Das erste Mentoring-Gespräch führen: Leitfaden für Mentoren

Das erste Mentoring-Gespräch hat eine Aufgabe: dafür zu sorgen, dass es ein zweites gibt. Die Gewohnheiten, die Sie jetzt etablieren, zählen mehr als Ihre Ratschläge. Gehen Sie mit einem schriftlichen Ziel und einem festen Termin auseinander, dann hat das Tandem eine Grundlage.

Dieser Leitfaden ist für neue Mentorinnen und Mentoren und für alle, die einen verlässlicheren Plan wollen. Er enthält einen Zeitplan, Fragen, die funktionieren, vier Ergebnisse und die Nachbereitung.

Warum das erste Gespräch zählt

Mentoring-Tandems enden selten mit einer Entscheidung. Sie enden mit einem abgesagten Termin, der nie neu angesetzt wird. Weiß der Mentee beim Abschied, wann Sie sich wiedersehen, woran Sie arbeiten und wie er Sie erreicht, ist das zweite Treffen leicht. Bleibt es bei „Wir finden bald einen Termin“, schreibt niemand die erste Nachricht.

Je länger ein Tandem schweigt, desto unwahrscheinlicher wird ein weiteres Treffen. Bei 78.318 Tandems auf Mentornity hat ein Tandem nach 60 Tagen Funkstille noch etwa eine Chance von eins zu drei, sich wieder zu treffen. Nach 90 Tagen ist es eins zu zehn.

• 60 Tage still33 %etwa 1 von 3
• 90 Tage still10 %etwa 1 von 10

Mentornity-Daten, 78.318 Tandems

Das erste Gespräch legt auch fest, wie offen Sie miteinander reden. Ein Mentee, der eine Stunde lang Ihre Karrieregeschichte gehört hat, lernt zuzuhören. Ein Mentee, dem gute Fragen gestellt wurden, lernt, laut zu denken. Genau dort hilft Mentoring.

So bereiten Sie sich vor

Zehn Minuten reichen.

• Lesen Sie, was das Programm Ihnen gegeben hat. Profil, Bewerbung oder Matching-Formular. Notieren Sie zwei oder drei Punkte zum Nachfragen: einen Rollenwechsel, eine Lücke, ein Ziel, das übernommen klingt.
• Klären Sie Ihre Rolle. Sie helfen beim Denken. Sie suchen keinen Job, reparieren keine Führungskraft und entscheiden nicht für den Mentee.
• Regeln Sie das Praktische. Ein ruhiger Raum, ein getesteter Videolink, ein Notizbuch.
• Bringen Sie eine Agenda mit drei Zeilen mit. Kennenlernen, Situation verstehen, Zusammenarbeit vereinbaren. Sprechen Sie sie zu Beginn aus.

Ein Ablauf über 60 Minuten

Halten Sie die Struktur locker, aber halten Sie sie. Bei 45 Minuten kürzen Sie jeden Block.

• 0–5 Min.: ankommen und Rahmen setzen. Eine Minute Smalltalk, dann die Agenda: „Am Ende wollen wir ein klares Bild Ihrer Lage haben, ein oder zwei Ziele und einen Termin für das nächste Mal.“
• 5–10 Min.: kurz zu Ihnen. Vier oder fünf Sätze zu Ihrem Werdegang und warum Sie mitmachen. Erzählen Sie auch etwas, das schiefging. Das erlaubt dem Mentee, ehrlich zu sein.
• 10–30 Min.: seine Situation. Der Kern des Gesprächs. Fragen, zuhören, nachfragen. Antworten Sie nicht auf den ersten interessanten Punkt mit Ihrer eigenen Geschichte.
• 30–45 Min.: Ziele. Fragen Sie, was in sechs Monaten anders wäre, wenn es gut läuft. Schreiben Sie ein oder zwei Ziele in seinen Worten auf und lesen Sie sie vor.
• 45–55 Min.: Vereinbarung zur Zusammenarbeit. Rhythmus, Terminplanung, Absagen, Nachrichten, Vertraulichkeit.
• 55–60 Min.: nächster Termin und Zusammenfassung. Buchen Sie das nächste Treffen gemeinsam. Wiederholen Sie die Ziele und die eine Sache, die jede Seite bis dahin erledigt.

Minute 1Minute 2Minute 3Minute 4Minute 5Minute 6Minute 7Minute 8Minute 9Minute 10Minute 11Minute 12Minute 13Minute 14Minute 15Minute 16Minute 17Minute 18Minute 19Minute 20Minute 21Minute 22Minute 23Minute 24Minute 25Minute 26Minute 27Minute 28Minute 29Minute 30Minute 31Minute 32Minute 33Minute 34Minute 35Minute 36Minute 37Minute 38Minute 39Minute 40Minute 41Minute 42Minute 43Minute 44Minute 45Minute 46Minute 47Minute 48Minute 49Minute 50Minute 51Minute 52Minute 53Minute 54Minute 55Minute 56Minute 57Minute 58Minute 59Minute 60

• Ankommen, Rahmen
• Kurz zu Ihnen
• Ihre Situation
• Ziele
• Vereinbarung
• Nächster Termin

Ein Mentee beginnt vielleicht mit „Ich will mich einfach weiterentwickeln“. In Minute 25 erzählt er dann, dass er bei einer Teamleitung übergangen wurde. Das ist der eigentliche Ausgangspunkt. Sie erreichen ihn, weil Sie die Mitte des Gesprächs mit Fragen verbringen.

