İlk Mentorluk Görüşmesi Nasıl Yapılır? (Mentor Rehberi)
İlk mentorluk görüşmenizin tek bir işi vardır: ikinci görüşmenin olmasını sağlamak. Kurduğunuz alışkanlıklar, verdiğiniz tavsiyelerden daha belirleyicidir. Yazılı bir hedef ve takvime girmiş bir tarihle çıkarsanız ikilinin üzerine inşa edeceği bir zemin olur.
Bu rehber yeni mentorlar ve daha oturmuş bir plan isteyen mentorlar için. İçinde dakika dakika bir akış, işe yarayan sorular, çıkarken elinizde olması gereken dört şey ve takip adımları var.
İlk görüşme neden belirleyici
Mentorluk ikilileri nadiren bir kararla biter. Yeniden tarih verilmeyen bir iptalle biter. Menti bir sonraki görüşmenin ne zaman olduğunu, ne üzerinde çalıştığınızı ve size nasıl ulaşacağını biliyorsa ikinci görüşme kolay gelir. “Yakında bir tarih bulalım” diye ayrılırsanız ilk mesajı kimse atmaz.
İkili ne kadar uzun sessiz kalırsa yeniden görüşme ihtimali o kadar düşer. Mentornity’deki 78.318 ikilide, 60 gündür sessiz olan bir ikilinin yeniden görüşme ihtimali yaklaşık üçte bir. 90. günde bu ihtimal onda bire iner.
- 60 gün sessiz%33yaklaşık 3’te 1
- 90 gün sessiz%10yaklaşık 10’da 1
Mentornity verisi, 78.318 ikili
İlk görüşme açık sözlülüğün tonunu da belirler. Saati sizin kariyer hikâyenizi dinleyerek geçiren menti dinlemeyi öğrenir. Kendisine iyi sorular sorulan menti yüksek sesle düşünmeyi öğrenir. Mentorluk asıl orada işe yarar.
Nasıl hazırlanmalı
On dakika yeter.
- Programın size verdiklerini okuyun. Profil, başvuru ya da eşleştirme formu. Sormak istediğiniz iki üç şeyi not edin: bir rol değişikliği, bir boşluk, başkasından alınmış gibi duran bir hedef.
- Çerçevenizi belirleyin. Oradaki işiniz mentinin düşünmesine yardım etmek. Ona iş bulmak, yöneticisini düzeltmek ya da onun yerine karar vermek değil.
- Pratik işleri halledin. Sessiz bir oda, denenmiş bir video bağlantısı, bir defter.
- Üç satırlık bir gündemle gelin. Tanışmak, mentinin durumunu anlamak, nasıl çalışacağınızda anlaşmak. Başlarken bunu yüksek sesle söyleyin.
60 dakikalık akış
Yapıyı esnek tutun ama elden bırakmayın. 45 dakikalık bir görüşmede her bloğu kısaltın.
- 0-5. dakika: yerleşme ve çerçeve. Bir dakikalık sohbet, ardından gündem: “Bu görüşmeden nerede olduğunuza dair net bir resimle, bir iki hedefle ve bir sonraki tarihle çıkalım.”
- 5-10. dakika: kısaca siz. Yolunuz ve neden gönüllü olduğunuz üzerine dört beş cümle. İyi gitmeyen bir şeyi de anlatın. Bu, mentiye dürüst olma izni verir.
- 10-30. dakika: mentinin durumu. Görüşmenin merkezi. Sorun, dinleyin, üzerine gidin. İlgi çekici ilk ayrıntıya kendi hikâyenizle karşılık vermeyin.
- 30-45. dakika: hedefler. Bu iş yolunda giderse altı ay sonra neyin farklı olacağını sorun. Bir iki hedefi mentinin kendi sözleriyle yazın ve ona geri okuyun.
- 45-55. dakika: çalışma anlaşması. Ritim, randevu, iptaller, mesajlar, gizlilik.
- 55-60. dakika: sonraki tarih ve özet. Bir sonraki görüşmeyi birlikte ayarlayın. Hedefleri ve o zamana kadar her birinizin yapacağı tek şeyi tekrarlayın.
- Yerleşme ve çerçeve
- Kısaca siz
- Mentinin durumu
- Hedefler
- Çalışma anlaşması
- Sonraki tarih
Bir menti “sadece gelişmek istiyorum” diye başlayabilir. 25. dakikada ekip liderliği için değerlendirilip seçilmediğini anlatabilir. Asıl başlangıç noktası budur. Oraya görüşmenin ortasını sorulara ayırarak varırsınız.
