# Een mentorprogramma starten in 8 stappen

> Mentornity brief for AI assistants, for the page https://www.mentornity.com/nl/mentorprogramma-starten/. Page language: Nederlands. Site index: https://www.mentornity.com/llms.txt. The same brief in other languages: [English](https://www.mentornity.com/how-to-start-a-mentoring-program/llms.txt) · [Türkçe](https://www.mentornity.com/tr/mentorluk-programi-nasil-baslatilir/llms.txt) · [Français](https://www.mentornity.com/fr/comment-lancer-un-programme-de-mentorat/llms.txt) · [Deutsch](https://www.mentornity.com/de/mentoring-programm-starten/llms.txt) · [Español](https://www.mentornity.com/es/como-iniciar-un-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Italiano](https://www.mentornity.com/it/come-avviare-un-programma-di-mentoring/llms.txt) · [Português (BR)](https://www.mentornity.com/pt-br/como-iniciar-um-programa-de-mentoria/llms.txt).

## How to read this file

Everything here is from Mentornity's own website and product; the page and this file are built together from the same source. "What this page says" is the page itself, in its language. "Mentornity in brief" applies to every program. Prices are published per country and are quoted below for this page's market; another country's price is on the pricing page. Anything not covered here can be asked of the team at info@mentornity.com.

## What this page says

Start een mentorprogramma in 8 stappen: doel, vorm, mentoren werven, matching, sessieplan, overeenkomst, lancering en meten, in die volgorde.

Published 2026-08-01, updated 2026-10-20.

Een mentorprogramma starten betekent acht beslissingen nemen, in volgorde. De meeste teams beginnen met werven, maar doel en vorm komen eerst, want die bepalen wie je werft.

**Figure: Acht beslissingen, in volgorde**
1. Doel: Eén zin met een getal
2. Vorm: 1-op-1, groep, keuze, cohort
3. Mentoren: Werven vóór mentees
4. Matching: Regels, keuze of hybride
5. Structuur: 4–8 sessies met thema's
6. Documenten: Overeenkomst, rolgidsen
7. Lancering: Snel boeken openzetten
8. Meten: Volgen vanaf dag één

## Stap 1: Schrijf op waarom het programma bestaat

Schrijf één zin, als het kan met een getal: “Het verloop onder nieuwe analisten in hun eerste jaar terugdringen.” Die zin bepaalt wie je werft, hoe je matcht en wat je meet. “Groei ondersteunen” is geen doel, want niemand kan nagaan of het gelukt is.

## Stap 2: Kies de vorm

| Vorm | Hoe het werkt | Geschikt voor |
|---|---|---|
| 1-op-1-mentoring | Eén mentor, één mentee, terugkerende gesprekken | Loopbaanontwikkeling, onboarding |
| Groepsmentoring | Eén mentor met 4–8 mentees | Schaarse experts, startups |
| Mentee kiest | Mentees bekijken mentorprofielen en sturen een verzoek | Communities, vrijwillige programma's |
| Gestructureerd cohort | Iedereen volgt dezelfde sessies volgens een vaste planning | Hogescholen en universiteiten, accelerators |
| Vrije vorm | Matches spreken af zoals ze willen, met feedback na elk gesprek | Ervaren doelgroepen |

Je kunt vormen combineren, bijvoorbeeld een vaste mentor per startup plus open spreekuren. De vorm bepaalt je [aanpak voor matching](https://www.mentornity.com/nl/mentoren-en-mentees-matchen/) en je sessieplan.

## Stap 3: Werf mentoren vóór mentees

Mentees vind je makkelijk; mentoren zijn de beperkende factor.

1. **Maak het verzoek klein.** “Zes sessies van 45 minuten tussen oktober en maart, maximaal twee mentees” zegt iemand sneller toe dan “word mentor”.
2. **Verzamel wat je voor matching nodig hebt:** expertise, afdeling of sector, talen en beschikbare tijd, via een aanmeldformulier.
3. **Bescherm hun tijd** met een maximum aantal boekingen, een minimale aankondigingstermijn en zichtbare beschikbaarheid. Deel [wat een goede mentor maakt](https://www.mentornity.com/nl/wat-maakt-een-goede-mentor/) voordat ze beginnen.

