Auf ein Mentoring-Gespräch vorbereiten: Leitfaden für Mentees

Was Ihnen ein Mentoring-Gespräch bringt, hängt vor allem davon ab, was Sie mitbringen. Dieser Leitfaden richtet sich an Mentees. Er behandelt die Notiz am Vortag, was Sie mitbringen, wie Sie die Stunde nutzen und was danach kommt. Die Vorbereitung dauert etwa zwanzig Minuten.

1. 1Am VortagNotiz in drei Zeilen schicken
2. 2Eine Sache mitbringenDie E-Mail, den Entwurf oder die Zahlen
3. 3Kurzer RückblickWas Sie seit dem letzten Mal getan haben
4. 4Thema bearbeitenNach Erfahrungen fragen, dann nachhaken
5. 5AbschlussErkenntnis, Vorhaben, nächster Termin
6. 6Innerhalb eines TagesNotiz, Vorhaben, Formular nach dem Treffen

Warum die Vorbereitung beim Mentee liegt

Im Gespräch geht es um Ihre Situation, und die kennen nur Sie. Ihr Mentor kann nicht wissen, dass Ihre Führungskraft am Dienstag Ihre Folien umgeschrieben hat. Ohne diesen Kontext vergehen die ersten zehn Minuten mit der Suche nach einem Thema.

Ein Mentor findet Ihnen keinen Job, ändert nicht Ihre Führungskraft und trifft keine Entscheidungen für Sie. Er hilft Ihnen, über alle drei klarer nachzudenken.

Vergleichen Sie zwei Einstiege. „Alles gut, viel zu tun.“ Oder: „Ich habe Feedback zu meiner Präsentation bekommen, und ein Satz beschäftigt mich. Können wir ihn uns ansehen?“ Das zweite Gespräch ist nach fünf Minuten nützlich.

Die Notiz in drei Zeilen

Schicken Sie sie am Vortag, mit weniger als hundert Wörtern:

• Was seit dem letzten Mal passiert ist. Auch das vereinbarte Vorhaben und ob Sie es umgesetzt haben.
• Worüber Sie sprechen wollen. Ein Thema, gelegentlich zwei. Das, was Sie wirklich beschäftigt.
• Womit Sie hinausgehen möchten. Eine Entscheidung, ein Vorgehen für ein Gespräch, eine zweite Meinung, eine Liste von Möglichkeiten.

Ein Beispiel:

„Seit dem letzten Mal: Ich habe mit meiner Führungskraft über den Umfang meiner Aufgaben gesprochen. Es lief besser als erwartet, geändert hat sich aber noch nichts. Diesmal möchte ich über die interne Stelle sprechen, die am Montag ausgeschrieben wurde. Ich weiß nicht, ob ich mich bewerben soll. Ich möchte mit einer Einschätzung hinausgehen, ob ich es versuche und was ich meiner Führungskraft sage.“

Ihr Mentor hat einen Tag zum Nachdenken, und das Gespräch beginnt direkt beim Thema.

Was Sie mitbringen

Bringen Sie die Sache selbst mit, nicht eine Beschreibung davon. „Mein Feedback war gemischt“ lädt zu Beruhigung ein. Das echte Feedback auf dem Bildschirm lädt zu einer genauen Einschätzung ein, welcher Satz berechtigt ist.

• Die E-Mail, bei der Sie nicht wissen, wie Sie antworten sollen.
• Die Zahlen, an denen Ihr Team gemessen wird.
• Das schriftliche Feedback, im genauen Wortlaut.
• Die Stellenbeschreibung, das Angebot, den Lehrplan oder die Pitch-Präsentation.
• Ihren eigenen Entwurf der Nachricht, die Sie gleich abschicken wollen.

Eine Sache pro Treffen genügt. Ist sie vertraulich, zeigen Sie nur den relevanten Teil oder geben Sie ihn sinngemäß wieder.

