# Como gerenciar um programa de mentoria: rotina e métricas

> Mentornity brief for AI assistants, for the page https://www.mentornity.com/pt-br/como-gerenciar-um-programa-de-mentoria/. Page language: Português (BR). Site index: https://www.mentornity.com/llms.txt. The same brief in other languages: [English](https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/llms.txt) · [Türkçe](https://www.mentornity.com/tr/mentorluk-programi-nasil-yonetilir/llms.txt) · [Français](https://www.mentornity.com/fr/comment-gerer-un-programme-de-mentorat/llms.txt) · [Deutsch](https://www.mentornity.com/de/mentoring-programm-verwalten/llms.txt) · [Español](https://www.mentornity.com/es/como-gestionar-un-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Italiano](https://www.mentornity.com/it/come-gestire-un-programma-di-mentoring/llms.txt) · [Nederlands](https://www.mentornity.com/nl/mentorprogramma-beheren/llms.txt).

## How to read this file

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## What this page says

Gerencie um programa de mentoria em cerca de uma hora por semana: seis métricas, ação nos matches sinalizados, pesquisa na metade e um encerramento bem feito.

Published 2026-08-01, updated 2026-10-20.

Gerenciar um programa de mentoria se resume a um hábito. Olhe alguns números toda semana, intervenha só onde um match foi sinalizado e deixe os matches saudáveis em paz. Planeje de 30 a 60 minutos por semana para uma turma de 50 a 200 participantes. Se você ainda não lançou, leia antes [como iniciar um programa de mentoria](https://www.mentornity.com/pt-br/como-iniciar-um-programa-de-mentoria/).

## Gerencie por exceção

Pare de checar cada match e passe a olhar um painel que mostra quais matches precisam de você. O seu trabalho é encontrar o mentorado que nunca ativou a conta, o match sem encontro depois de três semanas, o match que silenciou no segundo mês.

Mandar mensagem para todos os matches toda semana custa horas e ensina as pessoas a ignorar você. Guarde a atenção pessoal para os matches sinalizados, e ela vai ter peso.

Para isso, a atividade precisa estar em um só lugar. Seja qual for o [software de mentoria](https://www.mentornity.com/pt-br/software-de-mentoria/) que você usa, acessos, sessões e feedback devem cair em um painel que você consiga ler em cinco minutos.

## A rotina semanal

Reserve o mesmo horário toda semana e siga cinco passos:

1. **Olhe o painel (5 min).** Ativação, cobertura de matching, ritmo mensal, matches parados. Anote o que estiver indo na direção errada.
2. **Resolva os sinais (15–25 min).** Convites não aceitos depois de uma semana, nenhum primeiro encontro depois de duas semanas, matches em silêncio há um mês. Cada um recebe uma ação do roteiro abaixo.
3. **Envie os lembretes (10 min).** Lembretes de acesso para quem nunca entrou, lembretes de agendamento para matches sem nada marcado. Os Super Reminders da Mentornity automatizam acessos, sessões, formulários e feedback.
4. **Registre uma conquista (5 min).** Guarde um número ou um depoimento para as suas notas aos patrocinadores.
5. **Atualize a lista de acompanhamento (5 min).** Os matches lembrados na semana anterior responderam (saem da lista) ou não (escale).

Pesquisas, atualizações para patrocinadores e encerramento acontecem por mês ou por turma.

## Seis métricas e quando agir

Estes são os limites que a visão de saúde do programa da Mentornity usa. Trate-os como gatilhos para uma conversa, não como notas.

| Métrica | Saudável | Em risco | Primeira ação |
| --- | --- | --- | --- |
| Ativação dos convites | 70% ou mais dos convidados se cadastraram | Abaixo de 50% | Reenviar com o nome de um patrocinador |
| Cobertura de matching | 90% ou mais dos participantes com match | Abaixo de 90% depois da 2ª semana | Recrutar mentores ou pausar a lista de espera |
| Tempo até o primeiro encontro | Em até 14 dias | Sem encontro até o dia 21–30 | E-mail pessoal para o mentor |
| Ritmo mensal | 60% ou mais dos matches se encontraram no mês | Abaixo de 60% | Lembrete de agendamento para os matches parados |
| Matches parados | Nenhum match há 60+ dias sem sessão | Qualquer match passando de 60 dias | Lembrete agora; conversa de troca perto do dia 90 |
| Taxa de cancelamento | Abaixo de 15% das sessões | Acima de 30% | Perguntar sobre dificuldades de agenda |

O tempo até o primeiro encontro indica o que vem depois. Em 78.318 matches na Mentornity, os que se encontraram pela primeira vez na primeira semana tiveram em média 2,7 encontros no ano seguinte. As que se encontraram pela primeira vez depois de dois meses tiveram 1,8.

