¿Cuánto debe durar una primera reunión de mentoría?

Planifica entre 45 y 60 minutos. Con menos rara vez se pasa de las presentaciones; con más, los dos se cansan antes de llegar a la parte útil. Si la conversación sigue con fuerza al cumplirse la hora, tómalo como buena señal y reserva la segunda reunión en lugar de alargarte.

¿Quién debe fijar la agenda de la primera reunión, el mentor o el mentee?

En la primera reunión el mentor sostiene la estructura y el mentee aporta el contenido. Tú propones la forma de la hora y haces las preguntas; el mentee trae su situación. A partir de la segunda reunión, el mentee envía la agenda y tú la sigues.

¿Y si el mentee no sabe qué quiere de la mentoría?

Es habitual y no es un problema. Pregunta por la situación en lugar de por el objetivo: qué está pasando en el trabajo o en los estudios, qué le llevó a inscribirse, qué le gustaría que fuera distinto dentro de seis meses. Casi siempre aflora un objetivo aproximado, y puedes proponer afinarlo en la siguiente reunión.

¿Cuánto debo hablar de mi propia carrera en la primera reunión?

Unos minutos al principio, para que el mentee sepa con quién habla, y después solo cuando algo que haya dicho haga relevante tu experiencia. Una prueba útil es el reloj: si llevas hablando más de un tercio de la hora, devuelve la conversación con una pregunta.

¿Qué hago si la primera reunión sale mal?

Distingue lo incómodo de lo equivocado. La mayoría de las primeras reuniones son un poco rígidas, y la segunda suele ser más fácil. Si después de dos reuniones los objetivos del mentee no tocan tu experiencia, o las reuniones se cancelan una y otra vez, díselo al coordinador del programa. Un nuevo emparejamiento temprano es rutina y es mejor para los dos.

Cómo dirigir tu primera reunión de mentoría (guía para mentores)

Tu primera reunión de mentoría tiene una sola tarea: decidir si habrá una segunda. Los consejos que des en ella importan mucho menos que los hábitos que fijes, porque una pareja que sale de la primera reunión con un objetivo escrito y una fecha reservada tiende a seguir reuniéndose, y una que sale con una sensación agradable y nada más tiende a diluirse. Esta guía es para un mentor que hace esto por primera vez, o que lo ha hecho unas cuantas veces y quiere un plan más firme. Te da un guion con tiempos para 45 a 60 minutos, las preguntas que funcionan, las cuatro cosas con las que salir y qué hacer en los días siguientes.

¿Por qué decide tanto la primera reunión?

Porque todo lo que viene después funciona con los patrones que fijas en la primera hora: si las reuniones se reservan, quién las reserva y hasta qué punto el mentee está dispuesto a ser sincero.

Las parejas de mentoría rara vez terminan con una decisión. Terminan con una cancelación que nunca se vuelve a programar. La primera reunión es donde ese desenlace se evita o se prepara sin que nadie lo note. Si el mentee sale sabiendo cuándo es la próxima reunión, en qué están trabajando y cómo contactarte entre medias, la segunda reunión es casi automática. Si sale con un “busquemos un hueco pronto”, el siguiente paso depende de quién se atreva antes a enviar el primer mensaje, y a menudo no se atreve ninguno de los dos.

La primera reunión también marca el tono de la franqueza. Un mentee que pasó la hora escuchando la historia de tu carrera aprende que este es un lugar para escuchar. Un mentee al que le hicieron buenas preguntas y le dieron espacio para responder aprende que este es un lugar para pensar en voz alta, que es el único modo en el que la mentoría sirve para algo.

Un ejemplo: dos mentores del mismo programa tienen cada uno una primera reunión agradable. Uno termina con un “genial, repitamos”, el otro con “el 14 a las 16:00, y antes me envías la descripción del puesto”. Tres meses después, la primera pareja se ha reunido una vez. La segunda, cuatro.

¿Cómo debes prepararte?

Con diez minutos basta, y se nota.

