Wo Daten liegen, wer sie kontrolliert, was erhoben wird und wie sie zurückgegeben oder gelöscht werden.
01Datenstandort
Alle Produktionsdaten werden in der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet, in der Amazon-Web-Services-Region eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland). Datenbank, Anwendungsserver, Dateispeicher, Backups und Logs liegen alle in dieser Region.
Videomeetings laufen auf Mentornitys eigenen Medienservern in Frankfurt. Programme, deren Teilnehmende überwiegend in Amerika sind, können über einen Medienserver in den Vereinigten Staaten bedient werden, damit ein Meeting nah bei den Beteiligten geroutet wird. Meeting-Medien werden zwischen Teilnehmenden und Medienserver verschlüsselt übertragen.
02Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
- Programmdaten (Teilnehmerprofile, Matches, Meetings, Nachrichten, Formularantworten): Die Kundenorganisation ist Verantwortliche, Mentornity Auftragsverarbeiter. Anfragen von Teilnehmenden zu ihren Daten werden nach Weisung der Organisation bearbeitet.
- Website- und Vertriebsdaten (Besucher von mentornity.com, Demo-Anfragen): Mentornity ist Verantwortlicher, wie in der Datenschutz- und Cookie-Richtlinie beschrieben.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO steht jedem Kunden zur Verfügung.
03Daten auf der Plattform
| Kategorie | Beispiele | Quelle |
|---|---|---|
| Identität | Name, E-Mail, Profilfoto, Anmeldemethode | Teilnehmende Person oder Organisation |
| Programmprofil | Antworten auf die eigenen Anmelde- und Profilformulare des Programms | Teilnehmende Person, Formular von der Organisation gestaltet |
| Mentoring-Aktivität | Matches, Meetings, Ziele, Notizen, Nachrichten, Feedback | Teilnehmende |
| Kalenderverbindung (optional) | OAuth-Token zum Lesen von Frei/Gebucht und Schreiben von Meeting-Terminen | Teilnehmende Person, erst nach Verbinden eines Kalenders |
| Rechnungskontakt | Rechnungsname, Adresse, Steuernummer | Admin der Organisation |
Zahlungskartendaten werden auf den gehosteten Seiten von Stripe eingegeben und erreichen nie die Server von Mentornity.
04Sichtbarkeit innerhalb eines Programms
Jedes Antwortfeld in einem Programmformular hat eine eigene Sichtbarkeitseinstellung (zum Beispiel für alle, für Match-Partner oder nur für Programm-Admins sichtbar). Die API wendet diese Einstellung auf jeder Route an, die Mitgliederdaten liefert, sodass eine verborgene Antwort nicht an einen Browser geht, der sie nicht sehen darf.
05Rückgabe und Löschung
- Admins können ihre Mitglieder und Programmdaten jederzeit aus dem Admin-Panel exportieren.
- Organisationen können Mitglieder aus einem Programm entfernen, und Teilnehmende können jederzeit die Löschung ihres Kontos verlangen.
- Am Vertragsende werden die Daten des Kunden auf Anfrage zurückgegeben und anschließend aus dem Live-System gelöscht. Gelöschte Datensätze verschwinden innerhalb von 7 Tagen aus den Datenbank-Snapshots und am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist aus den nächtlichen Backups.
06Kontakt
Fragen zu dieser Richtlinie, Sicherheitsfragebögen und Anfragen zum Auftragsverarbeitungsvertrag: privacy@mentornity.com.