Quante domande dovrebbe fare un mentor in un incontro?

Meno di quante pensi. Un’ora ben spesa spesso ruota attorno a cinque o sei domande, ciascuna seguita da una risposta vera e da un approfondimento. Se ti accorgi di scorrere un elenco, rallenta; il punto è il ragionamento del mentee, e ha bisogno di spazio.

Un mentor dovrebbe mai dare semplicemente un consiglio?

Sì, una volta capita la situazione e quando il mentee lo ha chiesto o ne ha chiaramente bisogno. Presentalo come esperienza e non come istruzione: che cosa hai fatto, che cosa è successo e che cosa faresti di diverso. Poi restituisci la conversazione con una domanda su come tutto questo si adatta al suo caso.

Qual è la domanda migliore per aprire un incontro di mentoring?

Una che lasci al mentee la scelta dell’agenda: che cosa è successo dall’ultima volta che ci siamo parlati, oppure che cosa renderebbe utile quest’ora per te. Evita di aprire con il tuo aggiornamento. I primi minuti decidono di chi parla l’incontro.

Che cosa faccio se il mentee risponde a monosillabi a ogni domanda?

Aspetta più a lungo di quanto ti sembri comodo, poi chiedi un esempio specifico invece di un’opinione generale. Le risposte brevi di solito significano che la domanda era troppo astratta o che il mentee non è ancora sicuro che lo spazio sia sicuro. Una richiesta concreta, come l’ultima volta che è successo, tende ad aprire le cose.

È sbagliato chiedere a un mentee perché ha fatto qualcosa?

Non è sbagliato, ma “perché hai” e soprattutto “perché non hai” arrivano come un giudizio e producono difese invece di ragionamenti. Chiedi che cosa stava succedendo in quel momento, o che cosa stava valutando. Scopri la stessa cosa e il mentee resta aperto.

Le domande che fanno i mentor: un elenco per conversazioni migliori

La maggior parte di ciò che un mentor offre passa attraverso le domande. La tua esperienza conta, e c’è un posto per lei, ma la situazione del mentee è una situazione che tu non hai mai vissuto, con persone che non hai mai incontrato, e una domanda è l’unico strumento che ti porta lì. L’elenco qui sotto è un elenco di lavoro, non un copione: domande da tenere in tasca, raggruppate per scopo, con note su quando condividere la tua storia, che cosa non chiedere e come usare il silenzio.

Perché chiedere batte dire?

Perché un consiglio vale quanto la comprensione che c’è dietro, e in un incontro di mentoring la comprensione sta dal lato del mentee.

Quando rispondi prima di aver chiesto, rispondi alla domanda che avresti avuto tu al suo posto. Di solito è una risposta ragionevole alla domanda sbagliata. Un mentee che dice “il mio responsabile non mi dà feedback” può avere a che fare con un responsabile che evita il conflitto, con un ruolo senza un output chiaro o con l’abitudine di chiedere feedback in un modo che rende facile evitare la risposta. Tre problemi diversi, tre risposte diverse, e solo le domande ti dicono quale hai davanti.

Le domande fanno anche qualcosa che i consigli non possono fare: costruiscono il giudizio del mentee. Il mentee che capisce da sé di aver evitato una conversazione, quella conversazione la farà. Quello a cui viene detto di farla troverà un motivo per aspettare. Per questo un mentor non decide al posto del mentee, non gli trova il prossimo lavoro e non gli sistema il responsabile. Il lavoro è aiutarlo a vedere la propria situazione con abbastanza chiarezza da agire.

Quali domande aprono bene un incontro?

La domanda di apertura decide di chi parla l’incontro. Fanne una che metta al centro la settimana del mentee, non la tua.

“Che cosa è successo dall’ultima volta che ci siamo parlati?”
“Che cosa hai fatto riguardo a ciò che avevamo concordato l’ultima volta, e com’è andata?”
“Che cosa renderebbe utile quest’ora per te?”
“Che cosa sta occupando la maggior parte della tua attenzione in questo momento?”
“C’è qualcosa dell’ultima volta su cui hai continuato a rimuginare?”
“Che cosa vuoi da me oggi: qualcuno con cui ragionare, una sfida o la storia di qualcuno che ci è passato?”

Se apre con un problema, resisti all’impulso di risolverlo nel primo minuto. Un rapido “dimmi di più” ti compra il resto dell’ora.

Quali domande aiutano a capire la situazione?

Passa qui più tempo di quanto sembri efficiente. È dove sta la maggior parte del valore.

“Raccontami che cosa è successo davvero, dall’inizio.”
“Che cosa hai già provato? Che cosa è successo quando l’hai fatto?”
“Chi altro è coinvolto, e che cosa pensi che voglia?”
“Che cosa diceva il feedback, con le parole esatte se le ricordi?”
“Da quanto tempo va avanti?”
“Qual è la parte di tutto questo su cui continui a tornare?”
“Che cosa direbbe il tuo responsabile, o il tuo co-founder, o il tuo relatore, che sta succedendo?”

Una mentee una volta è arrivata dicendo che un progetto era “andato male”. Quindici minuti di queste domande hanno rivelato che il progetto in sé andava bene; ciò che era andato male era una singola riunione in cui uno stakeholder senior l’aveva interrotta. La conversazione utile era su quella riunione, non sulla gestione dei progetti.

Quali domande allargano le opzioni?

I mentee arrivano spesso con due opzioni e una preferenza. Il tuo compito è trovare la terza e la quarta prima che la scelta sia fatta.

