Mentoring-Programm starten: In 8 Schritten
Wer ein Mentoring-Programm startet, trifft acht Entscheidungen in fester Reihenfolge. Die meisten Teams fangen mit der Gewinnung von Mentoren an. Ziel und Format kommen aber zuerst, denn sie bestimmen, wen Sie gewinnen müssen.
- 1ZielEin Satz mit einer Zahl
- 2Format1:1, Gruppe, Wahl, Kohorte
- 3MentorenVor den Mentees gewinnen
- 4MatchingRegeln, Wahl oder beides
- 5Struktur4–8 Sitzungen mit Themen
- 6UnterlagenVereinbarung, Rollenleitfäden
- 7StartBuchung zügig öffnen
- 8MessenAb dem ersten Tag
Schritt 1: Festhalten, wozu das Programm da ist
Schreiben Sie einen Satz auf, wenn möglich mit einer Zahl: „Die Fluktuation neuer Analysten im ersten Jahr senken.“ Dieser Satz entscheidet, wen Sie gewinnen, wie Sie matchen und was Sie messen. „Entwicklung fördern“ ist kein Ziel, denn niemand kann feststellen, ob es erreicht wurde.
Schritt 2: Das Format wählen
| Format | So funktioniert es | Geeignet für |
|---|---|---|
| 1:1-Mentoring | Ein Mentor, ein Mentee, regelmäßige Treffen | Karriereentwicklung, Onboarding |
| Gruppenmentoring | Ein Mentor mit 4–8 Mentees | Knappe Fachleute, Startups |
| Wahl durch Mentees | Mentees sehen Mentorenprofile durch und stellen Anfragen | Communitys, freiwillige Programme |
| Strukturierte Kohorte | Alle durchlaufen dieselben Sitzungen nach Kalender | Hochschulen, Acceleratoren |
| Freie Form | Matches treffen sich nach Belieben, Feedback nach jedem Treffen | Erfahrene Zielgruppen |
Sie können Formate kombinieren, etwa einen festen Mentor pro Startup plus offene Sprechstunden. Das Format prägt Ihren Ansatz beim Matching und den Sitzungsplan.
Schritt 3: Mentoren vor Mentees gewinnen
Mentees finden Sie leicht, Mentoren sind der Engpass.
- Halten Sie die Bitte klein. „Sechs Sitzungen à 45 Minuten zwischen Oktober und März, höchstens zwei Mentees“ sagt man leichter zu als „Werden Sie Mentor“.
- Erfragen Sie, was das Matching braucht: Fachgebiet, Abteilung oder Branche, Sprachen und Kapazität, über ein Bewerbungsformular.
- Schützen Sie ihre Zeit mit Buchungsgrenzen, Mindestvorlauf und veröffentlichter Verfügbarkeit. Teilen Sie vor dem Start, was einen guten Mentor ausmacht.
Schritt 4: Festlegen, wie das Matching funktioniert
- Matching durch Admins nach Regeln: Jedes mögliche Match wird nach gewichteten Kriterien bewertet, die besten Vorschläge werden geprüft.
- Selbstwahl durch Mentees: Legen Sie eine Obergrenze pro Mentor fest, damit beliebte Mentoren nicht überbucht werden.
- Kombination: Regeln schlagen Matches vor, Menschen bestätigen sie.
Ist etwas ein echtes Ausschlusskriterium, etwa eine gemeinsame Sprache, machen Sie es zur Pflichtregel. Geben Sie den Teilnehmenden wo möglich ein Mitspracherecht. In einer Studie zu formellen Programmen berichteten Teilnehmende, die beim Matching mitreden konnten, von besserem Mentoring. Dasselbe galt für alle, die ihre Schulung gut bewerteten (Allen, Eby & Lentz, Journal of Applied Psychology, 2006). Details finden Sie im Leitfaden zum Matching.
Schritt 5: Jedem Match eine Struktur geben
Legen Sie 4–8 Sitzungen fest, jede mit einem Thema, einer kurzen Anleitung pro Rolle und ein oder zwei Fragen vorher und nachher. Ein einfacher Bogen: Erwartungen, Ziele, Kompetenzen, Zwischenbilanz, Abschluss. Monatliche Treffen von 45–60 Minuten sind ein sicherer Standard.
Schritt 6: Kurze Unterlagen vorbereiten
- Programmvereinbarung: Vertraulichkeit, Verbindlichkeit, Verhaltensregeln. Wird vor der Teilnahme akzeptiert und bei Änderungen versioniert.
- Ein einseitiger Leitfaden pro Rolle: was Mentoren und Mentees tun und wo sie Hilfe bekommen.
- Ankündigung zum Auftakt, verschickt von einer namentlich genannten Führungskraft.
Schritt 7: Innerhalb von zwei Wochen starten
Mit Mentoring-Software ist die Einrichtung in einer Woche erledigt: Programm anlegen, Teilnehmende aufnehmen, Matches prüfen, Buchung öffnen. Kündigen Sie das Programm erst an, wenn die Buchung bald öffnet. Sonst verlieren Freiwillige das Interesse.
Achten Sie dann auf die Zeit bis zum ersten Treffen. Bei 78.318 Matches auf Mentornity hatten Matches, die sich in der ersten Woche zum ersten Mal trafen, im folgenden Jahr im Schnitt 2,7 Treffen. Matches, deren erstes Treffen erst nach zwei Monaten stattfand, kamen auf 1,8.
- In Woche eins2,7
- Nach zwei Monaten1,8
Mentornity, 78.318 Matches
Sprechen Sie jedes Match an, das sich bis Tag 14 nicht getroffen hat. In denselben Daten trafen sich 52 % dieser Matches später noch. Um Tag 65 sinkt die Chance aber unter eins zu zehn.
Schritt 8: Ab dem ersten Tag messen
Die Ansicht „Program Health“ in Mentornity verwendet diese Schwellenwerte. Die Aktivierung sollte bei 70 % oder mehr liegen; unter 50 % ist ein Risiko. Streben Sie an, dass 90 % der Mentees gematcht sind, das erste Treffen innerhalb von 14 Tagen stattfindet und sich 60 % der Matches monatlich treffen. Matches, die seit 60 Tagen oder länger schweigen, gelten als ins Stocken geraten. Ergänzen Sie eine Vorher-nachher-Frage zu Ihrem Ziel aus Schritt 1. Der Leitfaden zum Verwalten eines laufenden Programms beschreibt die wöchentliche Routine.
Drei typische Fehler im ersten Jahr
- Kein Sitzungsplan. Die Matches verlassen die Auftaktveranstaltung, ohne zu wissen, worüber sie sprechen sollen.
- Matching als Nebensache. Zufällige Matches führen zu verkrampften Treffen.
- Keine verantwortliche Person. Benennen Sie eine Programmverantwortliche, auch wenn sie nur zwei Stunden pro Woche hat.
Wenn Sie diese Schritte in einer Software umsetzen möchten, starten Sie ein kostenloses Mentornity-Programm. Es ist für bis zu 10 Nutzer kostenlos, die Checkliste folgt diesen Schritten, und eine Person aus unserem Team hilft bei der ersten Einrichtung.
