Je eerste mentorgesprek voeren: gids voor mentoren
Je eerste mentorgesprek heeft één taak: zorgen dat er een tweede komt. De gewoontes die je neerzet, tellen meer dan het advies dat je geeft. Ga je uit elkaar met een opgeschreven doel en een geplande datum, dan heeft het koppel iets om op te bouwen.
Deze gids is voor nieuwe mentoren en voor mentoren die een vaster plan willen. Je krijgt een opbouw met tijden, vragen die werken, vier dingen om mee weg te gaan en de opvolging.
Waarom het eerste gesprek telt
Mentorkoppels eindigen zelden met een besluit. Ze eindigen met een afgezegd gesprek dat nooit opnieuw wordt gepland. Weet de mentee na afloop wanneer jullie elkaar weer zien, waar jullie aan werken en hoe hij je bereikt, dan is het tweede gesprek makkelijk. Gaat hij weg met “laten we snel een moment zoeken”, dan stuurt niemand het eerste bericht.
Hoe langer een koppel stil blijft, hoe kleiner de kans dat het weer afspreekt. Over 78.318 koppels op Mentornity: een koppel dat 60 dagen stil is, heeft ongeveer een kans van één op drie om weer af te spreken. Na 90 dagen is dat één op tien.
- 60 dagen stil33%ongeveer 1 op 3
- 90 dagen stil10%ongeveer 1 op 10
Mentornity-data, 78.318 koppels
Het eerste gesprek zet ook de toon voor openheid. Een mentee die een uur naar jouw loopbaanverhaal luisterde, leert luisteren. Een mentee die goede vragen kreeg, leert hardop denken, en daar helpt mentoring.
Zo bereid je je voor
Tien minuten is genoeg.
- Lees wat het programma je gaf. Profiel, aanmelding of matchingformulier. Noteer twee of drie dingen om naar te vragen: een rolwissel, een gat in het cv, een doel dat geleend klinkt.
- Bepaal je rol. Je bent er om mee te denken, niet om een baan te regelen, de leidinggevende te repareren of te beslissen.
- Regel de praktische kant. Een rustige ruimte, een geteste videolink, een notitieboek.
- Neem een agenda van drie regels mee. Kennismaken, de situatie begrijpen, afspreken hoe jullie samenwerken. Zeg dat aan het begin hardop.
Een opbouw van 60 minuten
Houd de structuur losjes vast, maar houd haar vast. Bij 45 minuten maak je elk blok korter.
- 0–5 min: landen en kaderen. Een minuut small talk, dan de agenda: “Laten we eindigen met een helder beeld van waar je staat, een of twee doelen en een datum voor de volgende keer.”
- 5–10 min: wie jij bent, kort. Vier of vijf zinnen over je loopbaan en waarom je je aanmeldde. Noem één ding dat misging. Zo geef je de mentee ruimte om eerlijk te zijn.
- 10–30 min: de situatie van de mentee. Het hart van het gesprek. Vraag, luister, vraag door. Reageer niet op het eerste interessante punt met je eigen verhaal.
- 30–45 min: doelen. Vraag wat er over zes maanden anders is als dit goed gaat. Schrijf een of twee doelen op in de woorden van de mentee en lees ze voor.
- 45–55 min: werkafspraken. Ritme, plannen, afzeggen, berichten, vertrouwelijkheid.
- 55–60 min: volgende datum en samenvatting. Plan samen het volgende gesprek. Herhaal de doelen en het ene ding dat ieder van jullie tot dan doet.
- Landen en kaderen
- Jouw verhaal, kort
- Situatie van de mentee
- Doelen
- Werkafspraken
- Volgende datum plannen
Een mentee begint misschien met “ik wil gewoon groeien”. In minuut 25 vertelt ze dat ze is gepasseerd voor een rol als teamleider. Dat is het echte startpunt. Je komt er door het midden van het gesprek aan vragen te besteden.