“In quanti modi può andare questa cosa, compresi quelli improbabili?”
“Se dovessi risolverlo senza parlare con il tuo responsabile, che cosa faresti?”
“Che cosa farebbe qui una persona che ammiri?”
“Qual è la versione in cui non fai nulla per un mese? Che cosa succede?”
“Che cosa consiglieresti a un amico esattamente nella tua posizione?”
“Che cosa è fuori discussione, e perché è fuori discussione?”
“C’è una versione più piccola di questa cosa che potresti provare per prima?”

Il punto non è convincere il mentee a scegliere un’altra opzione. È assicurarsi che l’opzione scelta sia scelta davvero, e non subita per inerzia.

Quali domande mettono alla prova le ipotesi?

Ogni situazione bloccata poggia su qualcosa che il mentee crede immutabile. Queste domande lo trovano.

“Come lo sai?”
“Che cosa dovrebbe essere vero perché funzioni?”
“Quand’è l’ultima volta che l’hai verificato con loro, invece di presumerlo?”
“Quali prove hai per la storia che ti stai raccontando?”
“Se su questo ti sbagli, che cosa cambia?”
“Che cosa temi che succeda se lo chiedi?”
“È un fatto, o un’ipotesi che si è indurita fino a sembrarlo?”

Falle con delicatezza e una alla volta. “Come lo sai?” è una buona domanda e una domanda ostile, a seconda solo del tono.

Quali domande portano all’azione?

Un incontro che finisce senza un passo successivo diventa una conversazione piacevole, e le conversazioni piacevoli non vengono riprenotate. Chiudi il ragionamento con un passo concreto.

“Qual è la cosa che farai prima che ci rivediamo?”
“Quando esattamente la farai?”
“Che cosa potrebbe mettersi in mezzo, e che cosa farai a riguardo?”
“Con chi devi parlare, e che cosa dirai nella prima frase?”
“Come saprai che ha funzionato?”
“Che cosa ti porterebbe a non farlo?”
“Vuoi che ti scriva prima, o aspettiamo il prossimo incontro?”

Un passo, con una data. Cinque passi sono un piano che nessuno segue.

Quali domande chiudono l’incontro?

Due o tre minuti alla fine, e l’incontro è concluso invece che abbandonato.

“Che cosa ti porti via da quest’ora?”
“Che cosa non abbiamo affrontato e che dovremmo mettere per primo la prossima volta?”
“È stato utile? Che cosa lo avrebbe reso più utile?”
“Quando ci rivediamo?”
“C’è qualcosa che vuoi che ti mandi?”
“C’è qualcosa di ciò che ci siamo detti oggi che deve restare tra noi?”

La seconda domanda costruisce in silenzio la prossima agenda, e la terza dà al mentee un modo per orientarti che non offrirebbe mai spontaneamente.

Quando condividere la propria esperienza, e come?

Dopo aver capito la situazione, e quando la tua esperienza la tocca davvero. Poi tienila breve e dalle una forma.

La forma che funziona è “che cosa ho fatto, e che cosa farei di diverso”. Offre la storia come prova e non come istruzione, e include l’errore, che di solito è la parte utile. “La prima volta che mi hanno scavalcato ho tenuto il muso per un trimestre e il mio responsabile lo ha letto come mancanza di interesse. Se lo rifacessi, chiederei le motivazioni scritte entro una settimana, mentre sono ancora fresche per tutti.” Poi restituiscila: “Quanto di questo somiglia alla tua situazione?”

Occhio alle proporzioni. Se stai parlando da più di un terzo dell’ora, il mentoring è scivolato in un monologo. L’elenco delle qualità in cosa rende un buon mentor mette l’ascolto al primo posto esattamente per questo.

Che cosa non chiedere?

Alcune domande sembrano domande e si comportano come qualcos’altro.

Domande orientate. “Non pensi che dovresti parlare con le risorse umane?” è un consiglio con il punto interrogativo. Se hai un’opinione, offrila come opinione.
“Perché non hai”. Arriva come un giudizio, e il mentee passa i cinque minuti successivi a difendere una decisione invece di esaminarla. “Che cosa stava succedendo per te in quel momento?” ottiene la stessa informazione senza la difesa.
Domande impilate. “Che cosa è successo, e come ti sei sentito, e che cosa ha detto il tuo responsabile?” Il mentee risponde all’ultima, o alla più facile. Fanne una, aspetta, poi fai la successiva.
Domande di cui conosci già la risposta. Trasformano l’ora in un quiz. Se lo sai, dì ciò che sai.
Domande su persone che non sono nella stanza. Un po’ di contesto sui colleghi è inevitabile, ma chiedere i dettagli di chi ha detto cosa su chi tira l’incontro verso il pettegolezzo e lontano dalle scelte del mentee.
Domande retoriche. “È davvero il miglior uso del tuo tempo?” è un’affermazione. Rendila tale, con gentilezza, oppure lasciala cadere.

Come si inseriscono silenzio e ascolto?

Il silenzio è dove il mentee fa il lavoro. Una domanda seguita da una pausa di cinque o sei secondi sembra lunga a te e normale a chi sta pensando. Riempila, e avrai risposto alla tua stessa domanda.

Tre abitudini aiutano:

Conta fino a cinque dopo aver chiesto qualsiasi cosa che conti. La risposta che conta arriva spesso nella pausa che stavi per riempire.
Restituisci prima di andare avanti. “Quindi il problema non è il carico di lavoro, è che nessuno lo vede.” Un riassunto di una riga dice al mentee che l’hai ascoltato, e spesso provoca una correzione che si rivela il punto vero.
Prendi appunti e dillo. Segnala che ciò che dice conta, e ti permette di tornare venti minuti dopo su qualcosa che ha menzionato di passaggio.

La mentee che aveva detto che il suo progetto era andato male ha detto la frase importante, quella sull’essere stata interrotta, dopo una pausa che il suo mentor stava quasi per riempire. Gran parte di ciò a cui serve questo elenco è fare spazio a quella frase.