# Mentorluk Programı Nasıl Yönetilir? Haftalık Rutin ve Metrikler

> Mentornity brief for AI assistants, for the page https://www.mentornity.com/tr/mentorluk-programi-nasil-yonetilir/. Page language: Türkçe. Site index: https://www.mentornity.com/llms.txt. The same brief in other languages: [English](https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/llms.txt) · [Français](https://www.mentornity.com/fr/comment-gerer-un-programme-de-mentorat/llms.txt) · [Deutsch](https://www.mentornity.com/de/mentoring-programm-verwalten/llms.txt) · [Español](https://www.mentornity.com/es/como-gestionar-un-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Italiano](https://www.mentornity.com/it/come-gestire-un-programma-di-mentoring/llms.txt) · [Português (BR)](https://www.mentornity.com/pt-br/como-gerenciar-um-programa-de-mentoria/llms.txt) · [Nederlands](https://www.mentornity.com/nl/mentorprogramma-beheren/llms.txt).

## How to read this file

Everything here is from Mentornity's own website and product; the page and this file are built together from the same source. "What this page says" is the page itself, in its language. "Mentornity in brief" applies to every program. Prices are published per country and are quoted below for this page's market; another country's price is on the pricing page. Anything not covered here can be asked of the team at info@mentornity.com.

## What this page says

Yürüyen bir mentorluk programını haftada yaklaşık bir saatte yönetin: altı metriği izleyin, işaretli eşleşmeleri dürtün, ortada anket yapın, dönemi kapatın.

Published 2026-08-01, updated 2026-10-20.

Mentorluk programını yönetmek tek bir alışkanlığa iner. Her hafta birkaç rakama bakın, yalnızca işaretlenen eşleşmelere müdahale edin ve sağlıklı eşleşmeleri rahat bırakın. 50-200 katılımcılık bir dönem için haftada 30-60 dakika planlayın. Henüz lansman yapmadıysanız önce [mentorluk programı nasıl başlatılır](https://www.mentornity.com/tr/mentorluk-programi-nasil-baslatilir/) yazısını okuyun.

## İstisnalarla yönetmek

Her eşleşmeyi tek tek yoklamayı bırakın; size hangi eşleşmelerin ihtiyacı olduğunu gösteren bir panele bakın. İşiniz hesabını hiç etkinleştirmemiş mentiyi, üç haftadır görüşmesi olmayan eşleşmeyi, ikinci ayda sessizleşen eşleşmeyi bulmaktır.

Her hafta her eşleşmeye mesaj atmak saatler alır ve insanlara sizi görmezden gelmeyi öğretir. Kişisel ilgiyi işaretli eşleşmelere saklayın; o zaman bir anlamı olur.

Bunun için aktivitenin tek bir yerde görünmesi gerekir. Hangi [mentorluk yazılımını](https://www.mentornity.com/tr/mentorluk-yazilimi/) kullanırsanız kullanın, girişler, oturumlar ve geri bildirim beş dakikada tarayabileceğiniz bir panele düşmeli.

## Haftalık rutin

Her hafta aynı saati ayırın ve beş adımı uygulayın:

1. **Paneli tarayın (5 dk).** Aktivasyon, eşleşme kapsamı, aylık ivme, duraklayan eşleşmeler. Yanlış yöne gideni not edin.
2. **İşaretleri temizleyin (15-25 dk).** Bir haftadır kabul edilmemiş davetler, iki haftadır ilk görüşmesi olmayan eşleşmeler, bir aydır sessiz eşleşmeler. Her birine aşağıdaki plandan tek bir aksiyon.
3. **Hatırlatma gönderin (10 dk).** Hiç giriş yapmamışlara giriş hatırlatması, planlanmış görüşmesi olmayan eşleşmelere randevu hatırlatması. Mentornity’nin Süper Hatırlatıcıları girişleri, oturumları, formları ve geri bildirimi otomatikleştirir.
4. **Bir kazanım yakalayın (5 dk).** Paydaş notlarınız için bir rakam ya da bir alıntı saklayın.
5. **İzleme listesini güncelleyin (5 dk).** Geçen hafta dürttüğünüz eşleşmeler ya yanıt verdi (listeden çıkarın) ya vermedi (bir kademe yükseltin).

Anketler, paydaş güncellemeleri ve kapanış aylık ya da dönem bazında yürür.