So nutzen Sie die Stunde

• Beginnen Sie mit dem Rückblick. Zwei, drei Minuten dazu, was passiert ist und ob Sie Ihr Vorhaben umgesetzt haben.
• Fragen Sie nach Erfahrungen, nicht nach Antworten. „Was würden Sie tun?“ bringt eine Vermutung. „Waren Sie schon einmal in so einer Lage, und wie ging es aus?“ bringt Erfahrung, die Sie abwägen können. Fragen Sie auch nach Fehlern.
• Haken Sie nach. „Was hat Sie zu dieser Entscheidung gebracht?“ Die zweite Antwort ist meist besser als die erste.
• Machen Sie Notizen an einem Ort, an dem Sie wieder nachsehen. Die Worte Ihres Mentors für das, was er gesagt hat, Ihre eigenen für das, was Sie tun werden.
• Behalten Sie die Uhr im Blick. Zehn Minuten vor Schluss vereinbaren Sie Erkenntnis, Vorhaben und nächsten Termin.

Redet Ihr Mentor zu lange, lenken Sie freundlich zurück: „Das ist hilfreich. Darf ich kurz zu meiner Situation zurückkommen?“

Nach dem Treffen

Erledigen Sie innerhalb eines Tages drei Dinge:

• Schreiben Sie eine Erkenntnis auf. Einen Satz dazu, was sich in Ihrem Denken verändert hat.
• Nehmen Sie sich ein Vorhaben mit Datum vor. Die Bewerbung abschicken. Das Gespräch mit Ihrer Führungskraft vereinbaren. Ein Vorhaben ist ein Plan, fünf sind eine Liste für das schlechte Gewissen.
• Füllen Sie das Formular nach dem Treffen aus. Die meisten strukturierten Programme bitten beide Seiten nach jedem Treffen um ein paar Zeilen. In Mentornity füllen Sie es direkt im Treffen aus. Es hält Ihren Fortschritt fest und zeigt der Koordination, dass das Tandem funktioniert.

Ein kurzes Dankeschön mit Erkenntnis und Vorhaben ist freiwillig. Es gibt Ihrem Mentor etwas, wonach er beim nächsten Mal fragen kann. Dann setzen Sie das Vorhaben um.

Wenn die Treffen nicht funktionieren

Ein mattes Treffen ist normal. Drei hintereinander sind ein Muster, das Sie ansprechen sollten.

• Ändern Sie Ihr Anliegen. Bringen Sie ein genaueres Thema und etwas zum Ansehen mit, bevor Sie das Matching beurteilen.
• Sagen Sie es offen. „Unsere letzten Gespräche blieben allgemein. Diesmal möchte ich eine konkrete Situation durchgehen.“
• Prüfen Sie die Passung. Berühren Ihre Ziele die Erfahrung Ihres Mentors nicht oder sagt er immer wieder ab, liegt es am Matching. Was macht einen guten Mentor aus beschreibt, was Sie erwarten können.
• Sprechen Sie mit der Koordination. Ein neues Matching ist Routine. Es nach zwei oder drei Treffen anzusprechen ist besser als sechs Monate höflicher, ergebnisloser Stunden.

Die Beziehung steuern, ohne aufdringlich zu sein

Der Mentee plant die Termine, bereitet vor und fasst nach. Gut gemacht wirkt das einfach zuverlässig.

• Buchen Sie die Termine. Schlagen Sie zwei oder drei Zeiten vor. Vereinbaren Sie den nächsten Termin, bevor das aktuelle Treffen endet.
• Fassen Sie sparsam nach. Eine höfliche Erinnerung nach einer Woche Funkstille ist in Ordnung. Tägliche Erinnerungen sind es nicht.
• Halten Sie sich an den vereinbarten Kanal. Schreiben Sie zwischen den Treffen nur so, wie Sie es abgesprochen haben.
• Berichten Sie zurück. Erzählen Sie Ihrem Mentor, wie das Gespräch lief, auf das er Sie vorbereitet hat. Das kostet zwei Zeilen.
• Wahren Sie Vertraulichkeit. Was Ihr Mentor über seine Laufbahn erzählt, bleibt bei Ihnen.

Aufdringlich sind vage Bitten und die Erwartung sofortiger Antworten. Verantwortung übernehmen heißt: eine klare Notiz, ein gebuchter Termin und danach ein kurzer Bericht.