Hoe lang moet een eerste mentorgesprek duren?

Reken op 45 tot 60 minuten. Korter, en je komt zelden voorbij de kennismaking; langer, en jullie zijn beiden moe voordat het nuttige deel begint. Loopt het gesprek na een uur nog goed, zie dat dan als een goed teken en boek het tweede gesprek in plaats van door te gaan.

Wie bepaalt de agenda van het eerste gesprek, de mentor of de mentee?

In het eerste gesprek bewaakt de mentor de structuur en levert de mentee de inhoud. Jij stelt de vorm van het uur voor en stelt de vragen; de mentee brengt de situatie mee. Vanaf het tweede gesprek stuurt de mentee de agenda en volg jij die.

Wat als de mentee niet weet wat die van mentoring wil?

Dat komt vaak voor en is geen probleem. Vraag naar de situatie in plaats van naar het doel: wat er speelt op het werk of in de studie, wat de aanleiding was om mee te doen, wat de mentee over zes maanden anders zou willen hebben. Meestal komt er een ruw doel bovendrijven, en jullie kunnen afspreken het in het volgende gesprek aan te scherpen.

Hoeveel moet ik in het eerste gesprek over mijn eigen loopbaan vertellen?

Een paar minuten aan het begin, zodat de mentee weet met wie die praat, en daarna alleen wanneer iets wat de mentee zegt jouw ervaring relevant maakt. Een handige toets is de klok: heb je meer dan een derde van het uur gepraat, geef het gesprek dan terug met een vraag.

Wat moet ik doen als het eerste gesprek slecht verloopt?

Maak onderscheid tussen ongemakkelijk en verkeerd. De meeste eerste gesprekken zijn wat stroef, en het tweede is meestal makkelijker. Raken de doelen van de mentee na twee gesprekken jouw ervaring niet, of worden gesprekken steeds afgezegd, vertel het dan aan de programmacoördinator. Een vroege rematch is routine en beter voor jullie beiden.

Je eerste mentorgesprek voeren: een gids voor mentoren

Je eerste mentorgesprek heeft één taak: het beslist of er een tweede komt. Het advies dat je erin geeft, doet er veel minder toe dan de gewoonten die je erin vastlegt, want een duo dat het eerste gesprek verlaat met een opgeschreven doel en een geboekte datum blijft meestal afspreken, en een duo dat het verlaat met een warm gevoel en verder niets drijft meestal af. Deze gids is voor een mentor die dit voor het eerst doet, of die het al een paar keer heeft gedaan en een vaster plan wil. Je krijgt een opbouw met tijden voor 45 tot 60 minuten, de vragen die werken, de vier dingen om mee weg te gaan, en wat je in de dagen erna doet.

Waarom beslist het eerste gesprek zoveel?

Omdat alles wat volgt draait op de patronen die je in het eerste uur zet: of gesprekken worden geboekt, wie ze boekt, en hoe eerlijk de mentee bereid is te zijn.

Mentorduo’s eindigen zelden met een besluit. Ze eindigen met een afzegging die nooit opnieuw wordt ingepland. Het eerste gesprek is waar die uitkomst wordt voorkomen of stilletjes wordt voorbereid. Loopt de mentee naar buiten met de wetenschap wanneer jullie elkaar weer zien, waaraan jullie werken en hoe die je tussendoor kan bereiken, dan komt het tweede gesprek bijna vanzelf. Loopt die naar buiten met “laten we snel een moment zoeken”, dan hangt de volgende stap af van wie het meest durft om het eerste bericht te sturen, en vaak durft geen van beiden.

Het eerste gesprek zet ook de toon voor openhartigheid. Een mentee die het uur naar jouw loopbaanverhaal heeft geluisterd, leert dat dit een plek is om te luisteren. Een mentee die goede vragen kreeg en ruimte om te antwoorden, leert dat dit een plek is om hardop te denken, en dat is de enige stand waarin mentoring iets doet.

Een voorbeeld: twee mentoren in hetzelfde programma hebben elk een prettig eerste gesprek. Het ene eindigt met “fijn, laten we dit nog eens doen”, het andere met “de 14e om 16.00 uur, en jij stuurt me voor die tijd de vacaturetekst”. Drie maanden later heeft het eerste duo één keer afgesproken. Het tweede vier keer.

Hoe bereid je je voor?

Tien minuten is genoeg, en het is merkbaar.

