Combien de temps doit durer une première rencontre de mentorat ?

Prévoyez 45 à 60 minutes. En dessous, on dépasse rarement les présentations ; au-delà, vous fatiguez tous les deux avant la partie utile. Si la conversation bat encore son plein au bout d’une heure, prenez-le comme un bon signe et réservez la deuxième rencontre plutôt que de déborder.

Qui doit fixer l’ordre du jour de la première rencontre, le mentor ou le mentoré ?

Lors de la première rencontre, le mentor tient la structure et le mentoré apporte le contenu. Vous proposez la forme de l’heure et posez les questions ; il apporte sa situation. À partir de la deuxième rencontre, le mentoré envoie l’ordre du jour et vous le suivez.

Et si le mentoré ne sait pas ce qu’il attend du mentorat ?

C’est fréquent et ce n’est pas un problème. Interrogez la situation plutôt que l’objectif : ce qui se passe au travail ou dans ses études, ce qui l’a poussé à s’inscrire, ce qu’il aimerait voir changer dans six mois. Un objectif approximatif émerge en général, et vous pouvez convenir de le préciser à la rencontre suivante.

Dans quelle mesure dois-je parler de ma propre carrière lors de la première rencontre ?

Quelques minutes au début, pour que le mentoré sache à qui il parle, puis seulement quand quelque chose qu’il a dit rend votre expérience pertinente. Un test utile : l’horloge. Si vous parlez depuis plus d’un tiers de l’heure, rendez-lui la parole avec une question.

Que faire si la première rencontre se passe mal ?

Distinguez le maladroit du raté. La plupart des premières rencontres sont un peu raides, et la deuxième est généralement plus facile. Si, après deux rencontres, les objectifs du mentoré ne touchent pas votre expérience, ou si les rencontres sont sans cesse annulées, parlez-en au coordinateur du programme. Un rematch précoce est une opération de routine, et il vaut mieux pour vous deux.

Comment mener votre première rencontre de mentorat (guide du mentor)

Votre première rencontre de mentorat n’a qu’un seul rôle : décider s’il y en aura une deuxième. Les conseils que vous y donnez comptent bien moins que les habitudes que vous y installez, parce qu’un binôme qui sort de la première rencontre avec un objectif écrit et une date réservée continue en général à se voir, et qu’un binôme qui en sort avec une impression chaleureuse et rien d’autre finit par s’éloigner. Ce guide s’adresse au mentor qui fait cela pour la première fois, ou qui l’a fait quelques fois et veut un plan plus solide. Il vous donne un déroulé minuté de 45 à 60 minutes, les questions qui fonctionnent, les quatre choses à emporter et ce qu’il faut faire dans les jours qui suivent.

Pourquoi la première rencontre décide-t-elle de tant de choses ?

Parce que tout ce qui suit repose sur les habitudes prises pendant la première heure : si les rencontres sont réservées, qui les réserve, et jusqu’où le mentoré est prêt à être honnête.

Les binômes de mentorat se terminent rarement sur une décision. Ils se terminent sur une annulation qui n’est jamais reprogrammée. La première rencontre est le moment où ce dénouement est soit évité, soit discrètement préparé. Si le mentoré repart en sachant quand vous vous revoyez, sur quoi vous travaillez et comment vous joindre entre-temps, la deuxième rencontre est presque automatique. S’il repart avec « on se trouve un créneau bientôt », la suite dépend de celui des deux qui osera envoyer le premier message, et souvent aucun ne le fait.

La première rencontre donne aussi le ton de la franchise. Un mentoré qui a passé l’heure à écouter le récit de votre carrière apprend que c’est un endroit où l’on écoute. Un mentoré à qui l’on a posé de bonnes questions et laissé le temps d’y répondre apprend que c’est un endroit où l’on pense à voix haute, et c’est le seul mode dans lequel le mentorat produit quelque chose.

Un exemple : deux mentors du même programme ont chacun une première rencontre agréable. L’une se termine par « super, on refait ça », l’autre par « le 14 à 16 h, et vous m’envoyez la fiche de poste avant ». Trois mois plus tard, le premier binôme s’est vu une fois. Le second, quatre.

Comment vous préparer ?

Dix minutes suffisent, et cela se voit.

