Quanto dovrebbe durare un primo incontro di mentoring?

Prevedi da 45 a 60 minuti. Con meno tempo raramente si va oltre le presentazioni; con di più, entrambi vi stancate prima della parte utile. Se allo scadere dell’ora la conversazione è ancora viva, prendilo come un buon segno e prenota il secondo incontro invece di sforare.

Chi dovrebbe stabilire l’agenda del primo incontro, il mentor o il mentee?

Nel primo incontro il mentor tiene la struttura e il mentee porta i contenuti. Tu proponi la forma dell’ora e fai le domande; l’altra persona porta la sua situazione. Dal secondo incontro in avanti è il mentee a inviare l’agenda, e tu la segui.

E se il mentee non sa che cosa vuole dal mentoring?

È frequente e non è un problema. Chiedi della situazione invece che dell’obiettivo: che cosa sta succedendo al lavoro o negli studi, che cosa ha spinto questa persona a iscriversi, che cosa vorrebbe fosse diverso tra sei mesi. Di solito emerge un obiettivo di massima, e potete concordare di precisarlo al prossimo incontro.

Quanto dovrei parlare della mia carriera nel primo incontro?

Qualche minuto all’inizio, così il mentee sa con chi sta parlando, e poi solo quando qualcosa che ha detto rende pertinente la tua esperienza. Un test utile è l’orologio: se stai parlando da più di un terzo dell’ora, restituisci la conversazione con una domanda.

Che cosa faccio se il primo incontro va male?

Distingui l’imbarazzo dall’errore. La maggior parte dei primi incontri è un po’ rigida, e il secondo di solito è più facile. Se dopo due incontri gli obiettivi del mentee non toccano la tua esperienza, o gli incontri continuano a essere annullati, parla con il coordinatore del programma. Un nuovo abbinamento fatto presto è routine, e va meglio per entrambi.

Come condurre il primo incontro di mentoring (guida per mentor)

Il tuo primo incontro di mentoring ha un solo compito: decidere se ce ne sarà un secondo. I consigli che dai contano molto meno delle abitudini che imposti, perché una coppia che esce dal primo incontro con un obiettivo scritto e una data prenotata tende a continuare a vedersi, mentre una coppia che esce con una bella sensazione e nient’altro tende a disperdersi. Questa guida è per un mentor che lo fa per la prima volta, o che lo ha fatto qualche volta e vuole un piano più solido. Ti dà una scaletta con i tempi per 45-60 minuti, le domande che funzionano, le quattro cose con cui uscire e che cosa fare nei giorni successivi.

Perché il primo incontro decide così tanto?

Perché tutto ciò che segue gira sugli schemi che imposti nella prima ora: se gli incontri vengono prenotati, chi li prenota e quanto il mentee è disposto a essere onesto.

Le coppie di mentoring raramente finiscono con una decisione. Finiscono con un annullamento che non viene mai riprogrammato. Il primo incontro è il momento in cui quell’esito viene evitato, oppure, in silenzio, preparato. Se il mentee esce sapendo quando vi rivedete, su cosa state lavorando e come raggiungerti nel frattempo, il secondo incontro è quasi automatico. Se esce con un “troviamoci presto un momento”, il passo successivo dipende da chi dei due ha più coraggio di inviare il primo messaggio, e spesso non lo ha nessuno.

Il primo incontro dà anche il tono alla franchezza. Un mentee che ha passato l’ora ad ascoltare la storia della tua carriera impara che questo è un posto dove si ascolta. Un mentee a cui sono state fatte buone domande, con lo spazio per rispondere, impara che questo è un posto dove si pensa a voce alta, che è l’unica modalità in cui il mentoring produce qualcosa.

Un esempio: due mentor dello stesso programma hanno entrambi un primo incontro piacevole. Uno finisce con “ottimo, rifacciamolo”, l’altro con “il 14 alle 16, e prima mi mandi la descrizione del ruolo”. Tre mesi dopo la prima coppia si è vista una volta. La seconda quattro.

Come prepararsi?

Dieci minuti bastano, e si vedono.

