Quanto tempo deve durar uma primeira reunião de mentoria?

Planeje 45 a 60 minutos. Menos que isso e raramente você passa das apresentações; mais e os dois se cansam antes da parte útil. Se a conversa ainda estiver rendendo ao fim da hora, trate isso como um bom sinal e marque a segunda reunião em vez de estourar o tempo.

Quem deve definir a pauta da primeira reunião, o mentor ou o mentorado?

Na primeira reunião, o mentor segura a estrutura e o mentorado fornece o conteúdo. Você propõe o formato da hora e faz as perguntas; ele traz a situação. A partir da segunda reunião, o mentorado envia a pauta e você a segue.

E se o mentorado não souber o que quer da mentoria?

Isso é comum e não é um problema. Pergunte sobre a situação em vez da meta: o que está acontecendo no trabalho ou nos estudos, o que o levou a se inscrever, o que gostaria que estivesse diferente em seis meses. Uma meta aproximada costuma aparecer, e vocês podem combinar de afiná-la na próxima reunião.

Quanto devo falar da minha própria carreira na primeira reunião?

Alguns minutos no início, para que o mentorado saiba com quem está falando, e depois só quando algo que ele disse tornar sua experiência relevante. Um teste útil é o relógio: se você falou por mais de um terço da hora, devolva a conversa com uma pergunta.

O que fazer se a primeira reunião correr mal?

Separe o desajeitado do errado. A maioria das primeiras reuniões é um pouco travada, e a segunda costuma ser mais fácil. Se, depois de duas reuniões, as metas do mentorado não tocam a sua experiência, ou as reuniões continuam sendo canceladas, avise a coordenação do programa. Um rematch cedo é rotina e melhor para os dois.

Como conduzir sua primeira reunião de mentoria (guia do mentor)

Sua primeira reunião de mentoria tem uma única função: decidir se haverá uma segunda. O conselho que você dá nela importa muito menos do que os hábitos que você estabelece, porque uma dupla que sai da primeira reunião com uma meta escrita e uma data marcada tende a continuar se encontrando, e uma dupla que sai com uma sensação boa e nada mais tende a se dispersar. Este guia é para o mentor que está fazendo isso pela primeira vez, ou que já fez algumas vezes e quer um plano mais firme. Ele traz um roteiro com tempos para 45 a 60 minutos, as perguntas que funcionam, as quatro coisas com que sair e o que fazer nos dias seguintes.

Por que a primeira reunião decide tanto?

Porque tudo o que vem depois roda sobre os padrões que você define na primeira hora: se as reuniões são marcadas, quem as marca e até onde o mentorado está disposto a ser honesto.

Duplas de mentoria raramente terminam com uma decisão. Terminam com um cancelamento que nunca é remarcado. A primeira reunião é onde esse desfecho é evitado ou, em silêncio, preparado. Se o mentorado sai sabendo quando vocês se encontram de novo, no que estão trabalhando e como falar com você no intervalo, a segunda reunião é quase automática. Se sai com um “vamos achar um horário em breve”, o próximo passo depende de quem tiver mais coragem de mandar a primeira mensagem, e muitas vezes nenhum dos dois tem.

A primeira reunião também define o tom da franqueza. Um mentorado que passou a hora ouvindo a história da sua carreira aprende que aquele é um lugar para ouvir. Um mentorado que recebeu boas perguntas e espaço para responder aprende que aquele é um lugar para pensar em voz alta, que é o único modo em que a mentoria produz algo.

Um exemplo: dois mentores do mesmo programa têm, cada um, uma primeira reunião agradável. Uma termina com “ótimo, vamos repetir”, a outra com “dia 14 às 16h, e você me manda a descrição da vaga antes disso”. Três meses depois, a primeira dupla se encontrou uma vez. A segunda, quatro.

Como se preparar?

Dez minutos bastam, e faz diferença.

