentoren en mentees vergeleken: regels, zelf kiezen en hybride. Welke criteria je gebruikt, hoe de score werkt en welke fouten je vermijdt.

Published 2026-08-01, updated 2026-10-20.

Regels, zelf kiezen en hybride vormen werken allemaal als matchingmethode. Belangrijker zijn duidelijke criteria, een proces dat mensen eerlijk vinden en snel matchen.

## De drie matchingmethoden

**Figure: Wie beslist over de match**
From Beheerder beslist to Mentee beslist:
- Regels van beheerder: Software scoort matches, beheerder keurt goed
- Hybride: Algoritme stelt voor, een mens bevestigt
- Zelf kiezen: Mentees bladeren en doen een verzoek

**Matching door de beheerder op basis van regels.** Je legt criteria vast, de software scoort elke mogelijke match en jij beoordeelt en keurt goed. Dat is eerlijk, snel en goed te verantwoorden, en het werkt ook bij meer dan een paar dozijn mensen. Je hebt er wel redelijke profielgegevens voor nodig.

**Zelf kiezen door mentees.** Mentees bekijken mentorprofielen en vragen een match aan. Dit past bij communities waar hiërarchie niet goed zou voelen. Stel een maximum aantal verzoeken per mentor in, geef mentees die blijven hangen een duwtje en houd een vangnet achter de hand voor wie niemand vindt.

**Hybride.** Het algoritme stelt een shortlist voor en de mentee kiest, of de mentor bevestigt. Mensen inspraak geven heeft steun in onderzoek. In een studie naar formele programma's hing ervaren inspraak in het mentorproces steeds samen met betere mentoring en een betere mentorrelatie ([Allen, Eby & Lentz, Journal of Applied Psychology, 2006](https://doi.org/10.1037/0021-9010.91.3.567)).

Kies per mentorprogramma. Een accelerator kan beide doen: vaste mentoren toegewezen op regels, plus open spreekuren die elke founder kan boeken.

## Welke criteria je gebruikt

Grofweg in deze volgorde:

1. **Harde voorwaarden.** Een gedeelde taal, werkbare tijdzones, geen directe rapportagelijn (bij [programma's voor medewerkers](https://www.mentornity.com/nl/mentorsoftware-medewerkers/)). Maak hier **verplichte regels** van die een match helemaal uitsluiten, niet alleen de score verlagen.
2. **Doel en ervaring.** Het doel van de mentee (“doorgroeien naar productmanagement”) moet passen bij de echte ervaring van de mentor, niet bij de functietitel. Vraag naar doelen in gestructureerde velden op het aanmeldformulier, niet alleen in vrije tekst.
3. **Achtergrond: gelijk of verschillend.** Dezelfde afdeling helpt bij kennisoverdracht. Verschillende afdelingen geven een breder netwerk en meer openheid. Kies op basis van het programmadoel en leg het vast als regel “gelijk” of “verschillend”.
4. **Verschil in loopbaanfase.** Een redelijke standaard is twee of meer niveaus, of ongeveer vijf jaar meer ervaring.
5. **Gedeelde interesses, met een laag gewicht.** Ze helpen bij het eerste gesprek, maar dragen geen zes maanden.

Houd het bij twee of drie gewogen criteria plus één of twee verplichte regels. Elk extra criterium verwatert de criteria die ertoe doen.

## Zo werkt de score in Mentornity

De score is eenvoudig genoeg om uit te leggen aan iedereen die een match ter discussie stelt. Elke regel vergelijkt een veld van de mentor met een veld van de mentee (gelijk, verschillend, vergelijkbaar, identiek, groter) en heeft een gewicht. De score van een match is:

> **gewicht van kloppende regels ÷ totaal gewicht van alle regels × 100**

Bij vier regels met hetzelfde gewicht, waarvan er drie kloppen, scoort de match **75%**. Een hoger gewicht laat een regel zwaarder meetellen.