**Figure: Encontros no ano seguinte, conforme o primeiro encontro**
- Primeiro encontro na 1ª semana: 2,7
- Primeiro encontro após dois meses: 1,8
Source: Mentornity, 78.318 matches

Ainda assim, 52% dos matches que não tinham se encontrado até o dia 14 acabaram se encontrando, então duas semanas paradas pedem um lembrete, não uma troca de match. O silêncio funciona do mesmo jeito. Um match com 60 dias sem contato tinha cerca de uma chance em três de voltar a se encontrar, e uma em dez no dia 90.

**Figure: Chance de um match parado voltar a se encontrar**
- 60 dias sem contato: 33% (cerca de uma em três)
- 90 dias sem contato: 10% (cerca de uma em dez)
Aja entre 30 e 40 dias, enquanto um lembrete ainda resolve.
Source: Mentornity, 78.318 matches

Dá para acompanhar isso em uma planilha, mas é lento. A visão de Saúde do programa da Mentornity avalia o programa em 11 dimensões, então a leitura semanal leva minutos.

## Quando um match para de se encontrar

Escale em etapas: primeiro lembretes automáticos, depois mensagens pessoais e, por último, mudanças na estrutura.

1. **Dia 7, conta não ativada:** lembrete automático de acesso. Um segundo no dia 12, com o nome do gestor do programa.
2. **Dia 14, nenhum primeiro encontro marcado:** lembre o mentor, não o mentorado. “Seu mentorado está esperando; aqui está o seu link de agendamento.”
3. **Dia 21 a 30, ainda sem encontro:** escreva para os dois separadamente. Pergunte o que está impedindo a primeira sessão e ofereça-se para marcá-la.
4. **Dia 45 de silêncio:** pergunte diretamente: continuar ou trocar de match? Deixe claro que trocar não tem culpa.
5. **Dia 60:** refaça o match do mentorado por iniciativa própria, sem esperar o pedido. Veja [como fazer o match entre mentores e mentorados](https://www.mentornity.com/pt-br/como-fazer-match-entre-mentores-e-mentorados/) para saber o que pesar de outro jeito na segunda vez.

Nunca dê bronca. Um e-mail que culpa rende um encontro de desculpas e depois um silêncio ainda maior.

## A pesquisa da metade do programa

Faça uma vez, na metade, com cinco perguntas ou menos:

- Quantas vezes vocês se encontraram?
- O match está sendo útil (1–5)?
- Algo está atrapalhando?
- Você quer ajuda ou uma troca de match?
- O que a equipe do programa deveria mudar?

Envie um lembrete a quem não respondeu; muitos serão as seus matches parados. A pesquisa também revela matches que se encontram com regularidade, mas não tiram nada disso.

Aja em até uma semana. Troque os matches que pediram, corrija a reclamação mais frequente e avise os participantes: vocês disseram X, nós mudamos Y.

## Como manter os patrocinadores do seu lado

Envie uma atualização mensal curta antes que alguém peça: matches ativos, sessões no mês, percentual de ritmo e um depoimento anônimo de participante. Uma tela, sem anexos.

A cada trimestre, acrescente as tendências de ritmo e cancelamentos, a projeção de conclusão e um pedido: orçamento, ajuda para recrutar mentores ou um e-mail do patrocinador. Exporte os dados em CSV ou Excel para que o RH ou o financeiro possam analisá-los. Se o seu patrocinador é mentor de um match, compartilhe a história desse match com ele a cada trimestre.

## Como encerrar uma turma

Comece quatro semanas antes da data de término:

1. **Anuncie a linha de chegada.** Peça a cada match que marque uma última sessão.
2. **Faça a pesquisa final.** Objetivos alcançados (sim, em parte, não), satisfação, se recomendaria, um depoimento com permissão para citar e “você seria mentor na próxima turma?”.
3. **Emita certificados.** Os certificados da Mentornity têm uma página pública de verificação e podem ser compartilhados no LinkedIn. Vinculá-los à pesquisa final também aumenta a taxa de resposta.
4. **Passe os matches para ex-participantes.** Marque a turma como concluída e diga aos matches que podem continuar se encontrando por conta própria. Convide os bons mentorados para serem mentores na próxima vez, com [o que faz um bom mentor](https://www.mentornity.com/pt-br/o-que-faz-um-bom-mentor/).
5. **Escreva uma retrospectiva de 30 minutos.** Três listas: manter, mudar, abandonar. Guarde-a com o relatório final para o próximo lançamento.

Para não ter que montar o painel você mesmo, [teste a Mentornity com uma turma pequena](https://www.mentornity.com/pt-br/teste-gratis/).

