Où se trouvent les données, qui les contrôle, ce qui est collecté et comment elles sont restituées ou supprimées.
01Localisation des données
Toutes les données de production sont stockées et traitées dans l’Union européenne, dans la région Amazon Web Services eu-central-1 (Francfort, Allemagne). La base de données, les serveurs d’application, le stockage de fichiers, les sauvegardes et les journaux se trouvent tous dans cette région.
Les visioconférences passent par les serveurs média de Mentornity à Francfort. Les programmes dont les participants sont surtout sur le continent américain peuvent être servis par un serveur média aux États-Unis, afin qu’une réunion soit acheminée au plus près des personnes qui y participent. Le flux des réunions est chiffré en transit entre les participants et le serveur média.
02Responsable et sous-traitant
- Données des programmes (profils des participants, binômes, réunions, messages, réponses aux formulaires) : l’organisation cliente est responsable du traitement et Mentornity sous-traitant. Les demandes des participants sur leurs données sont traitées sur instruction de l’organisation.
- Données du site et commerciales (visiteurs de mentornity.com, demandes de démo) : Mentornity est responsable du traitement, comme décrit dans les politiques de confidentialité et de cookies.
Un accord de traitement des données conforme à l’article 28 du RGPD est proposé à chaque client.
03Données détenues par la plateforme
| Catégorie | Exemples | Source |
|---|---|---|
| Identité | Nom, e-mail, photo de profil, mode de connexion | Participant ou organisation |
| Profil de programme | Réponses aux formulaires d’inscription et de profil propres au programme | Participant, formulaire conçu par l’organisation |
| Activité de mentorat | Binômes, réunions, objectifs, notes, messages, retours | Participants |
| Lien d’agenda (optionnel) | Jeton OAuth pour lire les disponibilités et créer les événements de réunion | Participant, uniquement après avoir connecté un agenda |
| Contact de facturation | Nom de facturation, adresse, numéro fiscal | Administrateur de l’organisation |
Les données de carte bancaire sont saisies sur les pages hébergées par Stripe et n’atteignent jamais les serveurs de Mentornity.
04Visibilité au sein d’un programme
Chaque champ de réponse d’un formulaire de programme a son propre réglage de visibilité (par exemple visible par tous, par les binômes ou seulement par les administrateurs du programme). L’API applique ce réglage sur chaque route qui renvoie des données de membres, de sorte qu’une réponse masquée n’est pas transmise à un navigateur qui n’a pas le droit de la voir.
05Restitution et suppression
- Les administrateurs peuvent exporter à tout moment leurs membres et les données du programme depuis le panneau d’administration.
- Les organisations peuvent retirer des membres d’un programme, et les participants peuvent demander à tout moment la suppression de leur compte.
- En fin de contrat, les données du client sont restituées sur demande puis supprimées du système en production. Les enregistrements supprimés sortent des instantanés de la base sous 7 jours et des sauvegardes nocturnes à la fin de leur durée de conservation.
06Contact
Questions sur cette politique, questionnaires de sécurité et demandes d’accord de traitement des données : privacy@mentornity.com.