**Figure: Van regels naar goedgekeurde matches**
1. Regels vastleggen: Velden, vergelijking en gewicht
2. Uitsluiten: Matches die een verplichte regel niet halen
3. Scoren: Elke overgebleven match
4. Toewijzen: Beste matches binnen ieders capaciteit
5. Beoordelen: Beheerder keurt één voor één of alles goed

Matches met 0% worden nooit automatisch toegewezen. In het beheerpaneel klik je bij **Matching Algorithm** op **Calculate**, bekijk je de voorgestelde matches en keur je ze één voor één of allemaal tegelijk goed. Met dezelfde gegevens is de uitkomst altijd hetzelfde. Elke matchactie wordt vastgelegd onder **Matching Actions**. Zo beantwoord je “waarom deze twee?” met de regels in plaats van met een gevoel.

## Hoe een eerlijk proces eruitziet

- **Transparantie.** Maak de criteria bij de start bekend. Zichtbare regels voorkomen gespeculeer over hoe matches tot stand kwamen.
- **Instemming.** Iemand (mentor, mentee of beheerder) bevestigt elke match uitdrukkelijk.
- **Uitstappen zonder schuldvraag.** Een moment voor een nieuwe match in week drie of vier, zonder dat iemand een reden hoeft te geven. Wie een match die niet werkt laat doormodderen, kan beide mensen kwijtraken.

## Veelgemaakte fouten bij matchen

- **Matchen op functietitel.** “Directeur” dekt heel verschillende functies. Match op opgegeven ervaring en doelen.
- **Topmentoren overbelasten.** Geef je de vijf beste mentoren elk acht mentees, dan raken juist de mensen opgebrand op wie het programma draait. Stel een maximum in.
- **Matchen als eenmalige klus zien.** Laatkomers, nieuwe matches en nieuwe cohorten komen er snel aan. Sla je regels op en laat de score opnieuw berekenen als dat nodig is; daar helpt [software](https://www.mentornity.com/nl/mentorsoftware/).
- **Stille restgroep.** Vertel mensen zonder match wat er gebeurt. Bied groepsmentoring of het volgende cohort aan, en zorg de volgende ronde voor meer mentoren. Viel iemand af door een verplichte regel, kijk dan of die regel echt verplicht moet zijn.

Matchen is één stap in een groter geheel; zie [een mentorprogramma starten](https://www.mentornity.com/nl/mentorprogramma-starten/). Wil je de matching zelf proberen? [Maak een gratis mentorprogramma aan](https://www.mentornity.com/nl/gratis-proberen/) voor maximaal 10 gebruikers, leg twee regels vast en klik op Calculate.

### Questions and answers

**Welke criteria gebruik je om mentoren en mentees te matchen?**
Begin met harde voorwaarden: een gedeelde taal, werkbare tijdzones, geen directe rapportagelijn. Leg daarna het doel van de mentee naast de ervaring van de mentor, en kijk dan naar achtergrond. Twee of drie gewogen criteria plus één of twee verplichte regels zijn makkelijker uit te leggen dan een lange formule.

**Moeten mentees zelf hun mentor kiezen?**
Zelf kiezen past bij vrijwillige communities, maar vraagt een maximum per mentor, zodat populaire namen niet alle vraag opslokken. In bedrijfs- en cohortprogramma's is matchen op regels met menselijke goedkeuring meestal eerlijker en sneller. Een hybride vorm, waarbij het algoritme voorstelt en de mentee bevestigt, combineert beide.

**Hoe werkt algoritmische mentormatching?**
Elke regel vergelijkt een veld van de mentor met een veld van de mentee en heeft een gewicht. De score van een match is het gewicht van de regels die kloppen, gedeeld door het totale gewicht, keer 100. Matches die niet voldoen aan een verplichte regel vallen af; de rest wordt gerangschikt en toegewezen binnen ieders capaciteit.

**Moeten mentor en mentee van dezelfde afdeling komen?**
Dat hangt af van het doel. Loopbaanprogramma's koppelen vaak over afdelingen heen, voor openheid en een breder netwerk. Programma's voor kennisoverdracht en onboarding koppelen vaak binnen een afdeling, voor gedeelde context.

**Kun je een match die niet werkt opnieuw matchen?**
Ja. Neem in de programmaregels een moment op voor een nieuwe match zonder schuldvraag, bijvoorbeeld in week drie of vier. Niemand hoeft een reden te geven.

