Vragen die mentoren stellen: lijst voor betere gesprekken

Het meeste wat een mentor bijdraagt, gebeurt via vragen. De situatie van de mentee draait om mensen en een context die jij nooit hebt gezien, en met vragen kom je daar. Hieronder staat een werklijst, gegroepeerd op doel, met tips over je eigen verhaal delen, wat je beter niet vraagt en het gebruik van stilte.

1. 1OpenenLaat de mentee de agenda bepalen
2. 2BegrijpenBreng de feiten en de mensen in beeld
3. 3VerbredenVind meer dan twee opties
4. 4ToetsenCheck wat wordt aangenomen
5. 5ToezeggenEén stap, met een datum
6. 6AfsluitenWat neem je mee, en de volgende agenda

Waarom vragen vóór vertellen gaat

Advies is zo goed als het begrip erachter, en in een mentorgesprek ligt dat begrip bij de mentee.

Antwoord je voordat je vraagt, dan beantwoord je de vraag die jij in diens plaats zou hebben gehad. Neem “mijn leidinggevende geeft me geen feedback”. Dat kan gaan om een leidinggevende die conflicten vermijdt, een functie zonder duidelijk resultaat of een manier van vragen die makkelijk te ontwijken is. Elk vraagt om een andere reactie.

Vragen bouwen ook het eigen oordeel van de mentee op. Een mentee die zelf ontdekt dat die een gesprek uit de weg gaat, voert het eerder dan iemand die te horen krijgt dat het moet. Jouw taak is de mentee te helpen de situatie zo helder te zien dat die kan handelen.

Vragen om een gesprek te openen

De opening bepaalt over wie het gesprek gaat. Zet de week van de mentee centraal, niet de jouwe.

• “Wat is er gebeurd sinds we elkaar spraken?”
• “Wat heb je gedaan met wat we de vorige keer afspraken, en hoe ging het?”
• “Wat zou dit uur de moeite waard maken voor jou?”
• “Waar gaat je aandacht op dit moment vooral naartoe?”
• “Is er iets van de vorige keer waar je nog op hebt lopen kauwen?”
• “Wat wil je vandaag van mij: iemand om mee te denken, iemand die je uitdaagt, of een verhaal van iemand die het heeft meegemaakt?”

Begint de mentee met een probleem, los het dan niet in de eerste minuut op. Met “Vertel daar eens meer over” heb je de rest van het uur.

Vragen om de situatie te begrijpen

Besteed hier meer tijd aan dan efficiënt voelt.

• “Neem me mee in wat er echt gebeurde, vanaf het begin.”
• “Wat heb je al geprobeerd? Wat gebeurde er toen?”
• “Wie zijn er nog meer bij betrokken, en wat denk je dat zij willen?”
• “Wat stond er in de feedback, letterlijk als je het nog weet?”
• “Hoe lang speelt dit al?”
• “Op welk deel kom je steeds terug?”
• “Wat zou je leidinggevende, je medeoprichter of je begeleider zeggen dat er speelt?”

Een voorbeeld: een mentee zegt dat een project “slecht ging”. Na vijftien minuten van dit soort vragen blijkt het project prima te zijn gegaan. Wat slecht ging, was één overleg waarin een senior stakeholder haar afkapte, en dat is het echte onderwerp.

Vragen om de opties te verbreden

Mentees komen vaak binnen met twee opties en een voorkeur. Zoek de derde en vierde voordat ze kiezen.

• “Op welke manieren kan dit allemaal lopen, ook de onwaarschijnlijke?”
• “Als je dit moest oplossen zonder met je leidinggevende te praten, wat zou je dan doen?”
• “Wat zou iemand die je bewondert hier doen?”
• “Hoe ziet het eruit als je een maand niets doet? Wat gebeurt er dan?”
• “Wat zou je een vriend in precies deze situatie aanraden?”
• “Wat valt af, en waarom valt het af?”
• “Is er een kleinere versie die je eerst kunt proberen?”

Het doel is geen andere keuze. Het doel is een bewuste keuze in plaats van een keuze uit gewoonte.

Vragen om aannames te toetsen

Elke situatie die vastzit, rust op iets wat de mentee als vaststaand ziet.

