Quelle préparation demande une rencontre de mentorat ?

Une vingtaine de minutes la veille suffisent. Écrivez la note en trois lignes, retrouvez la pièce que vous voulez montrer et relisez vos notes de la dernière fois. Au-delà, cela tourne vite à la présentation, et une rencontre de mentorat fonctionne mieux comme une conversation.

Que faut-il envoyer à son mentor avant une rencontre ?

Une note courte en trois lignes : ce qui s’est passé depuis la dernière fois, ce dont vous voulez parler et ce avec quoi vous aimeriez repartir. Envoyez-la la veille, pour que votre mentor ait le temps d’y penser, et restez sous la centaine de mots.

Est-il déplacé d’écrire à son mentor entre deux rencontres ?

Pas si vous en avez convenu. La plupart des règles de fonctionnement autorisent un message court avec une question précise ou une nouvelle rapide, et la plupart des mentors aiment savoir comment les choses ont tourné. Ce qui pèse à un mentor, c’est un flux de petites questions sans demande claire, ou des messages qui attendent une réponse dans l’heure.

Et si je n’ai pas fait ce que j’avais dit que je ferais ?

Dites-le dans la première minute, avec ce qui vous en a empêché. Le silence sur une action manquée gêne bien plus un mentor que l’action manquée elle-même, et ce qui vous a arrêté est souvent le sujet le plus utile de la rencontre. N’annulez pas la rencontre parce que vous vous sentez mal préparé.

Comment dire à mon mentor qu’une rencontre n’a pas été utile ?

Directement et précisément, de préférence au début de la rencontre suivante : la dernière conversation est restée générale, et cette fois vous aimeriez traiter une situation concrète. La plupart des mentors sont soulagés qu’on les oriente. Si cela persiste après votre demande, parlez-en au coordinateur du programme.

Comment préparer une rencontre de mentorat (guide du mentoré)

Une rencontre de mentorat, c’est une heure de l’attention d’une personne expérimentée, et ce que vous en tirez dépend surtout de ce que vous y apportez. Ce guide s’adresse au mentoré. Il couvre la note courte à envoyer la veille, la seule chose à apporter, l’usage de l’heure elle-même, ce qu’il faut faire ensuite, quoi faire quand une rencontre ne fonctionne pas, et comment porter la relation sans devenir un poids. Rien de tout cela ne demande plus de vingt minutes de préparation.

Pourquoi la préparation revient-elle au mentoré ?

Parce que la rencontre porte sur votre situation, et que vous êtes le seul à la connaître.

Votre mentor vous apporte de l’expérience, des questions et un regard extérieur. Il ne peut pas savoir que votre manager a réécrit vos slides mardi, que le poste que vous espériez vient d’être publié en interne, ou que vous repoussez une conversation depuis trois semaines. Si vous arrivez sans cela, la rencontre s’ouvre sur dix minutes où votre mentor devine ce sur quoi vous interroger, et elle en reste le plus souvent aux généralités.

Il est utile, aussi, d’être au clair sur ce qu’un mentor ne fait pas. Il ne vous trouve pas de poste, ne règle pas votre problème de manager et ne décide pas à votre place. Il vous aide à réfléchir aux trois plus clairement que vous ne le feriez seul. Un mentoré qui arrive en attendant la première liste repart déçu ; celui qui arrive en attendant la seconde y gagne beaucoup.

Un exemple : deux mentorés du même programme ont chacun une heure par mois. L’un arrive et dit « ça va, pas mal de travail ». L’autre dit « j’ai reçu le retour sur ma présentation, et une phrase me dérange ; est-ce qu’on peut la regarder ? ». La deuxième rencontre est utile dès la cinquième minute. La première ne le sera peut-être jamais.

Que doit dire la note en trois lignes ?

