Mentoring-Programm verwalten: Wochenroutine und Kennzahlen
Ein Mentoring-Programm zu verwalten heißt vor allem: eine Gewohnheit pflegen. Prüfen Sie wöchentlich wenige Zahlen, greifen Sie nur ein, wo ein Match markiert ist, und lassen Sie gesunde Matches in Ruhe. Planen Sie für einen Jahrgang mit 50–200 Teilnehmenden 30–60 Minuten pro Woche ein. Haben Sie noch nicht gestartet, lesen Sie zuerst Ein Mentoring-Programm starten.
Nur bei Abweichungen eingreifen
Hören Sie auf, bei jedem Match nachzufragen, und schauen Sie stattdessen auf ein Dashboard, das zeigt, welche Matches Sie brauchen. Ihre Aufgabe ist, den Mentee zu finden, der sich nie angemeldet hat, das Match ohne Treffen nach drei Wochen, das Matching, das im zweiten Monat verstummt ist.
Wer jedem Match wöchentlich schreibt, verliert Stunden und bringt den Leuten bei, die Nachrichten zu ignorieren. Heben Sie persönliche Aufmerksamkeit für markierte Matches auf, dann hat sie Gewicht.
Dafür müssen die Aktivitäten an einem Ort liegen. Egal welche Mentoring-Software Sie nutzen: Anmeldungen, Sitzungen und Feedback sollten in einem Dashboard landen, das Sie in fünf Minuten überblicken.
Die Wochenroutine
Blocken Sie jede Woche denselben Termin und gehen Sie fünf Schritte durch:
- Dashboard überfliegen (5 Min.). Aktivierung, Matching-Abdeckung, monatliche Dynamik, stockende Matches. Notieren Sie, was sich in die falsche Richtung bewegt.
- Markierungen abarbeiten (15–25 Min.). Einladungen, die nach einer Woche nicht angenommen sind, kein erstes Treffen nach zwei Wochen, Matches, die seit einem Monat schweigen. Jede Markierung bekommt eine Maßnahme aus dem Ablauf unten.
- Erinnerungen verschicken (10 Min.). Anmeldeerinnerungen an alle, die sich nie angemeldet haben, Buchungserinnerungen an Matches ohne geplanten Termin. Die Super Reminders von Mentornity automatisieren Erinnerungen zu Anmeldung, Sitzungen, Formularen und Feedback.
- Einen Erfolg festhalten (5 Min.). Notieren Sie eine Zahl oder ein Zitat für Ihre Berichte an Entscheider.
- Beobachtungsliste aktualisieren (5 Min.). Die Matches, die Sie letzte Woche erinnert haben, haben entweder reagiert (streichen) oder nicht (eskalieren).
Umfragen, Updates für Entscheider und der Abschluss laufen monatlich oder pro Jahrgang.
Sechs Kennzahlen und wann Sie handeln
Das sind die Schwellenwerte, die die Program-Health-Ansicht von Mentornity verwendet. Sehen Sie sie als Anlass für ein Gespräch, nicht als Noten.
| Kennzahl | Gesund | Gefährdet | Erste Maßnahme |
|---|---|---|---|
| Aktivierung der Einladungen | 70 %+ der Eingeladenen angemeldet | Unter 50 % | Erneut senden, mit dem Namen einer Sponsorin oder eines Sponsors |
| Matching-Abdeckung | 90 %+ der Teilnehmenden gematcht | Unter 90 % nach Woche 2 | Mentoren gewinnen oder die Warteliste pausieren |
| Zeit bis zum ersten Treffen | Innerhalb von 14 Tagen | Kein Treffen bis Tag 21–30 | Persönliche Mail an den Mentor |
| Monatliche Dynamik | 60 %+ der Matchings haben sich diesen Monat getroffen | Unter 60 % | Buchungserinnerung an stille Matches |
| Stille Matches | Kein Match 60+ Tage ohne Sitzung | Ein Match über 60 Tage | Jetzt erinnern; Gespräch über Neu-Matching gegen Tag 90 |
| Absagequote | Unter 15 % der Sitzungen | Über 30 % | Nach Hürden bei der Terminfindung fragen |
Die Zeit bis zum ersten Treffen sagt voraus, was folgt. Bei 78.318 Matches auf Mentornity kamen Matches, die sich in der ersten Woche zum ersten Mal trafen, im folgenden Jahr im Schnitt auf 2,7 Treffen. Matches, die sich erst nach zwei Monaten zum ersten Mal trafen, kamen auf 1,8.
- Erstes Treffen in Woche eins2,7
- Erstes Treffen nach zwei Monaten1,8
Mentornity, 78.318 Matches
Trotzdem trafen sich 52 % der Matches, die sich bis Tag 14 nicht getroffen hatten, später doch. Zwei stille Wochen verlangen also eine Erinnerung, kein Neu-Matching. Bei Funkstille ist es ähnlich: Ein Match nach 60 Tagen ohne Treffen hatte noch etwa eine Chance von eins zu drei, sich wieder zu treffen, nach 90 Tagen von eins zu zehn.
