# Mentorprogramma beheren: weekroutine en cijfers

> Mentornity brief for AI assistants, for the page https://www.mentornity.com/nl/mentorprogramma-beheren/. Page language: Nederlands. Site index: https://www.mentornity.com/llms.txt. The same brief in other languages: [English](https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/llms.txt) · [Türkçe](https://www.mentornity.com/tr/mentorluk-programi-nasil-yonetilir/llms.txt) · [Français](https://www.mentornity.com/fr/comment-gerer-un-programme-de-mentorat/llms.txt) · [Deutsch](https://www.mentornity.com/de/mentoring-programm-verwalten/llms.txt) · [Español](https://www.mentornity.com/es/como-gestionar-un-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Italiano](https://www.mentornity.com/it/come-gestire-un-programma-di-mentoring/llms.txt) · [Português (BR)](https://www.mentornity.com/pt-br/como-gerenciar-um-programa-de-mentoria/llms.txt).

## How to read this file

Everything here is from Mentornity's own website and product; the page and this file are built together from the same source. "What this page says" is the page itself, in its language. "Mentornity in brief" applies to every program. Prices are published per country and are quoted below for this page's market; another country's price is on the pricing page. Anything not covered here can be asked of the team at info@mentornity.com.

## What this page says

Beheer een lopend mentorprogramma in zo'n uur per week: volg zes cijfers, geef gemarkeerde matches een duwtje, peil halverwege en sluit netjes af.

Published 2026-08-01, updated 2026-10-20.

Een mentorprogramma beheren komt neer op één gewoonte. Bekijk wekelijks een paar cijfers, grijp alleen in waar een match gemarkeerd is, en laat gezonde matches met rust. Reken op 30–60 minuten per week voor een lichting van 50–200 deelnemers. Ben je nog niet gelanceerd, lees dan eerst [een mentorprogramma starten](https://www.mentornity.com/nl/mentorprogramma-starten/).

## Sturen op uitzonderingen

Stop met bij elke match informeren en kijk naar een dashboard dat laat zien welke matches je nodig hebben. Jouw taak is de mentee vinden die nooit activeerde, de match zonder gesprek na drie weken, de match die in maand twee stil werd.

Elke match wekelijks mailen kost uren en leert mensen je te negeren. Bewaar persoonlijke aandacht voor gemarkeerde matches, dan betekent die iets.

Daarvoor moet de activiteit op één plek staan. Welke [mentorsoftware](https://www.mentornity.com/nl/mentorsoftware/) je ook gebruikt, inlogs, sessies en feedback moeten in een dashboard komen dat je in vijf minuten scant.

## De weekroutine

Blokkeer elke week hetzelfde moment en doorloop vijf stappen:

1. **Scan het dashboard (5 min).** Activering, matchdekking, maandelijks tempo, stilgevallen matches. Noteer wat de verkeerde kant op gaat.
2. **Handel de markeringen af (15–25 min).** Uitnodigingen die na een week niet zijn geaccepteerd, geen eerste gesprek na twee weken, matches die een maand stil zijn. Elk krijgt één actie uit het draaiboek hieronder.
3. **Stuur duwtjes (10 min).** Inlogherinneringen aan wie nooit inlogde, een seintje om te boeken aan matches zonder geplande afspraak. De Superherinneringen van Mentornity automatiseren inloggen, sessies, formulieren en feedback.
4. **Leg één succes vast (5 min).** Bewaar één cijfer of citaat voor je notities voor belanghebbenden.
5. **Werk de volglijst bij (5 min).** De matches van vorige week reageerden (eraf halen) of niet (opschalen).

Enquêtes, updates voor belanghebbenden en afsluiten doe je maandelijks of per lichting.

