Je voorbereiden op een mentorgesprek: gids voor mentees

Wat je uit een mentorgesprek haalt, hangt vooral af van wat je meebrengt. Deze gids is voor de mentee. Hij behandelt de notitie voor de dag ervoor, wat je meeneemt, hoe je het uur gebruikt en wat je daarna doet. De voorbereiding kost ongeveer twintig minuten.

1. 1Dag ervoorStuur de notitie van drie regels
2. 2Neem één ding meeDe mail, het concept of de cijfers
3. 3TerugblikWat je sinds vorige keer deed
4. 4Onderwerp uitwerkenVraag om verhalen, vraag dan door
5. 5AfrondenInzicht, actie, volgende datum
6. 6Binnen een dagNotitie, actie, formulier na het gesprek

Waarom de voorbereiding bij de mentee ligt

Het gesprek gaat over jouw situatie, en alleen jij kent die. Je mentor kan niet weten dat je leidinggevende dinsdag je slides heeft herschreven. Zonder die context gaan de eerste tien minuten op aan raden wat je wilt bespreken.

Een mentor zoekt geen baan voor je, verandert je leidinggevende niet en neemt geen beslissingen voor je. Een mentor helpt je wel om over alle drie helderder na te denken.

Vergelijk twee openingen. “Gaat prima, beetje druk.” Of: “Ik kreeg feedback op mijn presentatie en één zin zit me dwars. Kunnen we die bekijken?” Het tweede gesprek is na vijf minuten al nuttig.

De notitie van drie regels

Stuur hem de dag ervoor, onder de honderd woorden:

• Wat er sinds de vorige keer is gebeurd. Inclusief de afgesproken actie, en of je die hebt gedaan.
• Wat je wilt bespreken. Eén onderwerp, soms twee. Het onderwerp dat echt in je hoofd zit.
• Waarmee je weg wilt gaan. Een besluit, een aanpak voor een gesprek, een second opinion, een lijst opties.

Een voorbeeld:

“Sinds vorige keer: ik heb het gesprek over mijn takenpakket met mijn leidinggevende gevoerd. Het ging beter dan verwacht, al is er nog niets veranderd. Deze keer wil ik het hebben over de interne vacature van maandag; ik weet niet of ik moet solliciteren. Ik wil weggaan met een idee of ik ervoor ga en wat ik tegen mijn leidinggevende zeg.”

Je mentor krijgt een dag om na te denken, en het gesprek begint meteen bij het onderwerp.

Wat je meeneemt

Neem het echte stuk mee, geen beschrijving ervan. “Mijn feedback was gemengd” lokt geruststelling uit. De echte feedback op het scherm lokt een concrete lezing uit van welke zin terecht is.

• De mail waarop je niet weet hoe je moet reageren.
• De cijfers waarop je team wordt beoordeeld.
• De schriftelijke feedback, letterlijk.
• De functieomschrijving, het aanbod, de studiegids of het pitchdeck.
• Je eigen concept van het bericht dat je wilt versturen.

Eén stuk per gesprek is genoeg. Is het vertrouwelijk, deel dan alleen het relevante deel of geef het nauwkeurig in je eigen woorden weer.

Hoe je het uur gebruikt

• Begin met de terugblik. Twee of drie minuten over wat er gebeurde en of je deed wat je zei.
• Vraag om verhalen, niet om antwoorden. “Wat zou jij doen?” levert een gok op. “Heb je zoiets meegemaakt, en wat gebeurde er?” levert ervaring op die je kunt wegen. Vraag ook naar fouten.
• Vraag door. “Waarom besloot je dat?” Het tweede antwoord is meestal beter dan het eerste.
• Maak aantekeningen op een plek waar je ze terugkijkt. Hun woorden voor wat zij zeiden, de jouwe voor wat je gaat doen.
• Let op de tijd. Spreek tien minuten voor het einde het inzicht, de actie en de volgende datum af.

Praat je mentor te lang, stuur dan vriendelijk bij: “Dat is nuttig. Mag ik het even terugbrengen naar mijn situatie?”

Na het gesprek

Doe binnen een dag drie dingen:

• Schrijf één inzicht op. Eén zin over wat er in je denken veranderde.
• Kies één actie, met een datum. Stuur de sollicitatie. Plan het gesprek met je leidinggevende. Eén actie is een plan; vijf is een schuldlijst.
• Vul het formulier na het gesprek in. De meeste gestructureerde programma’s vragen beide deelnemers om een paar regels na elk gesprek. In Mentornity vul je het in vanuit het gesprek zelf. Het legt je voortgang vast en laat de coördinator zien dat het koppel loopt.

Een kort bedankje met het inzicht en de actie is optioneel. Het geeft je mentor iets om de volgende keer naar te vragen. Voer daarna de actie uit.

Als de gesprekken niet werken

Eén vlak gesprek is normaal. Drie op rij is een patroon dat je moet benoemen.

• Pas je vraag aan. Neem een concreter onderwerp en een stuk om te bekijken mee voordat je de match beoordeelt.
• Zeg het gewoon. “De laatste gesprekken bleven algemeen. Deze keer wil ik één concrete situatie uitwerken.”
• Kijk of het past. Raken je doelen niet aan de ervaring van je mentor, of zegt je mentor steeds af, dan is het een matchingprobleem. Wat maakt een goede mentor beschrijft wat je mag verwachten.
• Praat met de coördinator. Opnieuw matchen is routine. Het na twee of drie gesprekken aankaarten is beter dan zes maanden beleefde, onproductieve uren.

Eigenaar van de relatie zonder te pushen

De mentee plant, bereidt voor en volgt op. Goed gedaan komt dat over als betrouwbaarheid.

• Plan de gesprekken. Stel twee of drie momenten voor. Plan de volgende afspraak voordat de huidige eindigt.
• Volg spaarzaam op. Eén beleefde herinnering na een week stilte is prima. Dagelijkse herinneringen niet.
• Houd je aan het afgesproken kanaal. Stuur tussen gesprekken alleen berichten zoals afgesproken.
• Koppel terug. Vertel je mentor hoe het gesprek ging waarop jullie je samen voorbereidden. Dat kost twee regels.
• Houd vertrouwelijk wat vertrouwelijk is. Wat je mentor over de eigen loopbaan deelt, blijft bij jou.

Pushen is vage verzoeken en direct antwoord verwachten. Eigenaarschap is een heldere notitie, een geplande datum en daarna een kort verslag.