Quanta preparazione richiede un incontro di mentoring?

Circa venti minuti il giorno prima bastano. Scrivi la nota di tre righe, trova l’unico materiale che vuoi mostrare e rileggi i tuoi appunti dell’ultima volta. Di più tende a trasformarsi in una presentazione, e un incontro di mentoring funziona meglio come conversazione.

Che cosa dovrei inviare al mio mentor prima di un incontro?

Una breve nota di tre righe: che cosa è successo dall’ultima volta, di cosa vuoi parlare e con cosa vorresti uscire. Inviala il giorno prima, così il tuo mentor può pensarci, e tienila sotto le cento parole.

È scortese scrivere al mio mentor tra un incontro e l’altro?

Non se lo avete concordato. La maggior parte degli accordi di lavoro ammette un breve messaggio con una domanda specifica o un rapido aggiornamento, e alla maggior parte dei mentor piace sapere com’è andata una cosa. Ciò che logora un mentor è un flusso di piccole domande senza una richiesta precisa, o messaggi che si aspettano una risposta entro l’ora.

E se non ho fatto la cosa che avevo detto che avrei fatto?

Dillo nel primo minuto, insieme a ciò che si è messo in mezzo. I mentor sono molto più disturbati dal silenzio su un’azione mancata che dalla mancanza in sé, e ciò che ti ha fermato è spesso il tema più utile dell’incontro. Non annullare l’incontro perché la preparazione ti sembra insufficiente.

Come dico al mio mentor che un incontro non è stato utile?

In modo diretto e specifico, idealmente all’inizio dell’incontro successivo: l’ultima conversazione è rimasta sul generale, e questa volta vorresti lavorare su una situazione concreta. La maggior parte dei mentor è sollevata quando viene orientata. Se lo schema continua dopo che l’hai chiesto, parla con il coordinatore del programma.

Come prepararsi a un incontro di mentoring (guida per mentee)

Un incontro di mentoring è un’ora di attenzione di una persona esperta, e ciò che ne ricavi dipende soprattutto da ciò che ci porti. Questa guida è per il mentee. Copre la breve nota da inviare il giorno prima, l’unica cosa da portare, come usare l’ora in sé, che cosa fare dopo, che cosa fare quando un incontro non funziona e come guidare la relazione senza diventare un peso. Niente di tutto questo richiede più di venti minuti di preparazione.

Perché la preparazione ricade sul mentee?

Perché l’incontro riguarda la tua situazione, e solo tu sai qual è.

Il tuo mentor può offrire esperienza, domande e uno sguardo esterno. Non può sapere che martedì il tuo responsabile ha riscritto le tue slide, che il ruolo che speravi è stato pubblicato internamente o che da tre settimane stai evitando una conversazione. Se arrivi senza tutto questo, l’incontro comincia con dieci minuti in cui il tuo mentor indovina su cosa fare domande, e di solito resta sul generale.

Aiuta anche avere chiaro che cosa un mentor non fa. Non ti trova un lavoro, non sistema il tuo responsabile e non prende le tue decisioni. Ti aiuta a pensare a tutte e tre le cose con più chiarezza di quanta ne avresti per conto tuo. Un mentee che arriva aspettandosi la prima serie resta deluso; uno che arriva aspettandosi la seconda ottiene moltissimo.

Un esempio: due mentee dello stesso programma hanno ciascuno un’ora al mese. Uno arriva e dice “va tutto bene, sono piuttosto impegnato”. L’altro dice “ho ricevuto il feedback sulla mia presentazione, e una riga mi dà fastidio; possiamo guardarla?”. Il secondo incontro è utile già al minuto cinque. Il primo potrebbe non esserlo mai.

Che cosa dovrebbe dire la nota di tre righe?

Inviala il giorno prima. Tre righe, sotto le cento parole:

Che cosa è successo dall’ultima volta. Compreso che cosa hai fatto riguardo all’azione concordata e com’è andata, oppure che non l’hai fatta e perché.
Di cosa vuoi parlare. Un tema, occasionalmente due. Quello che hai davvero in testa, non quello che suona più impressionante.
Con cosa vorresti uscire. Una decisione, un modo per affrontare una conversazione, una seconda opinione su un piano, un elenco di opzioni.

Una vera assomiglia a questa:

“Dall’ultima volta: ho avuto la conversazione con il mio responsabile sul perimetro del ruolo, ed è andata meglio del previsto, anche se per ora non è cambiato nulla. Questa volta vorrei ragionare sul ruolo interno pubblicato lunedì; non so se candidarmi. Vorrei uscire con un’idea chiara se provarci e, in caso, che cosa dire al mio responsabile.”

Il tuo mentor ha ora un giorno per pensare, e i primi cinque minuti dell’incontro vanno sul tema invece che sulla sua ricerca.

Che cosa portare?

La cosa vera, non una sua descrizione.

Le conversazioni di mentoring vanno male nell’astratto. “Il mio feedback è stato misto” invita a una rassicurazione generica. Il feedback vero, sullo schermo, invita a una lettura specifica: quale riga è giusta, quale riguarda chi l’ha scritta più che te, e che cosa fare di quella che conta. Porta il materiale:

L’e-mail a cui non sai come rispondere, o quella che ha fatto male.
I numeri: le cifre di vendita, i voti, le metriche su cui è giudicato il tuo team.
Il feedback scritto, nella sua formulazione esatta.
La descrizione del ruolo, l’offerta, il programma del corso, il pitch deck.
La tua bozza del messaggio che stai per inviare.

