İlk mentorluk görüşmesi ne kadar sürmeli?

45-60 dakika planlayın. Daha kısasında tanışmanın ötesine nadiren geçilir; daha uzununda ise asıl işe yarayan kısma gelmeden iki taraf da yorulur. Saat dolduğunda konuşma hâlâ canlıysa bunu iyiye işaret sayın ve süreyi uzatmak yerine ikinci görüşmeyi ayarlayın.

İlk görüşmenin gündemini kim belirlemeli, mentor mu menti mi?

İlk görüşmede yapıyı mentor kurar, içeriği menti getirir. Saatin nasıl geçeceğini siz önerir, soruları siz sorarsınız; menti de kendi durumunu anlatır. İkinci görüşmeden itibaren gündemi menti gönderir, siz onu izlersiniz.

Menti mentorluktan ne istediğini bilmiyorsa ne yapmalı?

Bu sık görülür ve sorun değildir. Hedefi değil durumu sorun: işte ya da okulda neler oluyor, programa yazılmaya onu ne itti, altı ay sonra neyin farklı olmasını isterdi. Kabaca bir hedef genellikle kendiliğinden ortaya çıkar; netleştirmeyi de bir sonraki görüşmeye bırakabilirsiniz.

İlk görüşmede kendi kariyerimden ne kadar söz etmeliyim?

Başta birkaç dakika, mentinin kiminle konuştuğunu bilmesi için; sonrasında yalnızca söylediği bir şey deneyiminizi konuyla ilgili hâle getirdiğinde. İşe yarar bir ölçüt saattir: saatin üçte birinden fazlasında konuşan siz olduysanız, bir soruyla sözü geri verin.

İlk görüşme kötü geçerse ne yapmalıyım?

Tuhaf geçmekle yanlış gitmeyi birbirinden ayırın. İlk görüşmelerin çoğu biraz gergindir, ikincisi genellikle daha rahat olur. İki görüşmenin ardından mentinin hedefleri deneyiminizle hiç kesişmiyorsa ya da görüşmeler sürekli iptal ediliyorsa program koordinatörüne söyleyin. Erken bir yeniden eşleştirme rutindir ve iki taraf için de daha iyidir.

İlk Mentorluk Görüşmesi Nasıl Yapılır? (Mentor Rehberi)

İlk mentorluk görüşmenizin tek bir işi vardır: ikinci bir görüşme olup olmayacağına karar vermek. Orada verdiğiniz tavsiyeler, kurduğunuz alışkanlıkların yanında çok daha az önemlidir; çünkü ilk görüşmeden yazılı bir hedef ve ayarlanmış bir tarihle çıkan ikili görüşmeye devam eder, elinde yalnızca güzel bir duyguyla çıkan ikili ise yavaşça dağılır. Bu rehber, bunu ilk kez yapan ya da birkaç kez yapıp daha oturmuş bir plan isteyen mentorlar için yazıldı. İçinde 45-60 dakikalık bir akışın dakika dakika dökümü, işe yarayan sorular, görüşmeden çıkarken elinizde olması gereken dört şey ve sonraki günlerde yapılacaklar var.

İlk görüşme neden bu kadar belirleyici?

Çünkü sonrasında olan her şey, o ilk saatte kurduğunuz kalıpların üzerinde yürür: görüşmelerin ayarlanıp ayarlanmadığı, kimin ayarladığı ve mentinin ne kadar açık olmayı göze aldığı.

Mentorluk ikilileri nadiren bir kararla biter. Genellikle yeniden tarih verilmeyen bir iptalle biter. Bu sonun önlendiği ya da sessizce hazırlandığı yer ilk görüşmedir. Menti bir sonraki buluşmanın ne zaman olduğunu, ne üzerinde çalıştığınızı ve arada size nasıl ulaşacağını bilerek ayrılıyorsa ikinci görüşme neredeyse kendiliğinden olur. “Yakında bir tarih bulalım” diyerek ayrılıyorsa, sonraki adım ilk mesajı atmaya kimin daha çok cesaret ettiğine kalır ve çoğu zaman ikisi de etmez.

İlk görüşme açık sözlülüğün tonunu da belirler. Saati sizin kariyer hikâyenizi dinleyerek geçiren bir menti, buranın dinlenecek bir yer olduğunu öğrenir. Kendisine iyi sorular sorulan ve cevaplaması için alan bırakılan bir menti ise buranın yüksek sesle düşünülecek bir yer olduğunu öğrenir; mentorluğun bir işe yaradığı tek hâl de budur.

Bir örnek: aynı programdaki iki mentorun ilk görüşmesi de keyifli geçer. Biri “harikaydı, tekrar yapalım” diyerek bitirir, diğeri “ayın 14’ünde saat 16.00, o zamana kadar da ilan metnini bana göndereceksiniz” diyerek. Üç ay sonra ilk ikili bir kez görüşmüştür. İkincisi dört kez.

Nasıl hazırlanmalısınız?