Envoyez-la la veille. Trois lignes, moins de cent mots :

Ce qui s’est passé depuis la dernière fois. Y compris ce que vous avez fait de l’action convenue et comment cela s’est passé, ou que vous ne l’avez pas faite et pourquoi.
Ce dont vous voulez parler. Un sujet, deux à l’occasion. Celui qui vous occupe réellement l’esprit, pas celui qui fait la meilleure impression.
Ce avec quoi vous aimeriez repartir. Une décision, une façon d’aborder une conversation, un deuxième avis sur un plan, une liste d’options.

Une vraie note ressemble à ceci :

« Depuis la dernière fois : j’ai eu la conversation avec mon manager sur le périmètre de mon poste, et elle s’est mieux passée que je ne le craignais, même si rien n’a encore changé. Cette fois, j’aimerais parler du poste interne publié lundi ; j’hésite à candidater. J’aimerais repartir avec une vue claire sur l’intérêt de me lancer et, si oui, sur ce que je dis à mon manager. »

Votre mentor a maintenant une journée pour y réfléchir, et les cinq premières minutes de la rencontre servent à traiter le sujet plutôt qu’à le chercher.

Que faut-il apporter ?

La chose elle-même, pas sa description.

Les conversations de mentorat s’égarent dans l’abstrait. « Les retours que j’ai eus étaient mitigés » appelle des encouragements généraux. Les retours eux-mêmes, à l’écran, appellent une lecture précise : quelle phrase est juste, laquelle parle de son auteur plutôt que de vous, et que faire de celle qui compte. Apportez la pièce :

Le mail auquel vous ne savez pas quoi répondre, ou celui qui vous a piqué.
Les chiffres : les ventes, les notes, les indicateurs sur lesquels votre équipe est jugée.
Le retour écrit, dans sa formulation exacte.
La fiche de poste, l’offre, le programme du cours, le pitch deck.
Votre propre brouillon du message que vous vous apprêtez à envoyer.

Une pièce par rencontre suffit largement. Si elle est confidentielle, dites-le et ne partagez que la partie utile, ou reformulez-la au plus près ; votre mentor n’a pas besoin du document entier, seulement de l’endroit où vous bloquez.

Comment utiliser l’heure ?

Arrivez avec la note sous les yeux et laissez-la structurer la rencontre.

Commencez par le point d’étape. Deux ou trois minutes sur ce qui s’est passé depuis la dernière fois, et sur le fait que vous ayez tenu ou non votre engagement. Cela empêche les engagements de devenir théoriques et redonne le fil à votre mentor.
Demandez des histoires, pas des réponses. « Que feriez-vous ? » vous vaut une hypothèse sur votre situation. « Avez-vous vécu quelque chose de ce genre, et comment cela s’est-il terminé ? » vous vaut une expérience que vous pouvez peser vous-même. Les erreurs de votre mentor sont plus utiles que ses réussites ; interrogez-le dessus.
Posez la relance. Quand quelque chose fait mouche, restez dessus : « Qu’est-ce qui vous a décidé ? » ou « Que feriez-vous autrement aujourd’hui ? » La deuxième réponse vaut en général mieux que la première.
Prenez des notes. Sur papier ou dans un document que vous rouvrirez vraiment. Notez ce que votre mentor a dit dans ses mots, et ce que vous allez faire dans les vôtres.
Surveillez l’heure. Dix minutes avant la fin, passez à la conclusion : ce que vous retenez, ce que vous ferez, et quand vous vous revoyez. Une rencontre qui se termine sans date suivante risque fort d’être la dernière.

Quand un mentor parle trop longtemps, et cela arrive, une réorientation en douceur fonctionne : « C’est utile. Est-ce que je peux ramener cela une seconde à ma situation ? » La plupart des mentors en sont contents.

Que faire après la rencontre ?

Trois choses, dans la journée, et aucune n’est longue.

