Formation des mentors : contenu, formats et séance de 90 min
La formation des mentors est la préparation qu’un programme de mentorat donne à ses mentors avant et pendant le cycle : le rôle et ses limites, la première rencontre, l’écoute, les objectifs, le feedback et le moment d’alerter l’équipe. Le plus souvent, c’est une courte session en direct suivie d’un accompagnement léger.
Ce guide s’adresse au responsable de programme qui doit préparer un groupe de bénévoles : pourquoi les mentors non formés s’enlisent, un programme de base, les formats possibles, une session type de 90 minutes et le suivi des mentors en cours de route.
Pourquoi les mentors non formés s’enlisent-ils ?
La plupart des mentors sont compétents et généreux. Ils s’enlisent pour des raisons pratiques, pas par manque de bonne volonté :
- Ils glissent vers le conseil. Sans modèle du rôle, les personnes expérimentées font ce qu’elles font au travail : diagnostiquer, prescrire. Le mentoré acquiesce, n’agit pas, et la conversation s’épuise dès la troisième rencontre.
- Personne ne porte l’étape suivante. Le mentor pense que le mentoré planifiera, le mentoré attend la personne plus expérimentée. Deux personnes polies qui s’attendent : c’est ainsi que s’éteignent la plupart des binômes.
- La première rencontre n’a pas de structure. Un échange agréable mais sans but ne laisse aucun objectif, et la deuxième rencontre devient difficile à justifier dans un agenda chargé.
- Les limites sont floues. Dois-je aider à négocier un salaire ? Puis-je en parler à son manager ? Que faire s’il évoque un problème de santé mentale ? L’incertitude pousse les mentors consciencieux à se retirer.
- Ils ne savent pas quand demander de l’aide. Des problèmes que l’équipe réglerait en une semaine (binôme mal assorti, mentoré absent, conflit d’intérêts) restent invisibles jusqu’à la fin silencieuse du binôme.
Chacun de ces points se corrige avec une heure de préparation et un interlocuteur clairement identifié.
Que doit couvrir le programme de formation des mentors ?
Huit thèmes couvrent presque tout ce dont un mentor bénévole a besoin. Pour chacun : un principe, un exemple concret et une chose à tester dès la première rencontre.
- Rôle et limites. Le mentor partage son expérience, pose des questions, ouvre des portes. Il n’est ni manager, ni thérapeute, ni recruteur. Écrivez ce qui est hors champ, comme l’évaluation de performance ou les promesses de promotion. Bonne lecture préalable : qu’est-ce qu’un bon mentor.
- La première rencontre. Présentations avec de vraies histoires, un ou deux objectifs du mentoré et un accord de fonctionnement : fréquence, qui planifie, ce qui reste confidentiel. Le binôme repart avec la date suivante. La version pas à pas : comment mener votre première rencontre de mentorat.
- Écoute active et questions. La compétence qui distingue le mentorat du conseil. Entraînez-vous à reformuler avant de répondre et à remplacer « tu devrais » par des questions ouvertes : « Qu’as-tu déjà essayé ? » « À quoi verrais-tu un progrès ? »
- Fixer des objectifs. Transformer un souhait vague (« progresser en leadership ») en un ou deux objectifs avec une prochaine étape visible. L’objectif appartient au mentoré ; le mentor l’affine.
- Feedback. Le mentor est souvent la seule personne qui peut être franche sans conséquence. Une structure simple : ce que j’ai observé, son effet, puis une question sur ce que le mentoré veut en faire. Demander la permission avant un feedback difficile.
- Confidentialité. Ce qui se dit dans le binôme y reste, avec des exceptions claires : risque pour la personne, acte illégal ou ce que vos règles internes imposent de signaler. Précisez ce que l’équipe du programme voit (présence, formulaires de retour) et ce qu’elle ne voit pas. Les notes personnelles sur un mentoré sont des données personnelles au sens du RGPD : pas de stockage ni de partage à la légère.
- Bien clore. Une relation close volontairement se termine bien. Prévoyez une rencontre de clôture : revoir les objectifs, nommer ce qui a changé, décider d’un contact informel. Abordez aussi la sortie anticipée : si le binôme ne fonctionne pas, on le dit sans reproche et on prévient l’équipe.
- Quand faire remonter. Donnez une liste courte et concrète de situations et un interlocuteur nommé. Déclencheurs typiques : aucune réponse du mentoré après deux tentatives, conflit d’intérêts (nouvelle ligne hiérarchique par exemple), signes de détresse ou de danger, harcèlement ou discrimination, demandes qui mettent le mentor mal à l’aise.
Inutile de tout approfondir le premier jour. Les points 1, 2 et 8 doivent figurer dans la session d’accueil ; les autres peuvent être esquissés puis approfondis.
Quels formats choisir et combien de temps demandent-ils ?
