Comment lancer un programme de mentorat en 8 étapes
Lancer un programme de mentorat revient à prendre huit décisions, dans l’ordre. Beaucoup d’équipes commencent par le recrutement. Pourtant l’objectif et le format viennent d’abord : ce sont eux qui disent qui recruter.
- 1ObjectifUne phrase avec un chiffre
- 2Format1:1, groupe, libre choix, cohorte
- 3MentorsLes recruter avant les mentorés
- 4MatchingRègles, libre choix ou hybride
- 5Structure4 à 8 sessions à thème
- 6DocumentsCharte, guides par rôle
- 7LancementOuvrir vite les réservations
- 8MesureSuivre dès le premier jour
Étape 1 : écrivez pourquoi le programme existe
Écrivez une phrase, avec un chiffre si possible : « Réduire le turnover des analystes en première année. » Cette phrase décide qui vous recrutez, comment vous formez les matchs et ce que vous mesurez. « Accompagner le développement » n’est pas un objectif : personne ne peut vérifier s’il est atteint.
Étape 2 : choisissez le format
| Format | Fonctionnement | Idéal pour |
|---|---|---|
| Mentorat individuel (1:1) | Un mentor, un mentoré, des rendez-vous réguliers | Développement de carrière, intégration |
| Mentorat de groupe | Un mentor avec 4 à 8 mentorés | Experts rares, startups |
| Choix par le mentoré | Les mentorés consultent les profils et font une demande | Communautés, programmes volontaires |
| Cohorte structurée | Tout le monde suit les mêmes sessions selon un calendrier | Universités, accélérateurs |
| Format libre | Les matchs se voient à leur rythme, avec un retour après chaque rendez-vous | Publics seniors |
Vous pouvez combiner les formats, par exemple un mentor référent par startup et des permanences ouvertes. Le format détermine votre méthode de matching et le plan de sessions.
Étape 3 : recrutez les mentors avant les mentorés
Les mentorés se trouvent facilement. Ce sont les mentors qui manquent.
- Demandez peu. « Six sessions de 45 minutes entre octobre et mars, deux mentorés au plus » s’accepte plus facilement que « devenez mentor ».
- Recueillez ce dont le matching a besoin : expertise, service ou secteur, langues et disponibilité, via un formulaire de candidature.
- Protégez leur temps : plafond de réservations, délai de prévenance minimum, disponibilités publiées. Partagez ce qui fait un bon mentor avant le démarrage.
Étape 4 : décidez comment se fera le matching
- Matching par l’administrateur, selon des règles : chaque match possible reçoit un score sur des critères pondérés, puis vous examinez les meilleures propositions.
- Libre choix des mentorés : fixez une limite par mentor pour que les plus demandés ne soient pas débordés.
- Hybride : les règles proposent, les personnes confirment.
Si un critère est vraiment éliminatoire, comme une langue commune, faites-en une règle obligatoire. Laissez aux participants leur mot à dire quand c’est possible. Dans une étude sur des programmes formels, les personnes qui estimaient avoir pesé sur le matching jugeaient leur mentorat meilleur. Celles qui notaient bien leur formation aussi (Allen, Eby & Lentz, Journal of Applied Psychology, 2006). Le détail est dans le guide du matching.
Étape 5 : donnez une structure à chaque match
Prévoyez 4 à 8 sessions. Chacune a un thème, une courte consigne par rôle et une ou deux questions avant et après. Un parcours simple : attentes, objectifs, compétences, point d’étape, bilan. Un rendez-vous mensuel de 45 à 60 minutes est un bon point de départ.
Étape 6 : préparez des documents courts
- Charte du programme : confidentialité, engagement, code de conduite. Acceptée avant l’entrée, versionnée à chaque modification.
- Un guide d’une page par rôle : ce que font mentors et mentorés, où trouver de l’aide.
- Annonce de lancement, signée par un dirigeant nommément.
Étape 7 : lancez en deux semaines
Avec un logiciel de mentorat, la mise en place tient en une semaine : créer le programme, inscrire les participants, valider les matchs, ouvrir les réservations. N’annoncez le programme que lorsque les réservations peuvent ouvrir rapidement, sinon les volontaires se démobilisent.
Surveillez ensuite le délai avant le premier rendez-vous. Sur 78 318 matchs Mentornity, ceux qui se sont vus dès la première semaine ont eu en moyenne 2,7 rendez-vous sur l’année suivante. Ceux qui se sont vus après deux mois, 1,8.
- Vus en semaine 12,7
- Vus après deux mois1,8
Mentornity, 78 318 matchs
Contactez tout match qui ne s’est pas vu au 14e jour. Dans ces mêmes données, 52 % de ces matchs finissent par se voir, mais la probabilité tombe sous une chance sur dix vers le 65e jour.
Étape 8 : mesurez dès le premier jour
Voici les seuils qu’utilise la vue de santé du programme de Mentornity. L’activation doit atteindre 70 % ou plus ; sous 50 %, le programme est à risque. Visez 90 % de mentorés avec un match, un premier rendez-vous sous 14 jours et 60 % de matchs qui se voient chaque mois. Un match à l’arrêt depuis 60 jours ou plus est considéré comme à l’arrêt. Ajoutez une question avant/après liée à l’objectif de l’étape 1. Le guide sur la gestion d’un programme en cours décrit la routine hebdomadaire.
Trois erreurs fréquentes la première année
- Pas de plan de sessions. Les matchs sortent du lancement sans rien à se dire.
- Le matching traité à la légère. Des matchs formés au hasard donnent des rendez-vous gênés.
- Pas de responsable. Nommez un administrateur, même pour deux heures par semaine.
Pour suivre ces étapes dans un logiciel, créez un programme Mentornity gratuit. C’est gratuit jusqu’à 10 utilisateurs, la checklist reprend ces étapes et un membre de notre équipe vous aide pour la première configuration.
