Le domande che fanno i mentor: un elenco pratico

Gran parte del contributo di un mentor passa attraverso le domande. La situazione del mentee coinvolge persone e contesti che non hai mai visto, e le domande sono il modo per arrivarci. Qui sotto trovi un elenco pratico, raggruppato per scopo, con indicazioni su quando raccontare la tua esperienza, cosa non chiedere e come usare il silenzio.

1. 1AprireIl mentee decide i temi
2. 2CapireFatti e persone coinvolte
3. 3AllargarePiù di due opzioni
4. 4VerificareCosa si dà per scontato
5. 5ImpegnarsiUn passo, con una data
6. 6ChiudereCosa resta e prossimi temi

Perché chiedere viene prima di dire

Un consiglio vale quanto la comprensione che c’è dietro, e in un incontro di mentoring quella comprensione ce l’ha il mentee.

Se rispondi prima di chiedere, rispondi alla domanda che avresti avuto tu al suo posto. Prendi “il mio responsabile non mi dà feedback”. Può voler dire un responsabile che evita i conflitti, un ruolo senza risultati chiari o un modo di chiedere facile da schivare. Ognuno richiede una risposta diversa.

Le domande sviluppano anche il giudizio del mentee. Un mentee che capisce da solo di aver evitato una conversazione ha più probabilità di affrontarla di uno a cui viene detto di farlo. Il tuo compito è aiutarlo a vedere la situazione abbastanza chiaramente da agire.

Domande per aprire l’incontro

L’apertura decide di chi è l’incontro. Metti al centro la settimana del mentee, non la tua.

• “Cosa è successo dall’ultima volta che ci siamo sentiti?”
• “Cosa hai fatto riguardo a ciò che avevamo concordato, e com’è andata?”
• “Cosa renderebbe utile quest’ora per te?”
• “Cosa ti occupa di più la testa in questo periodo?”
• “C’è qualcosa dell’ultima volta su cui hai continuato a rimuginare?”
• “Cosa vuoi da me oggi: qualcuno con cui ragionare, una sfida o la storia di qualcuno che c’è già passato?”

Se apre con un problema, non risolverlo nel primo minuto. “Raccontami di più” ti fa guadagnare il resto dell’ora.

Domande per capire

Dedica qui più tempo di quanto ti sembri efficiente.

• “Raccontami cosa è successo davvero, dall’inizio.”
• “Cosa hai già provato? Cosa è successo quando l’hai fatto?”
• “Chi altro è coinvolto, e cosa pensi che voglia?”
• “Cosa diceva il feedback, con le parole esatte se le ricordi?”
• “Da quanto tempo va avanti così?”
• “Qual è la parte di questa storia su cui continui a tornare?”
• “Cosa direbbe che sta succedendo il tuo responsabile, o il tuo socio, o il tuo relatore?”

Per esempio, una mentee dice che un progetto “è andato male”. Un quarto d’ora di queste domande può rivelare che il progetto è andato bene. A essere andata male è una riunione in cui uno stakeholder senior l’ha interrotta, ed è quello il vero tema.

Domande per allargare le opzioni

Spesso i mentee arrivano con due opzioni e una preferenza. Trova la terza e la quarta prima che scelgano.

• “In quanti modi può andare, compresi quelli improbabili?”
• “Se dovessi risolverla senza parlare con il tuo responsabile, cosa faresti?”
• “Cosa farebbe al tuo posto una persona che ammiri?”
• “Come sarebbe la versione in cui per un mese non fai nulla? Cosa succede?”
• “Cosa consiglieresti a un amico esattamente nella tua posizione?”
• “Cosa hai escluso, e perché l’hai escluso?”
• “C’è una versione più piccola che potresti provare prima?”

Lo scopo non è una scelta diversa. È una scelta fatta di proposito invece che per inerzia.

Domande per verificare le ipotesi

Ogni situazione bloccata si regge su qualcosa che il mentee considera immutabile.

