Gérer un programme de mentorat : routine et indicateurs
Gérer un programme de mentorat tient en une habitude. Regardez quelques chiffres chaque semaine, n’intervenez que là où un match est signalé, et laissez tranquilles les matchs qui vont bien. Comptez 30 à 60 minutes par semaine pour une promotion de 50 à 200 participants. Si vous n’avez pas encore lancé le programme, lisez d’abord comment lancer un programme de mentorat.
Gérer par exception
Cessez de prendre des nouvelles de chaque match et consultez un tableau de bord qui vous montre ceux qui ont besoin de vous. Votre travail : repérer le mentoré qui n’a jamais activé son compte, le match sans rencontre au bout de trois semaines, celui qui est devenu silencieux au deuxième mois.
Écrire chaque semaine à tous les matchs coûte des heures et apprend aux participants à vous ignorer. Réservez votre attention personnelle aux matchs signalés : elle aura alors du poids.
Cela suppose que toute l’activité soit au même endroit. Quel que soit votre logiciel de mentorat, connexions, séances et retours doivent arriver dans un tableau de bord que vous parcourez en cinq minutes.
La routine hebdomadaire
Bloquez le même créneau chaque semaine et suivez cinq étapes :
- Parcourez le tableau de bord (5 min). Activation, couverture du matching, régularité mensuelle, matchs à l’arrêt. Notez ce qui évolue dans le mauvais sens.
- Traitez les signalements (15–25 min). Invitations non acceptées après une semaine, pas de première rencontre après deux semaines, matchs à l’arrêt depuis un mois. Chacun reçoit une action du plan ci-dessous.
- Envoyez les relances (10 min). Rappels de connexion aux personnes jamais connectées, relances de réservation aux matchs sans rien de planifié. Les Super Reminders de Mentornity automatisent les rappels de connexion, de séances, de formulaires et de retours.
- Notez une réussite (5 min). Gardez un chiffre ou une citation pour vos points avec les parties prenantes.
- Mettez à jour la liste de suivi. Les matchs relancés la semaine précédente ont répondu (retirez-les) ou non (passez au palier suivant).
Enquêtes, points aux parties prenantes et clôture suivent un rythme mensuel ou par promotion.
Six indicateurs et quand agir
Ce sont les seuils qu’utilise la vue de santé du programme de Mentornity. Voyez-les comme des déclencheurs de conversation, pas comme des notes.
| Indicateur | Sain | À risque | Première action |
|---|---|---|---|
| Activation des invitations | 70 % et plus des invités inscrits | Moins de 50 % | Renvoyer avec le nom d’un sponsor |
| Couverture du matching | 90 % et plus des participants associés | Moins de 90 % après la semaine 2 | Recruter des mentors ou geler la liste d’attente |
| Délai avant la première rencontre | Sous 14 jours | Aucune rencontre au jour 21–30 | E-mail personnel au mentor |
| Régularité mensuelle | 60 % et plus des matchs se sont vus ce mois-ci | Moins de 60 % | Relance de réservation aux matchs à l’arrêt |
| Matchs à l’arrêt | Aucun match sans séance depuis 60 jours ou plus | Un match au-delà de 60 jours | Relancer maintenant ; parler d’un changement vers le jour 90 |
| Taux d’annulation | Moins de 15 % des séances | Plus de 30 % | S’informer des difficultés d’agenda |
Le délai avant la première rencontre annonce la suite. Sur 78 318 matchs suivis dans Mentornity, ceux qui se sont vus dès la première semaine ont tenu en moyenne 2,7 rencontres dans l’année suivante. Ceux qui se sont vus après deux mois, 1,8.
- Première en semaine 12,7
- Première après deux mois1,8
Mentornity, 78 318 matchs
Cela dit, 52 % des matchs qui ne s’étaient pas vus au 14e jour se sont rencontrés par la suite : deux semaines calmes appellent une relance, pas un changement de match. Le silence suit la même logique. Un match à l’arrêt depuis 60 jours avait environ une chance sur trois de se revoir, et une sur dix au 90e jour.