## Altı metrik ve ne zaman harekete geçilmeli

Bunlar Mentornity’nin program sağlığı görünümünün kullandığı eşiklerdir. Not olarak değil, bir konuşma başlatma işareti olarak okuyun.

| Metrik | Sağlıklı | Riskli | İlk aksiyon |
| --- | --- | --- | --- |
| Davet aktivasyonu | Davetlilerin %70+’ı kaydoldu | %50’nin altı | Sponsorun adıyla yeniden gönderin |
| Eşleşme kapsamı | Katılımcıların %90+’ı eşleşti | 2. haftadan sonra %90’ın altı | Mentor bulun ya da bekleme listesini durdurun |
| İlk görüşmeye kadar süre | 14 gün içinde | 21-30. güne kadar görüşme yok | Mentora kişisel e-posta |
| Aylık ivme | Eşleşmelerin %60+’ı bu ay görüştü | %60’ın altı | Sessiz eşleşmelere randevu hatırlatması |
| Sessiz eşleşmeler | 60+ gün oturumsuz eşleşme yok | 60 günü geçen herhangi bir eşleşme | Şimdi dürtün; yeniden eşleştirme konuşması 90. güne yakın |
| İptal oranı | Oturumların %15’inin altı | %30’un üstü | Randevu sürtünmesini sorun |

İlk görüşmeye kadar geçen süre sonrasını öngörür. Mentornity’deki 78.318 eşleşmede, ilk görüşmesini ilk hafta yapanlar sonraki yıl ortalama 2,7 görüşme yaptı. İlk kez iki aydan sonra görüşenler ortalama 1,8.

**Figure: İlk görüşmenin zamanına göre sonraki yıldaki görüşme sayısı**
- İlk hafta görüşenler: 2,7
- İki aydan sonra görüşenler: 1,8
Source: Mentornity, 78.318 eşleşme

Yine de 14. günde görüşmemiş eşleşmelerin %52’si sonradan görüştü; yani sessiz geçen iki hafta yeniden eşleştirme değil, bir hatırlatma gerektirir. Sessizlik de aynı şekilde işler. 60 gündür sessiz bir eşleşmenin yeniden görüşme ihtimali yaklaşık üçte bir, 90. günde onda birdi.

**Figure: Sessiz bir eşleşmenin yeniden görüşme ihtimali**
- 60 gün sessiz: %33 (yaklaşık üçte bir)
- 90 gün sessiz: %10 (yaklaşık onda bir)
Bir hatırlatma hâlâ ucuzken, 30-40. günde harekete geçin.
Source: Mentornity, 78.318 eşleşme

Bunu tabloda izlemek mümkün ama yavaştır. Mentornity’nin Program Sağlığı görünümü bir programı 11 boyutta puanlar; haftalık tarama dakikalar sürer.

## Bir eşleşme sessizleştiğinde

Takvime göre kademelendirin: önce otomatik hatırlatmalar, sonra kişisel notlar, en son yapısal değişiklikler.

1. **7. gün, etkinleştirme yok:** otomatik giriş hatırlatması. 12. günde program yöneticisinin adıyla ikincisi.
2. **14. gün, ilk görüşme ayarlanmamış:** mentiyi değil mentoru dürtün. “Mentiniz bekliyor, randevu bağlantınız burada.”
3. **21-30. gün, hâlâ görüşme yok:** ikisine ayrı ayrı e-posta yazın. İlk oturumu neyin engellediğini sorun ve görüşmeyi ayarlamayı önerin.
4. **Sessizliğin 45. günü:** açıkça sorun: devam mı, yeniden eşleştirme mi? Yeniden eşleştirmeyi suçlamasız kılın.
5. **60. gün:** istenmesini beklemeden mentiyi yeniden eşleştirin. İkinci seferde neyi farklı tartacağınız için [mentor-menti eşleştirme rehberine](https://www.mentornity.com/tr/mentor-menti-eslestirme-rehberi/) bakın.

Asla azarlamayın. Suçluluk yükleyen bir e-posta tek bir özür görüşmesi, ardından daha derin bir sessizlik getirir.

