Hoeveel vragen moet een mentor in één gesprek stellen?

Minder dan je denkt. Een goed uur draait vaak om vijf of zes vragen, elk gevolgd door een echt antwoord en een vervolgvraag. Merk je dat je een lijst afwerkt, vertraag dan; het gaat om het denken van de mentee, en dat heeft ruimte nodig.

Mag een mentor ooit gewoon advies geven?

Ja, zodra je de situatie begrijpt en de mentee erom heeft gevraagd of het duidelijk nodig heeft. Breng het als ervaring en niet als instructie: wat je deed, wat er gebeurde en wat je anders zou doen. Geef het gesprek daarna terug met een vraag over hoe dat past bij de situatie van de mentee.

Wat is de beste vraag om een mentorgesprek mee te openen?

Iets waarmee de mentee de agenda bepaalt: wat er is gebeurd sinds we elkaar spraken, of wat dit uur voor jou de moeite waard zou maken. Open niet met je eigen nieuws. De eerste minuten bepalen over wie het gesprek gaat.

Wat doe ik als de mentee op elke vraag kort antwoordt?

Wacht langer dan comfortabel voelt, en vraag dan om een concreet voorbeeld in plaats van een algemene mening. Korte antwoorden betekenen meestal dat de vraag te abstract was of dat de mentee nog niet zeker weet of de ruimte veilig is. Een concreet verzoek, zoals de laatste keer dat dit gebeurde, maakt meestal iets los.

Is het verkeerd om een mentee te vragen waarom die iets deed?

Het is niet verkeerd, maar “waarom deed je” en vooral “waarom deed je niet” komen aan als een oordeel en leveren verdediging op in plaats van nadenken. Vraag wat er op dat moment speelde, of wat de mentee afwoog. Je leert hetzelfde en de mentee blijft open.

Vragen die mentoren stellen: een werklijst voor betere gesprekken

Het meeste van wat een mentor bijdraagt, gebeurt via vragen. Je ervaring doet ertoe, en er is een plek voor, maar de situatie van de mentee is er een waarin jij nooit hebt gezeten, met mensen die je nooit hebt ontmoet, en een vraag is het enige gereedschap dat je erheen brengt. De lijst hieronder is een werklijst, geen script: vragen om op zak te hebben, gegroepeerd naar waar ze voor dienen, met opmerkingen over wanneer je je eigen verhaal deelt, wat je niet moet vragen en hoe je stilte gebruikt.

Waarom werkt vragen beter dan vertellen?

Omdat advies maar zo goed is als het begrip erachter, en in een mentorgesprek zit dat begrip bij de mentee.

Antwoord je voordat je hebt gevraagd, dan beantwoord je de vraag die jij in die positie zou hebben gehad. Dat is meestal een redelijk antwoord op de verkeerde vraag. Een mentee die zegt “mijn leidinggevende geeft me geen feedback” heeft misschien een leidinggevende die conflicten vermijdt, een rol zonder duidelijke output, of een gewoonte om zo om feedback te vragen dat het makkelijk is om eromheen te praten. Drie verschillende problemen, drie verschillende antwoorden, en alleen vragen vertellen je naar welke je kijkt.

Vragen doen ook iets wat advies niet kan: ze bouwen het eigen oordeel van de mentee op. De mentee die zelf ontdekt dat die een gesprek uit de weg gaat, gaat dat gesprek voeren. Degene die te horen krijgt dat die het moet voeren, vindt een reden om te wachten. Daarom beslist een mentor niet voor de mentee, zoekt geen volgende baan en repareert de leidinggevende niet. Het werk is de mentee helpen de eigen situatie helder genoeg te zien om ernaar te handelen.

Welke vragen openen een gesprek goed?

De openingsvraag bepaalt over wie het gesprek gaat. Stel er een die de week van de mentee centraal zet, niet de jouwe.

