Bir mentorluk görüşmesi ne kadar hazırlık ister?

Bir gün önce yaklaşık yirmi dakika yeter. Üç satırlık notu yazın, göstermek istediğiniz tek belgeyi bulun ve geçen seferki notlarınızı yeniden okuyun. Fazlası sunuma dönüşmeye başlar; oysa mentorluk görüşmesi sohbet olarak daha iyi işler.

Görüşmeden önce mentoruma ne göndermeliyim?

Üç satırlık kısa bir not: geçen seferden bu yana neler olduğu, konuşmak istediğiniz konu ve görüşmeden neyle çıkmak istediğiniz. Mentorunuzun üzerine düşünebilmesi için bir gün önce gönderin ve yüz kelimeyi aşmayın.

Görüşmeler arasında mentoruma mesaj atmak kabalık mı?

Üzerinde anlaştıysanız değil. Çalışma anlaşmalarının çoğu somut bir soru ya da kısa bir haber içeren mesajlara açıktır ve mentorların çoğu bir işin nasıl gittiğini duymaktan memnun olur. Bir mentoru yıpratan şey, net bir talebi olmayan ufak soruların ardı arkasının kesilmemesi ya da bir saat içinde cevap bekleyen mesajlardır.

Yapacağımı söylediğim şeyi yapmadıysam ne olur?

İlk dakikada söyleyin, önünüze neyin çıktığını da ekleyin. Mentorları yapılmayan işten çok o konudaki sessizlik rahatsız eder; üstelik sizi durduran şey çoğu zaman görüşmenin en verimli konusudur. Hazırlıksız hissettiğiniz için görüşmeyi iptal etmeyin.

Bir görüşmenin faydalı olmadığını mentoruma nasıl söylerim?

Doğrudan ve somut biçimde, tercihen bir sonraki görüşmenin başında: geçen konuşma genel kaldı, bu kez somut tek bir durumu birlikte ele almak istiyorum. Mentorların çoğu yönlendirilmekten memnun olur. Bunu söyledikten sonra da aynı örüntü sürüyorsa program koordinatörüyle konuşun.

Mentorluk Görüşmesine Nasıl Hazırlanılır? (Menti Rehberi)

Bir mentorluk görüşmesi, deneyimli birinin size ayırdığı bir saatlik dikkattir ve oradan ne alacağınız büyük ölçüde oraya ne götürdüğünüze bağlıdır. Bu rehber menti için yazıldı. Bir gün önce gönderilecek kısa notu, yanınızda getireceğiniz tek şeyi, saatin nasıl kullanılacağını, sonrasında yapılacakları, görüşme yürümediğinde ne yapılacağını ve yük olmadan ilişkiyi nasıl sahipleneceğinizi anlatıyor. Hiçbiri yirmi dakikadan fazla hazırlık istemiyor.

Hazırlık neden mentinin işi?

Çünkü görüşme sizin durumunuz hakkındadır ve o durumu yalnızca siz bilirsiniz.

Mentorunuz deneyim, soru ve dışarıdan bir bakış sunabilir. Salı günü yöneticinizin sunumunuzu baştan yazdığını, umduğunuz pozisyonun şirket içinde ilan edildiğini ya da üç haftadır bir konuşmayı ertelediğinizi bilemez. Bunları götürmezseniz görüşme, mentorunuzun neyi soracağını tahmin etmeye çalıştığı on dakikayla başlar ve genellikle genel bir çerçevede kalır.

Bir mentorun neleri yapmadığı konusunda net olmak da işe yarar. Size iş bulmaz, yöneticinizi düzeltmez, kararlarınızı vermez. Üçü hakkında da tek başınıza düşünebileceğinizden daha net düşünmenize yardım eder. İlk listeyi bekleyerek gelen menti hayal kırıklığına uğrar; ikincisini bekleyerek gelen ise çok şey kazanır.

Bir örnek: aynı programdaki iki mentinin de ayda bir saati var. Biri gelip “her şey yolunda, epey yoğunum” diyor. Diğeri “sunumumla ilgili geri bildirimi aldım, içindeki bir satır aklımı kurcalıyor; birlikte bakalım mı?” diyor. İkinci görüşme beşinci dakikada faydalı hâle geliyor. Birincisi hiçbir zaman gelmeyebilir.

Üç satırlık notta ne yazmalı?

