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Listas de tarefas: tarefas, checklists e conteúdo de treinamento, com o avanço item a item
Acabou perguntar um por um. Você escreve as tarefas uma vez, os integrantes marcam no próprio cartão e você vê quem está onde, item a item.
Tudo o que você espera dos seus integrantes, os passos de entrada, as tarefas, os módulos de treinamento, os documentos a recolher, vivia espalhado entre e-mails e anotações de reunião. Agora vive dentro do programa: você escreve os itens, os integrantes veem e marcam na sua página inicial do programa, e nos bastidores você acompanha ao vivo quem começou, quem está no meio e quem ainda não tocou no assunto. Não só para a jornada de mentoria: para qualquer coisa que possa ser colocada em ordem. Guia e nunca trava: ninguém fica impedido em lugar nenhum.
A lista sai em minutos
Um título, uma descrição formatada (negrito e itálico, links, marcadores, imagens, YouTube) e quantos itens você precisar. Cada item também pode ter a sua própria descrição curta.
Checklists por papel
Uma lista pode ir para todo mundo, só para mentores ou só para mentorados. Uma lista de preparação para mentores, uma trilha de entrada para mentorados e tarefas comuns convivem no mesmo programa, e ninguém vê um item que não é dele.
Treinamento entregue passo a passo
Cada item tem a sua descrição, e essa descrição é texto formatado: incorpore um vídeo, aponte para um documento, acrescente uma imagem. A lista vira uma trilha de treinamento percorrida em ordem, e na mesma tela você vê quem está em qual módulo.
Prazos que respeitam as turmas
Defina uma data fixa ou diga “14 dias depois da entrada”. Com a segunda opção, o prazo de cada integrante conta a partir da própria data de entrada: nada para redatar à mão quando chega uma turma nova.
Três estados de relance: concluído · em andamento · não iniciado
Os integrantes não dizem mais só “feito”; podem dizer também “estou nisso”. Assim você percebe na hora se a sua lista está sendo ignorada ou apenas ainda não terminou. Os três números sempre somam o seu público.
Em que item eles estão travados?
Abra a linha: concluído, em andamento e não iniciado para cada item, com uma barra de avanço. Em vez de “194 pessoas não terminaram”, você pode dizer “elas estão travadas no passo da disponibilidade”.
Do número às pessoas, em um clique
Clique em qualquer número para listar as pessoas por trás dele, alterne entre os três estados e veja quem marcou e quando.
Um clique na pessoa abre o perfil inteiro
Clicar em um nome abre os contatos, os campos personalizados do seu programa, o grupo e os links da pessoa em uma única janela, com o estado dela naquela lista e as datas logo no topo.
Os números nunca ficam velhos
A conclusão nunca é gravada como uma marca congelada: é sempre deduzida dos itens ATUAIS da lista. Acrescente um item a uma lista em andamento e os integrantes que já haviam terminado voltarão a vê-la em aberto; o editor avisa antes disso acontecer.
De fato simples para o integrante
Um cartão na página inicial do programa e uma página própria. Um clique no anel ao lado do título de um item marca como feito. As descrições ficam atrás de uma prévia de uma linha, para quem quiser saber mais. Integrantes com itens em aberto veem um atalho com um aviso vermelho.
Nunca uma barreira
Uma lista de tarefas não bloqueia nenhuma página, não redireciona ninguém e não cobra ninguém. Ela existe para mostrar o caminho, não para pressionar.
Algumas coisas que dá para montar
- Uma trilha de treinamento: “Módulo 1: escuta ativa · Módulo 2: dar feedback · Módulo 3: definir objetivos”, com o vídeo incorporado e o material apontado na descrição de cada item, e a visão de quem está em qual módulo em uma só tela.
- Checklists por papel: mentores recebem “Ler o guia · Assistir ao vídeo de introdução · Escolher a sua especialidade” e mentorados “Completar o perfil · Escrever os seus objetivos”. As duas vivem no mesmo programa e nenhum vê a do outro.
- Tarefas de entrada: “Completar o perfil · Informar a sua disponibilidade · Marcar a primeira reunião”, com prazo de 14 dias após a entrada, para que quem entra depois tenha os seus próprios 14 dias.
- Preparação para a reunião: “Escrever os seus objetivos · Compartilhar a pauta · Reler as anotações anteriores”, com um modelo e links na descrição de cada item.
- Coleta de documentos: “Assinar o termo · Enviar o documento de identidade · Informar os dados bancários”, para enxergar exatamente quem travou em qual item e escrever só para essas pessoas.
- Encerramento do programa: “Enviar o relatório final · Preencher o formulário de avaliação · Baixar o certificado”. A semana de encerramento, em uma só tela.
Onde encontrar Painel administrativo → Conteúdos → Listas de tarefas · Integrantes: página inicial do programa e a página Listas de tarefas