- 60 jours de silence33 %environ une sur trois
- 90 jours de silence10 %environ une sur dix
Agissez à 30–40 jours, tant qu'une relance suffit encore.
Mentornity, 78 318 matchs
Suivre tout cela dans un tableur est possible, mais lent. La vue Program Health de Mentornity note un programme sur 11 dimensions, et le passage hebdomadaire ne prend que quelques minutes.
Quand un match devient silencieux
Montez en intensité selon un calendrier : relances automatiques d’abord, messages personnels ensuite, changements de structure en dernier.
- Jour 7, compte non activé : rappel de connexion automatique. Un second au jour 12, signé du nom de la personne qui pilote le programme.
- Jour 14, aucune première rencontre réservée : relancez le mentor, pas le mentoré. « Votre mentoré attend, voici votre lien de réservation. »
- Jour 21–30, toujours aucune rencontre : écrivez aux deux, séparément. Demandez ce qui bloque la première séance et proposez de la réserver.
- Jour 45 de silence : posez la question directement : continuer ou changer de match ? Faites du changement une démarche sans reproche.
- Jour 60 : proposez de vous-même un nouveau match au mentoré, sans attendre qu’il le demande. Voir comment matcher mentors et mentorés pour savoir quoi pondérer autrement la seconde fois.
Ne faites jamais de reproches. Un e-mail culpabilisant produit une rencontre d’excuse, puis un silence encore plus profond.
L’enquête de mi-parcours
Faites-la une fois, à mi-parcours, en cinq questions au plus :
- Combien de fois vous êtes-vous vus ?
- Le match vous est-il utile (de 1 à 5) ?
- Quelque chose vous bloque-t-il ?
- Souhaitez-vous de l’aide ou un autre match ?
- Que devrait changer l’équipe du programme ?
Envoyez une relance aux personnes qui n’ont pas répondu : beaucoup font partie de vos matchs à l’arrêt. L’enquête repère aussi les matchs qui se voient régulièrement sans en retirer grand-chose.
Agissez dans la semaine. Changez les matchs qui l’ont demandé, corrigez le problème le plus souvent cité, et dites-le aux participants : vous avez dit X, nous avons changé Y.
Garder les parties prenantes de votre côté
Envoyez chaque mois un point court, avant qu’on vous le demande : matchs actifs, séances du mois, pourcentage de régularité et une citation anonymisée d’un participant. Un seul écran, sans pièce jointe.
Chaque trimestre, ajoutez l’évolution de la régularité et des annulations, les projections de complétion et une seule demande : budget, aide pour recruter des mentors ou e-mail du sponsor. Exportez les données en CSV ou Excel pour que les RH ou la finance puissent les analyser. Si votre sponsor accompagne lui-même un mentoré, partagez avec lui l’histoire de ce match chaque trimestre.
Clôturer une promotion
Commencez quatre semaines avant la date de fin :
- Annoncez la ligne d’arrivée. Demandez à chaque match de réserver une dernière séance.
- Lancez l’enquête finale. Objectifs atteints (oui, en partie, non), satisfaction, recommandation, un témoignage avec autorisation de le citer, et « seriez-vous mentor de la prochaine promotion ? »
- Remettez les certificats. Les certificats Mentornity ont une page de vérification publique et peuvent être partagés sur LinkedIn. Les lier à l’enquête finale augmente aussi le taux de réponse.
- Faites passer les matchs en alumni. Marquez la promotion comme terminée et dites aux matchs qu’ils peuvent continuer à se voir de leur côté. Invitez les mentorés les plus solides à devenir mentors la fois suivante, avec qu’est-ce qu’un bon mentor.
- Faites un bilan de 30 minutes. Trois listes : garder, changer, abandonner. Rangez-le avec le rapport final pour le prochain lancement.
Pour ne pas construire ce tableau de bord vous-même, essayez Mentornity sur une petite promotion.