On dakika yeter ve fark edilir.

Programın size verdiklerini okuyun. Mentinin profili, başvurusu ya da eşleştirme formu. Sormak istediğiniz iki üç şeyi not edin: bir rol değişikliği, geçmişteki bir boşluk, ödünç alınmış gibi duran bir hedef.
Çerçevenizi belirleyin. Oradaki işiniz mentinin düşünmesine yardım etmek; ona iş bulmak, yöneticisini düzeltmek ya da onun yerine karar vermek değil. Bunu görüşmeden önce kendinize söylemek, menti tam da bunları sizden istediğinde sınırı korumayı çok kolaylaştırır.
Pratik işleri halledin. Sessiz bir yer, denenmiş bir video bağlantısı, bir defter. Küçük şeyler, ama ses ayarlarıyla boğuşarak başlayan bir ilk görüşme hem ilk on dakikasını hem de iyi niyetin bir kısmını kaybeder.
Üç satırlık bir gündemle gelin. Tanışmak, mentinin durumunu anlamak, nasıl çalışacağınıza karar vermek. Başlarken bunu yüksek sesle söyleyebilirsiniz; mentiler bunu güven verici bulur.

45-60 dakika nasıl akmalı?

Yapıyı katı olmadan koruyun, ama koruyun. Aşağıdaki süreler bir saatlik görüşmeye göre; 45 dakikada her bloğu biraz kısaltın.

0-5. dakika: yerleşme ve çerçeve. Bir dakikalık sıradan sohbet, ardından tek cümlelik gündem: “Bu görüşmeden nerede olduğunuza dair net bir resimle, bir ya da iki hedefle ve bir sonraki tarihle çıkmak isterim.”
5-10. dakika: kısaca siz. Yolunuz ve neden gönüllü olduğunuz üzerine dört beş cümle. İyi gitmemiş bir şeyi de anlatın. Bu, mentiye ilerisi için dürüst olma izni verir.
10-30. dakika: mentinin durumu. Görüşmenin merkezi burasıdır. Sorun, dinleyin, üzerine gidin. İlgi çekici ilk ayrıntıya kendi hikâyenizle karşılık verme dürtüsüne direnin.
30-45. dakika: hedefler. Durumdan yöne geçin: bu iş yolunda giderse altı ay sonra ne farklı olurdu. Bir ya da iki hedefi mentinin kendi sözleriyle yazın ve ona geri okuyun.
45-55. dakika: çalışma anlaşması. Ritim, planlama, iptaller, mesajlar, gizlilik. Aylarca sürecek belirsizliği önleyen beş dakika.
55-60. dakika: sonraki tarih ve özet. Takvimi birlikte açın, görüşmeyi ayarlayın; hedefleri ve o zamana kadar her birinizin yapacağı tek şeyi tekrarlayın.

Pratikte, “sadece gelişmek istiyorum” diye başlayan bir menti 25. dakikaya gelindiğinde çoğu zaman ekip liderliği için değerlendirilip elendiğini ve nedeninin kendisine hiç söylenmediğini anlatmış olur. Asıl başlangıç noktası budur ve oraya ancak görüşmenin ortasını sorulara ayırarak varırsınız.

Görüşmeden çıkarken elinizde olması gereken dört şey ne?

Geri kalan her şey isteğe bağlıdır. Bu dördü değildir.

1. Mentinin gerçek durumunu anlamış olmak. Zaten bildiğiniz unvanı ve kaç yıllık deneyimi değil, gerçekte ne olup bittiği: nerede takıldığı, neleri denediği, işin içinde başka kimlerin olduğu ve şimdi bir mentorluk programına katılmaya onu neyin ittiği. Durumunu ona üç cümleyle geri anlatamıyorsanız bu kısım henüz bitmemiştir.

2. Yazıya dökülmüş bir ya da iki hedef. Menti yazsın ya da siz onun sözleriyle yazın, sonra da paylaşın. “Daha özgüvenli olmak” bir dilektir. “Bir sonraki üç aylık değerlendirmeyi kendim yönetmek ve bunun üzerine yazılı bir geri bildirim almak” ise birkaç görüşme boyunca üzerine çalışılabilecek bir hedeftir. İki hedef üst sınırdır; üç olduğunda hiçbirine sıra gelmez. Mentorunuzla hedef nasıl belirlenir konuyu mentinin tarafından ele alıyor; mentinizi oraya yönlendirmeye değer.

3. Bir çalışma anlaşması. Pratik konuları yüksek sesle söyleyin, çünkü herkesin kafasında başka bir şey vardır:

Ritim. İki, üç ya da dört haftada bir ve ne kadar süreyle. Ayda bir, pratikteki alt sınırdır.
Planlamayı kimin yapacağı. Genellikle menti. Bunu açıkça söyleyin ki kimse nezaketen diğerini beklemesin.
İptaller. Ne kadar önceden haber vermenin makul olduğu ve iptal edilen bir görüşmenin atlanmayıp mutlaka yeniden ayarlanacağı.
Görüşmeler arası mesajlar. Mesajlaşmanın hoş karşılanıp karşılanmadığı, hangi kanaldan olacağı ve sizin genelde ne kadar sürede yanıt verdiğiniz.
Gizlilik. Görüşmede konuşulan, aksini kararlaştırmadıkça iki yönde de orada kalır.

