Mentoring-Programm: Ergebnisse berichten, KPIs und Bericht
Ein Bericht über ein Mentoring-Programm ist ein kurzes Dokument, das dem Sponsor zeigt, was das Programm geleistet hat, wie gut es funktioniert hat und was als Nächstes passieren soll. Ein guter Bericht passt auf eine Seite: Kernaussage, Beteiligung, Aktivität, Qualität, Ergebnisindikatoren, einige Beispiele mit Einwilligung und nächste Schritte, jede Zahl neben ihrem vorab gesetzten Ziel.
Messen ist die halbe Arbeit. Die andere Hälfte: die Ergebnisse so aufzubereiten, dass Budgetverantwortliche sie in fünf Minuten lesen. Darum geht es hier. Wenn noch offen ist, was Sie wann messen, beginnen Sie mit dem Leitfaden Mentoring-Programm evaluieren.
Wer liest den Bericht, und was will jede Zielgruppe wissen?
Dieselben Zahlen dienen verschiedenen Lesern, aber jeder stellt eine andere Frage. Schreiben Sie die Kernaussage für die Person, die über das nächste Budget entscheidet.
| Zielgruppe | Ihre eigentliche Frage | Was zuerst steht | Format |
|---|---|---|---|
| Geschäftsleitung, Sponsor | Lohnt es sich, weiterzumachen oder auszubauen? | Kernaussage, Umsetzung gegenüber Zielen, benötigte Entscheidung | Eine Seite, drei bis fünf Zahlen |
| HR, Personalentwicklung | Läuft das Programm gut, und wo verlieren wir Leute? | Matching-Quote, aktive Tandems, Abbrüche, Sitzungsabschluss | Monatliche Tabelle oder Dashboard |
| Förderer, Vorstand | Wurde geliefert, was gefördert wurde, und für wen? | Reichweite, Umsetzung, im Antrag genannte Indikatoren | Bericht gegen vereinbarte Ziele, plus Beispiele |
| Mentoren und Mentees | Hat sich unsere Zeit gelohnt, was ändert sich? | Was Teilnehmende gesagt haben, was Sie ändern | Kurze E-Mail oder Ankündigung |
| Führungskräfte der Teilnehmenden | Was bedeutet das für mein Team? | Zeitaufwand, bearbeitete Ziele, wie man unterstützt | Ein Absatz |
Zwei Regeln folgen daraus: Schicken Sie das operative Dashboard nicht an die Geschäftsleitung. Und sagen Sie den Teilnehmenden immer, was aus ihrem Feedback geworden ist; sonst antworten in der nächsten Kohorte weniger.
Was gehört in einen einseitigen Mentoring-Bericht?
Nutzen Sie jede Kohorte dieselben sieben Abschnitte. So wissen Leser, wo sie hinschauen müssen, und Kohorten werden vergleichbar.
- Kernaussage. Ein bis zwei Sätze: was geliefert wurde und der wichtigste Befund. Zuletzt schreiben.
- Beteiligung. Wer sich beworben hat, wer geeignet war, wer vermittelt wurde, wer nicht und warum.
- Aktivität. Treffen, abgeschlossene Sitzungen, aktive Tandems am Ende.
- Qualität. Zufriedenheit und Zielfortschritt aus dem Evaluationsfragebogen, mit Rücklaufquote neben jeder Zahl.
- Ergebnisindikatoren. Nur die, für die das Programm aufgesetzt wurde, nur wenn Daten vorliegen, möglichst neben einer Vergleichsgruppe.
- Beispiele. Zwei oder drei kurze Geschichten mit Einwilligung.
- Nächste Schritte. Was Sie ändern, was Sie brauchen (Budget, Mentoren, Zeit, Rückendeckung) und bis wann.
Vorlage zum Kopieren
[Programmname], Bericht Kohorte ________ (Zeitraum ________ bis ________)
Kernaussage: In dieser Kohorte haben ________ Mentees und ________ Mentoren teilgenommen. ________ von ________ Tandems haben sich am Ende noch getroffen. Wichtigster Befund: ________.