## Zes cijfers en wanneer je ingrijpt

Dit zijn de drempels die het overzicht Programmagezondheid van Mentornity gebruikt. Zie ze als aanleiding voor een gesprek, niet als cijfers op een rapport.

| Cijfer | Gezond | Risico | Eerste actie |
| --- | --- | --- | --- |
| Activering van uitnodigingen | 70%+ van de genodigden aangemeld | Onder 50% | Opnieuw versturen met de naam van een sponsor |
| Matchdekking | 90%+ van de deelnemers gematcht | Onder 90% na week 2 | Mentoren werven of de wachtlijst pauzeren |
| Tijd tot eerste gesprek | Binnen 14 dagen | Geen gesprek op dag 21–30 | Persoonlijke mail aan de mentor |
| Maandelijks tempo | 60%+ van de matches sprak deze maand af | Onder 60% | Seintje om te boeken aan stille matches |
| Stille matches | Geen match 60+ dagen zonder sessie | Een match voorbij 60 dagen | Nu een duwtje; gesprek over opnieuw koppelen richting dag 90 |
| Percentage afzeggingen | Onder 15% van de sessies | Boven 30% | Vraag naar problemen met plannen |

De tijd tot het eerste gesprek voorspelt wat volgt. Over 78.318 matches op Mentornity hadden matches met een eerste gesprek in week één in het jaar daarna gemiddeld 2,7 gesprekken. Matches die pas na twee maanden voor het eerst afspraken, kwamen gemiddeld op 1,8.

**Figure: Gesprekken in het jaar erna, naar moment van eerste gesprek**
- Eerste gesprek in week één: 2,7
- Eerste gesprek na twee maanden: 1,8
Source: Mentornity, 78.318 matches

Toch ging 52% van de matches die op dag 14 nog niet hadden afgesproken, later alsnog in gesprek. Een stille eerste twee weken vraagt dus om een duwtje, niet om opnieuw koppelen. Stilte werkt net zo. Een match die 60 dagen stil was, had ongeveer een kans van één op drie om weer af te spreken, en één op tien na 90 dagen.

**Figure: Kans dat een stille match weer afspreekt**
- 60 dagen stil: 33% (ongeveer één op drie)
- 90 dagen stil: 10% (ongeveer één op tien)
Grijp in na 30–40 dagen, nu een duwtje nog weinig kost.
Source: Mentornity, 78.318 matches

Dit bijhouden in een spreadsheet kan, maar het gaat traag. Het overzicht Programmagezondheid van Mentornity scoort een programma op 11 dimensies, zodat de wekelijkse scan minuten kost.

## Als een match stil wordt

Schaal op volgens schema: eerst automatische duwtjes, dan persoonlijke berichten, als laatste structurele wijzigingen.

1. **Dag 7, niet geactiveerd:** automatische inlogherinnering. Een tweede op dag 12, met de naam van de programmamanager erbij.
2. **Dag 14, geen eerste gesprek geboekt:** geef de mentor een duwtje, niet de mentee. “Je mentee wacht op je, hier is je boekingslink.”
3. **Dag 21–30, nog steeds geen gesprek:** mail beiden apart. Vraag wat de eerste sessie in de weg zit en bied aan die te plannen.
4. **Dag 45 van stilte:** vraag het rechtstreeks: doorgaan of opnieuw koppelen? Maak opnieuw koppelen schuldvrij.
5. **Dag 60:** koppel de mentee uit jezelf opnieuw, in plaats van te wachten tot iemand erom vraagt. Zie [mentoren en mentees matchen](https://www.mentornity.com/nl/mentoren-en-mentees-matchen/) voor wat je de tweede keer anders weegt.

Nooit berispen. Een mail die schuldgevoel aanpraat, levert één verontschuldigend gesprek op en daarna diepere stilte.

## De peiling halverwege

Doe het één keer, halverwege, met hooguit vijf vragen:

- Hoe vaak hebben jullie afgesproken?
- Is de match nuttig (1–5)?
- Zit er iets in de weg?
- Wil je hulp of een nieuwe match?
- Wat moet het programmateam veranderen?