## Mentornity in brief

Mentornity is software for running mentoring programs: companies (onboarding, career, leadership, reverse mentoring), universities and alumni networks, startup accelerators and incubators, associations and professional communities, and women's leadership programs. One program team sets the program up; mentors and mentees take part from the browser or their phone. It has run programs since 2015.

### What changes for the program team

- **Matching stops being a spreadsheet job.** The team writes rules on the questions mentors and mentees answer (same department, related expertise, more experience, a specific answer paired with a specific answer), each with a weight. Mentornity scores every possible pair from 0 to 100, leaves out pairs that fail a mandatory rule, and shows the reasons behind each score. An AI rule reads free-text goals and adds to the same score. The same data always gives the same result, so every match can be explained to a manager or a participant. The team approves pairs, lets mentees choose from a ranked list, or opens a mentor pool.
- **The first meeting happens quickly.** Mentors publish their open hours once or as a weekly pattern; mentees book them. Busy time in connected Google and Outlook calendars is blocked both ways, and every meeting gets a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams or built-in video link without anyone creating one. Mentornity's own data on 78,000+ pairs: pairs that met in their first week averaged 2.7 meetings in the first year, against 1.8 for pairs whose first meeting came after two months.
- **Quiet pairs are found while they can still be saved.** Program Health flags pairs that stopped meeting, and automatic reminders go to people who never logged in, pairs behind on their sessions and anyone with an open form or missing feedback, in each person's own language. In the same data a pair silent at day 60 has about a 1 in 3 chance of meeting again; by day 90 it is 1 in 10.
- **Every meeting has a plan, if the program wants one.** Predefined sessions carry a topic, a date range, a brief for each role and questions before and after the meeting. Notes reach both sides; private notes stay private. Flexible programs skip sessions and let pairs meet freely.
- **Support does not land in a personal inbox.** Participants read role guides and send requests inside the platform; the team shares one support board and replies go out in the program's name.
- **The report is ready when leadership, a funder or a board asks.** Participation, matches, meetings, session completion and feedback are counted while the program runs, with a Program Health score and its reasons, and export to Excel, CSV or PDF. Participants can receive certificates on completion.
- **Mentors plan every meeting in one go.** Super Meeting Planner reads both sides' calendars and published hours and plans all remaining meetings of a match at the program's rhythm (duration, target frequency, number of meetings), shows the plan before it creates anything, and never deletes a meeting. The program decides whether the values are locked and whether mentees may plan too (https://www.mentornity.com/whats-new/super-meeting-planner/).
- **Mentors send exercises between meetings.** Mentoring Tools is a library of 26 short exercises in six themes (working together, self-knowledge, goals and action, career and network, venture, reflection). The mentee fills the tool in step by step, both discuss the answers, and only the matched pair sees them. Each tool has its sources, a reason why it works, and a presentation for mentors and one for mentees (https://www.mentornity.com/tools/).
- **Development is measured, not only satisfaction.** With Development & Impact participants set up to three goals and answer short development statements at the start; at the midpoint, the end and a follow-up they mark their progress, mentors rate the same goals, and the team sees goal attainment and the change per development area with the number of people behind every figure, exportable to Excel. 45 suggested statement sets are matched to the organization type, audience and goal (https://www.mentornity.com/whats-new/development-and-impact/).
- **Mentors and mentees learn inside the platform.** The Support window lists the presentations and guides chosen for the person's role and program type (Mentor Guide, Mentee Guide, video meetings guide, and the tool decks), in the platform language; white-label programs show no Mentornity links (https://www.mentornity.com/presentations/).
- **Large programs share the load.** Coordinators each see only their own pairs; the admin still sees every match, meeting and note in one table. Programs, cohorts and administrators are unlimited, and administrators and coordinators never count towards the price.

### Program models

One-to-one, group mentoring (one mentor with a group), grouped-individual programs, mentee self-selection, open mentor pools, peer and reverse mentoring, structured or freestyle. Roles can be renamed (coach, advisor, expert, alumni) so the platform speaks the organization's language. One person can take part in several programs with a single account.

