Comment préparer une réunion de mentorat (guide du mentoré)

Ce que vous retirez d’une réunion de mentorat dépend surtout de ce que vous y apportez. Ce guide s’adresse au mentoré. Il couvre la note à envoyer la veille, ce qu’il faut apporter, l’usage de l’heure et la suite. La préparation prend une vingtaine de minutes.

1. 1La veilleEnvoyez la note en trois lignes
2. 2Apportez une pièceL’e-mail, le brouillon ou les chiffres
3. 3Point d’étapeCe que vous avez fait depuis
4. 4Le sujetDemandez des expériences, puis creusez
5. 5ConclusionEnseignement, action, prochaine date
6. 6Dans la journéeNote, action, formulaire après la réunion

Pourquoi la préparation revient au mentoré

La réunion porte sur votre situation, et vous seul la connaissez. Votre mentor ne peut pas savoir que votre manager a réécrit vos slides mardi. Sans ce contexte, les dix premières minutes servent à deviner de quoi parler.

Un mentor ne vous trouve pas un emploi, ne change pas votre manager et ne décide pas à votre place. Il vous aide à y voir plus clair sur ces trois points.

Comparez deux débuts. « Ça va, beaucoup de travail. » Ou : « J’ai eu un retour sur ma présentation et une phrase me gêne. On peut la regarder ? » La seconde réunion est utile dès la cinquième minute.

La note en trois lignes

Envoyez-la la veille, en moins de cent mots :

• Ce qui s’est passé depuis la dernière fois. Y compris l’action convenue, et si vous l’avez faite.
• Ce dont vous voulez parler. Un sujet, parfois deux. Celui qui vous occupe vraiment.
• Ce que vous voulez en retirer. Une décision, une façon d’aborder une conversation, un deuxième avis, une liste d’options.

Un exemple :

« Depuis la dernière fois : j’ai eu la discussion sur mon périmètre avec ma manager. Elle s’est mieux passée que prévu, même si rien n’a encore changé. Cette fois, j’aimerais parler du poste interne publié lundi ; je ne sais pas si je dois postuler. J’aimerais repartir avec un avis sur la candidature et sur ce que je dis à ma manager. »

Votre mentor a une journée pour réfléchir, et la réunion démarre directement sur le sujet.

Quoi apporter

Apportez la pièce elle-même, pas sa description. « Mon retour était mitigé » appelle des paroles rassurantes. Le retour réel à l’écran permet de voir quelle phrase est juste.

• L’e-mail auquel vous ne savez pas comment répondre.
• Les chiffres sur lesquels votre équipe est jugée.
• Le retour écrit, mot pour mot.
• La fiche de poste, l’offre, le programme de cours ou le pitch deck.
• Votre brouillon du message que vous vous apprêtez à envoyer.

Une pièce par réunion suffit. Si elle est confidentielle, ne montrez que la partie utile ou paraphrasez-la fidèlement.

Comment utiliser l’heure

• Commencez par le point d’étape. Deux ou trois minutes sur ce qui s’est passé et sur l’action prévue.
• Demandez des expériences, pas des réponses. « Que feriez-vous ? » appelle une supposition. « Avez-vous vécu une situation proche, et comment cela s’est-il passé ? » appelle une expérience que vous pouvez peser. Interrogez aussi votre mentor sur ses erreurs.
• Relancez. « Qu’est-ce qui vous a fait trancher ? » La deuxième réponse est souvent meilleure que la première.
• Prenez des notes à un endroit que vous relirez. Ses mots pour ce qu’il a dit, les vôtres pour ce que vous allez faire.
• Surveillez l’heure. Dix minutes avant la fin, convenez de l’enseignement, de l’action et de la prochaine date.

Si votre mentor parle trop longtemps, recadrez en douceur : « C’est utile. Je peux revenir un instant à ma situation ? »

Après la réunion

Faites trois choses dans la journée :

• Notez un enseignement. Une phrase sur ce qui a changé dans votre réflexion.
• Engagez-vous sur une action, avec une date. Envoyer la candidature. Caler l’échange avec votre manager. Une action, c’est un plan ; cinq, c’est une liste de remords.
• Remplissez le formulaire après la réunion. La plupart des programmes structurés demandent aux deux personnes quelques lignes après chaque réunion. Sur Mentornity, vous le remplissez depuis la réunion elle-même. Il garde la trace de vos progrès et montre au coordinateur que le binôme fonctionne.

Un court remerciement avec l’enseignement et l’action est facultatif. Il donne à votre mentor un sujet à reprendre la prochaine fois. Ensuite, passez à l’action.

Quand les réunions ne fonctionnent pas

Une réunion terne, c’est normal. Trois de suite, c’est un schéma à nommer.

• Ajustez votre demande. Apportez un sujet plus précis et une pièce à examiner avant de juger le binôme.
• Dites-le simplement. « Nos derniers échanges sont restés généraux. Cette fois, j’aimerais travailler sur une situation précise. »
• Vérifiez l’adéquation. Si vos objectifs ne croisent pas l’expérience de votre mentor, ou s’il annule sans cesse, le problème vient du binôme. Qu’est-ce qu’un bon mentor décrit ce que vous pouvez attendre.
• Parlez au coordinateur. Changer de binôme est courant. En parler après deux ou trois réunions vaut mieux que six mois d’heures polies et stériles.

Piloter la relation sans insister

Le mentoré planifie, prépare et assure le suivi. Bien fait, cela passe pour de la fiabilité.

• Planifiez les réunions. Proposez deux ou trois créneaux. Fixez la suivante avant la fin de la réunion en cours.
• Relancez avec mesure. Une relance polie après une semaine de silence, c’est bien. Des rappels quotidiens, non.
• Respectez le canal convenu. N’écrivez entre les réunions que comme vous l’avez convenu.
• Donnez des nouvelles. Dites à votre mentor comment s’est passée la conversation qu’il vous a aidé à préparer. Deux lignes suffisent.
• Gardez la confidentialité. Ce que votre mentor raconte de sa carrière reste entre vous.

Insister, c’est envoyer des demandes vagues et attendre des réponses immédiates. Piloter, c’est une note claire, une date fixée et un court retour ensuite.