Beteiligung: ________ Bewerbungen bei einem Ziel von ________. ________ geeignet, ________ vermittelt (Matching-Quote ________). Nicht vermittelt: ________, weil ________.
Aktivität: ________ Treffen, im Schnitt ________ pro aktivem Tandem, geplant waren ________. Sitzungsabschluss: ________. Abbrüche: ________ Tandems, meist in Woche ________.
Qualität: Zufriedenheit ________ (Skala ________, ________ Antworten von ________). Zielfortschritt im Schnitt ________, Ausgangswert ________.
Ergebnisindikatoren: ________ (gemessen ________ Monate nach Ende, verglichen mit ________).
Stimmen: „________” (Rolle, mit Einwilligung).
Was wir ändern: 1. ________ 2. ________ 3. ________
Was wir brauchen: ________ bis ________.
Methodik, Fragebogen und vollständige Tabellen kommen in den Anhang.
Welche Mentoring-KPIs gehören in den Bericht?
Legen Sie Definitionen fest und schreiben Sie sie auf. Eine Matching-Quote, die im Frühjahr anders berechnet wird als im Herbst, macht jeden Trend wertlos.
| KPI | Definition | Formel | Darstellung |
|---|---|---|---|
| Bewerbungen vs. Ziel | Eingegangene Bewerbungen | Bewerbungen ÷ Zielwert | Eine Zahl, Ziel daneben |
| Matching-Quote | Anteil geeigneter Bewerbender mit Mentor | Vermittelte ÷ geeignete Bewerbende | Mit Grund für Lücken |
| Zeit bis zum Matching | Wartezeit auf eine Vermittlung | Tage von Bewerbungsschluss bis Matching, Median | Median statt Mittelwert |
| Aktive Tandems | Tandems, die sich noch treffen | Tandems mit Treffen in den letzten ________ Wochen ÷ alle Tandems | Verlauf über die Kohorte |
| Treffen pro aktivem Tandem | Ob Beziehungen wirklich laufen | Treffen ÷ aktive Tandems | Gegen den Plan |
| Sitzungsabschluss | Geplante Sitzungen, die stattfanden | Abgeschlossene ÷ geplante Sitzungen | Pro Sitzung, um Stockungen zu zeigen |
| Abbruchquote | Vorzeitig beendete Tandems | Vorzeitig beendete ÷ alle Tandems | Mit Zeitpunkt und Hauptgründen |
| Rücklaufquote | Wie viel Feedback vorliegt | Antworten ÷ Befragte | Neben jeder Umfragezahl |
| Zufriedenheit | Bewertung der Erfahrung | Durchschnitt auf fester Skala | Mit einem typischen Kommentar |
| Zielfortschritt | Veränderung bei den Zielen der Mentees | Endwert minus Ausgangswert, je Ziel | Verteilung, nicht nur Mittelwert |
| Ergebnisindikatoren | Bindung, interne Wechsel, Bereitschaft, Studienfortschritt | Quote Mentees vs. Vergleichsgruppe | Als Zusammenhang, mit Zeitraum |
Was fehlt, sind Branchen-Benchmarks. Veröffentlichte Durchschnittswerte definieren Kennzahlen sehr unterschiedlich; ein Vergleich führt meist in die Irre. Vergleichen Sie mit Ihrem Ziel, der Vorgängerkohorte und, bei Ergebnissen, einer Vergleichsgruppe.
Will die Geschäftsleitung die Zahlen in Geld übersetzt sehen, hilft der Leitfaden ROI eines Mentoring-Programms, mit derselben Vorsicht bei Ursache und Wirkung.
Wie nutzt man Geschichten und Zitate ethisch?
Geschichten machen einen Bericht einprägsam. Behandeln Sie jedes Zitat als personenbezogene Daten.