Vier dingen om mee weg te gaan
1. De echte situatie. Niet de functietitel, maar waar de mentee vastzit, wat al geprobeerd is, wie er nog meer bij betrokken is en waarom hij zich nu aanmeldde. Kun je het niet in drie zinnen terugvertellen, vraag dan verder.
2. Een of twee opgeschreven doelen. In de woorden van de mentee, achteraf gedeeld. “Meer zelfvertrouwen” is een wens. “De volgende kwartaalreview leiden en er schriftelijke feedback op krijgen” is een doel. Stop bij twee. Doelen stellen met je mentor behandelt dit vanuit de mentee; stuur het door.
3. Werkafspraken. Benoem de praktische zaken hardop, want iedereen gaat van iets anders uit:
- Ritme. Elke twee, drie of vier weken, en hoe lang. Mik op minstens één keer per maand.
- Wie plant. Meestal de mentee. Zeg het, zodat niemand beleefd blijft wachten.
- Afzeggen. Welke termijn redelijk is, en dat een afgezegd gesprek altijd opnieuw wordt gepland.
- Berichten tussen gesprekken. Of die welkom zijn, via welk kanaal, hoe snel je antwoordt.
- Vertrouwelijkheid. Wat besproken wordt, blijft in het gesprek, van beide kanten, tenzij jullie iets anders afspreken.
4. De volgende datum, gepland. Niet in principe afgesproken. In beide agenda’s.
Vragen die werken
Open vragen, één tegelijk, met ruimte om te antwoorden:
- “Waarom meld je je nu aan, en niet een jaar geleden?”
- “Hoe ziet een gewone werkweek er op dit moment uit?”
- “Waar denk je op weg naar huis steeds aan?”
- “Wat heb je al geprobeerd? Wat gebeurde er?”
- “Wie heeft hier nog meer een mening over, en wat zou die zeggen?”
- “Als dit goed gaat, wat is er dan over zes maanden anders?”
- “Welke hulp heb je het meest aan: iemand om mee te denken, iemand die je uitdaagt, of iemand die dit al eens heeft gedaan?”
Stel de laatste vraag altijd. Het antwoord vertelt je hoe de mentee begeleid wil worden. Een langere lijst staat in vragen die mentoren stellen.
Veelgemaakte fouten
- Te snel je eigen verhaal vertellen. De mentee noemt een lastige leidinggevende, en jij praat een kwartier over de jouwe. Vraag eerst, deel daarna wat relevant is.
- Te veel toezeggen. Cv nakijken, drie introducties, wekelijkse gesprekken. Enthousiasme in gesprek één wordt een gebroken belofte in gesprek drie. Zeg één ding toe en doe het.
- Uitkomsten beloven die je niet in de hand hebt. Je kunt de promotie niet regelen en de leidinggevende niet veranderen. Je kunt de mentee wel helpen helder over beide na te denken.
- Voor de mentee beslissen. “Je moet weggaan” is makkelijk gezegd en moeilijk terug te nemen. Zeg wat jij zou overwegen en laat de beslissing bij de mentee.
- Een sollicitatiegesprek voeren. Snelle vragen zonder reflectie voelen als een beoordeling. Ga in op antwoorden voordat je verder gaat.
- Uit elkaar gaan zonder datum. Nog steeds de meest voorkomende manier waarop een veelbelovend koppel stopt.
Na het gesprek
Doe binnen een dag drie dingen.
- Stuur een korte samenvatting. De doelen in de woorden van de mentee, de werkafspraken en de volgende datum, in vier of vijf regels.
- Doe wat je beloofde. Zei je dat je een artikel of een naam zou sturen, stuur het nu.
- Vul het formulier van het programma in, als dat er is. In Mentornity opent een formulier na het gesprek, als je programma dat heeft ingesteld, vanaf de gesprekspagina. Een minuut invullen terwijl het gesprek vers is, helpt de coördinator en helpt jou onthouden waar jullie gebleven waren.
Laat de mentee daarna met rust tot het volgende gesprek, tenzij jullie iets anders afspraken. Vanaf nu is de relatie de verantwoordelijkheid van de mentee. Jouw taak is komen op de datum die jullie samen opschreven.