Stuur niet-reageerders één herinnering; veel van hen zijn je stilgevallen matches. De peiling vindt ook matches die regelmatig afspreken maar er niets aan hebben.

Doe binnen een week iets. Koppel opnieuw wie daarom vroeg, los de klacht op die het vaakst terugkwam en vertel deelnemers: jullie zeiden X, wij veranderden Y.

## Belanghebbenden aan boord houden

Stuur elke maand een korte update voordat iemand erom vraagt: actieve matches, sessies deze maand, tempopercentage en één geanonimiseerd citaat van een deelnemer. Eén scherm, geen bijlagen.

Voeg elk kwartaal trendlijnen toe voor tempo en afzeggingen, een prognose van de afronding en één verzoek: budget, hulp bij het werven van mentoren of een mail van de sponsor. Exporteer de gegevens als CSV of Excel, zodat HR of financiën ze kan analyseren. Is je sponsor zelf mentor van een match, deel dan elk kwartaal het verhaal van die match.

## Een lichting afsluiten

Begin vier weken voor de einddatum:

1. **Kondig de eindstreep aan.** Vraag elke match een laatste sessie te plannen.
2. **Verstuur de eindenquête.** Doelen gehaald (ja, deels, nee), tevredenheid, zou je het aanraden, een citaat met toestemming om het te gebruiken, en “wil je in de volgende lichting mentor zijn?”
3. **Geef certificaten uit.** De certificaten van Mentornity hebben een openbare verificatiepagina en kunnen op LinkedIn worden gedeeld. Koppel je ze aan de eindenquête, dan stijgt ook de respons.
4. **Maak van matches alumni.** Markeer de lichting als afgerond en vertel matches dat ze zelf mogen blijven afspreken. Nodig sterke mentees uit om de volgende keer mentor te zijn, met [wat maakt een goede mentor](https://www.mentornity.com/nl/wat-maakt-een-goede-mentor/).
5. **Schrijf in 30 minuten een terugblik.** Drie lijstjes: houden, veranderen, schrappen. Bewaar het bij het eindrapport voor de volgende lancering.

Wil je het dashboard niet zelf bouwen, [probeer Mentornity dan met een kleine lichting](https://www.mentornity.com/nl/gratis-proberen/).

### Questions and answers

**Hoeveel tijd kost het beheren van een lopend mentorprogramma?**
Reken op 30–60 minuten per week voor een lichting van 50–200 deelnemers. De tijd gaat naar een dashboard scannen, gemarkeerde matches afhandelen en duwtjes sturen. Automatische herinneringen houden het aan de onderkant.

**Welke cijfers volg je in een mentorprogramma?**
Activering van uitnodigingen, matchdekking, tijd tot het eerste gesprek, maandelijks tempo van gesprekken, stille matches en het percentage afzeggingen. Het overzicht Programmagezondheid van Mentornity markeert activering onder 50%, tempo onder 60% en matches die 60+ dagen stil zijn.

**Wanneer koppel je een mentorkoppel opnieuw?**
Vraag de match rond dag 45 van stilte of ze doorgaan of opnieuw gekoppeld willen worden, en koppel uiterlijk op dag 60 uit jezelf opnieuw. Over 78.318 matches op Mentornity had een match die 60 dagen stil was ongeveer een kans van één op drie om weer af te spreken, en één op tien na 90 dagen.

**Hoe vaak peil je deelnemers aan een mentorprogramma?**
Twee keer per lichting: een korte peiling van vijf vragen halverwege en een uitgebreidere enquête aan het eind. Doe binnen een week iets met de peiling van halverwege.

## Mentornity in brief

Mentornity is software for running mentoring programs: companies (onboarding, career, leadership, reverse mentoring), universities and alumni networks, startup accelerators and incubators, associations and professional communities, and women's leadership programs. One program team sets the program up; mentors and mentees take part from the browser or their phone. It has run programs since 2015.

