Mener votre première rencontre de mentorat (guide du mentor)
Votre première rencontre de mentorat a un seul but : qu’il y en ait une deuxième. Les habitudes que vous installez comptent plus que les conseils que vous donnez. Repartez avec un objectif écrit et une date réservée, et le binôme a une base sur laquelle construire.
Ce guide s’adresse aux nouveaux mentors et à ceux qui veulent un plan plus solide. Il propose un déroulé minuté, des questions qui fonctionnent, quatre acquis à obtenir et le suivi.
Pourquoi la première rencontre compte
Un binôme de mentorat se termine rarement sur une décision. Il se termine sur un rendez-vous annulé que personne ne reprogramme. Si le mentoré repart en sachant quand vous vous revoyez, sur quoi vous travaillez et comment vous joindre, la deuxième rencontre va de soi. S’il repart avec « on se trouve un créneau bientôt », personne n’envoie le premier message.
Plus un binôme reste silencieux, moins il a de chances de se revoir. Sur 78 318 binômes suivis dans Mentornity, un binôme silencieux depuis 60 jours a environ une chance sur trois de se revoir. Au 90e jour, c’est une sur dix.
- 60 jours de silence33 %environ 1 sur 3
- 90 jours de silence10 %environ 1 sur 10
Données Mentornity, 78 318 binômes
La première rencontre donne aussi le ton de la franchise. Un mentoré qui a passé l’heure à écouter le récit de votre carrière apprend à écouter. Un mentoré à qui l’on a posé de bonnes questions apprend à réfléchir à voix haute, et c’est là que le mentorat l’aide.
Vous préparer
Dix minutes suffisent.
- Lisez ce que le programme vous a transmis. Profil, candidature ou formulaire de matching. Notez deux ou trois points à aborder : un changement de poste, une interruption de parcours, un objectif qui sonne emprunté.
- Fixez votre cadre. Vous êtes là pour l’aider à réfléchir, pas pour lui trouver un poste, régler son problème de manager ou décider à sa place.
- Réglez l’aspect pratique. Une pièce calme, un lien visio testé, un carnet.
- Apportez un ordre du jour en trois lignes. Faire connaissance, comprendre sa situation, convenir de votre façon de travailler. Énoncez-le au début.
Un déroulé en 60 minutes
Tenez la structure avec souplesse, mais tenez-la. Pour 45 minutes, raccourcissez chaque bloc.
- 0–5 min : s’installer et cadrer. Une minute de conversation libre, puis l’ordre du jour : « J’aimerais qu’on reparte avec une image claire de votre situation, un ou deux objectifs et une date pour la prochaine fois. »
- 5–10 min : qui vous êtes, en bref. Quatre ou cinq phrases sur votre parcours et la raison de votre engagement. Glissez-y une chose qui s’est mal passée. Cela autorise le mentoré à être honnête.
- 10–30 min : sa situation. Le cœur de la rencontre. Questionnez, écoutez, creusez. Ne répondez pas au premier point intéressant par une anecdote personnelle.
- 30–45 min : les objectifs. Demandez ce qui aurait changé dans six mois si tout se passait bien. Notez un ou deux objectifs dans ses mots et relisez-les-lui.
- 45–55 min : les règles du jeu. Rythme, planification, annulations, messages, confidentialité.
- 55–60 min : prochaine date et synthèse. Réservez ensemble la prochaine rencontre. Reprenez les objectifs et la chose que chacun fera d’ici là.
- S'installer et cadrer
- Votre parcours, en bref
- Sa situation
- Objectifs
- Règles du jeu
- Réserver la suite
Un mentoré peut commencer par « je veux juste progresser ». À la 25e minute, il vous dira peut-être qu’on lui a préféré quelqu’un pour un poste de chef d’équipe. C’est là le vrai point de départ. Vous l’atteignez en consacrant le milieu de la rencontre aux questions.
Quatre acquis à obtenir
1. Sa situation réelle. Pas son intitulé de poste, mais ce qui le bloque, ce qu’il a essayé, qui d’autre est concerné et pourquoi il s’inscrit maintenant. Si vous ne pouvez pas la résumer en trois phrases, continuez à poser des questions.