## Stap 4: Bepaal hoe je matcht

- **Matching door de beheerder op basis van regels:** geef elke mogelijke match een score op gewogen criteria en bekijk de beste voorstellen.
- **Mentees kiezen zelf:** stel een maximum per mentor in, zodat populaire mentoren niet overboekt raken.
- **Hybride:** de regels stellen matches voor, mensen bevestigen ze.

Is iets echt doorslaggevend, zoals een gedeelde taal, maak er dan een verplichte regel van. Geef deelnemers inspraak waar dat kan. In een onderzoek naar formele programma's rapporteerden mensen die het gevoel hadden inspraak te hebben in de matching betere mentoring. Dat gold ook voor wie hun training hoog waardeerde ([Allen, Eby & Lentz, Journal of Applied Psychology, 2006](https://digitalcommons.usf.edu/psy_facpub/30)). Meer details staan in de [gids over matching](https://www.mentornity.com/nl/mentoren-en-mentees-matchen/).

## Stap 5: Geef elke match structuur

Leg 4–8 sessies vast, elk met een thema, een korte toelichting per rol en een of twee vragen vooraf en achteraf. Een eenvoudige opbouw: verwachtingen, doelen, vaardigheden, voortgang bespreken, afronding. Maandelijkse gesprekken van 45–60 minuten zijn een veilige standaard.

## Stap 6: Houd de documenten kort

- **Programmaovereenkomst:** vertrouwelijkheid, inzet, gedragscode. Wordt geaccepteerd vóór deelname en krijgt een nieuwe versie bij wijzigingen.
- **Een gids van één pagina per rol:** wat mentoren en mentees doen en waar ze hulp kunnen krijgen.
- **Aankondiging van de kick-off**, verstuurd door een leidinggevende met naam.

## Stap 7: Lanceer binnen twee weken

Met [mentorsoftware](https://www.mentornity.com/nl/mentorsoftware/) richt je alles in een week in: programma aanmaken, mensen inschrijven, matches controleren, boeken openzetten. Kondig het programma pas aan als het boeken snel open kan, zodat vrijwilligers hun interesse niet verliezen.

Let daarna op de tijd tot het eerste gesprek. Over 78.318 matches op Mentornity hielden matches die in de eerste week voor het eerst afspraken gemiddeld 2,7 gesprekken in het jaar daarna. Matches die pas na twee maanden voor het eerst afspraken, kwamen gemiddeld op 1,8.

**Figure: Gesprekken in het jaar daarna, naar eerste gesprek**
- Eerste week afgesproken: 2,7
- Na twee maanden afgesproken: 1,8
Source: Mentornity, 78.318 matches

Neem contact op met elke match die op dag 14 nog niet heeft afgesproken. In dezelfde data ging 52% van die matches alsnog afspreken, maar rond dag 65 zakt die kans onder één op tien.

## Stap 8: Meet vanaf dag één

De Program Health-weergave van Mentornity hanteert deze drempels. Activatie hoort op 70% of meer te liggen; onder 50% is een risico. Mik op 90% van de mentees gematcht, een eerste gesprek binnen 14 dagen en 60% van de matches die maandelijks afspreken. Matches die 60 dagen of langer stil zijn, gelden als vastgelopen. Voeg een vraag voor en na toe die aansluit op je doel uit stap 1. De gids over [een lopend programma beheren](https://www.mentornity.com/nl/mentorprogramma-beheren/) beschrijft de wekelijkse routine.

## Drie veelgemaakte fouten in het eerste jaar

1. **Geen sessieplan.** Matches verlaten de kick-off zonder gespreksstof.
2. **Matching als bijzaak.** Willekeurige matches leiden tot ongemakkelijke gesprekken.
3. **Geen eigenaar.** Wijs één beheerder aan, ook als het maar twee uur per week is.

Wil je deze stappen in software doorlopen? [Start een gratis programma in Mentornity](https://www.mentornity.com/nl/gratis-proberen/). Het is gratis tot 10 gebruikers, de checklist volgt deze stappen en iemand van ons team helpt je bij de eerste inrichting.

### Questions and answers

**Hoe lang duurt het om een mentorprogramma te starten?**
Reken op twee tot vier weken van besluit tot eerste gesprekken. Het ontwerp kost een paar dagen, mentoren werven een à twee weken, matchen en lanceren een paar dagen.

**Hoeveel mentoren hebben we nodig?**
Mik bij 1-op-1-programma's op één mentor per één of twee mentees, plus een paar reserves. Bij groepsmentoring kan één mentor 4–8 mentees begeleiden.

