Een mentorprogramma starten in 8 stappen
Een mentorprogramma starten betekent acht beslissingen nemen, in volgorde. De meeste teams beginnen met werven, maar doel en vorm komen eerst, want die bepalen wie je werft.
- 1DoelEén zin met een getal
- 2Vorm1-op-1, groep, keuze, cohort
- 3MentorenWerven vóór mentees
- 4MatchingRegels, keuze of hybride
- 5Structuur4–8 sessies met thema's
- 6DocumentenOvereenkomst, rolgidsen
- 7LanceringSnel boeken openzetten
- 8MetenVolgen vanaf dag één
Stap 1: Schrijf op waarom het programma bestaat
Schrijf één zin, als het kan met een getal: “Het verloop onder nieuwe analisten in hun eerste jaar terugdringen.” Die zin bepaalt wie je werft, hoe je matcht en wat je meet. “Groei ondersteunen” is geen doel, want niemand kan nagaan of het gelukt is.
Stap 2: Kies de vorm
| Vorm | Hoe het werkt | Geschikt voor |
|---|---|---|
| 1-op-1-mentoring | Eén mentor, één mentee, terugkerende gesprekken | Loopbaanontwikkeling, onboarding |
| Groepsmentoring | Eén mentor met 4–8 mentees | Schaarse experts, startups |
| Mentee kiest | Mentees bekijken mentorprofielen en sturen een verzoek | Communities, vrijwillige programma’s |
| Gestructureerd cohort | Iedereen volgt dezelfde sessies volgens een vaste planning | Hogescholen en universiteiten, accelerators |
| Vrije vorm | Matches spreken af zoals ze willen, met feedback na elk gesprek | Ervaren doelgroepen |
Je kunt vormen combineren, bijvoorbeeld een vaste mentor per startup plus open spreekuren. De vorm bepaalt je aanpak voor matching en je sessieplan.
Stap 3: Werf mentoren vóór mentees
Mentees vind je makkelijk; mentoren zijn de beperkende factor.
- Maak het verzoek klein. “Zes sessies van 45 minuten tussen oktober en maart, maximaal twee mentees” zegt iemand sneller toe dan “word mentor”.
- Verzamel wat je voor matching nodig hebt: expertise, afdeling of sector, talen en beschikbare tijd, via een aanmeldformulier.
- Bescherm hun tijd met een maximum aantal boekingen, een minimale aankondigingstermijn en zichtbare beschikbaarheid. Deel wat een goede mentor maakt voordat ze beginnen.
Stap 4: Bepaal hoe je matcht
- Matching door de beheerder op basis van regels: geef elke mogelijke match een score op gewogen criteria en bekijk de beste voorstellen.
- Mentees kiezen zelf: stel een maximum per mentor in, zodat populaire mentoren niet overboekt raken.
- Hybride: de regels stellen matches voor, mensen bevestigen ze.
Is iets echt doorslaggevend, zoals een gedeelde taal, maak er dan een verplichte regel van. Geef deelnemers inspraak waar dat kan. In een onderzoek naar formele programma’s rapporteerden mensen die het gevoel hadden inspraak te hebben in de matching betere mentoring. Dat gold ook voor wie hun training hoog waardeerde (Allen, Eby & Lentz, Journal of Applied Psychology, 2006). Meer details staan in de gids over matching.
Stap 5: Geef elke match structuur
Leg 4–8 sessies vast, elk met een thema, een korte toelichting per rol en een of twee vragen vooraf en achteraf. Een eenvoudige opbouw: verwachtingen, doelen, vaardigheden, voortgang bespreken, afronding. Maandelijkse gesprekken van 45–60 minuten zijn een veilige standaard.
Stap 6: Houd de documenten kort
- Programmaovereenkomst: vertrouwelijkheid, inzet, gedragscode. Wordt geaccepteerd vóór deelname en krijgt een nieuwe versie bij wijzigingen.
- Een gids van één pagina per rol: wat mentoren en mentees doen en waar ze hulp kunnen krijgen.
- Aankondiging van de kick-off, verstuurd door een leidinggevende met naam.
Stap 7: Lanceer binnen twee weken
Met mentorsoftware richt je alles in een week in: programma aanmaken, mensen inschrijven, matches controleren, boeken openzetten. Kondig het programma pas aan als het boeken snel open kan, zodat vrijwilligers hun interesse niet verliezen.
Let daarna op de tijd tot het eerste gesprek. Over 78.318 matches op Mentornity hielden matches die in de eerste week voor het eerst afspraken gemiddeld 2,7 gesprekken in het jaar daarna. Matches die pas na twee maanden voor het eerst afspraken, kwamen gemiddeld op 1,8.
- Eerste week afgesproken2,7
- Na twee maanden afgesproken1,8
Mentornity, 78.318 matches
Neem contact op met elke match die op dag 14 nog niet heeft afgesproken. In dezelfde data ging 52% van die matches alsnog afspreken, maar rond dag 65 zakt die kans onder één op tien.
Stap 8: Meet vanaf dag één
De Program Health-weergave van Mentornity hanteert deze drempels. Activatie hoort op 70% of meer te liggen; onder 50% is een risico. Mik op 90% van de mentees gematcht, een eerste gesprek binnen 14 dagen en 60% van de matches die maandelijks afspreken. Matches die 60 dagen of langer stil zijn, gelden als vastgelopen. Voeg een vraag voor en na toe die aansluit op je doel uit stap 1. De gids over een lopend programma beheren beschrijft de wekelijkse routine.
Drie veelgemaakte fouten in het eerste jaar
- Geen sessieplan. Matches verlaten de kick-off zonder gespreksstof.
- Matching als bijzaak. Willekeurige matches leiden tot ongemakkelijke gesprekken.
- Geen eigenaar. Wijs één beheerder aan, ook als het maar twee uur per week is.
Wil je deze stappen in software doorlopen? Start een gratis programma in Mentornity. Het is gratis tot 10 gebruikers, de checklist volgt deze stappen en iemand van ons team helpt je bij de eerste inrichting.