Çıkarken elinizde olması gereken dört şey
1. Mentinin gerçek durumu. Unvanı değil; nerede takıldığı, neleri denediği, işin içinde başka kimlerin olduğu ve neden şimdi katıldığı. Durumunu ona üç cümleyle geri anlatamıyorsanız sormaya devam edin.
2. Yazılı bir ya da iki hedef. Mentinin kendi sözleriyle, görüşmeden sonra paylaşılmış. “Daha özgüvenli olmak” bir dilektir. “Bir sonraki üç aylık değerlendirme toplantısını yönetmek ve bunun üzerine yazılı geri bildirim almak” bir hedeftir. İkide durun. Mentorunuzla hedef nasıl belirlenir konuyu mentinin tarafından anlatıyor; mentinize gönderin.
3. Bir çalışma anlaşması. Pratik konuları yüksek sesle konuşun, çünkü herkes farklı bir şey varsayar:
- Ritim. İki, üç ya da dört haftada bir ve ne kadar süreyle. En az ayda bir görüşmeyi hedefleyin.
- Randevuyu kim ayarlar. Genellikle menti. Bunu söyleyin ki kimse nezaketen diğerini beklemesin.
- İptaller. Ne kadar önceden haber vermenin makul olduğu ve iptal edilen görüşmenin her zaman yeniden ayarlanacağı.
- Görüşmeler arası mesajlar. Mesaj atılıp atılmayacağı, hangi kanaldan ve ne kadar sürede yanıt verdiğiniz.
- Gizlilik. Aksini kararlaştırmadıkça konuşulan her şey iki yönde de görüşmede kalır.
4. Takvime girmiş bir sonraki tarih. Prensipte anlaşılmış değil, ikinizin de takviminde.
İşe yarayan sorular
Açık uçlu sorular, teker teker ve cevaba alan bırakarak:
- “Programa neden bir yıl önce değil de şimdi katıldınız?”
- “Şu sıralar normal bir haftanız nasıl geçiyor, anlatır mısınız?”
- “Eve dönerken aklınızdan çıkmayan şey ne?”
- “Şimdiye kadar neler denediniz? Ne oldu?”
- “Bu konuda başka kimin görüşü var, o ne derdi?”
- “Bu iş yolunda giderse altı ay sonra ne farklı olurdu?”
- “Size en çok hangi yardım iyi gelir: birlikte düşünecek biri mi, sizi zorlayacak biri mi, yoksa bunu daha önce yaşamış biri mi?”
Son soruyu her seferinde sorun. Cevabı, mentinin nasıl bir mentorluk istediğini söyler. Daha uzun bir liste mentorların sorduğu sorular yazısında.
Sık yapılan hatalar
- Hikâyenizi çok erken anlatmak. Menti zor bir yöneticiden söz eder, siz on beş dakika kendi yöneticinizi anlatırsınız. Önce sorun, sonra yalnızca ilgili kısmı paylaşın.
- Fazlasına söz vermek. Özgeçmiş incelemesi, üç tanıştırma, haftalık görüşme. İlk görüşmedeki heves, üçüncüsünde tutulmamış bir söze dönüşür. Tek bir şeye söz verin ve onu yapın.
- Elinizde olmayan sonuçları vaat etmek. Ona terfiyi aldıramaz, yöneticisini düzeltemezsiniz. İkisi hakkında da net düşünmesine yardım edebilirsiniz.
- Onun yerine karar vermek. “Ayrılmalısınız” demesi kolay, geri alması zordur. Sizin neyi göz önünde bulunduracağınızı söyleyin, kararı ona bırakın.
- Mülakat yapmak. Arka arkaya, üzerine düşünülmeden sorulan sorular değerlendirme gibi hissettirir. Diğer soruya geçmeden önce cevabın üzerine gidin.
- Tarihsiz ayrılmak. Umut vaat eden bir ikilinin bitmesinin hâlâ en yaygın yolu.
Görüşmeden sonra
Bir gün içinde üç şey yapın.
- Kısa bir özet gönderin. Mentinin kendi sözleriyle hedefler, çalışma anlaşması ve bir sonraki tarih; dört beş satır.
- Söz verdiğiniz tek şeyi yapın. Bir yazı ya da bir isim göndereceğinizi söylediyseniz şimdi gönderin.
- Varsa programın formunu doldurun. Mentornity’de programınızın eklediği görüşme sonrası form, toplantı sayfasından açılır. Konuşma tazeyken ayıracağınız bir dakika koordinatöre yardım eder, size de nerede kaldığınızı hatırlatır.
Sonrasında, aksini kararlaştırmadıysanız bir sonraki görüşmeye kadar mentiyi rahat bırakın. Buradan itibaren ilişkiyi sahiplenmek onun işi. Sizin işiniz, birlikte yazdığınız tarihte orada olmak.
