Mentoring-Programm evaluieren: Modell, KPIs und Zeitpunkte
Ein Mentoring-Programm evaluieren heißt, strukturiert zu prüfen, ob das Programm wie geplant läuft und die Ziele voranbringt, für die es aufgesetzt wurde. Sie messen Beteiligung, Qualität der Mentoring-Beziehungen und einige Ergebnisindikatoren zu festen Zeitpunkten, von der Ausgangsmessung bis zur Nachbefragung, und verbessern damit die nächste Runde.
Fast jedes Programm sammelt Daten. Wenige sammeln die richtigen zur richtigen Zeit. Dieser Leitfaden gibt Ihnen ein Modell, ein KPI-Set zum Übernehmen, einen Messkalender und die Fallen, die eine Evaluation besser oder schlechter aussehen lassen, als das Programm ist.
Warum ein Mentoring-Programm überhaupt evaluieren?
- Um es im Lauf zu verbessern. Ein Halbzeit-Check, der zeigt, dass ein Drittel der Tandems sich nicht mehr trifft, ist mehr wert als ein schöner Abschlussbericht.
- Um zu entscheiden, was bleibt. Welches Format, welche Matching-Regeln und welche Sitzungsstruktur lohnen sich für die nächste Kohorte?
- Um dem Auftraggeber zu antworten. Geschäftsführung, Vorstand oder Fördergeber werden fragen, was das Programm gebracht hat.
Treibt nur der dritte Grund die Evaluation, wird sie zur Berichtspflicht, die niemand nutzt. Beginnen Sie mit den ersten beiden.
Welches Modell eignet sich?
Am bekanntesten ist das vierstufige Modell von Donald Kirkpatrick, ursprünglich für Weiterbildung entwickelt. Es passt gut zum Mentoring, weil es trennt, was Menschen empfunden haben, und was sich tatsächlich verändert hat.
| Ebene | Frage für das Mentoring-Programm | Typische Belege |
|---|---|---|
| 1. Reaktion | Fanden Mentoren und Mentees die Beziehung lohnend? | Feedback nach Treffen, Abschlussbefragung |
| 2. Lernen | Was haben Mentees gelernt: Fähigkeiten, Wissen, Selbstvertrauen, Netzwerk? | Selbsteinschätzung zu den Zielen am Anfang und am Ende |
| 3. Verhalten | Handeln Mentees im Job oder Studium anders? | Zielfortschritt, Beispiele, Einschätzung von Führungskraft oder Betreuung |
| 4. Ergebnisse | Haben sich die Zielkennzahlen bewegt? | Verbleib, interne Mobilität, Bereitschaft, Studienfortschritt |
Zwei Regeln: Bleiben Sie nicht bei Ebene 1 stehen, denn hohe Zufriedenheit belegt keine Veränderung. Springen Sie nicht direkt auf Ebene 4, denn ohne Ebene 2 und 3 können Sie nicht erklären, warum sich eine Kennzahl bewegt hat.
Welche KPIs sollte ein Mentoring-Programm verfolgen?
Wählen Sie aus jeder Gruppe wenige Kennzahlen aus.
| Gruppe | KPI | Berechnung oder Erhebung | Was sie zeigt |
|---|---|---|---|
| Beteiligung | Bewerbungen | Bewerbungen von Mentoren und Mentees pro Kohorte, gegen Ziel | Nachfrage und Angebot |
| Beteiligung | Matching-Quote | Gematchte Teilnehmende ÷ geeignete Bewerbende | Ob Angebot, Regeln oder Prozess Menschen ausschließen |
| Beteiligung | Treffen pro Tandem | Erfasste Treffen ÷ aktive Tandems, gegen Plan | Ob die Beziehungen wirklich laufen |
| Beteiligung | Abbrüche | Tandems ohne Treffen oder vorzeitig beendet ÷ alle Tandems | Wo und wann das Programm Menschen verliert |
| Qualität | Zufriedenheit | Bewertung plus eine offene Frage, nach Treffen und am Ende | Wahrgenommener Nutzen, Frühwarnung |
| Qualität | Zielfortschritt | Selbsteinschätzung je Ziel zu Beginn, Halbzeit und Ende | Ob am Vereinbarten gearbeitet wird |
| Ergebnisindikator | Verbleib | Anteil der Mentees nach 6 oder 12 Monaten noch im Unternehmen, neben einer Vergleichsgruppe | Ein Signal, kein Wirkungsnachweis |
| Ergebnisindikator | Beförderung oder interner Wechsel | Wechsel im Nachbeobachtungszeitraum, neben einer Vergleichsgruppe | Karrierebewegung passend zum Programmziel |
| Ergebnisindikator | Bereitschaft | Bereitschaft für die nächste Rolle, Einschätzung von Führungskraft oder selbst | Nachwuchs für Führungs- und Nachfolgeprogramme |
| Ergebnisindikator | Studienfortschritt | Übergang ins nächste Studienjahr, Abschluss, Berufseinstieg | Das Pendant zum Verbleib bei Studierenden |
Behandeln Sie jede Zeile der Ergebnisgruppe als Indikator, den Sie beobachten, nicht als Wirkung, die das Programm erzielt hat. Und notieren Sie vor dem Start zu jedem KPI einen Zielwert: Eine Zahl ohne Ziel lässt sich nicht lesen.