Lisez ce que le programme vous a transmis. Le profil du mentoré, sa candidature ou son formulaire de matching. Notez deux ou trois points sur lesquels vous voulez l’interroger : un changement de poste, un trou dans le parcours, un objectif affiché qui sonne emprunté.
Décidez de votre cadre. Vous êtes là pour l’aider à réfléchir, pas pour lui trouver un poste, régler son problème de manager ou décider à sa place. Se le dire avant la rencontre rend beaucoup plus facile de tenir la ligne quand le mentoré vous demande précisément cela.
Réglez les questions pratiques. Un endroit calme, un lien visio testé, un carnet. De petites choses, mais une première rencontre passée à se battre avec les réglages audio perd ses dix premières minutes et une part de sa bonne volonté.
Apportez un ordre du jour en trois lignes. Faire connaissance, comprendre sa situation, convenir de votre façon de travailler. Vous pouvez l’énoncer à voix haute au début ; les mentorés trouvent cela rassurant.

Comment dérouler les 45 à 60 minutes ?

Tenez la structure avec légèreté, mais tenez-la. Les minutages ci-dessous supposent une heure ; compressez chaque bloc pour 45 minutes.

0 à 5 minutes : s’installer et cadrer. Une minute de conversation ordinaire, puis l’ordre du jour en une phrase : « J’aimerais que nous repartions avec une image claire de là où vous en êtes, un ou deux objectifs, et une date pour la prochaine fois. »
5 à 10 minutes : qui vous êtes, brièvement. Quatre ou cinq phrases sur votre parcours et sur les raisons de votre engagement. Glissez-y une chose qui ne s’est pas bien passée. Cela autorise le mentoré à être honnête plus tard.
10 à 30 minutes : sa situation. C’est le cœur de la rencontre. Interrogez, écoutez, creusez. Résistez à la tentation de répondre à la première chose intéressante par une histoire de votre cru.
30 à 45 minutes : les objectifs. Passez de la situation à la direction : qu’est-ce qui serait différent dans six mois si tout se passait bien. Notez un ou deux objectifs dans les mots du mentoré et relisez-les-lui.
45 à 55 minutes : les règles de fonctionnement. Cadence, planification, annulations, messages, confidentialité. Cinq minutes qui épargnent des mois d’ambiguïté.
55 à 60 minutes : prochaine date et résumé. Ouvrez l’agenda ensemble, réservez la rencontre, et répétez les objectifs et la chose que chacun de vous fera d’ici là.

En pratique, un mentoré qui ouvre par « je veux juste progresser » vous a souvent dit, à la vingt-cinquième minute, qu’il a été écarté d’un poste de chef d’équipe sans qu’on lui explique pourquoi. C’est là le vrai point de départ, et on ne l’atteint qu’en consacrant le milieu de la rencontre aux questions.

Quelles sont les quatre choses à emporter ?

Tout le reste est facultatif. Pas ces quatre-là.

1. Une compréhension de la situation réelle du mentoré. Pas son titre et ses années d’expérience, que vous connaissiez déjà, mais ce qui se passe vraiment : sur quoi il bloque, ce qu’il a essayé, qui d’autre est impliqué, et ce qui l’a poussé à rejoindre un programme de mentorat maintenant. Si vous ne pouvez pas lui redire sa situation en trois phrases, vous n’avez pas fini cette partie.

2. Un ou deux objectifs, écrits. Écrits par lui, ou par vous dans ses mots, et partagés ensuite. « Être plus confiant » est un souhait. « Mener moi-même la prochaine revue trimestrielle et obtenir un retour écrit dessus » est un objectif sur lequel on peut travailler pendant quelques rencontres. Deux objectifs, c’est le maximum ; trois, c’est aucun qui reçoit de l’attention. Comment fixer des objectifs avec votre mentor traite le sujet du côté du mentoré, et cela vaut la peine de lui indiquer ce guide.

3. Des règles de fonctionnement. Dites les choses pratiques à voix haute, parce que chacun suppose autre chose :

La cadence. Toutes les deux, trois ou quatre semaines, et pendant combien de temps. Le rythme mensuel est le minimum praticable.
Qui planifie. En général le mentoré. Dites-le clairement, pour que personne n’attende poliment l’autre.
Les annulations. Quel délai de prévenance est raisonnable, et qu’une rencontre annulée est toujours reprogrammée, jamais sautée.
Les messages entre les rencontres. S’ils sont bienvenus, sur quel canal, et à quelle vitesse vous répondez en général.
La confidentialité. Ce qui se dit en rencontre y reste, dans les deux sens, sauf accord contraire.

