¿Cuánta preparación necesita una reunión de mentoría?

Unos veinte minutos el día anterior son suficientes. Escribe la nota de tres líneas, busca el único material que quieres mostrar y relee tus notas de la última vez. Más que eso tiende a convertirse en una presentación, y una reunión de mentoría funciona mejor como conversación.

¿Qué debo enviar a mi mentor antes de una reunión?

Una nota breve con tres líneas: qué ha pasado desde la última vez, qué quieres tratar y con qué te gustaría salir. Envíala el día anterior para que tu mentor pueda pensarla, y mantenla por debajo de las cien palabras.

¿Es una falta de respeto escribir a mi mentor entre reuniones?

No si está dentro de lo acordado. La mayoría de los acuerdos de trabajo permiten un mensaje breve con una pregunta concreta o una novedad rápida, y a la mayoría de los mentores les gusta saber cómo fue algo. Lo que desgasta a un mentor es un goteo de preguntas pequeñas sin una petición concreta, o mensajes que esperan respuesta en la misma hora.

¿Y si no hice lo que dije que haría?

Dilo en el primer minuto, junto con lo que se interpuso. A los mentores les molesta mucho más el silencio sobre una acción pendiente que el propio incumplimiento, y lo que te frenó suele ser el tema más útil de la reunión. No canceles la reunión porque sientas que no te has preparado lo suficiente.

¿Cómo le digo a mi mentor que una reunión no fue útil?

De forma directa y concreta, idealmente al principio de la siguiente reunión: la última conversación se quedó en lo general, y esta vez te gustaría trabajar una situación concreta. La mayoría de los mentores agradecen que los orienten. Si el patrón continúa después de haberlo pedido, habla con el coordinador del programa.

Cómo prepararte para una reunión de mentoría (guía para mentees)

Una reunión de mentoría es una hora de la atención de una persona con experiencia, y lo que sacas de ella depende sobre todo de lo que llevas. Esta guía es para el mentee. Cubre la nota breve que enviar el día anterior, lo único que hay que llevar, cómo aprovechar la hora en sí, qué hacer después, qué hacer cuando una reunión no funciona y cómo llevar la relación sin convertirte en una carga. Nada de esto exige más de veinte minutos de preparación.

¿Por qué la preparación recae en el mentee?

Porque la reunión trata de tu situación, y solo tú sabes cuál es.

Tu mentor puede ofrecer experiencia, preguntas y una mirada externa. No puede saber que tu jefe reescribió tus diapositivas el martes, que el puesto que esperabas se publicó internamente o que llevas tres semanas evitando una conversación. Si llegas sin eso, la reunión empieza con diez minutos de tu mentor adivinando por qué preguntar, y suele quedarse en lo general.

También ayuda tener claro lo que un mentor no hace. No te encuentra trabajo, no arregla a tu jefe ni toma tus decisiones. Te ayuda a pensar en las tres cosas con más claridad de la que tendrías a solas. Un mentee que llega esperando lo primero se decepciona; uno que llega esperando lo segundo obtiene muchísimo.

Un ejemplo: dos mentees del mismo programa tienen cada uno una hora al mes. Uno llega y dice “todo bien, bastante ocupado”. El otro dice “recibí el feedback de mi presentación, y hay una línea que me inquieta; ¿podemos mirarla?”. La segunda reunión es útil en el minuto cinco. La primera puede que nunca lo sea.

¿Qué debe decir la nota de tres líneas?

Envíala el día anterior. Tres líneas, menos de cien palabras:

Qué ha pasado desde la última vez. Incluido qué hiciste con la acción acordada y cómo fue, o que no la hiciste y por qué.
Qué quieres tratar. Un tema, a veces dos. El que de verdad te ocupa la cabeza, no el que suena más impresionante.
Con qué te gustaría salir. Una decisión, una forma de plantear una conversación, una segunda opinión sobre un plan, una lista de opciones.

Una real se parece a esto:

“Desde la última vez: tuve la conversación con mi jefe sobre el alcance de mi puesto, y fue mejor de lo que esperaba, aunque todavía no ha cambiado nada. Esta vez me gustaría hablar del puesto interno que publicaron el lunes; no sé si presentarme. Me gustaría salir con una idea clara de si ir a por él y, en ese caso, qué decirle a mi jefe”.

Tu mentor tiene ahora un día para pensar, y los primeros cinco minutos de la reunión se dedican al tema en lugar de a encontrarlo.

¿Qué debes llevar?

El asunto real, en lugar de una descripción.

Las conversaciones de mentoría se estropean en lo abstracto. “Mi feedback fue mixto” invita a un consuelo general. El feedback real, en pantalla, invita a una lectura concreta: qué línea es justa, cuál habla más del evaluador que de ti y qué hacer con la que importa. Lleva el material:

El correo que no sabes cómo responder, o el que te dolió.
Las cifras: las ventas, las notas, las métricas por las que juzgan a tu equipo.
El feedback escrito, con sus palabras exactas.
La descripción del puesto, la oferta, el programa de la asignatura, el deck.
Tu propio borrador del mensaje que estás a punto de enviar.

Un material por reunión es suficiente. Si es confidencial, dilo y comparte solo la parte relevante, o parafraséala de cerca; tu mentor no necesita el documento entero, solo la parte en la que no avanzas.

