Les questions que posent les mentors : une liste de travail

L’essentiel de l’apport d’un mentor passe par les questions. La situation du mentoré met en jeu des personnes et un contexte que vous n’avez jamais vus, et les questions sont le moyen d’y accéder. Voici une liste de travail, classée par usage, avec des conseils pour partager votre propre expérience, ce qu’il vaut mieux ne pas demander et l’usage du silence.

1. 1OuvrirLaisser le mentoré fixer l’ordre du jour
2. 2ComprendreÉtablir les faits et les personnes
3. 3ÉlargirTrouver plus de deux options
4. 4TesterVérifier ce qui est supposé
5. 5S’engagerUne étape, avec une date
6. 6ConclureCe qu’on retient, le prochain ordre du jour

Pourquoi demander avant de conseiller

Un conseil ne vaut que par la compréhension qui le sous-tend, et dans un rendez-vous de mentorat, cette compréhension appartient au mentoré.

Si vous répondez avant de demander, vous répondez à la question que vous vous seriez posée à sa place. Prenez «  mon manager ne me fait pas de retours  ». Cela peut désigner un manager qui fuit le conflit, un poste sans livrable clair ou une façon de demander facile à esquiver. Chaque cas appelle une réponse différente.

Les questions développent aussi le jugement du mentoré. Un mentoré qui comprend lui-même qu’il évite une conversation a plus de chances de l’avoir qu’un mentoré à qui on dit de l’avoir. Votre rôle est de l’aider à voir la situation assez clairement pour agir.

Questions pour ouvrir le rendez-vous

L’ouverture décide de qui parle le rendez-vous. Mettez la semaine du mentoré au centre, pas la vôtre.

• «  Que s’est-il passé depuis notre dernier échange ?  »
• «  Qu’avez-vous fait de ce que nous avions convenu la dernière fois, et comment cela s’est-il passé ?  »
• «  Qu’est-ce qui ferait que cette heure en vaille la peine pour vous ?  »
• «  Qu’est-ce qui vous occupe le plus l’esprit en ce moment ?  »
• «  Y a-t-il un point de la dernière fois qui vous trotte dans la tête ?  »
• «  Qu’attendez-vous de moi aujourd’hui : quelqu’un avec qui réfléchir, une contradiction, ou l’histoire de quelqu’un qui est passé par là ?  »

S’il commence par un problème, ne le résolvez pas dans la première minute. «  Dites-m’en plus  » vous donne le reste de l’heure.

Questions pour comprendre

Passez-y plus de temps que ce qui vous paraît efficace.

• «  Racontez-moi ce qui s’est réellement passé, depuis le début.  »
• «  Qu’avez-vous déjà essayé ? Que s’est-il passé ?  »
• «  Qui d’autre est concerné, et que veulent ces personnes selon vous ?  »
• «  Que disait le retour, avec les mots exacts si vous vous en souvenez ?  »
• «  Depuis combien de temps cela dure-t-il ?  »
• «  Sur quel aspect revenez-vous sans cesse ?  »
• «  Que dirait de la situation votre manager, votre associé ou votre directeur de recherche ?  »

Par exemple, une mentorée dit qu’un projet «  s’est mal passé  ». Un quart d’heure de ces questions peut montrer que le projet s’est bien déroulé. Ce qui s’est mal passé, c’est une réunion où un dirigeant lui a coupé la parole, et c’est cela le vrai sujet.

Questions pour élargir les options

Les mentorés arrivent souvent avec deux options et une préférence. Trouvez la troisième et la quatrième avant qu’ils choisissent.

• «  Quelles sont toutes les issues possibles, y compris les moins probables ?  »
• «  Si vous deviez régler cela sans parler à votre manager, que feriez-vous ?  »
• «  Que ferait ici quelqu’un que vous admirez ?  »
• «  Que se passe-t-il si vous ne faites rien pendant un mois ?  »
• «  Que conseilleriez-vous à un ami dans exactement la même situation ?  »
• «  Qu’est-ce qui est exclu, et pourquoi ?  »
• «  Existe-t-il une version plus modeste que vous pourriez essayer d’abord ?  »

Le but n’est pas un autre choix. C’est un choix fait délibérément plutôt que par défaut.

Questions pour tester les hypothèses

Chaque situation bloquée repose sur quelque chose que le mentoré croit immuable.