Notez un acquis. Une phrase, dans vos mots, sur ce qui a bougé dans votre réflexion. Pas un compte rendu.
Engagez-vous sur une action, avec une date. Envoyer la candidature. Caler la conversation avec votre manager. Rédiger la réponse. Une chose, c’est un plan ; cinq choses, c’est une liste qui vous mettra mal à l’aise.
Remplissez le formulaire de fin de rencontre. La plupart des programmes structurés demandent aux deux personnes de noter quelques lignes après chaque rencontre. Sur Mentornity, le formulaire se trouve sur la page de la rencontre. Deux minutes passées dessus tant que la conversation est fraîche vous laissent une trace de votre propre progression et permettent au coordinateur du programme de voir que le binôme fonctionne.

Un court message de remerciement avec l’acquis et l’action est facultatif mais apprécié, et il donne à votre mentor quelque chose de concret sur quoi revenir la fois suivante. Ensuite, faites l’action. C’est sur elle que se construit la conversation de la prochaine rencontre.

Et si une rencontre ne fonctionne pas ?

Commencez par distinguer une rencontre sans relief d’une tendance. Tout le monde connaît une rencontre où la conversation reste en surface, où le mentor parle trop, ou bien où l’on arrive fatigué. Une, c’est normal. Trois d’affilée, c’est une tendance, et une tendance se nomme.

Ajustez votre demande. Le remède est souvent de votre côté : un sujet plus précis, une pièce à regarder, une demande plus nette sur ce avec quoi vous voulez repartir. Faites l’essai d’une rencontre bien préparée avant de conclure quoi que ce soit sur le binôme.
Dites-le simplement. Au début de la rencontre suivante : « Les deux dernières conversations sont restées assez générales. Cette fois, j’aimerais traiter une situation précise. » Les mentors réagissent bien quand on les oriente.
Interrogez l’adéquation. Si vos objectifs ne touchent pas l’expérience de votre mentor, ou si les rencontres sont sans cesse annulées de son côté, le problème est celui du binôme et non celui de l’effort. Qu’est-ce qu’un bon mentor décrit ce que vous êtes en droit d’attendre.
Parlez-en au coordinateur. Les programmes traitent le rematch comme une opération de routine. En parler après deux ou trois rencontres vaut infiniment mieux que six mois d’heures polies et stériles.

Comment porter la relation sans devenir envahissant ?

C’est le mentoré qui porte la relation. Cela veut dire que c’est vous qui planifiez, qui préparez, qui relancez. Bien fait, cela ressemble à de la fiabilité et non à de la pression.

C’est vous qui réservez les rencontres. Proposez deux ou trois créneaux plutôt que de demander « quand êtes-vous disponible ». Réservez la suivante avant la fin de celle en cours.
Vous relancez, sans insister. Si un message reste sans réponse, une relance polie au bout d’une semaine est la bonne mesure. Une deuxième la semaine suivante passe très bien. Des rappels quotidiens, non.
Vous respectez le canal convenu. Si vous avez convenu de passer par la messagerie du programme et pas par téléphone, tenez-vous-y. Si vous avez convenu que les messages entre deux rencontres sont bienvenus pour des questions précises, servez-vous-en pour des questions précises.
Vous donnez des nouvelles. Dites à votre mentor comment s’est passée la conversation qu’il vous a aidé à préparer. C’est le message que les mentors reçoivent avec le plus de plaisir, et il vous coûte deux lignes.
Vous gardez pour vous ce qui doit l’être. Ce que votre mentor dit de sa propre carrière et de son entreprise reste chez vous, comme votre situation reste chez lui.

Être envahissant, c’est un flux de demandes floues et l’attente de réponses immédiates. Porter la relation, c’est une note claire la veille, une date réservée et un court retour ensuite. Les mentors donnent davantage, et plus volontiers, au second.

Vingt minutes la veille, une pièce, une note, une action. C’est toute la méthode, et elle transforme une agréable conversation mensuelle en l’heure la plus utile de votre agenda.