## Dönem ortası anketi

Bir kez, dönemin ortasında ve en fazla beş soruyla yapın:

- Kaç kez görüştünüz?
- Eşleşme işinize yarıyor mu (1-5)?
- Sizi tıkayan bir şey var mı?
- Yardım ya da yeniden eşleştirme ister misiniz?
- Program ekibi neyi değiştirmeli?

Yanıt vermeyenlere bir hatırlatma gönderin; birçoğu duraklayan eşleşmelerinizdir. Anket, düzenli görüşen ama bundan bir şey alamayan eşleşmeleri de ortaya çıkarır.

Bir hafta içinde harekete geçin. İsteyen katılımcıları yeniden eşleştirin, en sık gelen şikâyeti düzeltin ve katılımcılara söyleyin: siz X dediniz, biz Y’yi değiştirdik.

## Paydaşları yanınızda tutmak

Kimse sormadan her ay kısa bir güncelleme gönderin: aktif eşleşmeler, bu ayki oturumlar, ivme yüzdesi ve anonim bir katılımcı alıntısı. Tek ekran, ek dosya yok.

Üç ayda bir ivme ve iptallerin eğilimini, tamamlama projeksiyonlarını ve tek bir isteği ekleyin: bütçe, mentor bulmada yardım ya da bir sponsor e-postası. Veriyi CSV ya da Excel olarak dışa aktarın ki İK ya da finans analiz edebilsin. Sponsorunuz bir eşleşmeye mentorluk yapıyorsa o eşleşmenin hikâyesini her çeyrek onunla paylaşın.

## Bir dönemi kapatmak

Bitiş tarihinden dört hafta önce başlayın:

1. **Bitişi duyurun.** Her eşleşmeden bir son oturum ayarlamasını isteyin.
2. **Son anketi yapın.** Hedefler karşılandı mı (evet, kısmen, hayır), memnuniyet, tavsiye eder misiniz, alıntı izniyle bir görüş ve “Bir sonraki dönem mentorluk yapar mısınız?”
3. **Sertifikaları verin.** Mentornity sertifikalarının herkese açık bir doğrulama sayfası vardır ve LinkedIn’de paylaşılabilir. Sertifikayı son ankete bağlamak yanıt oranını da artırır.
4. **Eşleşmeleri mezun edin.** Dönemi tamamlandı olarak işaretleyin ve eşleşmelere kendi başlarına görüşmeye devam edebileceklerini söyleyin. Güçlü mentileri bir sonraki dönem mentor olmaya davet edin; davetle birlikte [mentor nedir, ne değildir](https://www.mentornity.com/tr/mentor-nedir-ne-degildir/) yazısını gönderin.
5. **30 dakikalık bir değerlendirme yazın.** Üç liste: koru, değiştir, bırak. Bir sonraki lansman için son raporla birlikte saklayın.

Paneli kendiniz kurmak istemiyorsanız [Mentornity’yi küçük bir dönemde deneyin](https://www.mentornity.com/tr/ucretsiz-dene/).

### Questions and answers

**Yürüyen bir mentorluk programını yönetmek ne kadar zaman alır?**
50-200 katılımcılık bir dönem için haftada 30-60 dakika planlayın. Zaman paneli taramaya, işaretli eşleşmeleri ele almaya ve hatırlatma göndermeye gider. Otomatik hatırlatmalar süreyi alt sınırda tutar.

**Bir mentorluk programı hangi metrikleri izlemeli?**
Davet aktivasyonu, eşleşme kapsamı, ilk görüşmeye kadar geçen süre, aylık görüşme ivmesi, sessiz eşleşmeler ve iptal oranı. Mentornity’nin program sağlığı görünümü %50’nin altındaki aktivasyonu, %60’ın altındaki ivmeyi ve 60 günden uzun sessiz kalan eşleşmeleri işaretler.

**Bir mentorluk eşleşmesi ne zaman yeniden eşleştirilmeli?**
Sessizliğin 45. günü civarında eşleşmeye devam mı yeniden eşleştirme mi istediklerini sorun, 60. güne kadar da kendiliğinizden yeniden eşleştirin. Mentornity’deki 78.318 eşleşmede, 60 gündür sessiz bir eşleşmenin yeniden görüşme ihtimali yaklaşık üçte bir, 90. günde onda birdi.

**Mentorluk katılımcılarına ne sıklıkla anket yapılmalı?**
Dönem başına iki kez: ortada beş soruluk kısa bir anket, sonda daha kapsamlı bir anket. Dönem ortası anketinin sonuçlarına bir hafta içinde göre harekete geçin.