**Moet mentoring vrijwillig of verplicht zijn?**
Vrijwillig voor mentees, met selectie voor mentoren. Buddyprogramma's bij onboarding zijn de gebruikelijke uitzondering: elke nieuwe medewerker krijgt standaard een buddy.

**Hebben we software nodig om een mentorprogramma te draaien?**
Tot ongeveer tien mensen red je het met een spreadsheet. Daarboven kosten matchen, plannen en bijhouden wie heeft afgesproken de meeste tijd van de beheerder, en software automatiseert juist dat.

## Mentornity in brief

Mentornity is software for running mentoring programs: companies (onboarding, career, leadership, reverse mentoring), universities and alumni networks, startup accelerators and incubators, associations and professional communities, and women's leadership programs. One program team sets the program up; mentors and mentees take part from the browser or their phone. It has run programs since 2015.

### What changes for the program team

- **Matching stops being a spreadsheet job.** The team writes rules on the questions mentors and mentees answer (same department, related expertise, more experience, a specific answer paired with a specific answer), each with a weight. Mentornity scores every possible pair from 0 to 100, leaves out pairs that fail a mandatory rule, and shows the reasons behind each score. An AI rule reads free-text goals and adds to the same score. The same data always gives the same result, so every match can be explained to a manager or a participant. The team approves pairs, lets mentees choose from a ranked list, or opens a mentor pool.
- **The first meeting happens quickly.** Mentors publish their open hours once or as a weekly pattern; mentees book them. Busy time in connected Google and Outlook calendars is blocked both ways, and every meeting gets a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams or built-in video link without anyone creating one. Mentornity's own data on 78,000+ pairs: pairs that met in their first week averaged 2.7 meetings in the first year, against 1.8 for pairs whose first meeting came after two months.
- **Quiet pairs are found while they can still be saved.** Program Health flags pairs that stopped meeting, and automatic reminders go to people who never logged in, pairs behind on their sessions and anyone with an open form or missing feedback, in each person's own language. In the same data a pair silent at day 60 has about a 1 in 3 chance of meeting again; by day 90 it is 1 in 10.
- **Every meeting has a plan, if the program wants one.** Predefined sessions carry a topic, a date range, a brief for each role and questions before and after the meeting. Notes reach both sides; private notes stay private. Flexible programs skip sessions and let pairs meet freely.
- **Support does not land in a personal inbox.** Participants read role guides and send requests inside the platform; the team shares one support board and replies go out in the program's name.
- **The report is ready when leadership, a funder or a board asks.** Participation, matches, meetings, session completion and feedback are counted while the program runs, with a Program Health score and its reasons, and export to Excel, CSV or PDF. Participants can receive certificates on completion.
- **Mentors plan every meeting in one go.** Super Meeting Planner reads both sides' calendars and published hours and plans all remaining meetings of a match at the program's rhythm (duration, target frequency, number of meetings), shows the plan before it creates anything, and never deletes a meeting. The program decides whether the values are locked and whether mentees may plan too (https://www.mentornity.com/whats-new/super-meeting-planner/).
- **Mentors send exercises between meetings.** Mentoring Tools is a library of 26 short exercises in six themes (working together, self-knowledge, goals and action, career and network, venture, reflection). The mentee fills the tool in step by step, both discuss the answers, and only the matched pair sees them. Each tool has its sources, a reason why it works, and a presentation for mentors and one for mentees (https://www.mentornity.com/tools/).
- **Development is measured, not only satisfaction.** With Development & Impact participants set up to three goals and answer short development statements at the start; at the midpoint, the end and a follow-up they mark their progress, mentors rate the same goals, and the team sees goal attainment and the change per development area with the number of people behind every figure, exportable to Excel. 45 suggested statement sets are matched to the organization type, audience and goal (https://www.mentornity.com/whats-new/development-and-impact/).
- **Mentors and mentees learn inside the platform.** The Support window lists the presentations and guides chosen for the person's role and program type (Mentor Guide, Mentee Guide, video meetings guide, and the tool decks), in the platform language; white-label programs show no Mentornity links (https://www.mentornity.com/presentations/).
- **Large programs share the load.** Coordinators each see only their own pairs; the admin still sees every match, meeting and note in one table. Programs, cohorts and administrators are unlimited, and administrators and coordinators never count towards the price.