### What changes for the program team

- **Matching stops being a spreadsheet job.** The team writes rules on the questions mentors and mentees answer (same department, related expertise, more experience, a specific answer paired with a specific answer), each with a weight. Mentornity scores every possible pair from 0 to 100, leaves out pairs that fail a mandatory rule, and shows the reasons behind each score. An AI rule reads free-text goals and adds to the same score. The same data always gives the same result, so every match can be explained to a manager or a participant. The team approves pairs, lets mentees choose from a ranked list, or opens a mentor pool.
- **The first meeting happens quickly.** Mentors publish their open hours once or as a weekly pattern; mentees book them. Busy time in connected Google and Outlook calendars is blocked both ways, and every meeting gets a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams or built-in video link without anyone creating one. Mentornity's own data on 78,000+ pairs: pairs that met in their first week averaged 2.7 meetings in the first year, against 1.8 for pairs whose first meeting came after two months.
- **Quiet pairs are found while they can still be saved.** Program Health flags pairs that stopped meeting, and automatic reminders go to people who never logged in, pairs behind on their sessions and anyone with an open form or missing feedback, in each person's own language. In the same data a pair silent at day 60 has about a 1 in 3 chance of meeting again; by day 90 it is 1 in 10.
- **Every meeting has a plan, if the program wants one.** Predefined sessions carry a topic, a date range, a brief for each role and questions before and after the meeting. Notes reach both sides; private notes stay private. Flexible programs skip sessions and let pairs meet freely.
- **Support does not land in a personal inbox.** Participants read role guides and send requests inside the platform; the team shares one support board and replies go out in the program's name.
- **The report is ready when leadership, a funder or a board asks.** Participation, matches, meetings, session completion and feedback are counted while the program runs, with a Program Health score and its reasons, and export to Excel, CSV or PDF. Participants can receive certificates on completion.
- **Mentors plan every meeting in one go.** Super Meeting Planner reads both sides' calendars and published hours and plans all remaining meetings of a match at the program's rhythm (duration, target frequency, number of meetings), shows the plan before it creates anything, and never deletes a meeting. The program decides whether the values are locked and whether mentees may plan too (https://www.mentornity.com/whats-new/super-meeting-planner/).
- **Mentors send exercises between meetings.** Mentoring Tools is a library of 26 short exercises in six themes (working together, self-knowledge, goals and action, career and network, venture, reflection). The mentee fills the tool in step by step, both discuss the answers, and only the matched pair sees them. Each tool has its sources, a reason why it works, and a presentation for mentors and one for mentees (https://www.mentornity.com/tools/).
- **Development is measured, not only satisfaction.** With Development & Impact participants set up to three goals and answer short development statements at the start; at the midpoint, the end and a follow-up they mark their progress, mentors rate the same goals, and the team sees goal attainment and the change per development area with the number of people behind every figure, exportable to Excel. 45 suggested statement sets are matched to the organization type, audience and goal (https://www.mentornity.com/whats-new/development-and-impact/).
- **Mentors and mentees learn inside the platform.** The Support window lists the presentations and guides chosen for the person's role and program type (Mentor Guide, Mentee Guide, video meetings guide, and the tool decks), in the platform language; white-label programs show no Mentornity links (https://www.mentornity.com/presentations/).
- **Large programs share the load.** Coordinators each see only their own pairs; the admin still sees every match, meeting and note in one table. Programs, cohorts and administrators are unlimited, and administrators and coordinators never count towards the price.

### Program models

One-to-one, group mentoring (one mentor with a group), grouped-individual programs, mentee self-selection, open mentor pools, peer and reverse mentoring, structured or freestyle. Roles can be renamed (coach, advisor, expert, alumni) so the platform speaks the organization's language. One person can take part in several programs with a single account.

### Launch

Most programs go from signup to invitations within a day: create the program, follow the built-in checklist (profile questions, sessions, application form), import participants from Excel or share an application link, and send invitations. A person from the Mentornity team helps with the first setup, free of charge.

