Mentorluk Programı Nasıl Yönetilir? Haftalık Rutin ve Metrikler

Mentorluk programını yönetmek tek bir alışkanlığa iner. Her hafta birkaç rakama bakın, yalnızca işaretlenen eşleşmelere müdahale edin ve sağlıklı eşleşmeleri rahat bırakın. 50-200 katılımcılık bir dönem için haftada 30-60 dakika planlayın. Henüz lansman yapmadıysanız önce mentorluk programı nasıl başlatılır yazısını okuyun.

İstisnalarla yönetmek

Her eşleşmeyi tek tek yoklamayı bırakın; size hangi eşleşmelerin ihtiyacı olduğunu gösteren bir panele bakın. İşiniz hesabını hiç etkinleştirmemiş mentiyi, üç haftadır görüşmesi olmayan eşleşmeyi, ikinci ayda sessizleşen eşleşmeyi bulmaktır.

Her hafta her eşleşmeye mesaj atmak saatler alır ve insanlara sizi görmezden gelmeyi öğretir. Kişisel ilgiyi işaretli eşleşmelere saklayın; o zaman bir anlamı olur.

Bunun için aktivitenin tek bir yerde görünmesi gerekir. Hangi mentorluk yazılımını kullanırsanız kullanın, girişler, oturumlar ve geri bildirim beş dakikada tarayabileceğiniz bir panele düşmeli.

Haftalık rutin

Her hafta aynı saati ayırın ve beş adımı uygulayın:

1. Paneli tarayın (5 dk). Aktivasyon, eşleşme kapsamı, aylık ivme, duraklayan eşleşmeler. Yanlış yöne gideni not edin.
2. İşaretleri temizleyin (15-25 dk). Bir haftadır kabul edilmemiş davetler, iki haftadır ilk görüşmesi olmayan eşleşmeler, bir aydır sessiz eşleşmeler. Her birine aşağıdaki plandan tek bir aksiyon.
3. Hatırlatma gönderin (10 dk). Hiç giriş yapmamışlara giriş hatırlatması, planlanmış görüşmesi olmayan eşleşmelere randevu hatırlatması. Mentornity’nin Süper Hatırlatıcıları girişleri, oturumları, formları ve geri bildirimi otomatikleştirir.
4. Bir kazanım yakalayın (5 dk). Paydaş notlarınız için bir rakam ya da bir alıntı saklayın.
5. İzleme listesini güncelleyin (5 dk). Geçen hafta dürttüğünüz eşleşmeler ya yanıt verdi (listeden çıkarın) ya vermedi (bir kademe yükseltin).

Anketler, paydaş güncellemeleri ve kapanış aylık ya da dönem bazında yürür.

Altı metrik ve ne zaman harekete geçilmeli

Bunlar Mentornity’nin program sağlığı görünümünün kullandığı eşiklerdir. Not olarak değil, bir konuşma başlatma işareti olarak okuyun.

İlk görüşmeye kadar geçen süre sonrasını öngörür. Mentornity’deki 78.318 eşleşmede, ilk görüşmesini ilk hafta yapanlar sonraki yıl ortalama 2,7 görüşme yaptı. İlk kez iki aydan sonra görüşenler ortalama 1,8.

Yine de 14. günde görüşmemiş eşleşmelerin %52’si sonradan görüştü; yani sessiz geçen iki hafta yeniden eşleştirme değil, bir hatırlatma gerektirir. Sessizlik de aynı şekilde işler. 60 gündür sessiz bir eşleşmenin yeniden görüşme ihtimali yaklaşık üçte bir, 90. günde onda birdi.

Bunu tabloda izlemek mümkün ama yavaştır. Mentornity’nin Program Sağlığı görünümü bir programı 11 boyutta puanlar; haftalık tarama dakikalar sürer.

Bir eşleşme sessizleştiğinde

Takvime göre kademelendirin: önce otomatik hatırlatmalar, sonra kişisel notlar, en son yapısal değişiklikler.

