Mentoren en mentees matchen: criteria en methoden

Regels, zelf kiezen en hybride vormen werken allemaal als matchingmethode. Belangrijker zijn duidelijke criteria, een proces dat mensen eerlijk vinden en snel matchen.

De drie matchingmethoden

Beheerder beslistMentee beslist

1. Regels van beheerderSoftware scoort matches, beheerder keurt goed
2. HybrideAlgoritme stelt voor, een mens bevestigt
3. Zelf kiezenMentees bladeren en doen een verzoek

Matching door de beheerder op basis van regels. Je legt criteria vast, de software scoort elke mogelijke match en jij beoordeelt en keurt goed. Dat is eerlijk, snel en goed te verantwoorden, en het werkt ook bij meer dan een paar dozijn mensen. Je hebt er wel redelijke profielgegevens voor nodig.

Zelf kiezen door mentees. Mentees bekijken mentorprofielen en vragen een match aan. Dit past bij communities waar hiërarchie niet goed zou voelen. Stel een maximum aantal verzoeken per mentor in, geef mentees die blijven hangen een duwtje en houd een vangnet achter de hand voor wie niemand vindt.

Hybride. Het algoritme stelt een shortlist voor en de mentee kiest, of de mentor bevestigt. Mensen inspraak geven heeft steun in onderzoek. In een studie naar formele programma’s hing ervaren inspraak in het mentorproces steeds samen met betere mentoring en een betere mentorrelatie (Allen, Eby & Lentz, Journal of Applied Psychology, 2006).

Kies per mentorprogramma. Een accelerator kan beide doen: vaste mentoren toegewezen op regels, plus open spreekuren die elke founder kan boeken.

Welke criteria je gebruikt

Grofweg in deze volgorde:

1. Harde voorwaarden. Een gedeelde taal, werkbare tijdzones, geen directe rapportagelijn (bij programma’s voor medewerkers). Maak hier verplichte regels van die een match helemaal uitsluiten, niet alleen de score verlagen.
2. Doel en ervaring. Het doel van de mentee (“doorgroeien naar productmanagement”) moet passen bij de echte ervaring van de mentor, niet bij de functietitel. Vraag naar doelen in gestructureerde velden op het aanmeldformulier, niet alleen in vrije tekst.
3. Achtergrond: gelijk of verschillend. Dezelfde afdeling helpt bij kennisoverdracht. Verschillende afdelingen geven een breder netwerk en meer openheid. Kies op basis van het programmadoel en leg het vast als regel “gelijk” of “verschillend”.
4. Verschil in loopbaanfase. Een redelijke standaard is twee of meer niveaus, of ongeveer vijf jaar meer ervaring.
5. Gedeelde interesses, met een laag gewicht. Ze helpen bij het eerste gesprek, maar dragen geen zes maanden.

Houd het bij twee of drie gewogen criteria plus één of twee verplichte regels. Elk extra criterium verwatert de criteria die ertoe doen.

Zo werkt de score in Mentornity

De score is eenvoudig genoeg om uit te leggen aan iedereen die een match ter discussie stelt. Elke regel vergelijkt een veld van de mentor met een veld van de mentee (gelijk, verschillend, vergelijkbaar, identiek, groter) en heeft een gewicht. De score van een match is:

gewicht van kloppende regels ÷ totaal gewicht van alle regels × 100

Bij vier regels met hetzelfde gewicht, waarvan er drie kloppen, scoort de match 75%. Een hoger gewicht laat een regel zwaarder meetellen.

1. 1Regels vastleggenVelden, vergelijking en gewicht
2. 2UitsluitenMatches die een verplichte regel niet halen
3. 3ScorenElke overgebleven match
4. 4ToewijzenBeste matches binnen ieders capaciteit
5. 5BeoordelenBeheerder keurt één voor één of alles goed

Matches met 0% worden nooit automatisch toegewezen. In het beheerpaneel klik je bij Matching Algorithm op Calculate, bekijk je de voorgestelde matches en keur je ze één voor één of allemaal tegelijk goed. Met dezelfde gegevens is de uitkomst altijd hetzelfde. Elke matchactie wordt vastgelegd onder Matching Actions. Zo beantwoord je “waarom deze twee?” met de regels in plaats van met een gevoel.

Hoe een eerlijk proces eruitziet

• Transparantie. Maak de criteria bij de start bekend. Zichtbare regels voorkomen gespeculeer over hoe matches tot stand kwamen.
• Instemming. Iemand (mentor, mentee of beheerder) bevestigt elke match uitdrukkelijk.
• Uitstappen zonder schuldvraag. Een moment voor een nieuwe match in week drie of vier, zonder dat iemand een reden hoeft te geven. Wie een match die niet werkt laat doormodderen, kan beide mensen kwijtraken.

Veelgemaakte fouten bij matchen

• Matchen op functietitel. “Directeur” dekt heel verschillende functies. Match op opgegeven ervaring en doelen.
• Topmentoren overbelasten. Geef je de vijf beste mentoren elk acht mentees, dan raken juist de mensen opgebrand op wie het programma draait. Stel een maximum in.
• Matchen als eenmalige klus zien. Laatkomers, nieuwe matches en nieuwe cohorten komen er snel aan. Sla je regels op en laat de score opnieuw berekenen als dat nodig is; daar helpt software.
• Stille restgroep. Vertel mensen zonder match wat er gebeurt. Bied groepsmentoring of het volgende cohort aan, en zorg de volgende ronde voor meer mentoren. Viel iemand af door een verplichte regel, kijk dan of die regel echt verplicht moet zijn.

Matchen is één stap in een groter geheel; zie een mentorprogramma starten. Wil je de matching zelf proberen? Maak een gratis mentorprogramma aan voor maximaal 10 gebruikers, leg twee regels vast en klik op Calculate.