“Wat is er gebeurd sinds we elkaar spraken?”
“Wat heb je gedaan met wat we vorige keer hebben afgesproken, en hoe ging het?”
“Wat zou dit uur voor jou de moeite waard maken?”
“Wat neemt op dit moment de meeste aandacht in beslag?”
“Is er iets van de vorige keer waar je nog op hebt zitten kauwen?”
“Wat wil je vandaag van me: iemand om mee te denken, tegenspraak, of een verhaal van iemand die het heeft meegemaakt?”

Opent de mentee met een probleem, weersta dan de neiging om het in de eerste minuut op te lossen. Een snel “vertel daar eens meer over” koopt je de rest van het uur.

Welke vragen helpen je de situatie te begrijpen?

Besteed hier meer tijd aan dan efficiënt voelt. Hier zit de meeste waarde.

“Neem me eens mee door wat er precies is gebeurd, vanaf het begin.”
“Wat heb je al geprobeerd? Wat gebeurde er toen?”
“Wie is er nog bij betrokken, en wat denk je dat zij willen?”
“Wat stond er in de feedback, letterlijk als je het je herinnert?”
“Hoe lang speelt dit al?”
“Welk deel hiervan komt steeds bij je terug?”
“Wat zou je leidinggevende, of je medeoprichter, of je begeleider zeggen dat er aan de hand is?”

Een mentee kwam eens binnen met de mededeling dat een project “slecht was gegaan”. Een kwartier van deze vragen bracht aan het licht dat het project zelf prima liep; wat slecht was gegaan, was één vergadering waarin een senior stakeholder haar had onderbroken. Het nuttige gesprek ging over die vergadering, niet over projectmanagement.

Welke vragen verbreden de opties?

Mentees komen vaak binnen met twee opties en een voorkeur. Jouw taak is de derde en vierde te vinden voordat de keuze is gemaakt.

“Hoe kan dit allemaal lopen, ook de onwaarschijnlijke kanten?”
“Als je dit moest oplossen zonder met je leidinggevende te praten, wat zou je dan doen?”
“Wat zou iemand die je bewondert hier doen?”
“Wat is de versie hiervan waarin je een maand niets doet? Wat gebeurt er dan?”
“Wat zou je een vriend adviseren die precies in deze positie zit?”
“Wat ligt niet op tafel, en waarom niet?”
“Is er een kleinere versie hiervan die je eerst kunt proberen?”

Het doel is niet de mentee tot een andere optie over te halen. Het doel is ervoor te zorgen dat de gekozen optie echt gekozen is, en niet het gevolg van niets kiezen.

Welke vragen toetsen aannames?

Elke vastgelopen situatie rust op iets wat de mentee voor vaststaand houdt. Deze vragen vinden het.

“Hoe weet je dat?”
“Wat zou waar moeten zijn om dat te laten werken?”
“Wanneer heb je dat voor het laatst bij hen nagevraagd, in plaats van aangenomen?”
“Wat is het bewijs voor het verhaal dat je jezelf hier vertelt?”
“Als je daarin ongelijk hebt, wat verandert er dan?”
“Waar ben je bang voor als je het vraagt?”
“Is dat een feit, of een vermoeden dat er een is geworden?”

Stel ze zacht en één voor één. “Hoe weet je dat?” is een goede vraag en een vijandige, volledig afhankelijk van de toon.

Welke vragen leiden tot actie?

Een gesprek dat eindigt zonder volgende stap wordt een prettig gesprek, en prettige gesprekken worden niet opnieuw geboekt. Sluit het denken af met één concrete stap.

“Wat is het ene wat je gaat doen voordat we elkaar weer zien?”
“Wanneer precies ga je het doen?”
“Wat kan in de weg zitten, en wat doe je daaraan?”
“Met wie moet je praten, en wat zeg je in de eerste zin?”
“Hoe weet je dat het heeft gewerkt?”
“Wat zou je ervan weerhouden het te doen?”
“Wil je dat ik voor die tijd even check, of wachten we tot we elkaar zien?”

Eén stap, met een datum. Vijf stappen is een plan dat niemand volgt.

Welke vragen sluiten het gesprek af?

Twee of drie minuten aan het einde, en het gesprek is afgerond in plaats van afgebroken.