Lee lo que el programa te haya dado. El perfil del mentee, su solicitud o el formulario de emparejamiento. Anota dos o tres cosas por las que quieras preguntar: un cambio de puesto, un hueco en la cronología, un objetivo declarado que suene prestado.
Decide tu marco. Estás ahí para ayudarle a pensar, no para encontrarle trabajo, arreglar a su jefe ni decidir por él. Decírtelo antes de la reunión hace mucho más fácil mantener la línea cuando el mentee te pida exactamente esas cosas.
Resuelve lo práctico. Un lugar tranquilo, un enlace de videollamada probado, un cuaderno. Cosas pequeñas, pero una primera reunión que empieza peleándose con el audio pierde sus primeros diez minutos y parte de su buena voluntad.
Lleva una agenda de tres líneas. Conocerse, entender su situación, acordar cómo trabajar. Puedes decirla en voz alta al empezar; a los mentees les tranquiliza.

¿Cómo deben fluir los 45 a 60 minutos?

Sostén la estructura sin rigidez, pero sostenla. Los tiempos de abajo suponen una hora; comprime cada bloque para 45 minutos.

Minutos 0 a 5: asentarse y encuadrar. Un minuto de conversación normal y después la agenda en una frase: “Me gustaría que saliéramos con una imagen clara de dónde estás, uno o dos objetivos y una fecha para la próxima vez”.
Minutos 5 a 10: quién eres, en breve. Cuatro o cinco frases sobre tu trayectoria y por qué te presentaste voluntario. Incluye algo que no salió bien. Le da al mentee permiso para ser sincero más adelante.
Minutos 10 a 30: su situación. Este es el centro de la reunión. Pregunta, escucha, profundiza. Resiste el impulso de responder a lo primero interesante con una historia propia.
Minutos 30 a 45: objetivos. Pasa de la situación a la dirección: qué sería distinto dentro de seis meses si esto saliera bien. Escribe uno o dos objetivos con las palabras del mentee y léeselos de vuelta.
Minutos 45 a 55: el acuerdo de trabajo. Cadencia, agenda, cancelaciones, mensajes, confidencialidad. Cinco minutos que ahorran meses de ambigüedad.
Minutos 55 a 60: próxima fecha y resumen. Abre el calendario con el mentee, reserva la reunión y repite los objetivos y la única cosa que cada uno hará antes de entonces.

En la práctica, un mentee que empieza con “solo quiero crecer” a menudo, hacia el minuto 25, te ha contado que lo descartaron para un puesto de líder de equipo y nunca le dijeron por qué. Ese es el verdadero punto de partida, y solo se llega a él dedicando la mitad de la reunión a preguntar.

¿Cuáles son las cuatro cosas con las que salir?

Todo lo demás es opcional. Estas cuatro no.

1. Una comprensión de la situación real del mentee. No su cargo y sus años de experiencia, que ya conocías, sino lo que está pasando de verdad: en qué está atascado, qué ha probado, quién más está implicado y qué le llevó a apuntarse a un programa de mentoría ahora. Si no puedes describirle su situación en tres frases, no has terminado con esta parte.

2. Uno o dos objetivos, por escrito. Escritos por el mentee, o por ti con sus palabras, y compartidos después. “Tener más confianza” es un deseo. “Dirigir yo la próxima revisión trimestral y conseguir un comentario escrito sobre cómo fue” es un objetivo en el que se puede trabajar a lo largo de un puñado de reuniones. Dos objetivos es el máximo; con tres, ninguno recibe atención. Cómo fijar objetivos con tu mentor lo trata desde el lado del mentee, y vale la pena recomendárselo.

3. Un acuerdo de trabajo. Di lo práctico en voz alta, porque cada uno da por supuesto algo distinto:

Cadencia. Cada dos, tres o cuatro semanas, y durante cuánto tiempo. Mensual es el mínimo práctico.
Quién agenda. Normalmente el mentee. Dilo con claridad, para que nadie espere educadamente al otro.
Cancelaciones. Qué aviso es razonable, y que una reunión cancelada siempre se reprograma, nunca se salta.
Mensajes entre reuniones. Si son bienvenidos, por qué canal y con qué rapidez sueles responder.
Confidencialidad. Lo que se dice en la reunión se queda ahí, en ambas direcciones, salvo acuerdo en contrario.