### Program models

One-to-one, group mentoring (one mentor with a group), grouped-individual programs, mentee self-selection, open mentor pools, peer and reverse mentoring, structured or freestyle. Roles can be renamed (coach, advisor, expert, alumni) so the platform speaks the organization's language. One person can take part in several programs with a single account.

### Launch

Most programs go from signup to invitations within a day: create the program, follow the built-in checklist (profile questions, sessions, application form), import participants from Excel or share an application link, and send invitations. A person from the Mentornity team helps with the first setup, free of charge.

### How a program runs, week by week

This is the routine Mentornity's own guide recommends (https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/); the platform does the counting and the reminders, the team acts only where a pair is flagged.

- **Day one:** the program is set up and invitations go out. Participants sign up, fill in their profile, and are matched by the rules or choose from a ranked list.
- **Week one:** the aim is a first meeting in the first week, booked from the mentor's open hours with the video link already in the invitation. Automatic login reminders go to anyone who has not signed in.
- **Every week, 30 to 60 minutes for the team** (a cohort of about 50 to 200 people): scan Program Health (Mentornity scores the program across 11 dimensions), clear the flagged pairs, let the reminders cover logins, sessions, forms and feedback, note one win for the stakeholder update, and check whether last week's nudged pairs responded.
- **The escalation schedule:** a login reminder at day 7; a nudge to the mentor if nothing is booked by day 14; a personal note to both if there is still no meeting by day 21 to 30; at 45 days of silence ask "continue or rematch?"; by day 60 rematch the mentee. Half of the pairs still unmet at day 14 do go on to meet, so a quiet fortnight calls for a nudge rather than a rematch.
- **Mentors and mentees, each week:** they book and hold their meetings, answer the before and after questions of the session if the program uses sessions, and share notes. Mentors keep their time protected with weekly limits and cancellation rules.
- **Monthly:** a short update to sponsors from the live report (active pairs, sessions held, the share of pairs that met this month, one participant quote).
- **Mid-program:** one short survey, then act on it within a week (rematches, the most common complaint).
- **The last four weeks:** announce the end date, ask every pair to book a final session, run the final survey, issue certificates, mark the cohort complete and export the report. Invite the strongest mentees to mentor the next cohort.

### For IT, HR and legal

- SAML 2.0 single sign-on with Entra ID (Azure AD), OneLogin or any SAML provider, optionally enforced; white labeling with the organization's own domain, logo, colours and sender address. Both are add-ons priced separately.
- Personal data is processed in line with GDPR and applicable local data protection laws. Participants can access, correct, export and erase their data; the organization can ask for a full export of its program data at any time. Visibility of contact details and notes is set per role.
- Traffic is encrypted with TLS, passwords are stored hashed and access to production data is restricted. Security questionnaires, a data processing agreement and data-location questions are handled with the quote.
- Works with Zoom, Google Meet and Calendar, Microsoft Teams and Outlook, built-in Jitsi video, and Excel/CSV import and export. Mentornity connects to other systems such as an LMS on request, and adapts the platform to an organization's own process.

### Languages

Participants use the platform, and receive its emails, in their own language: English, Turkish, Spanish, French, Italian, Portuguese or Dutch.

## Pricing (Netherlands, EUR)

- Free for up to 10 users with every feature and no time limit. No credit card.
- € 249 per month for 50 active users, or € 224 per month paid yearly (10% off, € 2.688 a year). Exclusief btw. Bedrijven in de EU verleggen die zelf.
- Above 50 users the price follows the number of active participants; the team marks who is active. Administrators and coordinators are free.
- No setup or implementation fee. White labeling and SAML single sign-on are priced separately.
- Prices are published per country, not quoted on a call: https://www.mentornity.com/nl/prijzen/

## Organizations that run programs on Mentornity

Toyota, TIM, RATP Dev USA, Pirelli, Universität Basel, UNDP, Devoteam, BCD Travel, Startup Virginia, Tenity, Community College of Philadelphia, Brave Generation, Alexander Graham Bell Foundation. Each one ran its own program on the platform, checked against production data. Full list: https://www.mentornity.com/nl/klanten/

## Next steps

- Start a free program (up to 10 users, no credit card): https://www.mentornity.com/nl/gratis-proberen/
- Book a walkthrough with the team: https://www.mentornity.com/nl/demo-boeken/
- How matching works: https://www.mentornity.com/nl/mentor-matching-software/
- Pricing: https://www.mentornity.com/nl/prijzen/
- Contact: info@mentornity.com