Wat hoort in een rapportage over een mentoringprogramma?

Een kernboodschap in één zin, deelname (wie zich aanmeldde en wie gekoppeld werd), activiteit (gesprekken en afgeronde sessies), kwaliteit (feedback en voortgang op doelen), resultaatindicatoren, twee of drie korte verhalen met toestemming en de vervolgstappen die je vraagt. Eén pagina, details in een bijlage.

Welke KPI's passen bij een mentoringprogramma?

De meeste rapportages draaien op een kleine set: aanmeldingen ten opzichte van het doel, koppelpercentage (gekoppeld ÷ geschikte aanmelders), actieve koppels, gesprekken per actief koppel, afgeronde sessies, uitval, tevredenheid en voortgang op doelen. Resultaatindicatoren zoals behoud komen later en horen naast een vergelijkingsgroep.

Hoe vaak rapporteer je over een mentoringprogramma?

Maandelijks een korte operationele check voor het programmateam, halverwege een update voor de sponsor, aan het eind van elke lichting een volledige rapportage en een follow-up zodra resultaatdata beschikbaar zijn, meestal drie tot twaalf maanden later. De directie heeft zelden meer nodig dan de tussenstand en de eindrapportage.

Hoe rapporteer je aan een financier of bestuur?

Begin met het doel van de financiering en de afgesproken doelen. Laat bereik, uitvoering, kwaliteit en de toegezegde indicatoren zien, elk naast het doel. Voeg een of twee verhalen met toestemming toe en zeg duidelijk wat de volgende ronde nodig heeft.

Mag je zeggen dat mentoring het behoud heeft verhoogd?

Alleen als je opzet dat draagt, en dat is zelden zo. Wie zich voor mentoring aanmeldt, verschilt vaak van wie dat niet doet. Rapporteer behoud of promotie als samenhang, liefst naast een vergelijkbare groep, en zeg wat de data wel en niet laten zien.

Rapportage mentoringprogramma: resultaten en KPI's

Een rapportage over een mentoringprogramma is een kort document dat de sponsor vertelt wat het programma heeft opgeleverd, hoe goed het werkte en wat er nu moet gebeuren. Een goede rapportage past op één pagina: kernboodschap, deelname, activiteit, kwaliteit, resultaatindicatoren, een paar verhalen met toestemming en vervolgstappen, elk getal naast een doel dat vóór de lichting is vastgelegd.

Meten is het halve werk. De andere helft is de resultaten zo presenteren dat wie over het budget beslist ze in vijf minuten leest. Daar gaat deze gids over. Weet je nog niet wat je wanneer meet, begin dan met de gids mentorprogramma evalueren.

Wie leest de rapportage, en wat wil elke lezer?

Dezelfde cijfers dienen verschillende lezers, maar elk stelt een andere vraag. Schrijf de kernboodschap voor wie over het volgende budget beslist.

Lezer	De echte vraag	Wat eerst	Vorm
Directie, sponsor	Doorgaan of uitbreiden?	Kernboodschap, uitvoering tegenover doelen, gevraagde beslissing	Eén pagina, drie tot vijf cijfers
HR, L&D	Loopt het programma goed, waar lekt het?	Koppelpercentage, actieve koppels, uitval, sessies	Maandelijkse tabel of dashboard
Financier, bestuur	Is geleverd wat gefinancierd is, en voor wie?	Bereik, uitvoering, indicatoren uit de subsidie of het plan	Rapportage tegen de afgesproken doelen, plus verhalen
Mentoren en mentees	Was onze tijd het waard, wat verandert er?	Wat deelnemers zeiden, wat je verandert	Korte e-mail of aankondiging
Leidinggevenden van deelnemers	Wat betekent dit voor mijn team?	Tijdsinvestering, doelen, hoe te steunen	Eén alinea

Twee regels: stuur het operationele dashboard niet naar de directie, en vertel deelnemers altijd wat er met hun feedback is gebeurd. Anders reageren er de volgende keer minder.

Wat staat er in een rapportage van één pagina?