- Vor dem Zitieren fragen. Holen Sie eine ausdrückliche Einwilligung für den Wortlaut und die Zuordnung ein. Eine Umfrageantwort zur Programmverbesserung ist keine Zustimmung für eine Vorstandsvorlage.
- Rolle statt Name, außer die Person möchte genannt werden.
- Kleine Gruppen beachten. Gibt es nur eine Mentee aus einem Team oder Standort, macht schon die Rolle sie erkennbar.
- Repräsentativ statt nur das Beste. Gab es eine wiederkehrende Kritik, nennen Sie sie und sagen Sie, was Sie dagegen tun.
- Sinn nicht verändern. Keine Zitate verschiedener Personen zusammenfügen, nichts zuspitzen.
- Vertrauliches bleibt vertraulich. Inhalte aus Mentoring-Gesprächen sind kein Berichtsmaterial.
Nach der DSGVO gehört dazu, Teilnehmende bei der Anmeldung über die Verwendung ihres Feedbacks zu informieren und Ergebnisdaten nur aggregiert zu berichten.
Wie oft sollten Sie berichten?
| Taktung | Zielgruppe | Inhalt | Umfang |
|---|---|---|---|
| Monatlich | Programmteam, Koordination | Matching-Quote, aktive Tandems, überfällige Sitzungen, offene Formulare | Tabelle oder Dashboard |
| Halbzeit | Sponsor | Bisherige Umsetzung, frühe Probleme, Gegenmaßnahmen | Halbe Seite |
| Ende der Kohorte | Geschäftsleitung, Förderer, Vorstand | Der einseitige Bericht | Eine Seite plus Anhang |
| Follow-up (3 bis 12 Monate später) | Geschäftsleitung, Förderer | Ergebnisindikatoren, die Zeit brauchen | Kurzes Update |
| Nach jedem Bericht | Teilnehmende | Was Sie gehört haben, was sich ändert | E-Mail oder Ankündigung |
Welche Fehler passieren beim Berichten am häufigsten?
- Vanity Metrics. Anmeldungen, Seitenaufrufe oder „angebotene Mentoring-Stunden” wirken groß und sagen wenig. Beginnen Sie mit Tandems, die sich wirklich getroffen haben.
- Kausale Behauptungen. Schreiben Sie „Mentees hatten nach 12 Monaten eine höhere Bindung als eine vergleichbare Gruppe” statt „Mentoring hat die Bindung erhöht”.
- Mittelwerte ohne Streuung. Vier Treffen im Schnitt können heißen: alle viermal, oder die Hälfte nie.
- Zahlen ohne Rücklaufquote. Ein Zufriedenheitswert von wenigen Antwortenden ist eine andere Aussage als derselbe Wert von fast allen.
- Nur Abschließende zählen. Wer Abbrecher aus dem Nenner nimmt, bläht jede Quote auf.
- Keine Bitte. Ein Bericht ohne nächste Schritte wird abgeheftet.
- Definitionen wechseln. Legen Sie sie im Anhang fest.
Soll der Bericht in eine Budgetentscheidung münden, zeigt der Leitfaden Business Case für ein Mentoring-Programm, wie aus Ergebnissen ein Antrag wird.
Wie unterstützt Mentornity beim Berichten?
Der größte Aufwand liegt im Einsammeln der Zahlen. In Mentornity werden Beteiligung, Matches, Treffen, Sitzungsabschluss und Feedback gezählt, während das Programm läuft. Jedes über die Plattform gebuchte Treffen wird mit Datum, Teilnehmenden und Sitzung erfasst, Feedback-Formulare gehören zum Programm. Berichte lassen sich als Diagramme, CSV, Excel oder PDF exportieren, dazu kommt ein wöchentlich aktualisierter Programm-Gesundheits-Score. Sehen Sie sich an, wie das bei Mentoring im Unternehmen und bei Mentoring-Programmen für Frauen funktioniert, oder testen Sie kostenlos mit bis zu 10 Nutzern.
Weitere Themen rund um Aufbau und Steuerung finden Sie in allen Mentoring-Leitfäden.