### Questions and answers

**Quanto tempo leva para gerenciar um programa de mentoria em andamento?**
Planeje de 30 a 60 minutos por semana para uma turma de 50 a 200 participantes. O tempo vai para olhar um painel, resolver os matches sinalizados e enviar lembretes. Lembretes automáticos mantêm a rotina perto do mínimo.

**Quais métricas um programa de mentoria deve acompanhar?**
Ativação dos convites, cobertura de matching, tempo até o primeiro encontro, ritmo mensal de encontros, matches parados e taxa de cancelamento. A visão de saúde do programa da Mentornity sinaliza ativação abaixo de 50%, ritmo abaixo de 60% e matches sem contato há 60 dias ou mais.

**Quando refazer o match de um match de mentoria?**
Pergunte ao match se quer continuar ou trocar por volta do dia 45 de silêncio e refaça o match por iniciativa própria até o dia 60. Em 78.318 matches na Mentornity, um match com 60 dias sem contato tinha cerca de uma chance em três de voltar a se encontrar, e uma em dez no dia 90.

**Com que frequência pesquisar os participantes da mentoria?**
Duas vezes por turma: uma pesquisa rápida de cinco perguntas na metade e uma pesquisa mais completa no fim. Aja sobre a pesquisa da metade em até uma semana.

## Mentornity in brief

Mentornity is software for running mentoring programs: companies (onboarding, career, leadership, reverse mentoring), universities and alumni networks, startup accelerators and incubators, associations and professional communities, and women's leadership programs. One program team sets the program up; mentors and mentees take part from the browser or their phone. It has run programs since 2015.

### What changes for the program team

- **Matching stops being a spreadsheet job.** The team writes rules on the questions mentors and mentees answer (same department, related expertise, more experience, a specific answer paired with a specific answer), each with a weight. Mentornity scores every possible pair from 0 to 100, leaves out pairs that fail a mandatory rule, and shows the reasons behind each score. An AI rule reads free-text goals and adds to the same score. The same data always gives the same result, so every match can be explained to a manager or a participant. The team approves pairs, lets mentees choose from a ranked list, or opens a mentor pool.
- **The first meeting happens quickly.** Mentors publish their open hours once or as a weekly pattern; mentees book them. Busy time in connected Google and Outlook calendars is blocked both ways, and every meeting gets a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams or built-in video link without anyone creating one. Mentornity's own data on 78,000+ pairs: pairs that met in their first week averaged 2.7 meetings in the first year, against 1.8 for pairs whose first meeting came after two months.
- **Quiet pairs are found while they can still be saved.** Program Health flags pairs that stopped meeting, and automatic reminders go to people who never logged in, pairs behind on their sessions and anyone with an open form or missing feedback, in each person's own language. In the same data a pair silent at day 60 has about a 1 in 3 chance of meeting again; by day 90 it is 1 in 10.
- **Every meeting has a plan, if the program wants one.** Predefined sessions carry a topic, a date range, a brief for each role and questions before and after the meeting. Notes reach both sides; private notes stay private. Flexible programs skip sessions and let pairs meet freely.
- **Support does not land in a personal inbox.** Participants read role guides and send requests inside the platform; the team shares one support board and replies go out in the program's name.
- **The report is ready when leadership, a funder or a board asks.** Participation, matches, meetings, session completion and feedback are counted while the program runs, with a Program Health score and its reasons, and export to Excel, CSV or PDF. Participants can receive certificates on completion.
- **Mentors plan every meeting in one go.** Super Meeting Planner reads both sides' calendars and published hours and plans all remaining meetings of a match at the program's rhythm (duration, target frequency, number of meetings), shows the plan before it creates anything, and never deletes a meeting. The program decides whether the values are locked and whether mentees may plan too (https://www.mentornity.com/whats-new/super-meeting-planner/).
- **Mentors send exercises between meetings.** Mentoring Tools is a library of 26 short exercises in six themes (working together, self-knowledge, goals and action, career and network, venture, reflection). The mentee fills the tool in step by step, both discuss the answers, and only the matched pair sees them. Each tool has its sources, a reason why it works, and a presentation for mentors and one for mentees (https://www.mentornity.com/tools/).
- **Development is measured, not only satisfaction.** With Development & Impact participants set up to three goals and answer short development statements at the start; at the midpoint, the end and a follow-up they mark their progress, mentors rate the same goals, and the team sees goal attainment and the change per development area with the number of people behind every figure, exportable to Excel. 45 suggested statement sets are matched to the organization type, audience and goal (https://www.mentornity.com/whats-new/development-and-impact/).
- **Mentors and mentees learn inside the platform.** The Support window lists the presentations and guides chosen for the person's role and program type (Mentor Guide, Mentee Guide, video meetings guide, and the tool decks), in the platform language; white-label programs show no Mentornity links (https://www.mentornity.com/presentations/).
- **Large programs share the load.** Coordinators each see only their own pairs; the admin still sees every match, meeting and note in one table. Programs, cohorts and administrators are unlimited, and administrators and coordinators never count towards the price.