## Mentornity in brief

Mentornity is software for running mentoring programs: companies (onboarding, career, leadership, reverse mentoring), universities and alumni networks, startup accelerators and incubators, associations and professional communities, and women's leadership programs. One program team sets the program up; mentors and mentees take part from the browser or their phone. It has run programs since 2015.

### What changes for the program team

- **Matching stops being a spreadsheet job.** The team writes rules on the questions mentors and mentees answer (same department, related expertise, more experience, a specific answer paired with a specific answer), each with a weight. Mentornity scores every possible pair from 0 to 100, leaves out pairs that fail a mandatory rule, and shows the reasons behind each score. An AI rule reads free-text goals and adds to the same score. The same data always gives the same result, so every match can be explained to a manager or a participant. The team approves pairs, lets mentees choose from a ranked list, or opens a mentor pool.
- **The first meeting happens quickly.** Mentors publish their open hours once or as a weekly pattern; mentees book them. Busy time in connected Google and Outlook calendars is blocked both ways, and every meeting gets a Zoom, Google Meet, Microsoft Teams or built-in video link without anyone creating one. Mentornity's own data on 78,000+ pairs: pairs that met in their first week averaged 2.7 meetings in the first year, against 1.8 for pairs whose first meeting came after two months.
- **Quiet pairs are found while they can still be saved.** Program Health flags pairs that stopped meeting, and automatic reminders go to people who never logged in, pairs behind on their sessions and anyone with an open form or missing feedback, in each person's own language. In the same data a pair silent at day 60 has about a 1 in 3 chance of meeting again; by day 90 it is 1 in 10.
- **Every meeting has a plan, if the program wants one.** Predefined sessions carry a topic, a date range, a brief for each role and questions before and after the meeting. Notes reach both sides; private notes stay private. Flexible programs skip sessions and let pairs meet freely.
- **Support does not land in a personal inbox.** Participants read role guides and send requests inside the platform; the team shares one support board and replies go out in the program's name.
- **The report is ready when leadership, a funder or a board asks.** Participation, matches, meetings, session completion and feedback are counted while the program runs, with a Program Health score and its reasons, and export to Excel, CSV or PDF. Participants can receive certificates on completion.
- **Mentors plan every meeting in one go.** Super Meeting Planner reads both sides' calendars and published hours and plans all remaining meetings of a match at the program's rhythm (duration, target frequency, number of meetings), shows the plan before it creates anything, and never deletes a meeting. The program decides whether the values are locked and whether mentees may plan too (https://www.mentornity.com/whats-new/super-meeting-planner/).
- **Mentors send exercises between meetings.** Mentoring Tools is a library of 26 short exercises in six themes (working together, self-knowledge, goals and action, career and network, venture, reflection). The mentee fills the tool in step by step, both discuss the answers, and only the matched pair sees them. Each tool has its sources, a reason why it works, and a presentation for mentors and one for mentees (https://www.mentornity.com/tools/).
- **Development is measured, not only satisfaction.** With Development & Impact participants set up to three goals and answer short development statements at the start; at the midpoint, the end and a follow-up they mark their progress, mentors rate the same goals, and the team sees goal attainment and the change per development area with the number of people behind every figure, exportable to Excel. 45 suggested statement sets are matched to the organization type, audience and goal (https://www.mentornity.com/whats-new/development-and-impact/).
- **Mentors and mentees learn inside the platform.** The Support window lists the presentations and guides chosen for the person's role and program type (Mentor Guide, Mentee Guide, video meetings guide, and the tool decks), in the platform language; white-label programs show no Mentornity links (https://www.mentornity.com/presentations/).
- **Large programs share the load.** Coordinators each see only their own pairs; the admin still sees every match, meeting and note in one table. Programs, cohorts and administrators are unlimited, and administrators and coordinators never count towards the price.

### Program models

One-to-one, group mentoring (one mentor with a group), grouped-individual programs, mentee self-selection, open mentor pools, peer and reverse mentoring, structured or freestyle. Roles can be renamed (coach, advisor, expert, alumni) so the platform speaks the organization's language. One person can take part in several programs with a single account.