• “Come lo sai?”
• “Cosa dovrebbe essere vero perché funzioni?”
• “Quando l’hai verificato con loro l’ultima volta, invece di darlo per scontato?”
• “Su cosa si basa la storia che ti stai raccontando?”
• “Se ti sbagli su questo, cosa cambia?”
• “Cosa temi che succeda se lo chiedi?”
• “È un fatto, o un’ipotesi che col tempo si è indurita fino a sembrarlo?”

Falle con delicatezza, una alla volta. “Come lo sai?” può suonare curioso od ostile, a seconda del tono.

Domande per passare all’azione

Un incontro senza un passo successivo è solo una piacevole conversazione. Chiudi con un passo concreto.

• “Qual è l’unica cosa che farai prima del prossimo incontro?”
• “Quando esattamente la farai?”
• “Cosa potrebbe mettersi di mezzo, e cosa farai in quel caso?”
• “Con chi devi parlare, e cosa dirai nella prima frase?”
• “Come capirai che ha funzionato?”
• “Cosa ti farebbe rinunciare?”
• “Vuoi che mi faccia sentire prima, o aspettiamo il prossimo incontro?”

Un passo con una data. Cinque passi fanno un piano che nessuno segue.

Domande per chiudere l’incontro

Bastano due o tre minuti alla fine.

• “Cosa ti porti via da quest’ora?”
• “Cosa non siamo riusciti a toccare e dovremmo mettere al primo posto la prossima volta?”
• “È stato utile? Cosa l’avrebbe reso più utile?”
• “Quando ci vediamo la prossima volta?”
• “C’è qualcosa che vuoi che ti mandi?”
• “C’è qualcosa di quello che ci siamo detti oggi che deve restare tra noi?”

La seconda domanda costruisce i temi del prossimo incontro. La terza dà al mentee un modo per orientarti che da solo non userebbe.

Quando raccontare la tua esperienza

Raccontala dopo aver capito la situazione, e solo quando è pertinente. Sii breve: cosa ho fatto, e cosa farei diversamente.

Questa forma offre prove, non istruzioni, e comprende l’errore, che di solito è la parte utile. “La prima volta che mi hanno scavalcato per una promozione ho tenuto il muso per un trimestre, e il mio responsabile l’ha letto come mancanza di interesse. Oggi chiederei le motivazioni per iscritto entro una settimana.” Poi restituisci la parola: “Quanto di questo somiglia alla tua situazione?”

Tieni d’occhio quanto parli. Se superi circa un terzo dell’ora, stai tenendo una lezione. Per questo cosa rende un buon mentor mette l’ascolto al primo posto.

Cosa non chiedere

• Domande che suggeriscono la risposta. “Non pensi che dovresti parlarne con HR?” è un consiglio con il punto interrogativo. Se hai un’opinione, presentala come tale.
• “Perché non hai…”. Suona come un giudizio, e il mentee si difende invece di ragionare. Chiedi “Cosa stava succedendo per te in quel momento?”
• Domande in fila. “Cosa è successo, come ti sei sentito e cosa ha detto il tuo responsabile?” ottiene risposta solo alla parte più facile. Fanne una, poi aspetta.
• Domande di cui conosci già la risposta. Trasformano l’ora in un’interrogazione. Di’ quello che sai.
• Domande su persone assenti. Un po’ di contesto serve. I dettagli su chi ha detto cosa di chi portano la conversazione verso il pettegolezzo.
• Domande retoriche. “È davvero il modo migliore di usare il tuo tempo?” è un’affermazione. Falla con garbo, o lasciala perdere.

Silenzio e ascolto

Il silenzio è il momento in cui il mentee lavora. Una pausa che a te sembra lunga è normale per chi sta pensando. Se la riempi, hai risposto tu alla tua domanda.

• Conta fino a cinque dopo ogni domanda importante. La risposta vera arriva spesso in quella pausa.
• Riformula prima di andare avanti. “Quindi il problema non è il carico di lavoro, è che nessuno lo vede.” Una sintesi di una riga provoca spesso una correzione che si rivela il punto centrale.
• Prendi appunti e dillo. Mostra che ciò che dice conta, e ti permette di tornare su qualcosa accennato di sfuggita.

Nell’esempio del progetto qui sopra, la frase sull’essere stata interrotta è proprio quella che arriva dopo una pausa che il mentor ha quasi riempito.