Como criar um programa de mentoria em 8 passos
Criar um programa de mentoria significa tomar oito decisões, nesta ordem. A maioria das equipes começa pelo recrutamento, mas objetivo e formato vêm antes, porque definem quem você vai recrutar.
- 1ObjetivoUma frase com um número
- 2Formato1:1, grupo, escolha, turma
- 3MentoresRecrute antes dos mentorados
- 4MatchRegras, escolha ou híbrido
- 5Estrutura4–8 sessões com temas
- 6DocumentosAcordo, guias por papel
- 7LançamentoAbra o agendamento logo
- 8MediçãoAcompanhe desde o primeiro dia
Passo 1: Escreva por que o programa existe
Escreva uma frase, com um número se possível: “Reduzir a rotatividade no primeiro ano entre os novos analistas.” Essa frase define quem você recruta, como faz o match e o que mede. “Apoiar o desenvolvimento” não é objetivo, porque ninguém consegue dizer se aconteceu.
Passo 2: Escolha o formato
| Formato | Como funciona | Indicado para |
|---|---|---|
| Mentoria 1:1 | Um mentor, um mentorado, reuniões recorrentes | Desenvolvimento de carreira, onboarding |
| Mentoria em grupo | Um mentor com 4–8 mentorados | Especialistas escassos, startups |
| Escolha do mentorado | Os mentorados veem os perfis dos mentores e fazem o pedido | Comunidades, programas voluntários |
| Turma estruturada | Todos seguem as mesmas sessões, em um calendário | Universidades, aceleradoras |
| Formato livre | Os matches se reúnem como preferirem, com feedback após cada reunião | Públicos mais seniores |
Dá para combinar formatos, por exemplo um mentor principal por startup mais office hours abertos. O formato define a sua forma de fazer o match e o plano de sessões.
Passo 3: Recrute os mentores antes dos mentorados
Mentorados são fáceis de encontrar; mentores são o gargalo.
- Faça um pedido pequeno. “Seis sessões de 45 minutos entre outubro e março, no máximo dois mentorados” é mais fácil de aceitar do que “seja mentor”.
- Colete o que o match precisa: especialidade, área ou setor, idiomas e disponibilidade, por meio de um formulário de inscrição.
- Proteja o tempo deles com limite de agendamentos, antecedência mínima e disponibilidade publicada. Compartilhe o que faz um bom mentor antes de começarem.
Passo 4: Defina como o match vai funcionar
- Match pelo administrador, por regras: cada match possível recebe uma pontuação com critérios ponderados, e você revisa as melhores sugestões.
- Escolha pelo mentorado: defina um limite por mentor para que os mais procurados não fiquem sobrecarregados.
- Híbrido: as regras sugerem os matches e as pessoas confirmam.
Se algo é eliminatório de verdade, como falar o mesmo idioma, transforme em regra obrigatória. Dê voz aos participantes sempre que puder. Em um estudo sobre programas formais, quem sentiu que teve participação no match relatou uma mentoria melhor. O mesmo valeu para quem avaliou bem o treinamento recebido (Allen, Eby & Lentz, Journal of Applied Psychology, 2006). Os detalhes estão no guia de match.
Passo 5: Dê uma estrutura a cada match
Defina de 4 a 8 sessões, cada uma com um tema, um breve roteiro por papel e uma ou duas perguntas antes e depois. Uma sequência simples: expectativas, metas, competências, revisão do progresso, encerramento. Reuniões mensais de 45–60 minutos são um padrão seguro.
Passo 6: Prepare documentos curtos
- Acordo do programa: confidencialidade, compromisso, código de conduta. Aceito antes da entrada e versionado quando muda.
- Guia de uma página por papel: o que mentores e mentorados fazem e onde buscar ajuda.
- Comunicado de lançamento, enviado por um líder identificado pelo nome.
Passo 7: Lance em até duas semanas
Com um software de mentoria, a configuração cabe em uma semana: crie o programa, inscreva as pessoas, revise os matches, abra o agendamento. Só anuncie quando o agendamento puder abrir logo, para que os voluntários não percam o interesse.
Depois, acompanhe o tempo até a primeira reunião. Em 78.318 matches na Mentornity, os que se reuniram pela primeira vez na primeira semana tiveram em média 2,7 reuniões no ano seguinte. As que se reuniram pela primeira vez depois de dois meses tiveram 1,8.
- Na primeira semana2,7
- Depois de dois meses1,8
Mentornity, 78.318 matches
Entre em contato com todo match que ainda não se reuniu até o 14º dia. Nos mesmos dados, 52% desses matches ainda chegaram a se reunir, mas a chance cai para menos de uma em dez por volta do 65º dia.
Passo 8: Meça desde o primeiro dia
A visão de saúde do programa da Mentornity usa estes limites. A ativação deve ficar em 70% ou mais; abaixo de 50% é um risco. Busque 90% dos mentorados com match, primeira reunião em até 14 dias e 60% dos matches se reunindo todo mês. Matches sem contato há mais de 60 dias contam como paradas. Inclua uma pergunta de antes e depois ligada ao objetivo do Passo 1. O guia sobre como gerenciar um programa em andamento cobre a rotina semanal.
Três erros comuns no primeiro ano
- Nenhum plano de sessões. Os matches saem do lançamento sem ter o que conversar.
- Match deixado para depois. Matches aleatórias levam a reuniões constrangedoras.
- Ninguém responsável. Nomeie um administrador, mesmo que seja por duas horas por semana.
Para seguir estes passos em um software, crie um programa gratuito na Mentornity. É grátis para até 10 usuários, o checklist segue estes passos e uma pessoa da nossa equipe ajuda na sua primeira configuração.