Bir gün önce gönderin. Üç satır, yüz kelimenin altında:

Geçen seferden bu yana neler olduğu. Üzerinde anlaştığınız adım için ne yaptığınız ve nasıl gittiği; ya da yapmadıysanız nedeni.
Konuşmak istediğiniz konu. Tek konu, bazen iki. En etkileyici duran değil, gerçekten aklınızı meşgul eden.
Görüşmeden neyle çıkmak istediğiniz. Bir karar, bir konuşmaya nasıl yaklaşacağınız, bir plan için ikinci bir görüş, bir seçenek listesi.

Gerçek bir örnek şöyle görünür:

“Geçen seferden bu yana: Yöneticimle kapsam konusunu konuştum, beklediğimden iyi geçti, ama henüz değişen bir şey yok. Bu kez pazartesi ilan edilen şirket içi pozisyonu konuşmak isterim; başvurayım mı, emin değilim. Görüşmeden başvurup başvurmayacağıma dair net bir görüşle ve başvuracaksam yöneticime ne söyleyeceğime dair bir fikirle çıkmak istiyorum.”

Mentorunuzun artık düşünmek için bir günü var ve görüşmenin ilk beş dakikası konuyu aramakla değil, konunun kendisiyle geçiyor.

Yanınızda ne getirmelisiniz?

Şeyin kendisini, tarifini değil.

Mentorluk görüşmeleri soyutta yoldan çıkar. “Geri bildirimim karışıktı” cümlesi genel bir teselli davet eder. Geri bildirimin kendisi, ekranda, somut bir okuma davet eder: hangi satır haklı, hangisi sizden çok değerlendireni anlatıyor ve asıl önemli olanla ne yapmalı. Belgenin kendisini getirin:

E-posta. Nasıl cevaplayacağınızı bilemediğiniz ya da canınızı sıkan e-posta.
Sayılar. Satış rakamları, notlarınız, ekibinizin değerlendirildiği ölçütler.
Yazılı geri bildirim, tam olarak kullanılan kelimelerle.
İş ilanı, teklif mektubu, ders programı, yatırımcı sunumu.
Kendi taslağınız. Göndermek üzere olduğunuz mesaj.

Görüşme başına tek belge fazlasıyla yeter. Gizliyse bunu söyleyip yalnızca ilgili kısmı paylaşın ya da aslına sadık kalarak aktarın; mentorunuzun tüm belgeye değil, yalnızca takıldığınız kısma ihtiyacı var.

Saati nasıl kullanmalısınız?

Notunuz önünüzde olarak gelin ve görüşmenin yapısını ona kurdurun.

Durum turuyla başlayın. Geçen seferden bu yana neler olduğuna ve söylediğiniz şeyi yapıp yapmadığınıza iki üç dakika. Bu, verilen sözleri gerçek tutar ve mentorunuza ipin ucunu verir.
Cevap değil hikâye isteyin. “Siz ne yapardınız?” size durumunuz hakkında bir tahmin getirir. “Buna benzer bir şey yaşadınız mı, ne oldu?” ise kendiniz tartabileceğiniz bir deneyim getirir. Mentorunuzun hataları başarılarından daha işe yarar; onları sorun.
Üzerine gidin. Bir cevap size dokunduğunda orada kalın: “Buna karar vermenizi sağlayan neydi?” ya da “Bugün olsa neyi farklı yapardınız?” İkinci cevap genellikle birincisinden iyidir.
Not alın. Kâğıda ya da gerçekten geri dönüp bakacağınız bir belgeye. Mentorunuzun söylediklerini onun sözleriyle, yapacaklarınızı kendi sözlerinizle yazın.
Saate bakın. Bitmesine on dakika kala kapanışa geçin: ne alıp götürdüğünüz, ne yapacağınız ve bir sonraki görüşmenin ne zaman olduğu. Tarih verilmeden biten bir görüşme, son görüşme olma riski taşır.

Bir mentor fazla uzun konuştuğunda, ki bazıları konuşur, nazik bir yönlendirme işe yarar: “Bu faydalı oldu. Bir an için kendi durumuma dönebilir miyim?” Mentorların çoğu buna memnun olur.

Görüşmeden sonra ne yapmalısınız?

Bir gün içinde üç şey ve hiçbiri uzun sürmüyor.