Gebruik elke lichting dezelfde zeven onderdelen. Lezers weten dan waar ze moeten kijken en jij kunt lichtingen vergelijken.

Kernboodschap. Een of twee zinnen: wat is opgeleverd en de belangrijkste bevinding. Schrijf deze als laatste.
Deelname. Wie zich aanmeldde, wie geschikt was, wie gekoppeld werd, wie niet en waarom.
Activiteit. Gesprekken, afgeronde sessies, koppels die aan het eind nog actief waren.
Kwaliteit. Tevredenheid en voortgang uit de evaluatievragenlijst, met de responsratio naast elk cijfer.
Resultaatindicatoren. Alleen de indicatoren waarvoor het programma is opgezet, als er data zijn, liefst naast een vergelijkingsgroep.
Verhalen. Twee of drie korte voorbeelden, met toestemming.
Vervolgstappen. Wat je verandert, wat je nodig hebt (budget, mentoren, tijd, steun van de directie) en wanneer.

Sjabloon om te kopiëren

[Programmanaam], rapportage lichting ________ (periode ________ tot ________)

Kernboodschap: In deze lichting deden ________ mentees en ________ mentoren mee. ________ van de ________ koppels spraken aan het eind nog af. Belangrijkste bevinding: ________.

Deelname: ________ aanmeldingen tegenover een doel van ________. ________ geschikt, ________ gekoppeld (koppelpercentage ________). Niet gekoppeld: ________, omdat ________.

Activiteit: ________ gesprekken, gemiddeld ________ per actief koppel tegenover ________ gepland. Afgeronde sessies: ________. Uitval: ________ koppels, vooral in week ________.

Kwaliteit: tevredenheid ________ (schaal ________, ________ reacties van ________). Gemiddelde voortgang op doelen: ________, vanaf ________ bij de start.

Resultaatindicatoren: ________ (gemeten ________ maanden na afloop, vergeleken met ________).

Wat deelnemers zeiden: ”________” (rol, met toestemming).

Wat we veranderen: 1. ________ 2. ________ 3. ________

Wat we nodig hebben: ________ vóór ________.

Methode, vragenlijst en volledige tabellen gaan in de bijlage.

Welke mentoring-KPI’s horen in de rapportage?

Leg definities vast en schrijf ze op. Een percentage dat in het voorjaar anders wordt berekend dan in het najaar, maakt elke trend waardeloos.

KPI	Definitie	Formule	Hoe laat je het zien
Aanmeldingen tegenover doel	Ontvangen aanmeldingen	Aanmeldingen ÷ doel	Eén cijfer met het doel ernaast
Koppelpercentage	Geschikte aanmelders met een mentor	Gekoppeld ÷ geschikte aanmelders	Met de reden van een tekort
Tijd tot koppeling	Hoe lang mensen wachtten	Dagen van sluiting aanmelding tot koppeling, mediaan	Mediaan, geen gemiddelde
Actieve koppels	Koppels die nog afspreken	Koppels met een gesprek in de laatste ________ weken ÷ alle koppels	Verloop over de lichting
Gesprekken per actief koppel	Of de relaties echt lopen	Gesprekken ÷ actieve koppels	Tegenover de planning
Afgeronde sessies	Geplande sessies die plaatsvonden	Afgeronde sessies ÷ geplande sessies	Per sessie, om te zien waar het stokt
Uitval	Koppels die eerder stopten	Vroegtijdig gestopte koppels ÷ alle koppels	Met moment en hoofdredenen
Responsratio	Hoeveel feedback je echt hebt	Reacties ÷ bevraagde personen	Naast elk enquêtecijfer
Tevredenheid	Beoordeling van de ervaring	Gemiddelde op een vaste schaal	Met een representatieve opmerking
Voortgang op doelen	Verandering op de doelen van de mentee	Eindscore min beginscore, per doel	Spreiding, niet alleen gemiddelde
Resultaatindicatoren	Behoud, interne doorstroom, gereedheid, studievoortgang	Percentage mentees vs vergelijkingsgroep	Als samenhang, met de periode

Wat bewust ontbreekt, zijn branchebenchmarks: gepubliceerde gemiddelden definiëren elke indicator anders. Vergelijk met je eigen doel, de vorige lichting en, voor resultaten, een vergelijkingsgroep.