¿Cómo debes aprovechar la hora?

Llega con la nota delante y deja que estructure la reunión.

Empieza con el repaso. Dos o tres minutos sobre qué pasó desde la última vez y si hiciste lo que dijiste. Mantiene los compromisos vivos y le da a tu mentor el hilo.
Pide historias, no respuestas. “¿Qué harías tú?” te da una suposición sobre tu situación. “¿Has estado en algo parecido, y qué pasó?” te da experiencia que puedes sopesar tú. Los errores de tu mentor son más útiles que sus éxitos; pregunta por ellos.
Haz la pregunta de seguimiento. Cuando algo cale, quédate ahí: “¿Qué te hizo decidir eso?” o “¿Qué harías distinto ahora?”. La segunda respuesta suele ser mejor que la primera.
Toma notas. En papel o en un documento que de verdad vayas a volver a mirar. Anota lo que dijo tu mentor con sus palabras, y lo que vas a hacer con las tuyas.
Vigila el reloj. Diez minutos antes del final, pasa al cierre: qué te llevas, qué harás y cuándo es la próxima reunión. Una reunión que termina sin próxima fecha corre el riesgo de ser la última.

Cuando un mentor habla demasiado, y algunos lo hacen, funciona una redirección suave: “Eso es útil. ¿Puedo volver un momento a mi situación?”. La mayoría de los mentores lo agradecen.

¿Qué debes hacer después de la reunión?

Tres cosas, en el plazo de un día, y ninguna larga.

Escribe una conclusión. Una frase, con tus palabras, sobre qué cambió en tu forma de pensar. Nada de transcripciones.
Comprométete a una acción, con fecha. Enviar la solicitud. Pedir la conversación con tu jefe. Redactar la respuesta. Una cosa es un plan; cinco cosas son una lista por la que te sentirás culpable.
Completa el formulario posterior a la reunión. La mayoría de los programas estructurados piden a las dos personas que anoten unas líneas después de cada reunión. En Mentornity, el formulario está en la página de la reunión. Dos minutos mientras la conversación está fresca te dan un registro de tu propio avance y permiten al coordinador ver que la pareja funciona.

Un mensaje breve de agradecimiento con la conclusión y la acción es opcional pero se agradece, y le da a tu mentor algo concreto por lo que preguntar la próxima vez. Después, haz la acción. La conversación de la siguiente reunión se construye sobre ella.

¿Y si una reunión no funciona?

Primero distingue una reunión floja de un patrón. Todo el mundo tiene una reunión en la que la conversación se queda en la superficie, o el mentor habla demasiado, o tú llegas sin energía. Una es normal. Tres seguidas son un patrón, y los patrones hay que nombrarlos.

Ajusta tu petición. A menudo el arreglo está de tu lado: un tema más concreto, un material que mirar, una petición más clara de con qué quieres salir. Prueba una reunión bien preparada antes de concluir nada sobre el emparejamiento.
Dilo con claridad. Al principio de la siguiente reunión: “Las últimas conversaciones se quedaron bastante en lo general. Esta vez me gustaría trabajar una situación concreta”. Los mentores responden bien a que los orienten.
Comprueba el encaje. Si tus objetivos no tocan la experiencia de tu mentor, o las reuniones se cancelan una y otra vez desde su lado, es un problema de emparejamiento más que de esfuerzo. Qué hace a un buen mentor describe lo que deberías poder esperar.
Habla con el coordinador. Los programas tratan el cambio de emparejamiento como rutina. Plantearlo después de dos o tres reuniones es mucho mejor que seis meses de horas educadas e improductivas.

¿Cómo llevas la relación sin ser insistente?

El mentee lleva la relación. Eso significa que tú agendas, tú preparas, tú haces el seguimiento. Bien hecho, se percibe como fiabilidad más que como presión.

Tú reservas las reuniones. Propón dos o tres horarios en lugar de preguntar “¿cuándo te viene bien?”. Reserva la siguiente antes de que termine la actual.
Tú insistes lo justo. Si un mensaje queda sin respuesta, un recordatorio amable al cabo de una semana es lo correcto. Un segundo recordatorio otra semana después está bien. Los recordatorios diarios no.
Tú respetas el canal acordado. Si lo acordado son mensajes a través del programa y no llamadas, cíñete a eso. Si lo acordado es que los mensajes entre reuniones son bienvenidos para preguntas concretas, úsalos para preguntas concretas.
Tú informas de vuelta. Cuéntale a tu mentor cómo fue la conversación que te ayudó a preparar. Es el mensaje que más disfrutan recibir los mentores, y te cuesta dos líneas.
Tú guardas las confidencias. Lo que tu mentor cuenta de su propia carrera y su lugar de trabajo se queda contigo, igual que tu situación se queda con él.

Insistente es un goteo de peticiones vagas y una expectativa de respuestas instantáneas. Llevar la relación es una nota clara el día anterior, una fecha reservada y un informe breve después. Los mentores dan más, y de mejor gana, a lo segundo.

Veinte minutos el día anterior, un material, una nota, una acción. Ese es todo el método, y convierte una conversación mensual agradable en la hora más útil de tu calendario.