Lees wat het programma je heeft gegeven. Het profiel van de mentee, de aanmelding of het matchingformulier. Noteer twee of drie dingen waarnaar je wilt vragen: een functiewissel, een gat in de tijdlijn, een genoemd doel dat geleend klinkt.
Bepaal je kader. Je bent er om de mentee te helpen denken, niet om een baan te vinden, de leidinggevende te repareren of voor de mentee te beslissen. Dit vooraf tegen jezelf zeggen maakt het veel makkelijker om de lijn vast te houden wanneer de mentee je precies die dingen vraagt.
Regel de praktische zaken. Een rustige plek, een geteste videolink, een notitieboek. Kleine dingen, maar een eerste gesprek dat begint met een gevecht tegen de audio-instellingen verliest zijn eerste tien minuten en een deel van zijn goodwill.
Neem een agenda van drie regels mee. Elkaar leren kennen, de situatie begrijpen, afspreken hoe jullie gaan werken. Je kunt die aan het begin hardop zeggen; mentees vinden dat geruststellend.

Hoe verlopen de 45 tot 60 minuten?

Houd de structuur licht vast, maar houd haar vast. De tijden hieronder gaan uit van een uur; voor 45 minuten kort je elk blok in.

0 tot 5 minuten: landen en kaderen. Een minuut gewoon gesprek, dan de agenda in één zin: “Ik zou graag willen dat we weggaan met een helder beeld van waar je staat, een of twee doelen en een datum voor de volgende keer.”
5 tot 10 minuten: wie jij bent, kort. Vier of vijf zinnen over je pad en waarom je je hebt aangemeld. Noem één ding dat niet goed ging. Het geeft de mentee toestemming om later eerlijk te zijn.
10 tot 30 minuten: hun situatie. Dit is de kern van het gesprek. Vraag, luister, vraag door. Weersta de neiging om op het eerste interessante ding te reageren met een eigen verhaal.
30 tot 45 minuten: doelen. Ga van situatie naar richting: wat zou er over zes maanden anders zijn als dit goed ging. Schrijf een of twee doelen op in de woorden van de mentee en lees ze terug.
45 tot 55 minuten: de werkafspraken. Ritme, planning, afzeggingen, berichten, vertrouwelijkheid. Vijf minuten die maanden onduidelijkheid besparen.
55 tot 60 minuten: volgende datum en samenvatting. Open samen de agenda, boek het gesprek, en herhaal de doelen en het ene wat elk van jullie voor die tijd gaat doen.

In de praktijk heeft een mentee die opent met “ik wil gewoon groeien” je vaak rond minuut 25 verteld dat die is gepasseerd voor een rol als teamleider en nooit heeft gehoord waarom. Dat is het echte beginpunt, en je komt er alleen door het midden van het gesprek aan vragen te besteden.

Wat zijn de vier dingen om mee weg te gaan?

Al het andere is optioneel. Deze vier niet.

1. Begrip van de echte situatie van de mentee. Niet de functietitel en het aantal jaren ervaring, die kende je al, maar wat er werkelijk speelt: waar de mentee vastzit, wat die heeft geprobeerd, wie er nog bij betrokken is, en wat de aanleiding was om juist nu aan een mentorprogramma mee te doen. Kun je de situatie niet in drie zinnen aan de mentee terugvertellen, dan ben je met dit deel nog niet klaar.

2. Een of twee doelen, opgeschreven. Door de mentee, of door jou in de woorden van de mentee, en achteraf gedeeld. “Zelfverzekerder worden” is een wens. “De volgende kwartaalreview zelf leiden en er één stuk schriftelijke feedback op krijgen” is een doel waar je in een handvol gesprekken naartoe kunt werken. Twee doelen is het maximum; bij drie krijgt geen enkel doel aandacht. Doelen stellen met je mentor behandelt dit vanuit de kant van de mentee, en het is de moeite waard om je mentee ernaar te verwijzen.

3. Werkafspraken. Zeg de praktische dingen hardop, want iedereen gaat van iets anders uit:

Ritme. Elke twee, drie of vier weken, en hoe lang. Maandelijks is het praktische minimum.
Wie plant. Meestal de mentee. Zeg dat duidelijk, zodat niemand beleefd op de ander wacht.
Afzeggingen. Welke termijn redelijk is, en dat een afgezegd gesprek altijd wordt verzet en nooit overgeslagen.
Berichten tussen de gesprekken. Of ze welkom zijn, via welk kanaal, en hoe snel je meestal antwoordt.
Vertrouwelijkheid. Wat in het gesprek wordt gezegd, blijft daar, in beide richtingen, tenzij jullie anders afspreken.

