Quanta preparação uma reunião de mentoria exige?

Cerca de vinte minutos na véspera bastam. Escreva a nota de três linhas, encontre o único material que quer mostrar e releia suas anotações da última vez. Mais do que isso tende a virar uma apresentação, e uma reunião de mentoria funciona melhor como conversa.

O que devo enviar ao meu mentor antes de uma reunião?

Uma nota curta com três linhas: o que aconteceu desde a última vez, o que você quer discutir e com o que gostaria de sair. Envie na véspera, para que seu mentor possa pensar a respeito, e mantenha abaixo de cem palavras.

É indelicado mandar mensagem para o meu mentor entre as reuniões?

Não, se vocês combinaram isso. A maioria dos acordos de trabalho permite uma mensagem curta com uma pergunta específica ou uma atualização rápida, e a maioria dos mentores gosta de saber como algo foi. O que cansa um mentor é um fluxo de pequenas perguntas sem um pedido específico, ou mensagens que esperam resposta em uma hora.

E se eu não fiz o que disse que faria?

Diga isso no primeiro minuto, junto com o que atrapalhou. Mentores se incomodam muito mais com o silêncio sobre uma ação não feita do que com a falha em si, e o que impediu você costuma ser o tema mais útil da reunião. Não cancele a reunião por se sentir despreparado.

Como digo ao meu mentor que uma reunião não foi útil?

De forma direta e específica, de preferência no início da reunião seguinte: a última conversa ficou no geral, e desta vez você gostaria de trabalhar uma situação concreta. A maioria dos mentores fica aliviada ao ser conduzida. Se o padrão continuar depois de você ter pedido, fale com a coordenação do programa.

Como se preparar para uma reunião de mentoria (guia do mentorado)

Uma reunião de mentoria é uma hora da atenção de uma pessoa experiente, e o que você tira dela depende, em grande parte, do que você leva. Este guia é para o mentorado. Ele cobre a nota curta para enviar na véspera, a única coisa a levar, como usar a hora em si, o que fazer depois, o que fazer quando uma reunião não está funcionando e como cuidar da relação sem se tornar um peso. Nada disso leva mais de vinte minutos de preparação.

Por que a preparação cabe ao mentorado?

Porque a reunião é sobre a sua situação, e só você sabe qual é.

Seu mentor pode oferecer experiência, perguntas e um olhar de fora. Ele não tem como saber que seu gestor reescreveu seus slides na terça, que a vaga que você esperava foi aberta internamente ou que você vem evitando uma conversa há três semanas. Se você chega sem isso, a reunião começa com dez minutos do seu mentor adivinhando sobre o que perguntar, e em geral fica no genérico.

Também ajuda ter clareza sobre o que um mentor não faz. Ele não arruma um emprego para você, não conserta seu gestor nem toma suas decisões. Ele ajuda você a pensar sobre as três coisas com mais clareza do que conseguiria sozinho. Um mentorado que chega esperando o primeiro conjunto se decepciona; o que chega esperando o segundo ganha muito.

Um exemplo: dois mentorados do mesmo programa têm, cada um, uma hora por mês. Um chega e diz “está tudo bem, bem corrido”. O outro diz “recebi o feedback da minha apresentação, e uma linha dele me incomoda; podemos olhar?”. A segunda reunião é útil aos cinco minutos. A primeira talvez nunca seja.

O que a nota de três linhas deve dizer?

Envie na véspera. Três linhas, menos de cem palavras:

O que aconteceu desde a última vez. Incluindo o que você fez em relação à ação combinada e como foi, ou que não fez e por quê.
O que você quer discutir. Um tema, ocasionalmente dois. Aquele que está de fato na sua cabeça, e não o que soa mais impressionante.
Com o que gostaria de sair. Uma decisão, um jeito de abordar uma conversa, uma segunda opinião sobre um plano, uma lista de opções.

Uma nota real se parece com isto:

“Desde a última vez: tive a conversa com meu gestor sobre escopo, e foi melhor do que eu esperava, embora nada tenha mudado ainda. Desta vez gostaria de falar sobre a vaga interna que foi aberta na segunda; não sei se devo me candidatar. Gostaria de sair com uma visão clara sobre tentar ou não e, se sim, sobre o que dizer ao meu gestor.”

Seu mentor agora tem um dia para pensar, e os primeiros cinco minutos da reunião são gastos no tema, e não em encontrá-lo.

O que você deve levar?

A coisa real, em vez de uma descrição dela.

Conversas de mentoria dão errado no abstrato. “Meu feedback foi misto” convida a uma tranquilização genérica. O feedback de fato, na tela, convida a uma leitura específica: qual linha é justa, qual diz mais sobre quem avaliou do que sobre você, e o que fazer com a que importa. Leve o material:

O e-mail que você não sabe como responder, ou o que doeu.
Os números: as vendas, as notas, as métricas pelas quais sua equipe é avaliada.
O feedback por escrito, na redação exata.
A descrição da vaga, a proposta, o programa da disciplina, o pitch deck.
Seu próprio rascunho da mensagem que está prestes a enviar.