Leia o que o programa mandou para você. O perfil do mentorado, a inscrição ou o formulário de matching. Anote duas ou três coisas sobre as quais quer perguntar: uma mudança de função, uma lacuna na linha do tempo, uma meta declarada que soa emprestada.
Decida seu enquadramento. Você está lá para ajudar a pessoa a pensar, e não para arrumar um emprego, consertar o gestor dela ou decidir por ela. Dizer isso a si mesmo antes da reunião torna muito mais fácil manter a linha quando o mentorado pedir exatamente essas coisas.
Resolva a parte prática. Um lugar silencioso, um link de vídeo testado, um caderno. Coisas pequenas, mas uma primeira reunião gasta brigando com o áudio perde seus dez primeiros minutos e parte da boa vontade.
Traga uma pauta de três linhas. Conhecer um ao outro, entender a situação da pessoa, combinar como vão trabalhar. Você pode dizê-la em voz alta no começo; mentorados acham isso tranquilizador.

Como os 45 a 60 minutos devem fluir?

Segure a estrutura com leveza, mas segure. Os tempos abaixo assumem uma hora; comprima cada bloco para 45 minutos.

0 a 5 minutos: acomodar e enquadrar. Um minuto de conversa comum, depois a pauta em uma frase: “Gostaria que saíssemos daqui com uma imagem clara de onde você está, uma ou duas metas e uma data para a próxima”.
5 a 10 minutos: quem você é, em poucas palavras. Quatro ou cinco frases sobre sua trajetória e por que se voluntariou. Inclua uma coisa que não deu certo. Isso dá ao mentorado permissão para ser honesto mais tarde.
10 a 30 minutos: a situação dele. Este é o centro da reunião. Pergunte, escute, aprofunde. Resista ao impulso de responder à primeira coisa interessante com uma história sua.
30 a 45 minutos: metas. Passe da situação para a direção: o que estaria diferente em seis meses se isso desse certo. Escreva uma ou duas metas nas palavras do mentorado e leia de volta para ele.
45 a 55 minutos: o acordo de trabalho. Cadência, agendamento, cancelamentos, mensagens, confidencialidade. Cinco minutos que poupam meses de ambiguidade.
55 a 60 minutos: próxima data e resumo. Abram a agenda juntos, marquem a reunião e repitam as metas e a única coisa que cada um vai fazer até lá.

Na prática, um mentorado que abre com “só quero crescer” muitas vezes, aos 25 minutos, já contou que foi preterido para uma vaga de líder de equipe e nunca souberam dizer a ele por quê. Esse é o ponto de partida real, e você só chega a ele gastando o meio da reunião em perguntas.

Quais são as quatro coisas com que sair?

Todo o resto é opcional. Estas quatro, não.

1. Uma compreensão da situação real do mentorado. Não o cargo e os anos de experiência, que você já conhecia, mas o que está de fato acontecendo: onde ele está travado, o que já tentou, quem mais está envolvido e o que o levou a entrar em um programa de mentoria agora. Se você não consegue descrever a situação dele de volta em três frases, essa parte ainda não terminou.

2. Uma ou duas metas, por escrito. Escritas por ele, ou por você nas palavras dele, e compartilhadas depois. “Ter mais confiança” é um desejo. “Conduzir eu mesmo a próxima revisão trimestral e receber um feedback por escrito sobre ela” é uma meta que dá para perseguir ao longo de um punhado de reuniões. Duas metas é o máximo; três significa que nenhuma recebe atenção. Como definir metas com seu mentor cobre isso do lado do mentorado, e vale indicar o texto a ele.

3. Um acordo de trabalho. Diga as coisas práticas em voz alta, porque cada um presume algo diferente:

Cadência. A cada duas, três ou quatro semanas, e por quanto tempo. Mensal é o mínimo prático.
Quem agenda. Normalmente o mentorado. Diga isso com clareza, para que ninguém fique esperando o outro por educação.
Cancelamentos. Qual aviso é razoável, e que uma reunião cancelada é sempre remarcada, nunca pulada.
Mensagens entre reuniões. Se são bem-vindas, por qual canal e com que rapidez você costuma responder.
Confidencialidade. O que é dito na reunião fica nela, nos dois sentidos, a menos que combinem o contrário.