1. 7. gün, etkinleştirme yok: otomatik giriş hatırlatması. 12. günde program yöneticisinin adıyla ikincisi.
2. 14. gün, ilk görüşme ayarlanmamış: mentiyi değil mentoru dürtün. “Mentiniz bekliyor, randevu bağlantınız burada.”
3. 21-30. gün, hâlâ görüşme yok: ikisine ayrı ayrı e-posta yazın. İlk oturumu neyin engellediğini sorun ve görüşmeyi ayarlamayı önerin.
4. Sessizliğin 45. günü: açıkça sorun: devam mı, yeniden eşleştirme mi? Yeniden eşleştirmeyi suçlamasız kılın.
5. 60. gün: istenmesini beklemeden mentiyi yeniden eşleştirin. İkinci seferde neyi farklı tartacağınız için mentor-menti eşleştirme rehberine bakın.

Asla azarlamayın. Suçluluk yükleyen bir e-posta tek bir özür görüşmesi, ardından daha derin bir sessizlik getirir.

Dönem ortası anketi

Bir kez, dönemin ortasında ve en fazla beş soruyla yapın:

• Kaç kez görüştünüz?
• Eşleşme işinize yarıyor mu (1-5)?
• Sizi tıkayan bir şey var mı?
• Yardım ya da yeniden eşleştirme ister misiniz?
• Program ekibi neyi değiştirmeli?

Yanıt vermeyenlere bir hatırlatma gönderin; birçoğu duraklayan eşleşmelerinizdir. Anket, düzenli görüşen ama bundan bir şey alamayan eşleşmeleri de ortaya çıkarır.

Bir hafta içinde harekete geçin. İsteyen katılımcıları yeniden eşleştirin, en sık gelen şikâyeti düzeltin ve katılımcılara söyleyin: siz X dediniz, biz Y’yi değiştirdik.

Paydaşları yanınızda tutmak

Kimse sormadan her ay kısa bir güncelleme gönderin: aktif eşleşmeler, bu ayki oturumlar, ivme yüzdesi ve anonim bir katılımcı alıntısı. Tek ekran, ek dosya yok.

Üç ayda bir ivme ve iptallerin eğilimini, tamamlama projeksiyonlarını ve tek bir isteği ekleyin: bütçe, mentor bulmada yardım ya da bir sponsor e-postası. Veriyi CSV ya da Excel olarak dışa aktarın ki İK ya da finans analiz edebilsin. Sponsorunuz bir eşleşmeye mentorluk yapıyorsa o eşleşmenin hikâyesini her çeyrek onunla paylaşın.

Bir dönemi kapatmak

Bitiş tarihinden dört hafta önce başlayın:

1. Bitişi duyurun. Her eşleşmeden bir son oturum ayarlamasını isteyin.
2. Son anketi yapın. Hedefler karşılandı mı (evet, kısmen, hayır), memnuniyet, tavsiye eder misiniz, alıntı izniyle bir görüş ve “Bir sonraki dönem mentorluk yapar mısınız?”
3. Sertifikaları verin. Mentornity sertifikalarının herkese açık bir doğrulama sayfası vardır ve LinkedIn’de paylaşılabilir. Sertifikayı son ankete bağlamak yanıt oranını da artırır.
4. Eşleşmeleri mezun edin. Dönemi tamamlandı olarak işaretleyin ve eşleşmelere kendi başlarına görüşmeye devam edebileceklerini söyleyin. Güçlü mentileri bir sonraki dönem mentor olmaya davet edin; davetle birlikte mentor nedir, ne değildir yazısını gönderin.
5. 30 dakikalık bir değerlendirme yazın. Üç liste: koru, değiştir, bırak. Bir sonraki lansman için son raporla birlikte saklayın.

Paneli kendiniz kurmak istemiyorsanız Mentornity’yi küçük bir dönemde deneyin.