4. Ayarlanmış bir sonraki tarih. Prensipte anlaşılmış değil. Ayarlanmış, ikinizin de görebildiği bir takvim kaydıyla. Bu olmadan biten bir ilk görüşmenin son görüşme olma ihtimali yüksektir.

İlk görüşmede hangi sorular işe yarar?

Açık uçlu olanlar, teker teker sorulanlar ve cevaba alan bırakanlar. Yerini hak eden kısa bir set:

“Bu programa neden bir yıl önce değil de şimdi kaydoldunuz?”
“Şu sıralar sizin için normal bir hafta nasıl geçiyor, anlatır mısınız?”
“Eve dönerken aklınızdan çıkmayan şey ne?”
“Şimdiye kadar neler denediniz? Ne oldu?”
“Bu konuda başka kimin görüşü var ve o ne derdi?”
“Bu iş yolunda giderse altı ay sonra sizin için ne farklı olurdu?”
“Size en çok hangi yardım iyi gelir: birlikte düşünecek biri mi, sizi zorlayacak biri mi, yoksa bunu daha önce yaşamış biri mi?”

Daha uzun ve düzenli bir liste için mentorların sorduğu sorular yazısına bakın. İlk görüşmede yukarıdaki son soruyu her seferinde sormaya değer; cevabı size mentinin nasıl bir mentorluk istediğini söyler ve mentilere bu neredeyse hiç sorulmaz.

Sık yapılan hatalar neler?

İlk görüşme hatalarının çoğu, iyi niyetin çok erken devreye girmesinden doğar.

Hikâyenizi çok erken anlatmak. Menti zor bir yöneticiden söz eder, siz de 2016’daki zor yöneticinize on beş dakika ayırırsınız. Deneyiminiz, hangi kısmının konuyla ilgili olduğunu bildiğiniz anda değerlidir. Önce sorun.
Fazlasına söz vermek. Özgeçmişini gözden geçirmek, üç kişiyle tanıştırmak, her hafta görüşmek, cumaya kadar iş planını okumak. İlk görüşmedeki heves, üçüncüsünde tutulmamış bir söze dönüşür. Tek bir şeye söz verin ve onu yapın.
Elinizde olmayan sonuçları vaat etmek. Terfiyi ona siz aldıramazsınız, işi siz bulamazsınız, yöneticisini makul hâle siz getiremezsiniz. Üçü hakkında da net düşünmesine yardım edebilirsiniz. İstediğinde bunu nazikçe söyleyin.
Onun yerine karar vermek. “Ayrılmalısınız” demesi kolay, geri alması imkânsızdır. Sizin neyi göz önünde bulunduracağınızı söyleyin; kararı ona bırakın.
Mülakat yapmak. Hiçbir yansıtma olmadan art arda sıralanan sorular, saati bir değerlendirmeye çevirir. Diğerine geçmeden önce verilen cevabın üzerine gidin.
Tarihsiz ayrılmak. Yukarıda değindik ve umut vaat eden bir ikilinin bitmesinin hâlâ en yaygın yolu bu.

Görüşmeden sonra ne yapmalısınız?

Bir gün içinde, üç küçük şey.

Kısa bir özet gönderin. Bir ya da iki hedef mentinin kendi sözleriyle, çalışma anlaşması ve bir sonraki tarih. Dört beş satır. Hem dinlediğinizi teyit eder hem de ikinize dönüp bakabileceğiniz bir metin bırakır.
Söz verdiğiniz tek şeyi yapın. Bir yazı ya da bir isim göndereceğinizi söylediyseniz şimdi gönderin. Erkenden gösterilen güvenilirlik her tavsiyeden değerlidir.
Varsa programın formunu doldurun. Birçok program her görüşmeden sonra iki taraftan da birkaç satır ister. Mentornity’de görüşme sonrası form görüşme sayfasındadır; konuşma tazeyken ona ayrılan bir dakika, koordinatörün ikiliye destek olmasını ve sizin nerede kaldığınızı hatırlamanızı sağlar.

Sonrasında, aksini kararlaştırmadıysanız bir sonraki görüşmeye kadar mentiyi rahat bırakın. Buradan itibaren ilişkiyi sahiplenmek onun işi; sizin yapabileceğiniz en iyi şey ise ikinizin yazdığı tarihte, söylediğiniz yerde olmak.

Böyle geçen bir ilk görüşmede çarpıcı hiçbir şey yoktur. Büyük kısmı dinlemekle geçen bir saat, bir sayfa not ve bir takvim kaydı. Uzun süren bir mentorluk ilişkisi başlangıçta işte böyle görünür.