### How a program runs, week by week

This is the routine Mentornity's own guide recommends (https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/); the platform does the counting and the reminders, the team acts only where a pair is flagged.

- **Day one:** the program is set up and invitations go out. Participants sign up, fill in their profile, and are matched by the rules or choose from a ranked list.
- **Week one:** the aim is a first meeting in the first week, booked from the mentor's open hours with the video link already in the invitation. Automatic login reminders go to anyone who has not signed in.
- **Every week, 30 to 60 minutes for the team** (a cohort of about 50 to 200 people): scan Program Health (Mentornity scores the program across 11 dimensions), clear the flagged pairs, let the reminders cover logins, sessions, forms and feedback, note one win for the stakeholder update, and check whether last week's nudged pairs responded.
- **The escalation schedule:** a login reminder at day 7; a nudge to the mentor if nothing is booked by day 14; a personal note to both if there is still no meeting by day 21 to 30; at 45 days of silence ask "continue or rematch?"; by day 60 rematch the mentee. Half of the pairs still unmet at day 14 do go on to meet, so a quiet fortnight calls for a nudge rather than a rematch.
- **Mentors and mentees, each week:** they book and hold their meetings, answer the before and after questions of the session if the program uses sessions, and share notes. Mentors keep their time protected with weekly limits and cancellation rules.
- **Monthly:** a short update to sponsors from the live report (active pairs, sessions held, the share of pairs that met this month, one participant quote).
- **Mid-program:** one short survey, then act on it within a week (rematches, the most common complaint).
- **The last four weeks:** announce the end date, ask every pair to book a final session, run the final survey, issue certificates, mark the cohort complete and export the report. Invite the strongest mentees to mentor the next cohort.

### For IT, HR and legal

- SAML 2.0 single sign-on with Entra ID (Azure AD), OneLogin or any SAML provider, optionally enforced; white labeling with the organization's own domain, logo, colours and sender address. Both are add-ons priced separately.
- Personal data is processed in line with GDPR and applicable local data protection laws. Participants can access, correct, export and erase their data; the organization can ask for a full export of its program data at any time. Visibility of contact details and notes is set per role.
- Traffic is encrypted with TLS, passwords are stored hashed and access to production data is restricted. Security questionnaires, a data processing agreement and data-location questions are handled with the quote.
- Works with Zoom, Google Meet and Calendar, Microsoft Teams and Outlook, built-in Jitsi video, and Excel/CSV import and export. Mentornity connects to other systems such as an LMS on request, and adapts the platform to an organization's own process.

### Languages

Participants use the platform, and receive its emails, in their own language: English, Turkish, Spanish, French, Italian, Portuguese or Dutch.

## Pricing (Netherlands, EUR)

- Free for up to 10 users with every feature and no time limit. No credit card.
- € 249 per month for 50 active users, or € 224 per month paid yearly (10% off, € 2.688 a year). Exclusief btw. Bedrijven in de EU verleggen die zelf.
- Above 50 users the price follows the number of active participants; the team marks who is active. Administrators and coordinators are free.
- No setup or implementation fee. White labeling and SAML single sign-on are priced separately.
- Prices are published per country, not quoted on a call: https://www.mentornity.com/nl/prijzen/

## Organizations that run programs on Mentornity

Toyota, TIM, RATP Dev USA, Pirelli, Universität Basel, UNDP, Devoteam, BCD Travel, Startup Virginia, Tenity, Community College of Philadelphia, Brave Generation, Alexander Graham Bell Foundation. Each one ran its own program on the platform, checked against production data. Full list: https://www.mentornity.com/nl/klanten/

## Next steps

- Start a free program (up to 10 users, no credit card): https://www.mentornity.com/nl/gratis-proberen/
- Book a walkthrough with the team: https://www.mentornity.com/nl/demo-boeken/
- How matching works: https://www.mentornity.com/nl/mentor-matching-software/
- Pricing: https://www.mentornity.com/nl/prijzen/
- Contact: info@mentornity.com