Mentorluk Programı Değerlendirme: Çerçeve, KPI ve Zamanlama
Mentorluk programı değerlendirme, bir mentorluk programının planlandığı gibi işleyip işlemediğini ve kuruluş amacına doğru ilerleyip ilerlemediğini düzenli olarak kontrol etmektir. Katılımı, ilişkilerin kalitesini ve birkaç sonuç göstergesini başlangıçtan takibe kadar sabit noktalarda ölçer, bulguları bir sonraki dönemi iyileştirmek için kullanırsınız.
Çoğu program bir şeyler toplar; azı doğru şeyi doğru zamanda toplar. Bu rehber size bir çerçeve, kopyalayabileceğiniz bir KPI seti, bir ölçüm takvimi ve değerlendirmeyi olduğundan iyi ya da kötü gösteren tuzakları veriyor.
Mentorluk programını neden değerlendirmeli?
Üç neden, bu sırayla:
- Programı yürürken düzeltmek için. İkililerin üçte birinin görüşmeyi bıraktığını gösteren bir ara kontrol, cilalı bir kapanış raporundan daha değerlidir.
- Neyin kalacağına karar vermek için. Hangi format, eşleştirme kuralı ve seans yapısı bir sonraki dönemde tekrarlanmaya değer?
- Sponsora cevap vermek için. Yönetim, yönetim kurulu ya da fon veren kurum programın ne başardığını soracak. Değerlendirme size anekdot yerine dürüst bir cevap verir.
Değerlendirmeyi yalnızca üçüncü neden yönlendiriyorsa, kimsenin kullanmadığı bir raporlama ödevine dönüşür. İlk ikisiyle başlayın.
Hangi çerçeveyi kullanmalı?
En bilinen model, eğitim için tasarlanmış ve Donald Kirkpatrick’in adını taşıyan dört seviyeli çerçevedir. Mentorluğa iyi uyar, çünkü insanların ne hissettiğini neyin gerçekten değiştiğinden ayırır.
| Seviye | Mentorluk programı için soru | Tipik kanıt |
|---|---|---|
| 1. Tepki | Mentor ve mentiler ilişkiyi değerli buldu mu? | Görüşme sonrası geri bildirim, kapanış anketi |
| 2. Öğrenme | Menti ne öğrendi: beceri, bilgi, özgüven, çevre? | Başlangıçta ve sonda hedeflere göre öz değerlendirme |
| 3. Davranış | Menti işte ya da okulda farklı davranıyor mu? | Hedef ilerlemesi, örnekler, yönetici ya da danışman görüşü |
| 4. Sonuç | Programın hedeflediği göstergeler değişti mi? | Kurumda kalma, iç hareketlilik, hazırlık, akademik ilerleme |
İki pratik kural: 1. seviyede durmayın, çünkü yüksek memnuniyet bir şeyin değiştiğini göstermez. Tek başına 4. seviyeye de atlamayın, çünkü 2. ve 3. seviye olmadan bir göstergenin neden değiştiğini açıklayamazsınız.
Hangi KPI’lar izlenmeli?
Her gruptan küçük bir set seçin.
| Grup | KPI | Nasıl hesaplanır ya da toplanır | Ne söyler |
|---|---|---|---|
| Katılım | Başvurular | Dönem başına mentor ve menti başvurusu, hedefe göre | Talep ve arz dengesi |
| Katılım | Eşleşme oranı | Eşleşen katılımcı ÷ uygun başvuru sahibi | Arz, kural ya da süreç kimseyi dışarıda bıraktı mı |
| Katılım | İkili başına görüşme | Kayıtlı görüşme ÷ aktif ikili, planlanan sayıya göre | İlişkiler gerçekten yürüyor mu |
| Katılım | Kopma | Görüşmeyi bırakan ya da erken ayrılan ikili ÷ tüm ikililer | Program insanları nerede ve ne zaman kaybediyor |
| Kalite | Memnuniyet | Görüşme sonrasında ve sonda puan artı bir açık uçlu soru | Algılanan değer, erken uyarı |
| Kalite | Hedef ilerlemesi | Mentinin her hedefe başlangıçta, ortada ve sonda verdiği puan | Mentorluk üzerinde anlaşılan konuda işliyor mu |
| Sonuç göstergesi | Kurumda kalma | 6 ya da 12 ay sonra kurumda kalan menti oranı, karşılaştırma grubuyla birlikte | İzlenmeye değer bir sinyal, etki kanıtı değil |
| Sonuç göstergesi | Terfi ya da iç geçiş | Takip döneminde gerçekleşen hareketler, karşılaştırma grubuyla | Programın amacına bağlı kariyer hareketi |
| Sonuç göstergesi | Hazırlık | Bir sonraki role hazırlık, yönetici ya da öz değerlendirme | Liderlik ve yedekleme programları için aday havuzu |
| Sonuç göstergesi | İlerleme (öğrenci) | Bir sonraki yıla geçiş, mezuniyet, işe ya da yüksek lisansa geçiş | Öğrenci programlarında kurumda kalmanın karşılığı |
Sonuç grubundaki her satırı izlenecek bir gösterge olarak ele alın; programın yarattığı bir sonuç olarak değil. Birinin kurumda kalmasını ya da terfi almasını pek çok şey etkiler; mentorluk bunlardan yalnızca biridir. Ve her KPI’ın yanına dönem başlamadan hedefini yazın: hedefi olmayan bir sayı okunamaz.