Le temps des bénévoles est la ressource la plus rare. Choisissez les formats selon ce qu’ils exigent des mentors.
| Format | Description | Temps du mentor | Temps du responsable | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|
| Session d’accueil | Une séance en direct de 60–90 minutes avant le matching | 1 h à 1 h 30, une fois | Une demi-journée de préparation, réutilisable | Rôle, limites, première rencontre, signalement |
| Replay | La même séance en vidéo et un résumé d’une page | Environ 1 h, quand on veut | Un enregistrement, petites mises à jour | Arrivées tardives, fuseaux horaires |
| Micro-modules | Leçons de 5–10 minutes envoyées au bon moment | 5–10 minutes chacune | Rédiger chaque module une fois | Objectifs, feedback, creux de mi-parcours, clôture |
| Cercle de mentors | Échange entre pairs, mensuel ou bimestriel, 45–60 minutes | Facultatif, environ 1 h par mois | Animation et une question de départ | Partager les difficultés, garder la motivation, repérer les binômes en difficulté |
| Jeux de rôle | Mises en situation à deux ou trois | 20–30 minutes dans la session d’accueil | Écrire deux ou trois scénarios réalistes | Écoute, questions, conversations délicates |
Un choix raisonnable pour un premier programme : session d’accueil en direct avec replay, quatre ou cinq micro-modules calés sur le calendrier, et un cercle de mentors mensuel facultatif. Envoyez le module objectifs juste avant la deuxième rencontre, le module feedback à mi-parcours et le module clôture trois à quatre semaines avant la fin.
À quoi ressemble une session d’accueil de 90 minutes ?
Un déroulé type à adapter, en salle ou en visioconférence.
| Horaire | Séquence | Contenu |
|---|---|---|
| 0–10 min | Accueil et finalité | Pourquoi le programme existe, qui sont les mentorés, à quoi ressemble la réussite |
| 10–25 min | Rôle et limites | Ce que fait et ne fait pas un mentor ; différence avec le management et le coaching ; deux exemples |
| 25–45 min | La première rencontre | Structure et accord de fonctionnement ; chaque binôme fixe la deuxième date dès la première rencontre |
| 45–65 min | Pratique de l’écoute | Trios mentoré, mentor, observateur ; cinq minutes par tour ; retour sur questions ou conseils |
| 65–75 min | Objectifs et feedback | Passer d’un objectif vague à une prochaine étape ; structure observation, effet, question |
| 75–85 min | Confidentialité et signalement | Ce qui reste dans le binôme, exceptions, ce que voit l’équipe, interlocuteur et déclencheurs |
| 85–90 min | Logistique | Calendrier, rythme des rencontres, où trouver les ressources, date d’annonce des binômes, questions |
Limitez les diapositives et mettez les détails dans un guide du mentor d’une page. Invitez un mentor expérimenté à raconter une histoire honnête, y compris ce qui a mal tourné. Et terminez sur du concret : la date d’annonce des binômes et la date limite des premières rencontres.
Comment accompagner les mentors pendant le programme ?
La formation ne s’arrête pas à l’accueil. C’est dans les semaines qui suivent la première rencontre que les binômes trouvent leur rythme ou décrochent.
- Faire un point tôt. Contactez chaque mentor deux à trois semaines après le matching : « La première rencontre a-t-elle eu lieu, le binôme fonctionne-t-il ? » C’est le moment le moins coûteux pour corriger une erreur d’appariement.
- Surveiller le silence. Un binôme qui ne s’est pas vu depuis un mois a besoin d’une relance amicale aux deux, pas d’un rapport.
- Rendre le signalement crédible. Répondez vite et visiblement au premier signalement : les mentors en déduisent s’il vaut la peine d’alerter.
- Animer le cercle de mentors. Un thème par séance (« un mentoré qui annule sans cesse ») et de l’entraide. Notez les problèmes récurrents pour la prochaine session d’accueil.
- Recueillir des retours et reconnaître l’engagement. Demandez ce que les mentors auraient aimé savoir au départ. Un remerciement de la direction ou un certificat aide à recruter la cohorte suivante.
Pour le rythme complet de pilotage, voir comment gérer un programme de mentorat.
Pourquoi l’accueil des mentorés compte-t-il autant ?
La formation des mentors n’est que la moitié de la préparation. Sans accueil dédié aux mentorés, tout le poids de la relation repose sur le mentor. Une session de 45 à 60 minutes devrait couvrir :
- Qui porte quoi. L’ordre du jour, la planification et le suivi reviennent au mentoré.
- Préparer une rencontre. Un sujet, une question, un point sur l’action précédente.
- Un ou deux objectifs. Arriver à la première rencontre avec un brouillon d’objectif.
- Ce qu’un mentor n’est pas. Ni intermédiaire d’emploi, ni manager, ni disponible en permanence.
- Confidentialité et signalement. Les mêmes règles et le même interlocuteur que pour les mentors.
Organisez les deux accueils séparément pour que chacun pose ses questions librement, mais avec le même vocabulaire et le même modèle d’accord. Quand les deux côtés ont entendu les mêmes règles, la première rencontre démarre sur un terrain commun.
Organiser la formation des mentors dans une plateforme de programme
Si vous gérez une cohorte de mentors et de mentorés, une plateforme peut porter une partie de cette structure. Dans Mentornity, un programme peut définir des sessions avec des consignes distinctes pour le mentor et le mentoré et des questions avant et après chaque rencontre ; les participants lisent dans l’application des guides propres à leur rôle, les annonces peuvent cibler uniquement les mentors et des rappels relancent les binômes en retard sur leurs sessions. Découvrez son fonctionnement pour le mentorat en entreprise, ou testez-le avec un groupe pilote : c’est gratuit jusqu’à 10 utilisateurs.
Pour d’autres articles sur la conception et le pilotage de programmes, parcourez les guides.