Waar gegevens staan, wie ze beheert, wat er wordt verzameld en hoe ze worden teruggegeven of verwijderd.
01Locatie van gegevens
Alle productiegegevens worden opgeslagen en verwerkt in de Europese Unie, in de Amazon Web Services-regio eu-central-1 (Frankfurt, Duitsland). De database, applicatieservers, bestandsopslag, back-ups en logs staan allemaal in die regio.
Videogesprekken lopen via de eigen mediaservers van Mentornity in Frankfurt. Programma’s met deelnemers die vooral in Noord- en Zuid-Amerika zitten, kunnen een mediaserver in de Verenigde Staten gebruiken, zodat een gesprek dicht bij de deelnemers wordt gerouteerd. Gespreksmedia worden onderweg versleuteld tussen deelnemers en de mediaserver.
02Verantwoordelijke en verwerker
- Programmagegevens (deelnemersprofielen, matches, gesprekken, berichten, antwoorden op formulieren): de klantorganisatie is verwerkingsverantwoordelijke en Mentornity verwerker. Verzoeken van deelnemers over hun gegevens worden afgehandeld volgens de instructies van de organisatie.
- Website- en verkoopgegevens (bezoekers van mentornity.com, demoaanvragen): Mentornity is verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in het privacy- en cookiebeleid.
Elke klant kan een verwerkersovereenkomst krijgen volgens artikel 28 van de AVG.
03Gegevens op het platform
| Categorie | Voorbeelden | Bron |
|---|---|---|
| Identiteit | Naam, e-mail, profielfoto, inlogmethode | Deelnemer of organisatie |
| Programmaprofiel | Antwoorden op de eigen aanmeld- en profielformulieren van het programma | Deelnemer, formulier ontworpen door de organisatie |
| Mentoringactiviteit | Matches, gesprekken, doelen, notities, berichten, feedback | Deelnemers |
| Agendakoppeling (optioneel) | OAuth-token om vrij/bezet te lezen en gespreksafspraken te schrijven | Deelnemer, pas nadat die een agenda koppelt |
| Factuurcontact | Factuurnaam, adres, btw-nummer | Beheerder van de organisatie |
Betaalkaartgegevens worden ingevoerd op pagina’s die Stripe host en komen nooit op de servers van Mentornity.
04Zichtbaarheid binnen een programma
Elk antwoordveld in een programmaformulier heeft een eigen zichtbaarheidsinstelling (bijvoorbeeld zichtbaar voor iedereen, voor gematchte partners of alleen voor programmabeheerders). De API past die instelling toe op elke route die gegevens van leden teruggeeft, zodat een verborgen antwoord niet naar een browser gaat die het niet mag zien.
05Teruggave en verwijdering
- Beheerders kunnen hun leden en programmagegevens op elk moment exporteren vanuit het beheerpaneel.
- Organisaties kunnen leden uit een programma verwijderen, en deelnemers kunnen op elk moment vragen hun account te verwijderen.
- Aan het einde van een contract worden de gegevens van de klant op verzoek teruggegeven en daarna uit het live systeem verwijderd. Verwijderde records verdwijnen binnen 7 dagen uit de databasesnapshots en aan het einde van hun bewaartermijn uit de nachtelijke back-ups.
06Contact
Vragen over dit beleid, beveiligingsvragenlijsten en verzoeken om een verwerkersovereenkomst: privacy@mentornity.com.