• “Hoe weet je dat?”
• “Wat zou er waar moeten zijn om dat te laten werken?”
• “Wanneer heb je dat voor het laatst bij hen nagevraagd, in plaats van het aan te nemen?”
• “Wat is het bewijs voor het verhaal dat je jezelf hier vertelt?”
• “Als je je daarin vergist, wat verandert er dan?”
• “Waar ben je bang voor als je het vraagt?”
• “Is dat een feit, of een vermoeden dat een feit is geworden?”

Stel deze vragen voorzichtig, één tegelijk. “Hoe weet je dat?” kan nieuwsgierig of vijandig klinken, afhankelijk van je toon.

Vragen om tot actie te komen

Een gesprek zonder volgende stap is alleen een prettig gesprek. Sluit af met één concrete stap.

• “Wat is het ene ding dat je doet voordat we elkaar weer zien?”
• “Wanneer precies ga je het doen?”
• “Wat kan er in de weg zitten, en wat doe je daar dan aan?”
• “Met wie moet je praten, en wat zeg je in je eerste zin?”
• “Waaraan merk je dat het gewerkt heeft?”
• “Waardoor zou je het niet doen?”
• “Wil je dat ik tussendoor even informeer, of wachten we tot we elkaar zien?”

Eén stap met een datum. Vijf stappen worden een plan dat niemand volgt.

Vragen om het gesprek af te sluiten

Twee of drie minuten aan het eind zijn genoeg.

• “Wat neem je mee uit dit uur?”
• “Waar zijn we niet aan toegekomen dat de volgende keer voorop moet?”
• “Was dit nuttig? Wat had het nuttiger gemaakt?”
• “Wanneer zien we elkaar weer?”
• “Is er iets wat je wilt dat ik je stuur?”
• “Is er iets wat we vandaag zeiden dat tussen ons moet blijven?”

De tweede vraag levert de volgende agenda op. De derde geeft de mentee een manier om je bij te sturen, iets wat die uit zichzelf niet zou doen.

Wanneer je je eigen ervaring deelt

Deel die als je de situatie begrijpt, en alleen als ze past. Houd het kort: wat ik deed, en wat ik anders zou doen.

Die vorm biedt bewijs in plaats van een opdracht, en bevat de fout, en daar zit meestal het nuttige. “Toen ik de eerste keer werd gepasseerd, heb ik een kwartaal lang gemokt, en mijn leidinggevende zag dat als gebrek aan interesse. Nu zou ik binnen een week om de schriftelijke redenen vragen.” Geef het daarna terug: “Hoeveel daarvan herken je in jouw situatie?”

Let op hoeveel jij aan het woord bent. Boven ongeveer een derde van het uur geef je een lezing. Daarom zet wat een goede mentor maakt luisteren voorop.

Wat je beter niet vraagt

• Sturende vragen. “Vind je niet dat je met HR moet praten?” is advies met een vraagteken. Heb je een mening, breng die dan als mening.
• “Waarom heb je niet.” Het klinkt als een oordeel, en de mentee gaat zich verdedigen in plaats van nadenken. Vraag: “Wat speelde er op dat moment bij je?”
• Gestapelde vragen. “Wat gebeurde er, hoe voelde je je en wat zei je leidinggevende?” levert een antwoord op het makkelijkste deel op. Stel er één, en wacht.
• Vragen waarop je het antwoord al weet. Dan wordt het uur een quiz. Zeg wat je weet.
• Vragen over mensen die er niet bij zijn. Wat context is nodig. Details over wie wat over wie zei, trekken het gesprek richting roddel.
• Retorische vragen. “Is dat echt de beste besteding van je tijd?” is een bewering. Breng die vriendelijk, of laat haar weg.

Stilte en luisteren

In de stilte doet de mentee het werk. Een pauze die voor jou lang voelt, is normaal voor iemand die nadenkt. Vul je haar, dan heb je je eigen vraag beantwoord.

• Tel tot vijf na elke vraag die ertoe doet. Het echte antwoord komt vaak in die pauze.
• Vat samen voordat je verdergaat. “Het probleem is dus niet de werkdruk, maar dat niemand het ziet.” Een samenvatting van één regel lokt vaak een correctie uit, en die blijkt dan de kern te zijn.
• Maak aantekeningen en zeg dat je dat doet. Het laat zien dat wat de mentee zegt ertoe doet, en je kunt terugkomen op iets wat terloops werd genoemd.

In het projectvoorbeeld hierboven is de zin over het afgekapt worden precies het soort zin dat komt na een pauze die de mentor bijna had gevuld.