2. Un ou deux objectifs écrits. Dans ses mots, partagés après la rencontre. « Avoir plus confiance en moi » est un souhait. « Animer la prochaine revue trimestrielle et obtenir un retour écrit » est un objectif. Arrêtez-vous à deux. Comment fixer des objectifs avec votre mentor traite le sujet côté mentoré : transmettez-lui ce guide.
3. Des règles du jeu. Dites à voix haute les aspects pratiques, car chacun suppose autre chose :
- Le rythme. Toutes les deux, trois ou quatre semaines, et pendant combien de temps. Visez au moins une fois par mois.
- Qui planifie. En général le mentoré. Dites-le, pour que personne n’attende poliment l’autre.
- Les annulations. Quel délai de prévenance est raisonnable, et le principe qu’un rendez-vous annulé est toujours reprogrammé.
- Les messages entre les rencontres. S’ils sont bienvenus, sur quel canal, et dans quel délai vous répondez.
- La confidentialité. Ce qui se dit reste entre vous, dans les deux sens, sauf accord contraire.
4. La prochaine date, réservée. Pas convenue sur le principe : inscrite dans les deux agendas.
Les questions qui fonctionnent
Des questions ouvertes, une à la fois, en laissant le temps de répondre :
- « Qu’est-ce qui vous a décidé à vous inscrire maintenant plutôt qu’il y a un an ? »
- « Décrivez-moi une semaine type en ce moment. »
- « À quoi repensez-vous sur le chemin du retour ? »
- « Qu’avez-vous déjà essayé ? Qu’est-ce que ça a donné ? »
- « Qui d’autre a un avis là-dessus, et que dirait cette personne ? »
- « Si tout se passait bien, qu’est-ce qui aurait changé dans six mois ? »
- « De quelle aide avez-vous le plus besoin : quelqu’un avec qui réfléchir, quelqu’un qui vous bouscule, ou quelqu’un qui l’a déjà vécu ? »
Posez la dernière à chaque fois. La réponse vous dit comment il souhaite être accompagné. Une liste plus longue figure dans les questions que posent les mentors.
Les pièges courants
- Raconter votre histoire trop tôt. Il évoque un manager difficile, et vous passez quinze minutes sur le vôtre. Questionnez d’abord, puis partagez ce qui est utile.
- Promettre trop. Relire son CV, trois mises en relation, des rencontres hebdomadaires. L’enthousiasme de la première rencontre devient une promesse non tenue à la troisième. Engagez-vous sur une chose et tenez-la.
- Promettre des résultats qui ne dépendent pas de vous. Vous ne pouvez pas lui obtenir la promotion ni changer son manager. Vous pouvez l’aider à y voir clair sur les deux.
- Décider à sa place. « Vous devriez partir » se dit facilement et se reprend difficilement. Dites ce que vous envisageriez, et laissez-lui la décision.
- Mener un interrogatoire. Des questions en rafale, sans temps de réflexion, ressemblent à une évaluation. Rebondissez sur les réponses avant de passer à la suite.
- Repartir sans date. C’est toujours la façon la plus courante dont un binôme prometteur s’arrête.
Après la rencontre
Dans la journée, faites trois choses.
- Envoyez une courte synthèse. Les objectifs dans ses mots, les règles du jeu et la prochaine date, en quatre ou cinq lignes.
- Faites ce que vous avez promis. Si vous deviez envoyer un article ou un contact, envoyez-le maintenant.
- Remplissez le formulaire du programme, s’il y en a un. Dans Mentornity, le formulaire post-rencontre que votre programme associe s’ouvre depuis la page de la rencontre. Une minute dessus, à chaud, aide la coordination et vous rappelle où vous en étiez.
Ensuite, laissez le mentoré tranquille jusqu’à la prochaine rencontre, sauf accord contraire. Désormais, faire vivre la relation lui revient. Votre rôle : être présent à la date que vous avez notée tous les deux.