Hoeveel voorbereiding heeft een mentorgesprek nodig?

Ongeveer twintig minuten de dag ervoor is genoeg. Schrijf de notitie van drie regels, zoek het ene document dat je wilt laten zien en lees je aantekeningen van de vorige keer terug. Meer dan dat wordt al snel een presentatie, en een mentorgesprek werkt beter als gesprek.

Wat moet ik mijn mentor voor een gesprek sturen?

Een korte notitie met drie regels: wat er sinds de vorige keer is gebeurd, wat je wilt bespreken en waarmee je wilt weggaan. Stuur haar de dag ervoor, zodat je mentor erover kan nadenken, en houd haar onder de honderd woorden.

Is het onbeleefd om mijn mentor tussen gesprekken door een bericht te sturen?

Niet als jullie dat hebben afgesproken. De meeste werkafspraken laten een kort bericht met een concrete vraag of een snelle update toe, en de meeste mentoren horen graag hoe iets is gegaan. Wat een mentor vermoeit, is een stroom kleine vragen zonder concreet verzoek, of berichten die binnen het uur een antwoord verwachten.

Wat als ik niet heb gedaan wat ik had gezegd te gaan doen?

Zeg het in de eerste minuut, samen met wat in de weg zat. Mentoren hebben veel meer moeite met stilte over een gemiste actie dan met de misser zelf, en wat je tegenhield is vaak het nuttigste onderwerp van het gesprek. Zeg het gesprek niet af omdat je je onvoorbereid voelt.

Hoe vertel ik mijn mentor dat een gesprek niet nuttig was?

Direct en concreet, het liefst aan het begin van het volgende gesprek: het vorige gesprek bleef algemeen, en deze keer wil je één concrete situatie doorwerken. De meeste mentoren zijn opgelucht als ze worden gestuurd. Houdt het patroon aan nadat je erom hebt gevraagd, praat dan met de programmacoördinator.

Je voorbereiden op een mentorgesprek: een gids voor mentees

Een mentorgesprek is een uur aandacht van een ervaren persoon, en wat je eruit haalt hangt vooral af van wat je meebrengt. Deze gids is voor de mentee. Hij behandelt de korte notitie die je de dag ervoor stuurt, het ene wat je meeneemt, hoe je het uur zelf gebruikt, wat je daarna doet, wat je doet als een gesprek niet werkt, en hoe je eigenaar bent van de relatie zonder een last te worden. Niets ervan kost meer dan twintig minuten voorbereiding.

Waarom ligt de voorbereiding bij de mentee?

Omdat het gesprek over jouw situatie gaat, en alleen jij weet wat die is.

Je mentor kan ervaring, vragen en een blik van buiten bieden. Je mentor kan niet weten dat je leidinggevende dinsdag je slides heeft herschreven, dat de baan waarop je hoopte intern is uitgezet, of dat je al drie weken een gesprek uit de weg gaat. Kom je zonder dat binnen, dan begint het gesprek met tien minuten waarin je mentor raadt waarnaar te vragen, en meestal blijft het algemeen.

Het helpt ook om helder te hebben wat een mentor niet doet. Die zoekt geen baan voor je, repareert je leidinggevende niet en neemt je beslissingen niet. Die helpt je over alle drie helderder na te denken dan je alleen zou kunnen. Een mentee die het eerste verwacht, raakt teleurgesteld; een mentee die het tweede verwacht, krijgt heel veel.

Een voorbeeld: twee mentees in hetzelfde programma hebben elk maandelijks een uur. De ene komt binnen en zegt “het gaat goed, best druk”. De andere zegt “ik heb de feedback op mijn presentatie gekregen, en één regel erin zit me niet lekker; kunnen we ernaar kijken?” Het tweede gesprek is bij minuut vijf nuttig. Het eerste wordt dat misschien nooit.

Wat moet er in de notitie van drie regels staan?

