Come condurre il primo incontro di mentoring (per mentor)
Il tuo primo incontro di mentoring ha un solo compito: far sì che ce ne sia un secondo. Le abitudini che imposti contano più dei consigli che dai. Se uscite con un obiettivo scritto e una data fissata, la coppia ha una base su cui costruire.
Questa guida è per i mentor alle prime armi e per chi vuole un piano più solido. Trovi una scaletta con i tempi, domande che funzionano, quattro cose con cui uscire e il follow-up.
Perché il primo incontro conta
Le coppie di mentoring raramente finiscono per una decisione. Finiscono con un incontro annullato che nessuno riprogramma. Se il mentee esce sapendo quando vi rivedete, su cosa lavorate e come raggiungerti, il secondo incontro è facile. Se esce con un “troviamo un momento a breve”, nessuno manda il primo messaggio.
Più a lungo una coppia resta in silenzio, meno è probabile che si rincontri. Su 78.318 coppie in Mentornity, una coppia ferma da 60 giorni ha circa una probabilità su tre di incontrarsi di nuovo. A 90 giorni è una su dieci.
- 60 giorni di silenzio33%circa 1 su 3
- 90 giorni di silenzio10%circa 1 su 10
Dati Mentornity, 78.318 coppie
Il primo incontro dà anche il tono alla franchezza. Un mentee che ha passato l’ora ad ascoltare la tua carriera impara ad ascoltare. Un mentee a cui hai fatto buone domande impara a ragionare ad alta voce, ed è lì che il mentoring aiuta.
Come prepararti
Bastano dieci minuti.
- Leggi quello che ti ha dato il programma. Profilo, candidatura o modulo di abbinamento. Annota due o tre cose da chiedere: un cambio di ruolo, un vuoto nel percorso, un obiettivo che sembra preso in prestito.
- Decidi il tuo ruolo. Sei lì per aiutarlo a ragionare, non per trovargli un lavoro, sistemare il suo responsabile o decidere al posto suo.
- Sistema gli aspetti pratici. Una stanza tranquilla, un link video provato, un quaderno.
- Porta un’agenda di tre righe. Conoscersi, capire la sua situazione, concordare come lavorerete. Dilla ad alta voce all’inizio.
Una scaletta di 60 minuti
Tieni la struttura con leggerezza, ma tienila. Per 45 minuti accorcia ogni blocco.
- 0-5 min: ambientarsi e inquadrare. Un minuto di chiacchiere, poi l’agenda: “Usciamo con un quadro chiaro di dove sei, uno o due obiettivi e una data per la prossima volta.”
- 5-10 min: chi sei, in breve. Quattro o cinque frasi sul tuo percorso e sul perché ti sei offerto. Includi una cosa andata male. Autorizza il mentee a essere sincero.
- 10-30 min: la sua situazione. Il cuore dell’incontro. Chiedi, ascolta, approfondisci. Non rispondere alla prima cosa interessante con una tua storia.
- 30-45 min: obiettivi. Chiedi cosa sarebbe diverso fra sei mesi se tutto andasse bene. Scrivi uno o due obiettivi con le sue parole e rileggiglieli.
- 45-55 min: accordo di lavoro. Cadenza, pianificazione, annullamenti, messaggi, riservatezza.
- 55-60 min: prossima data e riepilogo. Fissate insieme il prossimo incontro. Ripeti gli obiettivi e la cosa che ciascuno farà prima di allora.
- Ambientarsi e inquadrare
- La tua storia, in breve
- La sua situazione
- Obiettivi
- Accordo di lavoro
- Fissare la prossima data
Un mentee può esordire con “voglio solo crescere”. Al minuto 25 magari ti racconta che è stato scavalcato per un ruolo da team leader. Quello è il vero punto di partenza. Ci arrivi dedicando la parte centrale dell’incontro alle domande.