Leggi ciò che il programma ti ha dato. Il profilo del mentee, la candidatura o il modulo di abbinamento. Annota due o tre cose su cui vuoi fare domande: un cambio di ruolo, un vuoto nella cronologia, un obiettivo dichiarato che suona preso in prestito.
Decidi la tua cornice. Sei lì per aiutare a pensare, non per trovare un lavoro, sistemare un responsabile o decidere al posto dell’altro. Ripeterlo a mente prima dell’incontro rende molto più facile tenere la linea quando il mentee ti chiederà esattamente quelle cose.
Sistema gli aspetti pratici. Un posto tranquillo, un link video testato, un quaderno. Cose piccole, ma un primo incontro passato a combattere con l’audio perde i primi dieci minuti e un po’ della sua buona volontà.
Porta un’agenda di tre righe. Conoscersi, capire la situazione dell’altro, concordare come lavorerete. Puoi dirla ad alta voce all’inizio; i mentee la trovano rassicurante.

Come dovrebbero scorrere i 45-60 minuti?

Tieni la struttura con leggerezza, ma tienila. I tempi qui sotto presuppongono un’ora; per 45 minuti comprimi ogni blocco.

Da 0 a 5 minuti: ambientarsi e inquadrare. Un minuto di conversazione ordinaria, poi l’agenda in una frase: “Vorrei che uscissimo con un quadro chiaro di dove sei, uno o due obiettivi e una data per la prossima volta.”
Da 5 a 10 minuti: chi sei, in breve. Quattro o cinque frasi sul tuo percorso e sul perché hai scelto di partecipare. Includi una cosa che non è andata bene. Dà al mentee il permesso di essere onesto più avanti.
Da 10 a 30 minuti: la sua situazione. È il centro dell’incontro. Chiedi, ascolta, approfondisci. Resisti alla spinta a rispondere alla prima cosa interessante con una storia tua.
Da 30 a 45 minuti: gli obiettivi. Passa dalla situazione alla direzione: che cosa sarebbe diverso tra sei mesi se andasse bene. Scrivi uno o due obiettivi con le parole del mentee e rileggili ad alta voce.
Da 45 a 55 minuti: l’accordo di lavoro. Cadenza, pianificazione, annullamenti, messaggi, riservatezza. Cinque minuti che risparmiano mesi di ambiguità.
Da 55 a 60 minuti: prossima data e riepilogo. Aprite insieme il calendario, prenotate l’incontro e ripetete gli obiettivi e la cosa che ciascuno di voi farà prima di allora.

In pratica, un mentee che apre con “voglio solo crescere” spesso, al minuto 25, ti ha già raccontato che per un ruolo di team lead è stata scelta un’altra persona, e che nessuno gli ha spiegato perché. È quello il vero punto di partenza, e ci arrivi solo dedicando la parte centrale dell’incontro alle domande.

Quali sono le quattro cose con cui uscire?

Tutto il resto è facoltativo. Queste quattro no.

1. Una comprensione della situazione reale del mentee. Non il titolo e gli anni di esperienza, che conoscevi già, ma che cosa sta succedendo davvero: su cosa si sente bloccato, che cosa ha provato, chi altro è coinvolto e che cosa lo ha spinto a entrare in un programma di mentoring proprio adesso. Se non riesci a restituirgli la sua situazione in tre frasi, con questa parte non hai finito.

2. Uno o due obiettivi, scritti. Scritti dal mentee, o da te con le sue parole, e condivisi dopo. “Avere più sicurezza” è un desiderio. “Condurre io la prossima revisione trimestrale e ottenere un feedback scritto su com’è andata” è un obiettivo su cui si può lavorare in una manciata di incontri. Due obiettivi è il massimo; con tre nessuno riceve attenzione. Come definire obiettivi con il tuo mentor tratta il tema dal lato del mentee, e vale la pena segnalarlo al tuo.

3. Un accordo di lavoro. Dite le cose pratiche ad alta voce, perché ognuno dà per scontato qualcosa di diverso:

Cadenza. Ogni due, tre o quattro settimane, e per quanto tempo. Il mensile è il minimo pratico.
Chi pianifica. Di solito il mentee. Dillo chiaramente, così nessuno aspetta per cortesia che si muova l’altro.
Annullamenti. Quale preavviso è ragionevole, e che un incontro annullato si riprogramma sempre, non si salta.
Messaggi tra un incontro e l’altro. Se sono benvenuti, su quale canale e in quanto tempo tendi a rispondere.
Riservatezza. Ciò che si dice nell’incontro resta lì, in entrambe le direzioni, salvo diverso accordo.