Wann sollte gemessen werden?
- Ausgangsmessung (vor dem ersten Treffen). Mentees schätzen sich zu jedem Ziel ein, dazu einige Fragen zu Selbstvertrauen, Netzwerk und Bleibe- oder Weitermachabsicht.
- Halbzeit. Kurzer Puls: Trifft sich das Tandem, ist es hilfreich, blockiert etwas? Jetzt wird neu gematcht oder eingegriffen, nicht berichtet.
- Ende des Durchgangs. Vollständige Befragung beider Seiten, erneute Zieleinschätzung, Zahl der Treffen, Abschlussquote.
- Nachbefragung (drei bis zwölf Monate später). Verhalten und Ergebnisse brauchen Zeit.
Fertige Fragen für jeden Zeitpunkt finden Sie in der Vorlage Evaluationsfragebogen Mentoring.
Woher kommen die Daten?
- Befragungen. Kurz, gleichbleibend und zu denselben Zeitpunkten wiederholt, damit Antworten vergleichbar sind.
- Sitzungs- und Terminaufzeichnungen. Daten, Teilnahme, abgeschlossene Sitzungen, Feedback nach Treffen. Das sind Verhaltensdaten, keine Meinungen, und damit Ihr verlässlichster Beleg für Beteiligung.
- HR-, Studierenden- oder Mitgliederdaten. Verbleib, interne Wechsel, Studienfortschritt. Hier ist Sorgfalt Pflicht: Zugriff mit HR oder Dateneigentümer klären, den Betriebsrat einbeziehen, wo es einen gibt, Teilnehmende bei der Anmeldung über Zweck und Umfang informieren, nur aggregiert berichten und Gruppen unterdrücken, die so klein sind, dass Einzelne erkennbar wären. Die DSGVO verlangt Datenminimierung und einen klaren Zweck.
Wie vergleicht man fair?
Jede Evaluation trifft irgendwann auf die Frage: Wäre das nicht ohnehin passiert? Wer sich für Mentoring meldet, ist oft schon motivierter, besser vernetzt oder bleibewilliger. Der Vergleich mit allen anderen lässt das Programm besser aussehen, als es ist.
- Vergleichbare Kontrollgruppe. Mentees mit Nicht-Teilnehmenden ähnlicher Rolle, Ebene, Betriebszugehörigkeit oder ähnlichen Studienjahres vergleichen.
- Warteliste. Übersteigt die Nachfrage das Mentorenangebot, bilden Wartende für eine Runde eine natürliche Vergleichsgruppe.
- Gestaffelte Einführung. Zuerst in einigen Bereichen oder Standorten starten, später in den übrigen.
Berichten Sie auch dann Zusammenhänge, nicht Ursachen. Geht es ums Geld, zeigt der Leitfaden ROI eines Mentoring-Programms, wie Sie Kosten und Ergebnisse nebeneinanderstellen, ohne zu übertreiben.
Welche Fehler passieren bei der Evaluation am häufigsten?
- Keine Ausgangsmessung. Ohne Startpunkt keine Veränderung.
- Nur Zufriedenheit. Ein beliebtes Programm kann nichts verändern.
- Zu viele KPIs. Jede Kennzahl braucht eine verantwortliche Person und einen Zielwert.
- Nur am Ende messen. Tandems, die in Woche drei aufgehört haben, sind dann längst weg.
- Kausalität behaupten. Verbleib und Beförderung sind Indikatoren, keine bewiesenen Wirkungen.
- Abbrecher ignorieren. Wer nur Abschließende befragt, bläht jede Zahl auf.
- Daten, die niemand liest. Legen Sie vorab fest, wer die Ergebnisse erhält und welche Entscheidung daraus folgt. Wie daraus ein Bericht wird, den die Geschäftsführung liest, steht in Mentoring-Ergebnisse berichten.
Die Evaluation ist ein Teil guter Programmsteuerung; den Rest des Zyklus beschreibt Mentoring-Programm verwalten.
Wie hilft Software bei der Evaluation?
Läuft das Programm über Tabellen, müssen Sie Beteiligungsdaten per E-Mail einsammeln. In Mentornity wird jedes über die Plattform gebuchte Treffen mit Datum, Teilnehmenden und Sitzung erfasst; Admins sehen, welche Tandems sich getroffen haben, welche mit ihren Sitzungen im Rückstand sind und welche verstummt sind. Sitzungen können Fragen vor und nach jedem Treffen enthalten, Feedback-Formulare gehören zum Programm, und wer ein offenes Formular oder fehlendes Feedback hat, bekommt eine Erinnerung. Berichte lassen sich als Diagramme, Excel oder PDF exportieren, dazu kommt ein wöchentlich aktualisierter Programm-Gesundheits-Score. Sehen Sie sich an, wie das bei Mentoring im Unternehmen funktioniert, oder testen Sie kostenlos mit bis zu 10 Nutzern.
Weitere Themen rund um Aufbau und Steuerung finden Sie in allen Mentoring-Leitfäden.