Stuur haar de dag ervoor. Drie regels, onder de honderd woorden:

Wat er sinds de vorige keer is gebeurd. Inclusief wat je hebt gedaan met de afgesproken actie en hoe het ging, of dat je het niet hebt gedaan en waarom.
Wat je wilt bespreken. Eén onderwerp, soms twee. Het onderwerp dat je echt bezighoudt, niet het onderwerp dat het indrukwekkendst klinkt.
Waarmee je wilt weggaan. Een beslissing, een aanpak voor een gesprek, een tweede mening over een plan, een lijst met opties.

Een echte ziet er zo uit:

“Sinds de vorige keer: ik heb het gesprek met mijn leidinggevende over mijn takenpakket gevoerd, en het ging beter dan verwacht, al is er nog niets veranderd. Deze keer wil ik de interne functie doornemen die maandag is uitgezet; ik weet niet of ik moet solliciteren. Ik wil weggaan met een helder beeld of ik ervoor ga en, zo ja, wat ik tegen mijn leidinggevende zeg.”

Je mentor heeft nu een dag om na te denken, en de eerste vijf minuten van het gesprek gaan over het onderwerp in plaats van over het vinden ervan.

Wat neem je mee?

Het echte materiaal, niet een beschrijving ervan.

Mentorgesprekken gaan mis in het abstracte. “Mijn feedback was gemengd” vraagt om algemene geruststelling. De feedback zelf, op het scherm, vraagt om een concrete lezing: welke regel terecht is, welke over de beoordelaar gaat in plaats van over jou, en wat je doet met de regel die ertoe doet. Neem het materiaal mee:

De e-mail waarvan je niet weet hoe je hem moet beantwoorden, of die pijn deed.
De cijfers: de verkoopcijfers, de studieresultaten, de metrics waarop je team wordt beoordeeld.
De schriftelijke feedback, in de exacte bewoording.
De vacaturetekst, het aanbod, de studiegids, de pitchdeck.
Je eigen concept van het bericht dat je gaat sturen.

Eén document per gesprek is ruim genoeg. Is het vertrouwelijk, zeg dat dan en deel alleen het relevante deel, of parafraseer het nauwkeurig; je mentor heeft niet het hele document nodig, alleen het deel waarop je vastzit.

Hoe gebruik je het uur?

Kom binnen met de notitie voor je en laat die het gesprek structureren.

Begin met de check-in. Twee of drie minuten over wat er sinds de vorige keer is gebeurd, en of je hebt gedaan wat je had gezegd. Het houdt afspraken echt en geeft je mentor de rode draad.
Vraag naar verhalen in plaats van naar antwoorden. “Wat zou jij doen?” levert een gok over jouw situatie op. “Heb je zoiets meegemaakt, en wat gebeurde er?” levert ervaring op die je zelf kunt wegen. De fouten van je mentor zijn nuttiger dan de successen; vraag daarnaar.
Stel de vervolgvraag. Als iets raakt, blijf erbij: “Wat maakte dat je dat besloot?” of “Wat zou je nu anders doen?” Het tweede antwoord is meestal beter dan het eerste.
Maak notities. Op papier of in een document dat je echt nog eens gaat bekijken. Schrijf op wat je mentor zei in diens woorden, en wat jij gaat doen in de jouwe.
Houd de klok in het oog. Tien minuten voor het einde ga je naar de afsluiting: wat je meeneemt, wat je gaat doen, en wanneer jullie elkaar weer zien. Een gesprek dat eindigt zonder volgende datum loopt het risico het laatste te zijn.

Praat een mentor te lang, en sommige doen dat, dan werkt een vriendelijke bijsturing: “Dat is nuttig. Mag ik het even terugbrengen naar mijn situatie?” De meeste mentoren zijn er blij mee.

Wat doe je na het gesprek?

Drie dingen, binnen een dag, en geen van alle lang.