### Launch

Most programs go from signup to invitations within a day: create the program, follow the built-in checklist (profile questions, sessions, application form), import participants from Excel or share an application link, and send invitations. A person from the Mentornity team helps with the first setup, free of charge.

### How a program runs, week by week

This is the routine Mentornity's own guide recommends (https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/); the platform does the counting and the reminders, the team acts only where a pair is flagged.

- **Day one:** the program is set up and invitations go out. Participants sign up, fill in their profile, and are matched by the rules or choose from a ranked list.
- **Week one:** the aim is a first meeting in the first week, booked from the mentor's open hours with the video link already in the invitation. Automatic login reminders go to anyone who has not signed in.
- **Every week, 30 to 60 minutes for the team** (a cohort of about 50 to 200 people): scan Program Health (Mentornity scores the program across 11 dimensions), clear the flagged pairs, let the reminders cover logins, sessions, forms and feedback, note one win for the stakeholder update, and check whether last week's nudged pairs responded.
- **The escalation schedule:** a login reminder at day 7; a nudge to the mentor if nothing is booked by day 14; a personal note to both if there is still no meeting by day 21 to 30; at 45 days of silence ask "continue or rematch?"; by day 60 rematch the mentee. Half of the pairs still unmet at day 14 do go on to meet, so a quiet fortnight calls for a nudge rather than a rematch.
- **Mentors and mentees, each week:** they book and hold their meetings, answer the before and after questions of the session if the program uses sessions, and share notes. Mentors keep their time protected with weekly limits and cancellation rules.
- **Monthly:** a short update to sponsors from the live report (active pairs, sessions held, the share of pairs that met this month, one participant quote).
- **Mid-program:** one short survey, then act on it within a week (rematches, the most common complaint).
- **The last four weeks:** announce the end date, ask every pair to book a final session, run the final survey, issue certificates, mark the cohort complete and export the report. Invite the strongest mentees to mentor the next cohort.

### For IT, HR and legal

- SAML 2.0 single sign-on with Entra ID (Azure AD), OneLogin or any SAML provider, optionally enforced; white labeling with the organization's own domain, logo, colours and sender address. Both are add-ons priced separately.
- Personal data is processed in line with GDPR and applicable local data protection laws. Participants can access, correct, export and erase their data; the organization can ask for a full export of its program data at any time. Visibility of contact details and notes is set per role.
- Traffic is encrypted with TLS, passwords are stored hashed and access to production data is restricted. Security questionnaires, a data processing agreement and data-location questions are handled with the quote.
- Works with Zoom, Google Meet and Calendar, Microsoft Teams and Outlook, built-in Jitsi video, and Excel/CSV import and export. Mentornity connects to other systems such as an LMS on request, and adapts the platform to an organization's own process.

### Languages

Participants use the platform, and receive its emails, in their own language: English, Turkish, Spanish, French, Italian, Portuguese or Dutch.

## Pricing (Netherlands, EUR)

- Free for up to 10 users with every feature and no time limit. No credit card.
- € 249 per month for 50 active users, or € 224 per month paid yearly (10% off, € 2.688 a year). Exclusief btw. Bedrijven in de EU verleggen die zelf.
- Above 50 users the price follows the number of active participants; the team marks who is active. Administrators and coordinators are free.
- No setup or implementation fee. White labeling and SAML single sign-on are priced separately.
- Prices are published per country, not quoted on a call: https://www.mentornity.com/nl/prijzen/

## Organizations that run programs on Mentornity

Toyota, TIM, RATP Dev USA, Pirelli, Universität Basel, UNDP, Devoteam, BCD Travel, Startup Virginia, Tenity, Community College of Philadelphia, Brave Generation, Alexander Graham Bell Foundation. Each one ran its own program on the platform, checked against production data. Full list: https://www.mentornity.com/nl/klanten/

## Next steps

- Start a free program (up to 10 users, no credit card): https://www.mentornity.com/nl/gratis-proberen/
- Book a walkthrough with the team: https://www.mentornity.com/nl/demo-boeken/
- How matching works: https://www.mentornity.com/nl/mentor-matching-software/
- Pricing: https://www.mentornity.com/nl/prijzen/
- Contact: info@mentornity.com