Tek bir çıkarım yazın. Düşüncenizde neyin değiştiğini kendi sözlerinizle anlatan bir cümle. Tutanak değil.
Tarihi belli tek bir eyleme söz verin. Başvuruyu gönderin. Yöneticinizle konuşmak için randevu alın. Cevabı yazın. Tek şey bir plandır; beş şey, kendinizi suçlu hissedeceğiniz bir listedir.
Görüşme sonrası formu doldurun. Yapılandırılmış programların çoğu her görüşmeden sonra iki taraftan da birkaç satır ister. Mentornity’de bu form görüşme sayfasındadır. Konuşma tazeyken ona ayrılan iki dakika size kendi ilerlemenizin kaydını verir, program koordinatörünün de ikilinin çalıştığını görmesini sağlar.

Çıkarımı ve eylemi içeren kısa bir teşekkür mesajı zorunlu değil ama karşılığını bulur; ayrıca mentorunuza bir dahaki sefere soracağı somut bir konu bırakır. Sonra da o eylemi yapın. Bir sonraki görüşmenin konuşması onun üzerine kurulur.

Bir görüşme yürümüyorsa ne yapmalı?

Önce sönük geçen tek bir görüşmeyi bir örüntüden ayırın. Herkesin konuşmanın yüzeyde kaldığı, mentorun fazla konuştuğu ya da yorgun gidildiği bir görüşmesi olur. Biri normaldir. Üst üste üçü bir örüntüdür ve örüntülerin adı konmalıdır.

İsteğinizi ayarlayın. Çözüm çoğu zaman sizin tarafınızdadır: daha somut bir konu, bakılacak bir belge, görüşmeden neyle çıkmak istediğinize dair daha net bir talep. Eşleşme hakkında bir sonuca varmadan önce iyi hazırlanılmış bir görüşme deneyin.
Açıkça söyleyin. Bir sonraki görüşmenin başında: “Son birkaç konuşma epey genel kaldı. Bu kez somut tek bir durumu birlikte ele almak isterim.” Mentorlar yönlendirilmeye iyi karşılık verir.
Uyumu gözden geçirin. Hedefleriniz mentorunuzun deneyimiyle kesişmiyorsa ya da görüşmeler sürekli onun tarafından iptal ediliyorsa mesele çaba değil, eşleşmedir. Mentor nedir, ne değildir yazısı neleri bekleyebileceğinizi anlatıyor.
Koordinatörle konuşun. Programlar yeniden eşleştirmeyi rutin sayar. Bunu iki üç görüşmeden sonra dile getirmek, altı ay boyunca nazik ama verimsiz saatler geçirmekten çok daha iyidir.

İlişkiyi zorlamadan nasıl sahiplenirsiniz?

İlişkiyi menti sahiplenir. Yani planlamayı siz yaparsınız, hazırlığı siz yaparsınız, takibi siz yaparsınız. İyi yapıldığında bu baskı gibi değil, güvenilirlik gibi görünür.

Görüşmeleri siz ayarlarsınız. “Ne zaman müsaitsiniz?” diye sormak yerine iki üç saat önerin. Mevcut görüşme bitmeden bir sonrakini ayarlayın.
Ölçülü hatırlatırsınız. Bir mesaj cevapsız kalırsa bir hafta sonra nazik bir hatırlatma yerindedir. Bir hafta daha geçince ikincisi de olur. Her gün hatırlatmak olmaz.
Anlaşılan kanala uyarsınız. Program üzerinden mesaj, telefon yok diye anlaştıysanız buna uyun. Görüşmeler arası mesajların somut sorular için hoş karşılandığında anlaştıysanız, onları somut sorular için kullanın.
Geri dönüş yaparsınız. Mentorunuzun hazırlanmanıza yardım ettiği konuşmanın nasıl geçtiğini ona anlatın. Mentorların almaktan en çok hoşlandığı mesaj budur ve size iki satıra mal olur.
Sır tutarsınız. Mentorunuzun kendi kariyeri ve iş yeri hakkında anlattıkları sizde kalır; tıpkı sizin durumunuzun onda kaldığı gibi.

Zorlamak, muğlak isteklerin ardı arkasının kesilmemesi ve anında cevap beklemektir. İlişkiyi sahiplenmek ise bir gün önce gönderilen net bir not, ayarlanmış bir tarih ve sonrasında kısa bir geri dönüştür. Mentorlar ikincisine daha fazlasını ve daha gönüllü verir.

Bir gün önce yirmi dakika, bir belge, bir not, bir eylem. Yöntemin tamamı bu ve keyifli geçen aylık bir sohbeti takviminizdeki en faydalı saate dönüştürüyor.