Comment matcher mentors et mentorés : critères et méthodes

Règles, libre choix ou hybride : les trois méthodes de matching fonctionnent. Ce qui compte davantage, ce sont des critères clairs, un processus perçu comme équitable et des matchs formés rapidement.

Les trois méthodes de matching

L’administrateur décideLe mentoré décide

1. Règles de l’administrateurLe logiciel note les matchs, l’administrateur valide
2. HybrideL’algorithme propose, une personne confirme
3. Libre choixLes mentorés parcourent et demandent

Matching par règles de l’administrateur. Vous définissez les critères, le logiciel note chaque match possible, et vous relisez puis validez. La méthode est équitable, rapide, facile à justifier, et elle tient au-delà de quelques dizaines de personnes. Elle suppose des profils correctement renseignés.

Libre choix du mentoré. Les mentorés parcourent les profils des mentors et demandent un match. C’est adapté aux communautés où une logique hiérarchique sonnerait faux. Plafonnez les demandes par mentor, relancez les mentorés qui tardent et prévoyez une solution pour ceux qui ne trouvent personne.

Hybride. L’algorithme propose une courte liste et le mentoré choisit, ou le mentor confirme. Donner voix au chapitre aux participants est étayé : dans une étude sur des programmes formels, le sentiment d’avoir pesé sur le processus était systématiquement lié à un meilleur mentorat et à une relation de meilleure qualité (Allen, Eby & Lentz, Journal of Applied Psychology, 2006).

Choisissez programme par programme. Un accélérateur peut combiner les deux : des mentors référents attribués par règles, et des permanences ouvertes que tout fondateur peut réserver.

Quels critères retenir

Dans l’ordre, à peu près :

1. Les contraintes strictes. Langue commune, fuseaux horaires compatibles, pas de lien hiérarchique direct (pour les programmes en entreprise). Faites-en des règles obligatoires qui écartent le match, au lieu de simplement baisser son score.
2. Objectif et expérience. L’objectif du mentoré (« passer à la gestion de produit ») doit correspondre à l’expérience réelle du mentor, pas à son intitulé de poste. Posez la question des objectifs dans des champs structurés du formulaire de candidature, pas seulement en texte libre.
3. Le parcours, identique ou différent. Le même service transmet des compétences ; des services différents ouvrent le réseau et favorisent la franchise. Tranchez selon l’objectif du programme et traduisez-le en règle « identique / différent ».
4. L’écart d’expérience. Par défaut, deux niveaux hiérarchiques ou plus, ou environ cinq ans d’expérience de plus.
5. Les centres d’intérêt communs, avec un poids faible. Ils aident à lancer la première conversation, pas à tenir six mois.

Limitez-vous à deux ou trois critères pondérés et une ou deux règles obligatoires. Chaque critère ajouté dilue ceux qui comptent.

Comment fonctionne le score par règles dans Mentornity

Le calcul est assez simple pour être expliqué à quiconque conteste un match. Chaque règle compare un champ du mentor à un champ du mentoré (identique, différent, similaire, égal, supérieur) et porte un poids. Le score d’un match vaut :

poids des règles satisfaites ÷ poids total des règles × 100

Avec quatre règles de même poids dont trois satisfaites, le match obtient 75 %. Un poids plus élevé donne plus d’importance à une règle.

1. 1Définir les règlesChamps, comparaison et poids
2. 2ExclureLes matchs qui échouent à une règle obligatoire
3. 3NoterChaque match restant
4. 4AttribuerLes meilleurs matchs dans la limite de chacun
5. 5ValiderL’administrateur approuve un à un ou en bloc

Un match à 0 % n’est jamais attribué automatiquement. Dans le panneau d’administration, cliquez sur Calculer dans Algorithme de mise en relation, relisez les matchs proposés et validez-les un par un ou tous à la fois. Avec les mêmes données, le résultat est toujours le même. Chaque action est enregistrée dans Actions de mise en relation : à la question « pourquoi ces deux-là ? », vous répondez par les règles, pas par une intuition.

À quoi ressemble un processus équitable

• Transparence. Publiez les critères au lancement. Des règles visibles évitent les spéculations sur la formation des matchs.
• Consentement. Quelqu’un, mentor, mentoré ou administrateur, confirme explicitement chaque match.
• Une sortie sans faute. Une fenêtre de rematch à la troisième ou quatrième semaine, sans justification. Obliger un match qui ne fonctionne pas à continuer peut vous faire perdre les deux personnes.

Les erreurs de matching courantes

• Matcher sur les intitulés de poste. « Directeur » recouvre des métiers très différents. Matchez sur l’expérience et les objectifs déclarés.
• Surcharger les mentors vedettes. Confier huit mentorés à chacun des cinq meilleurs mentors épuise les personnes dont le programme dépend. Fixez des plafonds.
• Voir le matching comme une opération unique. Inscrits tardifs, rematchs et nouvelles promotions arrivent vite. Enregistrez vos règles et relancez le calcul au besoin ; c’est là qu’un logiciel aide.
• Laisser les non-appariés sans nouvelles. Dites-leur ce qui se passe. Proposez du mentorat de groupe ou la promotion suivante, et renforcez le vivier de mentors pour la prochaine fois. Si une règle obligatoire les a écartés, vérifiez qu’elle doit vraiment l’être.

Le matching n’est qu’une étape d’un ensemble plus large ; voir comment lancer un programme de mentorat. Pour essayer le moteur de matching, créez un programme gratuit jusqu’à 10 utilisateurs, définissez deux règles et cliquez sur Calculer.