### Program models

One-to-one, group mentoring (one mentor with a group), grouped-individual programs, mentee self-selection, open mentor pools, peer and reverse mentoring, structured or freestyle. Roles can be renamed (coach, advisor, expert, alumni) so the platform speaks the organization's language. One person can take part in several programs with a single account.

### Launch

Most programs go from signup to invitations within a day: create the program, follow the built-in checklist (profile questions, sessions, application form), import participants from Excel or share an application link, and send invitations. A person from the Mentornity team helps with the first setup, free of charge.

### How a program runs, week by week

This is the routine Mentornity's own guide recommends (https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/); the platform does the counting and the reminders, the team acts only where a pair is flagged.

- **Day one:** the program is set up and invitations go out. Participants sign up, fill in their profile, and are matched by the rules or choose from a ranked list.
- **Week one:** the aim is a first meeting in the first week, booked from the mentor's open hours with the video link already in the invitation. Automatic login reminders go to anyone who has not signed in.
- **Every week, 30 to 60 minutes for the team** (a cohort of about 50 to 200 people): scan Program Health (Mentornity scores the program across 11 dimensions), clear the flagged pairs, let the reminders cover logins, sessions, forms and feedback, note one win for the stakeholder update, and check whether last week's nudged pairs responded.
- **The escalation schedule:** a login reminder at day 7; a nudge to the mentor if nothing is booked by day 14; a personal note to both if there is still no meeting by day 21 to 30; at 45 days of silence ask "continue or rematch?"; by day 60 rematch the mentee. Half of the pairs still unmet at day 14 do go on to meet, so a quiet fortnight calls for a nudge rather than a rematch.
- **Mentors and mentees, each week:** they book and hold their meetings, answer the before and after questions of the session if the program uses sessions, and share notes. Mentors keep their time protected with weekly limits and cancellation rules.
- **Monthly:** a short update to sponsors from the live report (active pairs, sessions held, the share of pairs that met this month, one participant quote).
- **Mid-program:** one short survey, then act on it within a week (rematches, the most common complaint).
- **The last four weeks:** announce the end date, ask every pair to book a final session, run the final survey, issue certificates, mark the cohort complete and export the report. Invite the strongest mentees to mentor the next cohort.

### For IT, HR and legal

- SAML 2.0 single sign-on with Entra ID (Azure AD), OneLogin or any SAML provider, optionally enforced; white labeling with the organization's own domain, logo, colours and sender address. Both are add-ons priced separately.
- Personal data is processed in line with GDPR and applicable local data protection laws. Participants can access, correct, export and erase their data; the organization can ask for a full export of its program data at any time. Visibility of contact details and notes is set per role.
- Traffic is encrypted with TLS, passwords are stored hashed and access to production data is restricted. Security questionnaires, a data processing agreement and data-location questions are handled with the quote.
- Works with Zoom, Google Meet and Calendar, Microsoft Teams and Outlook, built-in Jitsi video, and Excel/CSV import and export. Mentornity connects to other systems such as an LMS on request, and adapts the platform to an organization's own process.

### Languages

Participants use the platform, and receive its emails, in their own language: English, Turkish, Spanish, French, Italian, Portuguese or Dutch.

## Pricing (Brazil, BRL)

- Free for up to 10 users with every feature and no time limit. No credit card.
- R$ 999 per month for 50 active users, or R$ 899 per month paid yearly (10% off, R$ 10.788 a year). Impostos locais não incluídos.
- Above 50 users the price follows the number of active participants; the team marks who is active. Administrators and coordinators are free.
- No setup or implementation fee. White labeling and SAML single sign-on are priced separately.
- Prices are published per country, not quoted on a call: https://www.mentornity.com/pt-br/precos/

## Organizations that run programs on Mentornity

Toyota, TIM, RATP Dev USA, Pirelli, Universität Basel, UNDP, Devoteam, BCD Travel, Startup Virginia, Tenity, Community College of Philadelphia, Brave Generation, Alexander Graham Bell Foundation. Each one ran its own program on the platform, checked against production data. Full list: https://www.mentornity.com/pt-br/clientes/

## Next steps

- Start a free program (up to 10 users, no credit card): https://www.mentornity.com/pt-br/teste-gratis/
- Book a walkthrough with the team: https://www.mentornity.com/pt-br/agendar-uma-demo/
- How matching works: https://www.mentornity.com/pt-br/software-matching-mentores/
- Pricing: https://www.mentornity.com/pt-br/precos/
- Contact: info@mentornity.com