Um material por reunião é suficiente. Se for confidencial, diga isso e compartilhe só a parte relevante, ou parafraseie de perto; seu mentor não precisa do documento inteiro, só da parte em que você está travado.

Como você deve usar a hora?

Chegue com a nota à sua frente e deixe que ela estruture a reunião.

Comece pelo check-in. Dois ou três minutos sobre o que aconteceu desde a última vez e se você fez o que disse. Isso mantém os compromissos reais e dá ao seu mentor o fio da meada.
Peça histórias, e não respostas. “O que você faria?” traz um chute sobre a sua situação. “Você já passou por algo assim, e o que aconteceu?” traz experiência que você mesmo pode pesar. Os erros do seu mentor são mais úteis do que os acertos; pergunte sobre eles.
Faça a pergunta seguinte. Quando algo acerta, fique nisso: “O que fez você decidir assim?” ou “O que faria diferente hoje?”. A segunda resposta costuma ser melhor do que a primeira.
Anote. No papel ou em um documento que você vá de fato reler. Escreva o que seu mentor disse nas palavras dele, e o que você vai fazer nas suas.
Fique de olho no relógio. Dez minutos antes do fim, passe ao encerramento: o que você leva, o que vai fazer e quando se encontram de novo. Uma reunião que termina sem a próxima data corre o risco de ser a última.

Quando um mentor fala demais, e alguns falam, um redirecionamento gentil funciona: “Isso é útil. Posso trazer de volta para a minha situação por um segundo?”. A maioria dos mentores agradece.

O que fazer depois da reunião?

Três coisas, em até um dia, e nenhuma delas longa.

Escreva uma conclusão. Uma frase, nas suas palavras, sobre o que mudou no seu modo de pensar. Não uma transcrição.
Comprometa-se com uma ação, com data. Enviar a candidatura. Marcar a conversa com o gestor. Redigir a resposta. Uma coisa é um plano; cinco coisas é uma lista que vai dar culpa.
Preencha o formulário pós-reunião. A maioria dos programas estruturados pede que as duas pessoas registrem algumas linhas depois de cada reunião. Na Mentornity, o formulário fica na página da reunião. Dois minutos nele enquanto a conversa está fresca dão a você um registro do próprio progresso e mostram à coordenação do programa que a dupla está funcionando.

Uma mensagem curta de agradecimento com a conclusão e a ação é opcional, mas bem recebida, e dá ao seu mentor algo concreto sobre o que perguntar na próxima vez. Depois, faça a ação. A conversa da próxima reunião é construída sobre ela.

E se uma reunião não está funcionando?

Primeiro, distinga uma reunião fraca de um padrão. Todo mundo tem uma reunião em que a conversa fica na superfície, ou o mentor fala demais, ou você chega cansado. Uma é normal. Três seguidas são um padrão, e padrões devem ser nomeados.

Ajuste seu pedido. Muitas vezes a correção está do seu lado: um tema mais específico, um material para olhar, um pedido mais claro sobre com o que quer sair. Tente uma reunião bem preparada antes de concluir qualquer coisa sobre o match.
Diga com clareza. No início da reunião seguinte: “As últimas conversas ficaram bastante no geral. Desta vez gostaria de trabalhar uma situação específica”. Mentores respondem bem a ser conduzidos.
Verifique o encaixe. Se suas metas não tocam a experiência do seu mentor, ou as reuniões continuam sendo canceladas do lado dele, é um problema de match, e não de esforço. O que faz um bom mentor descreve o que você deveria poder esperar.
Fale com a coordenação. Programas tratam o rematch como rotina. Levantar a questão depois de duas ou três reuniões é muito melhor do que seis meses de horas educadas e improdutivas.

Como cuidar da relação sem ser insistente?

O mentorado é o dono da relação. Isso significa que você agenda, você se prepara, você dá sequência. Bem feito, isso parece confiabilidade, e não pressão.

Você marca as reuniões. Proponha dois ou três horários em vez de perguntar “quando você está livre”. Marque a próxima antes que a atual termine.
Você cobra com parcimônia. Se uma mensagem fica sem resposta, um lembrete educado depois de uma semana é o certo. Um segundo lembrete depois de mais uma semana, tudo bem. Lembretes diários, não.
Você respeita o canal combinado. Se combinaram mensagens pelo programa e nada de ligações, mantenha isso. Se combinaram que mensagens entre reuniões são bem-vindas para perguntas específicas, use-as para perguntas específicas.
Você dá o retorno. Conte ao seu mentor como foi a conversa para a qual ele ajudou você a se preparar. É a mensagem que os mentores mais gostam de receber, e custa duas linhas.
Você guarda as confidências. O que seu mentor diz sobre a própria carreira e o próprio trabalho fica com você, assim como a sua situação fica com ele.

Insistente é um fluxo de pedidos vagos e a expectativa de respostas instantâneas. Cuidar da relação é uma nota clara na véspera, uma data marcada e um retorno curto depois. Mentores dão mais, e com mais boa vontade, ao segundo.

Vinte minutos na véspera, um material, uma nota, uma ação. Esse é o método inteiro, e ele transforma uma conversa mensal agradável na hora mais útil da sua agenda.