4. La próxima fecha, reservada. No acordada en principio. Reservada, con una entrada en el calendario que los dos puedan ver. Una primera reunión que termina sin esto tiene muchas probabilidades de ser la última.

¿Qué preguntas funcionan en una primera reunión?

Las abiertas, de una en una, con espacio para responder. Un conjunto breve que se gana su lugar:

“¿Qué te llevó a inscribirte en este programa ahora, y no hace un año?”
“Cuéntame cómo es una semana normal para ti en este momento”.
“¿Qué es eso en lo que sigues pensando de camino a casa?”
“¿Qué has probado ya? ¿Qué pasó?”
“¿Quién más tiene una opinión sobre esto, y qué diría?”
“Si esto saliera bien, ¿qué sería distinto para ti dentro de seis meses?”
“¿Qué tipo de ayuda te resulta más útil: alguien con quien pensar, alguien que te cuestione o alguien que ya ha pasado por esto?”

Una lista más larga y organizada está en preguntas que hacen los mentores. Para la primera reunión, la última pregunta de arriba vale la pena hacerla siempre; la respuesta te dice cómo quiere el mentee que lo mentoricen, y rara vez se lo preguntan.

¿Cuáles son los errores más comunes?

La mayoría de los errores de la primera reunión nacen de buenas intenciones aplicadas demasiado pronto.

Contar tu historia demasiado pronto. El mentee menciona a un jefe difícil, y tú dedicas quince minutos a tu jefe difícil de 2016. Tu experiencia es valiosa una vez que sabes qué parte de ella es relevante. Pregunta primero.
Aceptar demasiado. Revisar su CV, presentarle a tres personas, reunirse cada semana, leer su plan de negocio para el viernes. El entusiasmo de la primera reunión se convierte en una promesa incumplida en la tercera. Acuerda una cosa y hazla.
Prometer resultados que no controlas. No puedes conseguirle el ascenso, encontrarle el trabajo ni volver razonable a su jefe. Puedes ayudarle a pensar con claridad sobre las tres cosas. Dilo con amabilidad cuando te lo pida.
Decidir por el mentee. “Deberías irte” es fácil de decir e imposible de retirar. Ofrece lo que tú tendrías en cuenta; deja que la decisión siga siendo suya.
Hacer una entrevista. Preguntas rápidas sin devolver ninguna reflexión convierten la hora en una evaluación. Profundiza en las respuestas antes de pasar a lo siguiente.
Salir sin fecha. Ya lo hemos tratado, y sigue siendo la forma más común en que termina una pareja prometedora.

¿Qué debes hacer después de la reunión?

En el plazo de un día, tres cosas pequeñas.

Envía un resumen breve. Los uno o dos objetivos con sus palabras, el acuerdo de trabajo y la próxima fecha. Cuatro o cinco líneas. Confirma que escuchaste y les da a los dos algo a lo que volver.
Haz lo único que prometiste. Si dijiste que enviarías un artículo o un nombre, envíalo ahora. La fiabilidad demostrada pronto vale más que cualquier consejo.
Completa el formulario del programa, si lo hay. Muchos programas piden a las dos personas que anoten unas líneas después de cada reunión. En Mentornity, el formulario posterior a la reunión está en la página de la reunión; un minuto dedicado a él mientras la conversación está fresca ayuda al coordinador a apoyar a la pareja y te ayuda a recordar dónde lo dejaste.

Después deja al mentee tranquilo hasta la próxima reunión, salvo acuerdo en contrario. Llevar la relación es su trabajo a partir de aquí, y lo mejor que puedes hacer es estar exactamente donde dijiste que estarías, en la fecha que los dos anotaron.

Una primera reunión hecha así no es espectacular. Es una hora de escuchar sobre todo, una página de notas y una entrada en el calendario. Así es como se ve, al principio, una relación de mentoría que dura.