- 60 Tage still33 %etwa eins zu drei
- 90 Tage still10 %etwa eins zu zehn
Handeln Sie nach 30–40 Tagen, solange eine Erinnerung noch wenig kostet.
Mentornity, 78.318 Matches
Das in einer Tabelle zu verfolgen, ist möglich, aber langsam. Die Program-Health-Ansicht von Mentornity bewertet ein Programm in 11 Dimensionen, sodass der wöchentliche Blick nur Minuten dauert.
Wenn ein Match verstummt
Eskalieren Sie nach Plan: zuerst automatische Erinnerungen, dann persönliche Nachrichten, zuletzt strukturelle Änderungen.
- Tag 7, nicht aktiviert: automatische Anmeldeerinnerung. Eine zweite an Tag 12, mit dem Namen der Programmleitung.
- Tag 14, kein erstes Treffen gebucht: den Mentor erinnern, nicht den Mentee. „Ihr Mentee wartet, hier ist Ihr Buchungslink.“
- Tag 21–30, immer noch kein Treffen: beiden getrennt schreiben. Fragen Sie, was die erste Sitzung blockiert, und bieten Sie an, sie zu buchen.
- Tag 45 der Funkstille: direkt fragen: weitermachen oder neu matchen? Machen Sie das Neu-Matching frei von Schuldzuweisung.
- Tag 60: den Mentee von sich aus neu matchen, statt auf eine Bitte zu warten. Was Sie beim zweiten Mal anders gewichten sollten, steht unter Mentoren und Mentees matchen.
Machen Sie nie Vorwürfe. Eine Mail mit schlechtem Gewissen bringt ein entschuldigendes Treffen und danach noch tiefere Stille.
Die Umfrage zur Halbzeit
Führen Sie sie einmal durch, zur Halbzeit, mit höchstens fünf Fragen:
- Wie oft haben Sie sich getroffen?
- Ist das Matching nützlich (1–5)?
- Blockiert Sie etwas?
- Wünschen Sie Unterstützung oder ein Neu-Matching?
- Was sollte das Programmteam ändern?
Schicken Sie allen, die nicht geantwortet haben, eine Erinnerung; viele davon sind Ihre stockenden Matches. Die Umfrage findet auch Matches, die sich regelmäßig treffen, aber nichts davon haben.
Handeln Sie innerhalb einer Woche. Matchen Sie die Matches neu, die darum gebeten haben, beheben Sie die häufigste Beschwerde und sagen Sie den Teilnehmenden: Sie haben X gesagt, wir haben Y geändert.
Entscheider an Bord halten
Schicken Sie monatlich ein kurzes Update, bevor jemand fragt: aktive Matches, Sitzungen im Monat, Dynamik in Prozent und ein anonymisiertes Zitat einer teilnehmenden Person. Ein Bildschirm, keine Anhänge.
Ergänzen Sie quartalsweise Trendlinien für Dynamik und Absagen, eine Prognose der Abschlüsse und eine Bitte: Budget, Hilfe bei der Gewinnung von Mentoren oder eine Mail der Sponsorin. Exportieren Sie die Daten als CSV oder Excel, damit HR oder Controlling sie auswerten können. Betreut Ihr Sponsor selbst ein Match, teilen Sie jedes Quartal die Geschichte dieses Matches mit ihm.
Einen Jahrgang abschließen
Beginnen Sie vier Wochen vor dem Enddatum:
- Kündigen Sie das Ende an. Bitten Sie jedes Match, eine letzte Sitzung zu buchen.
- Führen Sie die Abschlussumfrage durch. Ziele erreicht (ja, teilweise, nein), Zufriedenheit, Weiterempfehlung, ein Zitat mit Erlaubnis zur Nutzung und „Wären Sie im nächsten Jahrgang Mentor?“
- Stellen Sie Zertifikate aus. Die Zertifikate von Mentornity haben eine öffentliche Verifizierungsseite und lassen sich auf LinkedIn teilen. Wenn Sie sie an die Abschlussumfrage koppeln, steigt auch die Rücklaufquote.
- Überführen Sie Matches in den Alumni-Status. Markieren Sie den Jahrgang als abgeschlossen und sagen Sie den Matches, dass sie sich weiter selbstständig treffen können. Laden Sie starke Mentees ein, beim nächsten Mal Mentor zu sein, mit Was macht einen guten Mentor aus.
- Schreiben Sie eine Rückschau in 30 Minuten. Drei Listen: behalten, ändern, streichen. Legen Sie sie mit dem Abschlussbericht für den nächsten Start ab.
Wenn Sie das Dashboard nicht selbst bauen wollen, testen Sie Mentornity mit einem kleinen Jahrgang.
