Dove si trovano i dati, chi li controlla, cosa viene raccolto e come vengono restituiti o cancellati.
01Residenza dei dati
Tutti i dati di produzione sono archiviati e trattati nell’Unione europea, nella regione Amazon Web Services eu-central-1 (Francoforte, Germania). Database, server applicativi, archiviazione dei file, backup e log si trovano tutti in quella regione.
Le videochiamate girano sui server multimediali di Mentornity a Francoforte. I programmi con partecipanti per lo più nelle Americhe possono essere serviti da un server multimediale negli Stati Uniti, così la riunione viene instradata vicino alle persone che vi partecipano. I flussi delle riunioni sono cifrati in transito tra i partecipanti e il server multimediale.
02Titolare e responsabile
- Dati del programma (profili dei partecipanti, abbinamenti, incontri, messaggi, risposte ai moduli): l’organizzazione cliente è titolare e Mentornity responsabile del trattamento. Le richieste dei partecipanti sui propri dati sono gestite secondo le istruzioni dell’organizzazione.
- Dati del sito e commerciali (visitatori di mentornity.com, richieste di demo): Mentornity è titolare, come descritto nelle policy su privacy e cookie.
Un accordo sul trattamento dei dati conforme all’articolo 28 del GDPR è disponibile per ogni cliente.
03Dati conservati dalla piattaforma
| Categoria | Esempi | Fonte |
|---|---|---|
| Identità | Nome, email, foto profilo, metodo di accesso | Partecipante o organizzazione |
| Profilo nel programma | Risposte ai moduli di iscrizione e di profilo del programma | Partecipante, modulo progettato dall’organizzazione |
| Attività di mentoring | Abbinamenti, incontri, obiettivi, note, messaggi, feedback | Partecipanti |
| Collegamento al calendario (facoltativo) | Token OAuth per leggere libero/occupato e scrivere gli eventi degli incontri | Partecipante, solo dopo aver collegato un calendario |
| Contatto di fatturazione | Nome per la fattura, indirizzo, partita IVA | Amministratore dell’organizzazione |
I dati delle carte di pagamento si inseriscono nelle pagine ospitate da Stripe e non raggiungono mai i server di Mentornity.
04Visibilità all’interno di un programma
Ogni campo di risposta di un modulo del programma ha una propria impostazione di visibilità (per esempio visibile a tutti, ai partner abbinati o solo agli amministratori del programma). L’API applica questa impostazione su ogni rotta che restituisce dati dei membri, così una risposta nascosta non viene inviata a un browser che non ha il permesso di vederla.
05Restituzione e cancellazione
- Gli amministratori possono esportare in qualsiasi momento i propri membri e i dati del programma dal pannello di amministrazione.
- Le organizzazioni possono rimuovere membri da un programma, e i partecipanti possono chiedere in qualsiasi momento la cancellazione del proprio account.
- Alla fine del contratto i dati del cliente vengono restituiti su richiesta e poi cancellati dal sistema in produzione. I record cancellati escono dagli snapshot del database entro 7 giorni e dai backup notturni alla fine del loro periodo di conservazione.
06Contatti
Domande su questa policy, questionari di sicurezza e richieste dell’accordo sul trattamento dei dati: privacy@mentornity.com.