Como se preparar para uma reunião de mentoria

O que você tira de uma reunião de mentoria depende principalmente do que você leva. Este guia é para o mentorado. Ele trata da nota para enviar na véspera, do que levar, de como usar a hora e do que fazer depois. A preparação leva cerca de vinte minutos.

1. 1VésperaEnvie a nota de três linhas
2. 2Leve uma coisaO e-mail, o rascunho ou os números
3. 3AtualizaçãoO que você fez desde a última vez
4. 4Trabalhe o temaPeça histórias e aprofunde
5. 5FechamentoAprendizado, ação, próxima data
6. 6Em até um diaAnotação, ação, formulário pós-reunião

Por que a preparação cabe ao mentorado

A reunião é sobre a sua situação, e só você a conhece. Seu mentor não tem como saber que seu gestor refez seus slides na terça-feira. Sem esse contexto, os primeiros dez minutos vão embora tentando adivinhar o que discutir.

Um mentor não arruma emprego para você, não conserta seu gestor e não toma suas decisões. Ele ajuda você a pensar com mais clareza sobre essas três coisas.

Compare duas aberturas. “Tudo bem, bastante corrido.” Ou: “Recebi um feedback sobre minha apresentação e uma frase me incomodou. Podemos olhar juntos?” A segunda reunião já é útil no quinto minuto.

A nota de três linhas

Envie na véspera, com menos de cem palavras:

• O que aconteceu desde a última vez. Inclusive a ação que vocês combinaram e se você a fez.
• O que você quer discutir. Um tema, às vezes dois. O que realmente está na sua cabeça.
• Com o que você quer sair. Uma decisão, um jeito de conduzir uma conversa, uma segunda opinião, uma lista de opções.

Um exemplo:

“Desde a última vez: tive a conversa sobre escopo com meu gestor. Foi melhor do que eu esperava, embora nada tenha mudado ainda. Desta vez, queria falar da vaga interna anunciada na segunda-feira; não sei se me candidato. Queria sair com uma opinião sobre tentar ou não e sobre o que dizer ao meu gestor.”

Seu mentor ganha um dia para pensar, e a reunião começa direto no assunto.

O que levar

Leve a coisa em si, não uma descrição dela. “Meu feedback foi misto” convida a palavras de consolo. O feedback real na tela convida a uma leitura específica de qual frase é justa.

• O e-mail que você não sabe como responder.
• Os números pelos quais sua equipe é avaliada.
• O feedback escrito, com as palavras exatas.
• A descrição da vaga, a proposta, a ementa ou o pitch deck.
• O seu rascunho da mensagem que você está para enviar.

Um item por reunião basta. Se for confidencial, mostre só a parte relevante ou resuma com fidelidade.

Como usar a hora

• Comece pela atualização. Dois ou três minutos sobre o que aconteceu e se você fez o que disse.
• Peça histórias, não respostas. “O que você faria?” rende um palpite. “Você já passou por algo parecido, e o que aconteceu?” rende experiência que você pode avaliar. Pergunte também sobre os erros dele.
• Faça a pergunta seguinte. “O que fez você decidir isso?” A segunda resposta costuma ser melhor que a primeira.
• Anote num lugar que você vai consultar de novo. As palavras dele para o que ele disse, as suas para o que você vai fazer.
• Fique de olho no relógio. Dez minutos antes do fim, combinem o aprendizado, a ação e a próxima data.

Se o mentor falar demais, redirecione com gentileza: “Isso é útil. Posso trazer de volta para a minha situação por um instante?”

Depois da reunião

Faça três coisas em até um dia:

• Escreva um aprendizado. Uma frase sobre o que mudou no seu jeito de pensar.
• Comprometa-se com uma ação, com data. Envie a candidatura. Marque a conversa com seu gestor. Uma ação é um plano; cinco são uma lista de culpas.
• Preencha o formulário pós-reunião. A maioria dos programas estruturados pede às duas pessoas algumas linhas depois de cada reunião. Na Mentornity, você preenche pela própria reunião. Isso registra seu progresso e mostra à coordenação que a dupla está funcionando.

Um agradecimento curto, com o aprendizado e a ação, é opcional e dá ao mentor algo para perguntar da próxima vez. Depois, faça a ação.

Quando as reuniões não estão funcionando

Uma reunião sem graça é normal. Três seguidas são um padrão que vale nomear.

• Ajuste o seu pedido. Leve um tema mais específico e um material para olhar antes de julgar a dupla.
• Diga com clareza. “As últimas conversas ficaram genéricas. Desta vez, queria trabalhar uma situação específica.”
• Verifique o encaixe. Se suas metas não têm relação com a experiência do mentor, ou se ele vive cancelando, o problema é o match. O que faz um bom mentor descreve o que esperar.
• Fale com a coordenação. Trocar de dupla é rotina. Levantar o assunto depois de duas ou três reuniões é melhor do que seis meses de horas educadas e improdutivas.

Conduzir a relação sem ser insistente

O mentorado agenda, prepara e dá retorno. Bem feito, isso parece confiabilidade.

• Agende as reuniões. Proponha dois ou três horários. Marque a próxima antes de a atual terminar.
• Cobre com moderação. Um lembrete educado depois de uma semana de silêncio é aceitável. Lembretes diários, não.
• Respeite o canal combinado. Mande mensagens entre as reuniões só da forma que vocês combinaram.
• Dê retorno. Conte ao mentor como foi a conversa que ele ajudou você a preparar. Custa duas linhas.
• Guarde as confidências. O que o mentor conta sobre a carreira dele fica com você.

Ser insistente é fazer pedidos vagos e esperar resposta imediata. Conduzir a relação é mandar uma nota clara, marcar uma data e dar um retorno curto depois.