### Launch

Most programs go from signup to invitations within a day: create the program, follow the built-in checklist (profile questions, sessions, application form), import participants from Excel or share an application link, and send invitations. A person from the Mentornity team helps with the first setup, free of charge.

### How a program runs, week by week

This is the routine Mentornity's own guide recommends (https://www.mentornity.com/how-to-manage-a-mentoring-program/); the platform does the counting and the reminders, the team acts only where a pair is flagged.

- **Day one:** the program is set up and invitations go out. Participants sign up, fill in their profile, and are matched by the rules or choose from a ranked list.
- **Week one:** the aim is a first meeting in the first week, booked from the mentor's open hours with the video link already in the invitation. Automatic login reminders go to anyone who has not signed in.
- **Every week, 30 to 60 minutes for the team** (a cohort of about 50 to 200 people): scan Program Health (Mentornity scores the program across 11 dimensions), clear the flagged pairs, let the reminders cover logins, sessions, forms and feedback, note one win for the stakeholder update, and check whether last week's nudged pairs responded.
- **The escalation schedule:** a login reminder at day 7; a nudge to the mentor if nothing is booked by day 14; a personal note to both if there is still no meeting by day 21 to 30; at 45 days of silence ask "continue or rematch?"; by day 60 rematch the mentee. Half of the pairs still unmet at day 14 do go on to meet, so a quiet fortnight calls for a nudge rather than a rematch.
- **Mentors and mentees, each week:** they book and hold their meetings, answer the before and after questions of the session if the program uses sessions, and share notes. Mentors keep their time protected with weekly limits and cancellation rules.
- **Monthly:** a short update to sponsors from the live report (active pairs, sessions held, the share of pairs that met this month, one participant quote).
- **Mid-program:** one short survey, then act on it within a week (rematches, the most common complaint).
- **The last four weeks:** announce the end date, ask every pair to book a final session, run the final survey, issue certificates, mark the cohort complete and export the report. Invite the strongest mentees to mentor the next cohort.

### For IT, HR and legal

- SAML 2.0 single sign-on with Entra ID (Azure AD), OneLogin or any SAML provider, optionally enforced; white labeling with the organization's own domain, logo, colours and sender address. Both are add-ons priced separately.
- Personal data is processed in line with GDPR and applicable local data protection laws. Participants can access, correct, export and erase their data; the organization can ask for a full export of its program data at any time. Visibility of contact details and notes is set per role.
- Traffic is encrypted with TLS, passwords are stored hashed and access to production data is restricted. Security questionnaires, a data processing agreement and data-location questions are handled with the quote.
- Works with Zoom, Google Meet and Calendar, Microsoft Teams and Outlook, built-in Jitsi video, and Excel/CSV import and export. Mentornity connects to other systems such as an LMS on request, and adapts the platform to an organization's own process.

### Languages

Participants use the platform, and receive its emails, in their own language: English, Turkish, Spanish, French, Italian, Portuguese or Dutch.

## Pricing (Türkiye, TRY)

- Free for up to 10 users with every feature and no time limit. No credit card.
- ₺9.499 per month for 50 active users, or ₺8.549 per month paid yearly (10% off, ₺102.588 a year). KDV hariç, faturada eklenir. Türkiye içinde Mentornity Bilişim A.Ş. faturalandırır.
- Above 50 users the price follows the number of active participants; the team marks who is active. Administrators and coordinators are free.
- No setup or implementation fee. White labeling and SAML single sign-on are priced separately.
- Prices are published per country, not quoted on a call: https://www.mentornity.com/tr/fiyatlandirma/

## Organizations that run programs on Mentornity

İTÜ Çekirdek, Halkbank, Toyota, Ziraat Bankası, Sabancı Vakfı, CarrefourSA, ÇYDD, Pirelli, Watsons, Doğuş Otomotiv, Yıldız Teknopark, AmCham Türkiye, Korozo. Each one ran its own program on the platform, checked against production data. Full list: https://www.mentornity.com/tr/referanslar/

## Next steps

- Start a free program (up to 10 users, no credit card): https://www.mentornity.com/tr/ucretsiz-dene/
- Book a walkthrough with the team: https://www.mentornity.com/tr/demo-talep-et/
- How matching works: https://www.mentornity.com/tr/mentor-eslestirme-yazilimi/
- Pricing: https://www.mentornity.com/tr/fiyatlandirma/
- Contact: info@mentornity.com