Come prepararsi a un incontro di mentoring (guida per mentee)

Ciò che ricavi da un incontro di mentoring dipende soprattutto da ciò che porti. Questa guida è per il mentee. Spiega la nota da inviare il giorno prima, che cosa portare, come usare l’ora e che cosa fare dopo. La preparazione richiede una ventina di minuti.

1. 1Il giorno primaInvia la nota di tre righe
2. 2Porta una cosaL’e-mail, la bozza o i numeri
3. 3Punto della situazioneChe cosa hai fatto dall’ultima volta
4. 4Lavora sul temaChiedi storie, poi approfondisci
5. 5ChiusuraCosa ti porti via, azione, prossima data
6. 6Entro un giornoNota, azione, modulo post-incontro

Perché la preparazione spetta al mentee

L’incontro riguarda la tua situazione, e solo tu la conosci. Il tuo mentor non può sapere che martedì il tuo responsabile ti ha riscritto le slide. Senza quel contesto, i primi dieci minuti se ne vanno a indovinare di che cosa parlare.

Un mentor non ti trova un lavoro, non sistema il tuo responsabile e non decide al posto tuo. Ti aiuta a ragionare su tutte e tre le cose con più chiarezza.

Confronta due inizi. “Tutto bene, sono piuttosto impegnato.” Oppure: “Ho ricevuto un feedback sulla mia presentazione e una frase non mi torna. Possiamo guardarla?” Il secondo incontro è utile già al quinto minuto.

La nota di tre righe

Inviala il giorno prima, in meno di cento parole:

• Che cosa è successo dall’ultima volta. Compresa l’azione concordata, e se l’hai fatta.
• Di che cosa vuoi parlare. Un tema, ogni tanto due. Quello che hai davvero in testa.
• Con che cosa vuoi uscire. Una decisione, un modo per affrontare una conversazione, un secondo parere, un elenco di opzioni.

Un esempio:

“Dall’ultima volta: ho parlato con il mio responsabile del perimetro del ruolo. È andata meglio del previsto, anche se per ora non è cambiato nulla. Questa volta vorrei ragionare sulla posizione interna pubblicata lunedì: non so se candidarmi. Vorrei uscire con un’idea chiara se provarci e che cosa dire al mio responsabile.”

Il tuo mentor ha un giorno per pensarci, e l’incontro parte subito dal tema.

Che cosa portare

Porta la cosa vera, non una sua descrizione. “Il feedback è stato così così” invita a rassicurarti. Il feedback vero sullo schermo permette di capire quale frase è giusta.

• L’e-mail a cui non sai come rispondere.
• I numeri su cui viene giudicato il tuo team.
• Il feedback scritto, con le parole esatte.
• La descrizione del ruolo, l’offerta, il programma del corso o il pitch deck.
• La tua bozza del messaggio che stai per inviare.

Una cosa per incontro basta. Se è riservata, condividi solo la parte che serve o riassumila fedelmente.

Come usare l’ora

• Comincia dal punto della situazione. Due o tre minuti su che cosa è successo e se hai fatto ciò che avevi detto.
• Chiedi storie, non risposte. “Tu che cosa faresti?” ti dà un’ipotesi. “Ti è capitato qualcosa di simile, e com’è andata?” ti dà un’esperienza che puoi valutare. Chiedi anche dei suoi errori.
• Fai la domanda successiva. “Che cosa ti ha fatto decidere così?” La seconda risposta di solito è migliore della prima.
• Prendi appunti in un posto che riaprirai. Le sue parole per ciò che ha detto, le tue per ciò che farai.
• Guarda l’orologio. Dieci minuti prima della fine, concordate che cosa ti porti via, l’azione e la prossima data.

Se il tuo mentor si dilunga, riporta la conversazione con garbo: “È utile. Posso ricollegarlo un attimo alla mia situazione?”

Dopo l’incontro

Fai tre cose entro un giorno:

• Scrivi una cosa che ti porti via. Una frase su che cosa è cambiato nel tuo modo di vedere.
• Impegnati su un’azione, con una data. Invia la candidatura. Fissa il colloquio con il tuo responsabile. Un’azione è un piano; cinque sono un elenco di sensi di colpa.
• Compila il modulo post-incontro. Quasi tutti i programmi strutturati chiedono a entrambi qualche riga dopo ogni incontro. Su Mentornity lo compili dalla pagina dell’incontro. Registra i tuoi progressi e mostra al coordinatore che la coppia funziona.

Un breve ringraziamento con ciò che ti porti via e l’azione è facoltativo, e dà al tuo mentor qualcosa da chiederti la volta dopo. Poi fai l’azione.

Quando gli incontri non funzionano

Un incontro fiacco è normale. Tre di fila sono uno schema che vale la pena nominare.

• Rivedi la tua richiesta. Porta un tema più preciso e una cosa da guardare, prima di giudicare l’abbinamento.
• Dillo chiaramente. “Le ultime conversazioni sono rimaste sul generale. Questa volta vorrei lavorare su una situazione precisa.”
• Verifica la compatibilità. Se i tuoi obiettivi non toccano l’esperienza del mentor, o lui continua ad annullare, è un problema di abbinamento. Cosa rende un buon mentor descrive che cosa aspettarti.
• Parla con il coordinatore. Un nuovo abbinamento è normale amministrazione. Sollevare la questione dopo due o tre incontri è meglio di sei mesi di ore cortesi e improduttive.

Guidare la relazione senza essere insistente

È il mentee a pianificare, preparare e dare seguito. Fatto bene, sembra affidabilità.

• Prenota tu gli incontri. Proponi due o tre orari. Fissa il prossimo prima che finisca quello in corso.
• Sollecita con misura. Un promemoria garbato dopo una settimana di silenzio va bene. Promemoria quotidiani no.
• Rispetta il canale concordato. Scrivi tra un incontro e l’altro solo come avete concordato.
• Racconta com’è andata. Di’ al tuo mentor com’è andata la conversazione che ti ha aiutato a preparare. Bastano due righe.
• Mantieni la riservatezza. Ciò che il tuo mentor racconta della sua carriera resta con te.

Insistente è chi fa richieste vaghe e pretende risposte immediate. Guidare la relazione è una nota chiara, una data fissata e un breve resoconto dopo.