Wil de directie de cijfers in geld zien, gebruik dan de gids over de ROI van een mentorprogramma voor de kostenkant, met dezelfde voorzichtigheid over oorzaak en gevolg.

Hoe gebruik je verhalen en citaten op een ethische manier?

Verhalen maken een rapportage memorabel. Behandel elk citaat als persoonsgegeven.

Vraag vóór je citeert. Expliciete toestemming voor de exacte woorden en de toeschrijving. Een enquêteantwoord om het programma te verbeteren is geen toestemming voor een bestuursstuk.
Rol in plaats van naam, tenzij iemand genoemd wil worden.
Let op kleine groepen. Is er maar één mentee uit een team of locatie, dan maakt de rol diegene al herkenbaar.
Representatief, niet alleen het mooiste. Was er een terugkerende klacht, noem die en zeg wat je eraan doet.
Verander de betekenis niet. Voeg geen woorden van twee mensen samen.
Vertrouwelijk blijft vertrouwelijk. De inhoud van mentorgesprekken is geen rapportagemateriaal.

Onder de AVG hoort het erbij om deelnemers bij aanmelding te vertellen hoe hun feedback gebruikt kan worden, en resultaatdata alleen geaggregeerd te rapporteren.

Hoe vaak rapporteer je?

Frequentie	Lezers	Inhoud	Omvang
Maandelijks	Programmateam, coördinatoren	Koppelpercentage, actieve koppels, achterstallige sessies, open formulieren	Tabel of dashboard
Halverwege	Sponsor	Uitvoering tot nu toe, eerste problemen, acties	Halve pagina
Einde lichting	Directie, financier, bestuur	De rapportage van één pagina	Eén pagina plus bijlage
Follow-up (3 tot 12 maanden later)	Directie, financier	Indicatoren die tijd nodig hebben	Korte update
Na elke rapportage	Deelnemers	Wat je hoorde en wat er verandert	E-mail of aankondiging

Wat zijn de meest gemaakte fouten?

Ijdelheidscijfers. Aanmeldingen, paginaweergaven of “aangeboden mentoruren” lijken groot en zeggen weinig. Begin met koppels die echt hebben afgesproken.
Causale claims. Schrijf “mentees hadden na 12 maanden een hoger behoud dan een vergelijkbare groep”, niet “mentoring verhoogde het behoud”.
Gemiddelden die de spreiding verbergen. Gemiddeld vier gesprekken kan betekenen: iedereen vier keer, of de helft nooit.
Cijfers zonder responsratio. Een tevredenheidscijfer van een handvol reacties is iets anders dan hetzelfde cijfer van bijna iedereen.
Alleen afmakers tellen. Uitvallers uit de noemer halen blaast elk percentage op.
Geen vraag. Een rapportage zonder vervolgstappen wordt gelezen en opgeborgen.
Definities wisselen. Leg ze vast in de bijlage.

Moet de rapportage leiden tot een budgetbeslissing, dan laat de gids over de businesscase voor een mentorprogramma zien hoe je resultaten omzet in een voorstel.

Hoe helpt Mentornity bij het rapporteren?

De meeste moeite zit in het verzamelen van de cijfers. In Mentornity worden deelname, koppelingen, gesprekken, afgeronde sessies en feedback geteld terwijl het programma loopt. Elk gesprek dat via het platform wordt ingepland, wordt vastgelegd met datum, deelnemers en sessie, en feedbackformulieren horen bij het programma. Rapporten exporteer je als grafieken, CSV, Excel of PDF, met daarnaast een Programmagezondheid-score die elke week wordt bijgewerkt. Bekijk hoe dat werkt voor mentoring voor medewerkers en voor mentoringprogramma’s voor vrouwen, of probeer het gratis met maximaal 10 gebruikers.

Bekijk alle mentoringgidsen voor het opzetten en beheren van je programma.