Ne zaman ölçmeli?
Değerlendirme bir takvimdir, sondaki tek bir olay değil:
- Başlangıç (ilk görüşmeden önce). Menti her hedefte kendini puanlar; özgüven, çevre ve kalma ya da devam etme niyetiyle ilgili birkaç madde eklenir.
- Ara kontrol. Kısa bir nabız: ikili görüşüyor mu, faydalı mı, engel var mı? Rapor yazma değil, yeniden eşleştirme ya da müdahale anıdır.
- Dönem sonu. Mentor ve mentiler için tam anket, hedeflerin yeniden puanlanması, toplam görüşme ve tamamlama.
- Takip (üç ila on iki ay sonra). Davranış ve sonuç zaman alır; kısa bir takip anketi ve sonuç göstergeleri buraya aittir.
Her nokta için hazır sorular mentorluk değerlendirme anketi soruları şablonunda.
Veriler nereden gelir?
Üç kaynak kullanın ve her sayının hangisinden geldiğini belirtin:
- Anketler. Kısa, tutarlı ve aynı noktalarda tekrarlanan; böylece cevaplar zaman içinde karşılaştırılabilir.
- Seans ve görüşme kayıtları. Tarihler, katılım, tamamlanan seanslar ve görüşme sonrası geri bildirim. Bunlar görüş değil davranış verisidir; elinizdeki en güvenilir katılım kanıtıdır.
- İK, öğrenci işleri ya da üyelik kayıtları. Kurumda kalma, iç geçiş, ilerleme. Dikkatle kullanın: erişimi veri sahibiyle netleştirin, katılımcılara kayıt sırasında neyin neden kullanılacağını söyleyin, yalnızca toplu sonuç raporlayın ve kişilerin tanınabileceği kadar küçük grupları göstermeyin. KVKK ve Avrupa’da GDPR, veri en aza indirme ve açık amaç ister.
Sonuçlar adil şekilde nasıl karşılaştırılır?
Her değerlendirme sonunda şu soruyla karşılaşır: bu zaten olmayacak mıydı?
Mentorluğa başvuranlar çoğu zaman zaten daha motive, daha bağlantılı ya da kalmaya daha yatkındır. Onları diğer herkesle karşılaştırmak programı olduğundan iyi gösterir. Daha adil bir karşılaştırma için:
- Eşleştirilmiş karşılaştırma grubu. Mentileri rol, seviye, kıdem ya da sınıf olarak benzer katılımcı olmayanlarla karşılaştırın.
- Bekleme listesi. Talep mentor arzını aşıyorsa, bekleme listesindekiler bir dönem için doğal bir karşılaştırma grubudur.
- Kademeli başlatma. Önce bazı birim ya da kampüslerde başlatın, sonra başlayanlarla karşılaştırın.
Bunlarla bile bulguları neden-sonuç olarak değil ilişki olarak raporlayın (“mentiler, eşleştirilmiş karşılaştırma grubuna göre 12 ay sonra daha yüksek oranda kurumda kaldı”). Konu paraya geldiğinde mentorluk programı yatırım getirisi rehberi maliyet ve sonucu abartmadan yan yana koymayı anlatıyor.
Sık yapılan değerlendirme hataları nelerdir?
- Başlangıç ölçümü yok. Başlangıç noktasını ölçmediyseniz değişimi gösteremezsiniz.
- Yalnızca memnuniyet. Bir program çok sevilip hiçbir şeyi değiştirmeyebilir.
- Çok fazla KPI. Her KPI’ın bir sahibi ve hedefi olmalı.
- Yalnızca sonda ölçmek. Üçüncü haftada görüşmeyi bırakan ikililer çoktan gitmiştir.
- Nedensellik iddiası. Kurumda kalma ve terfi izlenecek göstergelerdir, kanıtlanmış etkiler değil.
- Ayrılanları yok saymak. Yalnızca bitirenlere anket yapmak her sayıyı şişirir.
- Kimsenin okumadığı veri. Bulguların kime gideceğine ve hangi karara yarayacağına baştan karar verin. Sayıları yönetimin okuyacağı bir rapora dönüştürmek için mentorluk sonuçları nasıl raporlanır rehberine bakın.
Değerlendirme, programı iyi yönetmenin bir parçasıdır; döngünün geri kalanı mentorluk programı nasıl yönetilir rehberinde.
Yazılım değerlendirmeye nasıl yardım eder?
Programı tabloyla yürütüyorsanız katılım verisinin çoğunu e-postayla kovalamanız gerekir. Mentornity’de platform üzerinden ayarlanan her görüşme tarihi, katılımcıları ve seansıyla kaydedilir; yöneticiler hangi ikililerin görüştüğünü, hangilerinin seanslarda geride kaldığını ve hangilerinin sessizleştiğini görür. Seanslara görüşme öncesi ve sonrası sorular eklenebilir, geri bildirim formları programın parçasıdır ve açık formu ya da eksik geri bildirimi olanlara hatırlatma gider. Raporlar grafik, Excel ya da PDF olarak dışa aktarılır; yanında her hafta güncellenen bir Program Sağlığı skoru bulunur. Şirket içi mentorluk programlarında nasıl işlediğine bakın ya da 10 kullanıcıya kadar ücretsiz deneyin.
Program tasarlamak ve yürütmekle ilgili tüm mentorluk rehberlerine göz atın.