Mentoren werven voor je mentoringprogramma
Mentoren werven is het vinden, uitnodigen en voorbereiden van mensen met relevante ervaring die tijd willen geven aan een mentoringprogramma. Het werkt het best als geplande campagne: bereken hoeveel mentoren je nodig hebt, ga naar waar ze al zijn, doe een duidelijke en bescheiden vraag en ondersteun ze zo dat ze bij de volgende ronde terugkomen.
De meeste programma’s hebben geen tekort aan mentees, maar aan mentoren. Mentees melden zich zelf aan; mentoren moet je vragen.
Hoeveel mentoren heb je echt nodig?
Begin bij de mentees en reken terug.
- Schat de vraag. Aanmeldingen van vorig jaar, de omvang van de doelgroep of het aantal plekken. Bij een eerste editie stel je een maximum in.
- Kies een verhouding. Bij 1-op-1 mentoring begeleidt elke mentor één mentee. Met maandelijkse gesprekken kan een ervaren mentor er vaak twee of drie aan. Bij groepsmentoring bereikt één mentor veel meer mensen.
- Deel en voeg reserve toe. Mentees gedeeld door de verhouding geeft het minimum. Tel er een paar mentoren bij op, bijvoorbeeld twee extra per tien die je nodig hebt, voor afvallers, nieuwe matches en late instromers.
- Controleer de mix. Wil de helft van de mentees een eerste leidinggevende rol, dan heb je genoeg mentoren nodig die echt een team hebben geleid. Tel op vaardigheden, niet alleen op koppen.
Waar vind je mentoren per type programma?
Persoonlijke netwerken werken bijna altijd beter dan open oproepen: mensen zeggen ja tegen iemand die ze kennen.
| Type programma | Waar mentoren meestal vandaan komen | Wat vaak werkt |
|---|---|---|
| Programma’s voor medewerkers | Ervaren professionals, leidinggevenden van andere afdelingen, gepensioneerden | Zichtbare steun van de directie, voordracht door managers, mentoring meetellen als ontwikkeltijd |
| Hogescholen, universiteiten en alumni | Alumni, docenten, bedrijfspartners, adviesraden | Alumnilijsten, loopbaancentrum, docenten die oud-studenten benaderen |
| Accelerators en incubators | Oprichters uit eerdere lichtingen, investeerders, experts bij partnerbedrijven | Elke mentor om een of twee namen vragen, spreekuurvormen voor volle agenda’s |
| Verenigingen en non-profits | Ervaren leden, bestuursleden, sectorpartners, gepensioneerden | Nieuwsbrieven en bijeenkomsten, mentoring presenteren als iets teruggeven aan het vak |
| Jongerenprogramma’s | Vrijwilligers uit de buurt, lokale werkgevers, studenten, maatschappelijke organisaties | Samenwerking met werkgevers en onderwijsinstellingen, duidelijke afspraken over de veiligheid van minderjarigen |
Twee bronnen worden bijna overal onderbenut: oud-mentees, die vaak iets terug willen doen, en het netwerk van bevestigde mentoren. Vraag iedere mentor om een of twee namen.
Wat moet er in de uitnodiging staan?
Een goede uitnodiging beantwoordt de vier vragen die elke potentiële mentor heeft:
- Waarom ik? Noem de concrete ervaring die past.
- Hoeveel tijd, hoe lang? Een getal: “een uur per maand gedurende zes maanden, plus een introductie van 60 minuten”.
- Wat levert het mij op? Eerlijk: een frisse blik, oefening in begeleiden en feedback geven, een breder netwerk, erkenning en de voldoening iemand te helpen op een pad dat je kent.
- Welke ondersteuning krijg ik? Een introductie, een vast aanspreekpunt, gespreksleidraden en een eenvoudige manier om een probleem te melden of te stoppen.
Een kort voorbeeld om aan te passen:
Onderwerp: Wil je dit voorjaar mentor zijn van een startende engineer?
Hoi Sanne,
Ik coördineer ons mentoringprogramma voor engineers in hun eerste twee jaar. Jouw overstap van support naar productontwikkeling is precies het pad waar meerdere mentees naar vragen.
