Como gerenciar um programa de mentoria: rotina e métricas

Gerenciar um programa de mentoria se resume a um hábito. Olhe alguns números toda semana, intervenha só onde um match foi sinalizado e deixe os matches saudáveis em paz. Planeje de 30 a 60 minutos por semana para uma turma de 50 a 200 participantes. Se você ainda não lançou, leia antes como iniciar um programa de mentoria.

Gerencie por exceção

Pare de checar cada match e passe a olhar um painel que mostra quais matches precisam de você. O seu trabalho é encontrar o mentorado que nunca ativou a conta, o match sem encontro depois de três semanas, o match que silenciou no segundo mês.

Mandar mensagem para todos os matches toda semana custa horas e ensina as pessoas a ignorar você. Guarde a atenção pessoal para os matches sinalizados, e ela vai ter peso.

Para isso, a atividade precisa estar em um só lugar. Seja qual for o software de mentoria que você usa, acessos, sessões e feedback devem cair em um painel que você consiga ler em cinco minutos.

A rotina semanal

Reserve o mesmo horário toda semana e siga cinco passos:

1. Olhe o painel (5 min). Ativação, cobertura de matching, ritmo mensal, matches parados. Anote o que estiver indo na direção errada.
2. Resolva os sinais (15–25 min). Convites não aceitos depois de uma semana, nenhum primeiro encontro depois de duas semanas, matches em silêncio há um mês. Cada um recebe uma ação do roteiro abaixo.
3. Envie os lembretes (10 min). Lembretes de acesso para quem nunca entrou, lembretes de agendamento para matches sem nada marcado. Os Super Reminders da Mentornity automatizam acessos, sessões, formulários e feedback.
4. Registre uma conquista (5 min). Guarde um número ou um depoimento para as suas notas aos patrocinadores.
5. Atualize a lista de acompanhamento (5 min). Os matches lembrados na semana anterior responderam (saem da lista) ou não (escale).

Pesquisas, atualizações para patrocinadores e encerramento acontecem por mês ou por turma.

Seis métricas e quando agir

Estes são os limites que a visão de saúde do programa da Mentornity usa. Trate-os como gatilhos para uma conversa, não como notas.

O tempo até o primeiro encontro indica o que vem depois. Em 78.318 matches na Mentornity, os que se encontraram pela primeira vez na primeira semana tiveram em média 2,7 encontros no ano seguinte. As que se encontraram pela primeira vez depois de dois meses tiveram 1,8.

Ainda assim, 52% dos matches que não tinham se encontrado até o dia 14 acabaram se encontrando, então duas semanas paradas pedem um lembrete, não uma troca de match. O silêncio funciona do mesmo jeito. Um match com 60 dias sem contato tinha cerca de uma chance em três de voltar a se encontrar, e uma em dez no dia 90.

Dá para acompanhar isso em uma planilha, mas é lento. A visão de Saúde do programa da Mentornity avalia o programa em 11 dimensões, então a leitura semanal leva minutos.

Quando um match para de se encontrar

Escale em etapas: primeiro lembretes automáticos, depois mensagens pessoais e, por último, mudanças na estrutura.

1. Dia 7, conta não ativada: lembrete automático de acesso. Um segundo no dia 12, com o nome do gestor do programa.
2. Dia 14, nenhum primeiro encontro marcado: lembre o mentor, não o mentorado. “Seu mentorado está esperando; aqui está o seu link de agendamento.”
3. Dia 21 a 30, ainda sem encontro: escreva para os dois separadamente. Pergunte o que está impedindo a primeira sessão e ofereça-se para marcá-la.
4. Dia 45 de silêncio: pergunte diretamente: continuar ou trocar de match? Deixe claro que trocar não tem culpa.
5. Dia 60: refaça o match do mentorado por iniciativa própria, sem esperar o pedido. Veja como fazer o match entre mentores e mentorados para saber o que pesar de outro jeito na segunda vez.

Nunca dê bronca. Um e-mail que culpa rende um encontro de desculpas e depois um silêncio ainda maior.

A pesquisa da metade do programa

Faça uma vez, na metade, com cinco perguntas ou menos:

• Quantas vezes vocês se encontraram?
• O match está sendo útil (1–5)?
• Algo está atrapalhando?
• Você quer ajuda ou uma troca de match?
• O que a equipe do programa deveria mudar?

Envie um lembrete a quem não respondeu; muitos serão as seus matches parados. A pesquisa também revela matches que se encontram com regularidade, mas não tiram nada disso.

Aja em até uma semana. Troque os matches que pediram, corrija a reclamação mais frequente e avise os participantes: vocês disseram X, nós mudamos Y.

Como manter os patrocinadores do seu lado

Envie uma atualização mensal curta antes que alguém peça: matches ativos, sessões no mês, percentual de ritmo e um depoimento anônimo de participante. Uma tela, sem anexos.

A cada trimestre, acrescente as tendências de ritmo e cancelamentos, a projeção de conclusão e um pedido: orçamento, ajuda para recrutar mentores ou um e-mail do patrocinador. Exporte os dados em CSV ou Excel para que o RH ou o financeiro possam analisá-los. Se o seu patrocinador é mentor de um match, compartilhe a história desse match com ele a cada trimestre.

Como encerrar uma turma

Comece quatro semanas antes da data de término:

1. Anuncie a linha de chegada. Peça a cada match que marque uma última sessão.
2. Faça a pesquisa final. Objetivos alcançados (sim, em parte, não), satisfação, se recomendaria, um depoimento com permissão para citar e “você seria mentor na próxima turma?”.
3. Emita certificados. Os certificados da Mentornity têm uma página pública de verificação e podem ser compartilhados no LinkedIn. Vinculá-los à pesquisa final também aumenta a taxa de resposta.
4. Passe os matches para ex-participantes. Marque a turma como concluída e diga aos matches que podem continuar se encontrando por conta própria. Convide os bons mentorados para serem mentores na próxima vez, com o que faz um bom mentor.
5. Escreva uma retrospectiva de 30 minutos. Três listas: manter, mudar, abandonar. Guarde-a com o relatório final para o próximo lançamento.

Para não ter que montar o painel você mesmo, teste a Mentornity com uma turma pequena.