Quattro cose con cui uscire
1. La sua situazione reale. Non il suo ruolo, ma dove si è bloccato, cosa ha già provato, chi altro è coinvolto e perché si è iscritto proprio ora. Se non riesci a riassumerla in tre frasi, continua a chiedere.
2. Uno o due obiettivi scritti. Con le sue parole, condivisi dopo l’incontro. “Essere più sicuro di me” è un desiderio. “Condurre la prossima revisione trimestrale e ricevere un feedback scritto” è un obiettivo. Fermati a due. Come definire obiettivi con il tuo mentor affronta il tema dal lato del mentee: mandaglielo.
3. Un accordo di lavoro. Di’ ad alta voce le cose pratiche, perché ognuno dà per scontato qualcosa di diverso:
- Cadenza. Ogni due, tre o quattro settimane, e per quanto tempo. Punta ad almeno una volta al mese.
- Chi fissa gli incontri. Di solito il mentee. Dillo, così nessuno aspetta per cortesia.
- Annullamenti. Qual è un preavviso giusto, e che un incontro annullato va sempre riprogrammato.
- Messaggi tra un incontro e l’altro. Se sono graditi, su quale canale, in quanto tempo rispondi.
- Riservatezza. Ciò che si dice resta nell’incontro, in entrambe le direzioni, salvo accordi diversi.
4. La prossima data, fissata. Non concordata in linea di principio. Nei calendari di entrambi.
Domande che funzionano
Domande aperte, una alla volta, lasciando spazio per rispondere:
- “Cosa ti ha spinto a iscriverti adesso, e non un anno fa?”
- “Raccontami una tua settimana tipo in questo periodo.”
- “A cosa continui a pensare mentre torni a casa?”
- “Cosa hai già provato? Com’è andata?”
- “Chi altro ha un’opinione su questo, e cosa direbbe?”
- “Se andasse bene, cosa sarebbe diverso fra sei mesi?”
- “Che tipo di aiuto ti serve di più: qualcuno con cui ragionare, qualcuno che ti metta alla prova o qualcuno che ci è già passato?”
Fai sempre l’ultima. La risposta ti dice come vuole essere seguito. Un elenco più lungo è in le domande che fanno i mentor.
Errori comuni
- Raccontare la tua storia troppo presto. Accenna a un responsabile difficile e tu passi quindici minuti sul tuo. Prima chiedi, poi condividi ciò che serve.
- Impegnarti troppo. Revisione del CV, tre presentazioni, incontri settimanali. L’entusiasmo del primo incontro diventa una promessa mancata al terzo. Accetta una cosa e falla.
- Promettere risultati che non controlli. Non puoi fargli avere la promozione né sistemare il suo responsabile. Puoi aiutarlo a ragionare con lucidità su entrambe le cose.
- Decidere al posto suo. “Dovresti andartene” è facile da dire e difficile da ritrattare. Di’ cosa valuteresti tu e lascia a lui la decisione.
- Condurre un colloquio. Domande a raffica senza riflessione sembrano una valutazione. Approfondisci le risposte prima di andare avanti.
- Salutarsi senza una data. Resta il modo più comune in cui finisce una coppia promettente.
Dopo l’incontro
Entro un giorno, fai tre cose.
- Manda un breve riepilogo. Obiettivi con le sue parole, accordo di lavoro e prossima data, in quattro o cinque righe.
- Fai la cosa che hai promesso. Se avevi detto che avresti mandato un articolo o un contatto, mandalo ora.
- Compila il modulo del programma, se c’è. In Mentornity, il modulo post-incontro collegato dal programma si apre dalla pagina dell’incontro. Un minuto, finché la conversazione è fresca, aiuta il coordinatore e aiuta te a ricordare dove eravate rimasti.
Poi lascia in pace il mentee fino al prossimo incontro, salvo accordi diversi. Da qui in avanti, la relazione la guida lui. Il tuo compito è presentarti alla data che avete scritto entrambi.