Un materiale per incontro è più che sufficiente. Se è confidenziale, dillo e condividi solo la parte pertinente, oppure parafrasala da vicino; il tuo mentor non ha bisogno dell’intero documento, solo del punto in cui ti sei fermato.

Come usare l’ora?

Arriva con la nota davanti e lasciale dare la struttura all’incontro.

Comincia dal punto della situazione. Due o tre minuti su che cosa è successo dall’ultima volta e se hai fatto ciò che avevi detto. Tiene reali gli impegni e dà al tuo mentor il filo.
Chiedi storie, non risposte. “Tu che cosa faresti?” ti dà un’ipotesi sulla tua situazione. “Ti è capitato qualcosa di simile, e com’è andata?” ti dà esperienza che puoi pesare da te. Gli errori del tuo mentor sono più utili dei suoi successi; chiedi di quelli.
Fai la domanda successiva. Quando qualcosa colpisce nel segno, restaci sopra: “Che cosa ti ha fatto decidere così?” oppure “Che cosa faresti di diverso adesso?”. La seconda risposta è di solito migliore della prima.
Prendi appunti. Su carta o in un documento che riaprirai davvero. Scrivi ciò che il tuo mentor ha detto con le sue parole, e ciò che farai con le tue.
Guarda l’orologio. Dieci minuti prima della fine, passa alla chiusura: che cosa ti porti via, che cosa farai e quando vi rivedete. Un incontro che finisce senza una prossima data rischia di essere l’ultimo.

Quando un mentor parla troppo a lungo, e alcuni lo fanno, un garbato cambio di rotta funziona: “È utile. Posso riportarlo un attimo alla mia situazione?”. La maggior parte dei mentor ne è contenta.

Che cosa fare dopo l’incontro?

Tre cose, entro un giorno, e nessuna lunga.

Scrivi una cosa che ti porti via. Una frase, con le tue parole, su che cosa è cambiato nel tuo modo di vedere. Non una trascrizione.
Impegnati su un’azione, con una data. Invia la candidatura. Fissa la conversazione con il tuo responsabile. Scrivi la bozza della risposta. Una cosa è un piano; cinque cose sono un elenco di cui sentirti in colpa.
Compila il modulo post-incontro. La maggior parte dei programmi strutturati chiede a entrambi di annotare qualche riga dopo ogni incontro. Su Mentornity il modulo si trova nella pagina dell’incontro. Due minuti mentre la conversazione è fresca ti danno una traccia dei tuoi progressi e permettono al coordinatore del programma di vedere che la coppia funziona.

Un breve messaggio di ringraziamento con la cosa che ti porti via e l’azione è facoltativo ma apprezzato, e dà al tuo mentor qualcosa di concreto su cui chiederti la prossima volta. Poi fai l’azione. La conversazione del prossimo incontro si costruisce su quella.

E se un incontro non funziona?

Prima distingui un singolo incontro fiacco da uno schema. A tutti capita un incontro in cui la conversazione resta in superficie, o il mentor parla troppo, o tu arrivi senza energie. Uno è normale. Tre di fila sono uno schema, e gli schemi vanno nominati.

Aggiusta la tua richiesta. Spesso la soluzione è dalla tua parte: un tema più specifico, un materiale da guardare, una richiesta più chiara di ciò con cui vuoi uscire. Prova un incontro ben preparato prima di concludere qualcosa sull’abbinamento.
Dillo chiaramente. All’inizio dell’incontro successivo: “Le ultime due conversazioni sono rimaste piuttosto generali. Questa volta vorrei lavorare su una situazione specifica.” I mentor rispondono bene quando vengono orientati.
Verifica la compatibilità. Se i tuoi obiettivi non toccano l’esperienza del tuo mentor, o gli incontri continuano a essere annullati dalla sua parte, è un problema di abbinamento e non di impegno. Cosa rende un buon mentor descrive che cosa dovresti poterti aspettare.
Parla con il coordinatore. I programmi trattano il nuovo abbinamento come routine. Sollevare la questione dopo due o tre incontri è molto meglio di sei mesi di ore cortesi e improduttive.

Come guidare la relazione senza risultare insistente?

La relazione la guida il mentee. Significa che sei tu a pianificare, a preparare, a dare seguito. Fatto bene, assomiglia ad affidabilità più che a pressione.

Sei tu a prenotare gli incontri. Proponi due o tre orari invece di chiedere “quando sei libero”. Prenota il prossimo prima che finisca quello in corso.
Sollecita con misura. Se un messaggio resta senza risposta, un garbato promemoria dopo una settimana è giusto. Un secondo dopo un’altra settimana va bene. I promemoria quotidiani no.
Rispetta il canale concordato. Se avete concordato messaggi tramite il programma e niente telefonate, attieniti a quello. Se avete concordato che i messaggi tra un incontro e l’altro sono benvenuti per domande specifiche, usali per domande specifiche.
Riferisci com’è andata. Racconta al tuo mentor com’è andata la conversazione che ti ha aiutato a preparare. È il messaggio che i mentor amano di più ricevere, e ti costa due righe.
Mantieni le confidenze. Ciò che il tuo mentor dice della propria carriera e del proprio posto di lavoro resta con te, così come la tua situazione resta con lui.

Insistente è un flusso di richieste vaghe e l’aspettativa di risposte immediate. Guidare la relazione è una nota chiara il giorno prima, una data prenotata e un breve resoconto dopo. I mentor danno di più, e più volentieri, al secondo tipo.

Venti minuti il giorno prima, un materiale, una nota, un’azione. È tutto il metodo, e trasforma una piacevole conversazione mensile nell’ora più utile del tuo calendario.