4. La prossima data, prenotata. Non concordata in linea di principio. Prenotata, con una voce in calendario che entrambi potete vedere. Un primo incontro che finisce senza questo ha buone probabilità di essere l’ultimo.

Quali domande funzionano in un primo incontro?

Domande aperte, fatte una alla volta, con lo spazio per rispondere. Una breve serie che si guadagna il suo posto:

“Che cosa ti ha spinto a iscriverti a questo programma adesso, e non un anno fa?”
“Raccontami com’è una tua settimana normale in questo periodo.”
“Qual è la cosa a cui continui a pensare tornando a casa?”
“Che cosa hai già provato? Che cosa è successo?”
“Chi altro ha un’opinione su questo, e che cosa direbbe?”
“Se andasse bene, che cosa sarebbe diverso per te tra sei mesi?”
“Che tipo di aiuto ti è più utile: qualcuno con cui ragionare, qualcuno che ti metta alla prova o qualcuno che ci è già passato?”

Un elenco più lungo e ordinato è in le domande che fanno i mentor. Per il primo incontro, l’ultima domanda qui sopra vale la pena di essere fatta ogni volta; la risposta ti dice come il mentee vuole essere seguito, e ai mentee lo si chiede di rado.

Quali sono gli errori più comuni?

La maggior parte degli errori del primo incontro nasce da buone intenzioni applicate troppo presto.

Raccontare la tua storia troppo presto. Il mentee accenna a un responsabile difficile, e tu passi quindici minuti sul tuo responsabile difficile del 2016. La tua esperienza è preziosa quando sai quale parte è pertinente. Prima chiedi.
Promettere troppo. Rivedere il CV, presentare tre persone, vedersi ogni settimana, leggere il business plan entro venerdì. L’entusiasmo del primo incontro diventa una promessa mancata al terzo. Impegnati su una cosa e falla.
Promettere risultati che non controlli. Non puoi far ottenere la promozione, trovare il lavoro o rendere ragionevole il responsabile. Puoi aiutare a ragionare con chiarezza su tutte e tre le cose. Dillo con gentilezza quando te lo chiedono.
Decidere al posto dell’altro. “Dovresti andartene” è facile da dire e impossibile da ritirare. Offri ciò che tu prenderesti in considerazione; lascia che la decisione resti sua.
Condurre un colloquio. Domande a raffica senza mai restituire nulla trasformano l’ora in una valutazione. Approfondisci le risposte prima di passare oltre.
Uscire senza una data. Ne abbiamo già parlato, ed è ancora il modo più comune in cui finisce una coppia promettente.

Che cosa fare dopo l’incontro?

Entro un giorno, tre piccole cose.

Invia un breve riepilogo. L’uno o due obiettivi con le parole del mentee, l’accordo di lavoro e la prossima data. Quattro o cinque righe. Conferma che hai ascoltato e dà a entrambi qualcosa a cui tornare.
Fai la cosa che hai promesso. Se hai detto che avresti mandato un articolo o un nome, mandalo adesso. L’affidabilità dimostrata presto vale più di qualsiasi consiglio.
Compila il modulo del programma, se c’è. Molti programmi chiedono a entrambi di annotare qualche riga dopo ogni incontro. Su Mentornity il modulo post-incontro si trova nella pagina dell’incontro; un minuto speso lì mentre la conversazione è fresca aiuta il coordinatore a sostenere la coppia e aiuta te a ricordare dove eravate rimasti.

Poi lascia in pace il mentee fino al prossimo incontro, salvo diverso accordo. Da qui in avanti la relazione è compito suo, e la cosa migliore che puoi fare è essere esattamente dove hai detto che saresti, alla data che avete scritto entrambi.

Un primo incontro condotto così non è drammatico. È un’ora passata soprattutto ad ascoltare, una pagina di appunti e una voce in calendario. È così che appare, all’inizio, una relazione di mentoring che dura.