“Wat neem je mee uit dit uur?”
“Waar zijn we niet aan toegekomen wat de volgende keer vooraan moet staan?”
“Was dit nuttig? Wat had het nuttiger gemaakt?”
“Wanneer zien we elkaar weer?”
“Is er iets wat je wilt dat ik je stuur?”
“Is er iets van wat we vandaag hebben gezegd dat tussen ons moet blijven?”

De tweede vraag bouwt stilletjes de volgende agenda, en de derde geeft de mentee een manier om jou te sturen die die uit zichzelf nooit zou aanreiken.

Wanneer deel je je eigen ervaring, en hoe?

Nadat je de situatie begrijpt, en wanneer je ervaring haar echt raakt. Houd het dan kort en geef het een vorm.

De vorm die werkt is “wat ik deed, en wat ik anders zou doen”. Die biedt het verhaal aan als bewijs en niet als instructie, en bevat de fout, en dat is meestal het nuttige deel. “Toen ik de eerste keer werd gepasseerd, heb ik een kwartaal lang gemokt en mijn leidinggevende las dat als gebrek aan interesse. Als ik het opnieuw deed, zou ik binnen een week om de schriftelijke redenen vragen, terwijl ze voor iedereen nog vers waren.” Geef het dan terug: “Hoeveel daarvan klinkt als jouw situatie?”

Let op de verhouding. Heb je meer dan een derde van het uur gepraat, dan ben je van mentoring afgedreven naar een lezing. De lijst met eigenschappen in wat maakt een goede mentor zet luisteren precies om deze reden vooraan.

Wat moet je niet vragen?

Sommige vragen zien eruit als vragen en gedragen zich als iets anders.

Sturende vragen. “Vind je niet dat je met HR moet praten?” is advies met een vraagteken. Heb je een mening, geef die dan als mening.
“Waarom deed je niet.” Het komt aan als een oordeel, en de mentee besteedt de volgende vijf minuten aan het verdedigen van een beslissing in plaats van aan het onderzoeken ervan. “Wat speelde er op dat moment voor jou?” levert dezelfde informatie op zonder de verdediging.
Gestapelde vragen. “Wat gebeurde er, en hoe voelde je je, en wat zei je leidinggevende?” De mentee beantwoordt de laatste, of de makkelijkste. Stel er een, wacht, en stel dan de volgende.
Vragen waarvan je het antwoord al weet. Ze maken van het uur een quiz. Weet je het, zeg dan wat je weet.
Vragen over mensen die er niet bij zijn. Enige context over collega’s is onvermijdelijk, maar vragen naar de details van wie wat over wie zei, trekt het gesprek naar roddel en weg van de eigen keuzes van de mentee.
Retorische vragen. “Is dat echt de beste besteding van je tijd?” is een stelling. Maak er een van, vriendelijk, of laat het weg.

Hoe passen stilte en luisteren hierin?

Stilte is waar de mentee het werk doet. Een vraag gevolgd door een pauze van vijf of zes seconden voelt lang voor jou en normaal voor iemand die nadenkt. Vul je haar, dan heb je je eigen vraag beantwoord.

Drie gewoonten helpen:

Tel tot vijf na elke vraag die ertoe doet. Het antwoord dat ertoe doet, komt vaak in de pauze die je op het punt stond te vullen.
Vat samen voordat je verdergaat. “Dus het probleem is niet de werkdruk, maar dat niemand het ziet.” Een samenvatting van één regel laat de mentee weten dat je hebt geluisterd, en ze lokt vaak een correctie uit die het echte punt blijkt te zijn.
Maak notities en zeg dat je dat doet. Het laat zien dat wat de mentee zegt ertoe doet, en het stelt je in staat twintig minuten later terug te komen op iets wat terloops werd genoemd.

De mentee die zei dat haar project slecht was gegaan, zei de belangrijke zin, over onderbroken worden, na een pauze die haar mentor bijna had gevuld. Waar deze lijst vooral voor dient, is ruimte maken voor die zin.