4. De volgende datum, geboekt. Niet in principe afgesproken. Geboekt, met een agenda-item dat jullie beiden kunnen zien. Een eerste gesprek dat zonder eindigt, heeft een grote kans het laatste te zijn.

Welke vragen werken in een eerste gesprek?

Open vragen, één voor één gesteld, met ruimte om te antwoorden. Een korte set die zijn plek verdient:

“Wat was de aanleiding om je nu voor dit programma aan te melden, en niet een jaar geleden?”
“Neem me eens mee door hoe een normale week er op dit moment voor je uitziet.”
“Waar blijf je over nadenken op weg naar huis?”
“Wat heb je al geprobeerd? Wat gebeurde er?”
“Wie heeft hier nog een mening over, en wat zou die zeggen?”
“Als dit goed ging, wat zou er dan over zes maanden anders zijn voor je?”
“Welke hulp heb je het meest aan: iemand om mee te denken, iemand die je uitdaagt, of iemand die dit al eens heeft gedaan?”

Een langere, geordende lijst staat in vragen die mentoren stellen. Voor het eerste gesprek is de laatste vraag hierboven het waard om elke keer te stellen; het antwoord vertelt je hoe de mentee begeleid wil worden, en mentees krijgen die vraag zelden.

Wat zijn de veelgemaakte fouten?

De meeste fouten in een eerste gesprek komen van goede bedoelingen die te vroeg worden toegepast.

Te vroeg je eigen verhaal vertellen. De mentee noemt een lastige leidinggevende, en jij besteedt een kwartier aan jouw lastige leidinggevende uit 2016. Je ervaring is waardevol zodra je weet welk deel ervan relevant is. Vraag eerst.
Te veel toezeggen. Het cv nakijken, drie mensen introduceren, wekelijks afspreken, voor vrijdag het businessplan lezen. Enthousiasme in het eerste gesprek wordt een gebroken belofte in het derde. Zeg één ding toe en doe het.
Uitkomsten beloven die je niet in de hand hebt. Je kunt de mentee niet die promotie bezorgen, die baan vinden of die leidinggevende redelijk maken. Je kunt de mentee wel helpen helder over alle drie na te denken. Zeg dat vriendelijk wanneer erom wordt gevraagd.
Voor de mentee beslissen. “Je moet weggaan” is makkelijk gezegd en onmogelijk terug te nemen. Bied aan wat jij zou overwegen; laat de beslissing bij de mentee.
Een sollicitatiegesprek voeren. Snelle vragen zonder terugkoppeling maken van het uur een beoordeling. Ga in op antwoorden voordat je verdergaat.
Weggaan zonder datum. Hierboven behandeld, en nog altijd de meest voorkomende manier waarop een veelbelovend duo eindigt.

Wat doe je na het gesprek?

Binnen een dag, drie kleine dingen.

Stuur een korte samenvatting. De een of twee doelen in de woorden van de mentee, de werkafspraken en de volgende datum. Vier of vijf regels. Het bevestigt dat je hebt geluisterd en geeft jullie beiden iets om op terug te kijken.
Doe het ene wat je hebt beloofd. Zei je dat je een artikel of een naam zou sturen, stuur het dan nu. Betrouwbaarheid die je vroeg laat zien, is meer waard dan welk advies ook.
Vul het formulier van het programma in, als er een is. Veel programma’s vragen beide deelnemers om na elk gesprek een paar regels vast te leggen. Op Mentornity staat het formulier na het gesprek op de gesprekspagina; een minuut eraan besteden terwijl het gesprek nog vers is, helpt de coördinator het duo te ondersteunen en helpt jou te onthouden waar jullie waren gebleven.

Laat de mentee daarna met rust tot het volgende gesprek, tenzij jullie anders hebben afgesproken. Eigenaar zijn van de relatie is vanaf hier de taak van de mentee, en het beste wat jij kunt doen is precies zijn waar je zei dat je zou zijn, op de datum die jullie beiden hebben opgeschreven.

Een eerste gesprek dat zo wordt gevoerd, is niet spectaculair. Het is een uur vooral luisteren, een pagina notities en een agenda-item. Zo ziet een mentorrelatie die standhoudt er aan het begin uit.