Vier Ergebnisse, mit denen Sie auseinandergehen

1. Seine tatsächliche Situation. Nicht die Stellenbezeichnung, sondern woran er festhängt, was er versucht hat, wer noch beteiligt ist und warum er gerade jetzt mitmacht. Können Sie das nicht in drei Sätzen wiedergeben, fragen Sie weiter.

2. Ein oder zwei schriftliche Ziele. In seinen Worten, danach geteilt. „Selbstbewusster werden“ ist ein Wunsch. „Das nächste Quartalsreview leiten und schriftliches Feedback dazu einholen“ ist ein Ziel. Hören Sie bei zwei auf. Ziele mit dem Mentor setzen erklärt das aus Sicht des Mentees. Schicken Sie ihm den Link.

3. Eine Vereinbarung zur Zusammenarbeit. Sprechen Sie das Praktische aus, denn jede Seite nimmt etwas anderes an:

• Rhythmus. Alle zwei, drei oder vier Wochen, und wie lange. Mindestens einmal im Monat ist ein gutes Ziel.
• Wer plant. Meist der Mentee. Sagen Sie es, damit niemand höflich wartet.
• Absagen. Welche Vorlaufzeit fair ist und dass ein abgesagter Termin immer neu angesetzt wird.
• Nachrichten zwischen den Treffen. Ob sie willkommen sind, auf welchem Kanal und wie schnell Sie antworten.
• Vertraulichkeit. Was gesagt wird, bleibt im Gespräch, in beide Richtungen, außer Sie vereinbaren etwas anderes.

4. Der nächste Termin, gebucht. Nicht grundsätzlich vereinbart, sondern in beiden Kalendern.

Fragen, die funktionieren

Offene Fragen, eine nach der anderen, mit Raum für die Antwort:

• „Was hat Sie bewogen, sich jetzt anzumelden und nicht vor einem Jahr?“
• „Beschreiben Sie mir eine normale Woche bei Ihnen im Moment.“
• „Worüber denken Sie auf dem Heimweg immer wieder nach?“
• „Was haben Sie schon versucht? Was ist passiert?“
• „Wer hat noch eine Meinung dazu, und was würde diese Person sagen?“
• „Wenn das hier gut läuft, was wäre in sechs Monaten anders?“
• „Welche Hilfe nützt Ihnen am meisten: jemand zum Mitdenken, jemand, der Sie herausfordert, oder jemand, der das schon gemacht hat?“

Stellen Sie die letzte Frage jedes Mal. Die Antwort zeigt, wie der Mentee begleitet werden möchte. Eine längere Liste finden Sie unter Fragen, die Mentoren stellen.

Typische Fehler

• Zu früh die eigene Geschichte erzählen. Er erwähnt eine schwierige Führungskraft, und Sie reden fünfzehn Minuten über Ihre. Erst fragen, dann teilen, was relevant ist.
• Zu viel zusagen. Lebenslauf prüfen, drei Kontakte vermitteln, wöchentliche Treffen. Die Begeisterung aus Treffen eins wird bis Treffen drei zum gebrochenen Versprechen. Sagen Sie eine Sache zu und erledigen Sie sie.
• Ergebnisse versprechen, die Sie nicht in der Hand haben. Die Beförderung können Sie nicht besorgen und die Führungskraft nicht ändern. Sie können helfen, über beides klar nachzudenken.
• Für den Mentee entscheiden. „Sie sollten kündigen“ ist schnell gesagt und schwer zurückzunehmen. Sagen Sie, was Sie abwägen würden, und lassen Sie die Entscheidung bei ihm.
• Ein Verhör führen. Schnelle Fragen ohne Nachdenken fühlen sich wie eine Prüfung an. Gehen Sie auf Antworten ein, bevor Sie weitermachen.
• Ohne Termin auseinandergehen. Noch immer der häufigste Grund, warum ein vielversprechendes Tandem endet.

Nach dem Gespräch

Erledigen Sie innerhalb eines Tages drei Dinge.

• Schicken Sie eine kurze Zusammenfassung. Ziele in seinen Worten, die Vereinbarung und den nächsten Termin, in vier oder fünf Zeilen.
• Erledigen Sie die eine Zusage. Wenn Sie einen Artikel oder einen Kontakt versprochen haben, schicken Sie ihn jetzt.
• Füllen Sie das Formular des Programms aus, falls es eines gibt. Auf Mentornity öffnet sich ein Formular, das Ihr Programm an Treffen hängt, auf der Seite des Treffens. Eine Minute, solange das Gespräch frisch ist, hilft der Koordination und Ihnen, beim nächsten Mal anzuknüpfen.

Lassen Sie den Mentee danach bis zum nächsten Treffen in Ruhe, außer Sie haben etwas anderes vereinbart. Ab jetzt liegt die Verantwortung für die Beziehung bei ihm. Ihre Aufgabe ist, zum Termin zu erscheinen, den Sie beide notiert haben.