4. A próxima data, marcada. Não combinada em princípio. Marcada, com uma entrada na agenda que os dois possam ver. Uma primeira reunião que termina sem isso tem alta chance de ser a última.

Quais perguntas funcionam em uma primeira reunião?

Perguntas abertas, uma de cada vez, com espaço para responder. Um conjunto curto que merece o lugar:

“O que fez você se inscrever neste programa agora, e não há um ano?”
“Me conta como é uma semana normal para você neste momento.”
“O que é aquela coisa em que você continua pensando no caminho de casa?”
“O que você já tentou? O que aconteceu?”
“Quem mais tem uma opinião sobre isso, e o que essa pessoa diria?”
“Se isso desse certo, o que estaria diferente para você em seis meses?”
“Que tipo de ajuda é mais útil para você: alguém para pensar junto, alguém para desafiar você ou alguém que já fez isso?”

Uma lista mais longa e organizada está em perguntas que mentores fazem. Para a primeira reunião, a última pergunta acima vale ser feita sempre; a resposta diz como o mentorado quer ser mentorado, e raramente alguém pergunta isso a ele.

Quais são as armadilhas comuns?

A maioria dos erros da primeira reunião vem de boas intenções aplicadas cedo demais.

Contar sua história cedo demais. O mentorado menciona um gestor difícil, e você passa quinze minutos no seu gestor difícil de 2016. Sua experiência é valiosa quando você sabe qual parte dela é relevante. Pergunte primeiro.
Aceitar coisas demais. Revisar o currículo, apresentar três pessoas, encontrar-se toda semana, ler o plano de negócios até sexta. Entusiasmo na primeira reunião vira promessa não cumprida na terceira. Combine uma coisa e faça.
Prometer resultados que você não controla. Você não consegue dar a promoção, arrumar o emprego ou tornar o gestor razoável. Consegue ajudar a pessoa a pensar com clareza sobre os três. Diga isso com gentileza quando pedirem.
Decidir pela pessoa. “Você deveria sair” é fácil de dizer e impossível de retirar. Ofereça o que você consideraria; deixe a decisão com ela.
Conduzir uma entrevista. Perguntas rápidas sem devolver nada transformam a hora em uma avaliação. Aprofunde as respostas antes de seguir adiante.
Sair sem uma data. Já tratado acima, e ainda a forma mais comum de uma dupla promissora terminar.

O que fazer depois da reunião?

Em até um dia, três coisas pequenas.

Envie um resumo curto. A meta ou as duas metas nas palavras do mentorado, o acordo de trabalho e a próxima data. Quatro ou cinco linhas. Confirma que você ouviu e dá aos dois algo a que voltar.
Faça a única coisa que prometeu. Se disse que mandaria um artigo ou um nome, mande agora. Confiabilidade demonstrada cedo vale mais do que qualquer conselho.
Preencha o formulário do programa, se houver. Muitos programas pedem que as duas pessoas registrem algumas linhas depois de cada reunião. Na Mentornity, o formulário pós-reunião fica na página da reunião; um minuto gasto nele enquanto a conversa está fresca ajuda a coordenação a apoiar a dupla e ajuda você a lembrar onde parou.

Depois, deixe o mentorado em paz até a próxima reunião, a menos que tenham combinado o contrário. A partir daqui, cuidar da relação é tarefa dele, e o melhor que você pode fazer é estar exatamente onde disse que estaria, na data que os dois anotaram.

Uma primeira reunião feita assim não é dramática. É uma hora de escuta, na maior parte, uma página de anotações e uma entrada na agenda. É assim que uma relação de mentoria que dura se parece no começo.