De vraag: een uur per maand met één mentee, van maart tot en met augustus, plus een introductie van 60 minuten in februari. Wij zorgen voor de gespreksleidraden en de planning; ik ben je aanspreekpunt.
Als je wilt, kost het aanmeldformulier ongeveer vijf minuten: [link]. Laat je het voor 15 februari weten? Komt het nu niet uit, dan is een kort nee helemaal prima.
Bedankt, Thijs
Hoe maak je ja zeggen makkelijk?
- Een duidelijke, afgebakende toezegging. Start, einde en ritme van de gesprekken.
- Een korte aanmelding. Alleen wat je nodig hebt voor matching en screening: ervaringsgebieden, beschikbaarheid, aantal mentees en voorkeuren.
- Meer dan één vorm. Losse flash-mentoringgesprekken, spreekuren of groepssessies laten drukbezette mensen in kleine stukjes bijdragen.
- De mentor bepaalt de capaciteit. Vraag hoeveel mentees iemand aankan en houd je daaraan.
- Geen administratie voor de mentor. Planning, herinneringen en formulieren lopen centraal.
Hoe screen en introduceer je nieuwe mentoren?
Stem de screening af op het risico. Bij een intern programma met volwassenen volstaan de aanmelding, een check op de match met de behoefte en zo nodig een kort gesprek. Bij minderjarigen, kwetsbare groepen of externe vrijwilligers komen er referenties bij, de controles die de wet of je eigen veiligheidsbeleid vereist (in Nederland vaak een VOG) en een ondertekende gedragscode. Voor persoonsgegevens in het formulier geldt de AVG.
Een korte introductie maakt van een gemotiveerde vrijwilliger daarna een zelfverzekerde mentor: programmadoelen, een goed eerste gesprek, grenzen en vertrouwelijkheid, bij wie je terechtkunt. Een volledig programma en een sessie van 90 minuten vind je in de gids over mentortraining.
Hoe houd je mentoren vast voor de volgende ronde?
- Bedank concreet, met wat de mentee heeft bereikt.
- Geef publiek erkenning, met toestemming: interne nieuwsbrief, bijeenkomst, LinkedIn.
- Laat de impact zien met anonieme feedback van mentees.
- Houd de administratie licht tijdens het programma.
- Sluit elke ronde netjes af en vraag: opnieuw, even pauze of een andere vorm?
- Vraag om feedback en verbeter een of twee dingen vóór de volgende editie.
Welke planning volg je bij het werven van mentoren?
Voor een programma dat over ongeveer twee maanden start:
- Week 1–2: plannen. Aantal mentees, verhouding, reserve, gezochte vaardigheden, tijdsinvestering en voordelen op papier.
- Week 2: aanmelding opzetten. Kort formulier en screeningsstappen.
- Week 3–5: persoonlijke benadering. Leidinggevenden en partners nodigen persoonlijk uit; bevestigde mentoren dragen collega’s aan.
- Week 4–6: brede oproep. Nieuwsbrieven, intranet, alumnilijsten of ledenkanalen voor de resterende gaten.
- Week 6: sluiten en screenen. Aanmeldingen beoordelen, capaciteit bevestigen.
- Week 7: introductie voor mentoren en gedeelde programmakalender.
- Week 8: matchen en starten. Koppels voorstellen en de eerste gesprekken inplannen.
Bewaar de lijst van wie “nu niet” zei: dat zijn de makkelijkste ja’s voor de volgende ronde.
Mentoren werven met Mentornity
Als je het programma zelf runt, kan software het herhalende werk overnemen. In Mentornity publiceer je een openbaar aanmeldformulier voor mentoren met automatische of handmatige goedkeuring, importeer je mentoren die je al kent vanuit Excel en zie je of elke uitnodigingsmail is afgeleverd en geopend. Mentoren zetten zelf hun beschikbaarheid klaar in tijdsloten, en certificaten op basis van regels, met een openbare verificatiepagina, ronden het af. Bekijk de mentorsoftware voor communities of probeer het gratis met maximaal 10 gebruikers.
De andere stappen van een programma vind je in onze gidsen.