• «  Comment le savez-vous ?  »
• «  Que faudrait-il pour que cela fonctionne ?  »
• «  Quand avez-vous vérifié cela avec eux pour la dernière fois, au lieu de le supposer ?  »
• «  Sur quoi repose l’histoire que vous vous racontez ?  »
• «  Si vous vous trompez sur ce point, qu’est-ce qui change ?  »
• «  Que craignez-vous qu’il arrive si vous demandez ?  »
• «  Est-ce un fait, ou une supposition devenue certitude ?  »

Posez-les avec douceur, une à la fois. «  Comment le savez-vous ?  » peut sonner curieux ou hostile selon le ton.

Questions pour s’engager à agir

Un rendez-vous sans étape suivante n’est qu’une conversation agréable. Concluez sur une étape concrète.

• «  Quelle est la chose que vous ferez avant notre prochain rendez-vous ?  »
• «  Quand exactement le ferez-vous ?  »
• «  Qu’est-ce qui pourrait vous en empêcher, et que ferez-vous alors ?  »
• «  À qui devez-vous parler, et quelle sera votre première phrase ?  »
• «  Comment saurez-vous que cela a marché ?  »
• «  Qu’est-ce qui vous ferait renoncer ?  »
• «  Voulez-vous que je prenne des nouvelles d’ici là, ou que nous attendions le prochain rendez-vous ?  »

Une étape, avec une date. Cinq étapes font un plan que personne ne suit.

Questions pour conclure le rendez-vous

Deux ou trois minutes à la fin suffisent.

• «  Que retenez-vous de cette heure ?  »
• «  Qu’est-ce que nous n’avons pas abordé et qu’il faudrait mettre en premier la prochaine fois ?  »
• «  Était-ce utile ? Qu’est-ce qui l’aurait rendu plus utile ?  »
• «  Quand nous revoyons-nous ?  »
• «  Voulez-vous que je vous envoie quelque chose ?  »
• «  Y a-t-il quelque chose de ce que nous avons dit aujourd’hui qui doit rester entre nous ?  »

La deuxième question construit l’ordre du jour suivant. La troisième donne au mentoré un moyen de vous orienter qu’il n’utiliserait pas spontanément.

Quand partager votre propre expérience

Partagez-la une fois la situation comprise, et seulement si elle s’applique. Restez bref : ce que j’ai fait, et ce que je ferais autrement.

Cette forme apporte un élément de réflexion plutôt qu’une consigne, et elle inclut l’erreur, qui est en général la partie utile. «  La première fois qu’on m’a préféré quelqu’un pour une promotion, j’ai boudé pendant un trimestre et mon manager y a vu un manque d’intérêt. Aujourd’hui, je demanderais les raisons par écrit dans la semaine.  » Puis rendez-lui la parole : «  Qu’est-ce qui, là-dedans, ressemble à votre situation ?  »

Surveillez votre temps de parole. Au-delà d’un tiers de l’heure environ, vous faites un exposé. C’est pourquoi ce qui fait un bon mentor met l’écoute en premier.

Ce qu’il vaut mieux ne pas demander

• Les questions orientées. «  Vous ne pensez pas que vous devriez en parler aux RH ?  » est un conseil avec un point d’interrogation. Si vous avez un avis, présentez-le comme un avis.
• «  Pourquoi n’avez-vous pas…  » Cela sonne comme un jugement, et le mentoré se défend au lieu de réfléchir. Demandez : «  Que se passait-il pour vous à ce moment-là ?  »
• Les questions en cascade. «  Que s’est-il passé, qu’avez-vous ressenti et qu’a dit votre manager ?  » obtient une réponse à la partie la plus facile. Posez-en une, puis attendez.
• Les questions dont vous connaissez la réponse. Elles transforment l’heure en interrogation écrite. Dites ce que vous savez.
• Les questions sur des absents. Un peu de contexte est nécessaire. Le détail de qui a dit quoi sur qui entraîne vers le commérage.
• Les questions rhétoriques. «  Est-ce vraiment le meilleur usage de votre temps ?  » est une affirmation. Formulez-la avec bienveillance, ou abstenez-vous.

Silence et écoute

C’est dans le silence que le mentoré fait le travail. Une pause qui vous paraît longue est normale pour quelqu’un qui réfléchit. Si vous la remplissez, vous avez répondu à votre propre question.

• Comptez jusqu’à cinq après toute question importante. La vraie réponse arrive souvent dans cette pause.
• Reformulez avant de passer à la suite. «  Donc le problème n’est pas la charge de travail, c’est que personne ne la voit.  » Un résumé d’une ligne suscite souvent une correction qui s’avère être l’essentiel.
• Prenez des notes et dites-le. Cela montre que ce qu’il dit compte, et vous permet de revenir sur un point évoqué en passant.

Dans l’exemple du projet ci-dessus, la phrase sur la parole coupée est typiquement celle qui vient après une pause que le mentor a failli remplir.