Schrijf op wat je meeneemt. Eén zin, in je eigen woorden, over wat er in je denken is veranderd. Geen transcript.
Leg je vast op één actie, met een datum. Stuur de sollicitatie. Plan het gesprek met je leidinggevende. Schrijf het antwoord. Eén ding is een plan; vijf dingen is een lijst waarover je je schuldig gaat voelen.
Vul het formulier na het gesprek in. De meeste gestructureerde programma’s vragen beide deelnemers om na elk gesprek een paar regels vast te leggen. Op Mentornity staat het formulier op de gesprekspagina. Twee minuten eraan besteden terwijl het gesprek nog vers is, geeft je een overzicht van je eigen voortgang en laat de programmacoördinator zien dat het duo werkt.

Een kort bedankje met wat je meeneemt en de actie is optioneel maar wordt gewaardeerd, en het geeft je mentor iets concreets om de volgende keer naar te vragen. Voer daarna de actie uit. Het gesprek van de volgende keer is erop gebouwd.

Wat als een gesprek niet werkt?

Onderscheid eerst één mat gesprek van een patroon. Iedereen heeft wel eens een gesprek waarin het aan de oppervlakte blijft, of de mentor te veel praat, of jij moe binnenkomt. Eén keer is normaal. Drie keer op rij is een patroon, en patronen moet je benoemen.

Pas je vraag aan. Vaak ligt de oplossing aan jouw kant: een concreter onderwerp, een document om naar te kijken, een duidelijker verzoek over waarmee je wilt weggaan. Probeer een goed voorbereid gesprek voordat je iets over de match concludeert.
Zeg het gewoon. Aan het begin van het volgende gesprek: “De laatste paar gesprekken bleven vrij algemeen. Deze keer wil ik één concrete situatie doorwerken.” Mentoren reageren goed op sturing.
Kijk naar de match. Raken je doelen de ervaring van je mentor niet, of worden gesprekken steeds van die kant afgezegd, dan is het een matchprobleem en geen inzetprobleem. Wat maakt een goede mentor beschrijft wat je mag verwachten.
Praat met de coördinator. Programma’s behandelen rematchen als routine. Het na twee of drie gesprekken aankaarten is veel beter dan zes maanden beleefde, onproductieve uren.

Hoe ben je eigenaar van de relatie zonder opdringerig te worden?

De mentee is eigenaar van de relatie. Dat betekent dat jij plant, jij voorbereidt, jij opvolgt. Goed gedaan ziet het eruit als betrouwbaarheid, niet als druk.

Jij boekt de gesprekken. Stel twee of drie tijden voor in plaats van te vragen “wanneer kun je”. Boek het volgende gesprek voordat het huidige eindigt.
Jij herinnert met mate. Blijft een bericht onbeantwoord, dan is één beleefd duwtje na een week gepast. Een tweede duwtje na nog een week is prima. Dagelijkse herinneringen niet.
Jij respecteert het afgesproken kanaal. Hebben jullie afgesproken om via het programma te berichten en niet te bellen, houd je daaraan. Hebben jullie afgesproken dat berichten tussendoor welkom zijn voor concrete vragen, gebruik ze dan voor concrete vragen.
Jij koppelt terug. Vertel je mentor hoe het gesprek ging waarop die je heeft helpen voorbereiden. Het is het bericht dat mentoren het liefst ontvangen, en het kost je twee regels.
Jij bewaart vertrouwen. Wat je mentor over de eigen loopbaan en werkplek vertelt, blijft bij jou, net zoals jouw situatie bij je mentor blijft.

Opdringerig is een stroom vage verzoeken en de verwachting van directe antwoorden. Eigenaar zijn van de relatie is een heldere notitie de dag ervoor, een geboekte datum en een korte terugkoppeling achteraf. Mentoren geven meer, en vaker uit zichzelf, aan het tweede.

Twintig minuten de dag ervoor, een document, een notitie, één actie. Dat is de hele methode, en ze maakt van een prettig maandelijks gesprek het nuttigste uur in je agenda.