4. La prochaine date, réservée. Pas convenue en principe. Réservée, avec une entrée d’agenda que vous voyez tous les deux. Une première rencontre qui se termine sans cela a de fortes chances d’être la dernière.

Quelles questions fonctionnent lors d’une première rencontre ?

Des questions ouvertes, posées une à la fois, avec le temps d’y répondre. Une courte série qui mérite sa place :

« Qu’est-ce qui vous a poussé à vous inscrire à ce programme maintenant, plutôt qu’il y a un an ? »
« Décrivez-moi une semaine normale pour vous en ce moment. »
« Quelle est la chose à laquelle vous repensez sur le chemin du retour ? »
« Qu’avez-vous déjà essayé ? Que s’est-il passé ? »
« Qui d’autre a un avis là-dessus, et que dirait-il ? »
« Si cela se passait bien, qu’est-ce qui serait différent pour vous dans six mois ? »
« Quel type d’aide vous est le plus utile : quelqu’un avec qui réfléchir, quelqu’un qui vous bouscule, ou quelqu’un qui a déjà fait cela ? »

Une liste plus longue et organisée se trouve dans les questions que posent les mentors. Pour la première rencontre, la dernière question ci-dessus vaut la peine d’être posée à chaque fois ; la réponse vous dit comment le mentoré souhaite être accompagné, et on le demande rarement aux mentorés.

Quels sont les pièges courants ?

La plupart des erreurs de première rencontre viennent de bonnes intentions appliquées trop tôt.

Raconter votre histoire trop tôt. Le mentoré mentionne un manager difficile, et vous passez quinze minutes sur votre manager difficile de 2016. Votre expérience a de la valeur une fois que vous savez quelle partie est pertinente. Demandez d’abord.
Accepter trop de choses. Relire son CV, le présenter à trois personnes, se voir chaque semaine, lire son business plan d’ici vendredi. L’enthousiasme de la première rencontre devient une promesse non tenue à la troisième. Engagez-vous sur une chose et faites-la.
Promettre des résultats que vous ne contrôlez pas. Vous ne pouvez pas lui obtenir la promotion, lui trouver le poste ou rendre son manager raisonnable. Vous pouvez l’aider à réfléchir clairement aux trois. Dites-le avec bienveillance quand il vous le demande.
Décider à sa place. « Vous devriez partir » est facile à dire et impossible à reprendre. Proposez ce que vous envisageriez ; laissez-lui la décision.
Mener un entretien. Des questions rapides sans reformulation transforment l’heure en évaluation. Rebondissez sur les réponses avant de passer à la suite.
Repartir sans date. Déjà évoqué, et toujours la façon la plus courante dont un binôme prometteur se termine.

Que faire après la rencontre ?

Dans la journée, trois petites choses.

Envoyez un court résumé. Le ou les deux objectifs dans ses mots, les règles de fonctionnement et la prochaine date. Quatre ou cinq lignes. Cela confirme que vous avez écouté et vous donne à tous deux un point de repère.
Faites la chose que vous avez promise. Si vous avez dit que vous enverriez un article ou un nom, envoyez-le maintenant. Une fiabilité démontrée tôt vaut plus que n’importe quel conseil.
Remplissez le formulaire du programme, s’il y en a un. Beaucoup de programmes demandent aux deux personnes de noter quelques lignes après chaque rencontre. Sur Mentornity, le formulaire de fin de rencontre se trouve sur la page de la rencontre ; une minute passée dessus tant que la conversation est fraîche aide le coordinateur à accompagner le binôme et vous aide à vous souvenir où vous vous êtes arrêtés.

Ensuite, laissez le mentoré tranquille jusqu’à la prochaine rencontre, sauf accord contraire. Faire vivre la relation est désormais son rôle, et la meilleure chose que vous puissiez faire est d’être exactement là où vous avez dit que vous seriez, à la date que vous avez notée tous les deux.

Une première rencontre menée ainsi n’a rien de spectaculaire. C’est une heure passée surtout à écouter, une page de notes et une entrée d’agenda. C’est à cela que ressemble, au départ, une relation de mentorat qui dure.